هل هناك ما هو أسوأ من ترك اجتماع مثمر فقط ليجد أنه لم يقم أحد بتدوين ملاحظات حول ما تمت مناقشته؟

لا يهم مدى جودة ذاكرتك: إذا كنت تقود اجتماعًا وفقدت تدوين تلك الملاحظات المهمة ، فقد أساءت لفريقك. يعني عدم وجود محاضر الاجتماع أن فريقك قد خسر للتو أفكارًا جديدة لتبادل الأفكار والرؤى القيمة وعناصر العمل. ربما تكون قد تخطيت الاجتماع تمامًا.

حان الوقت للتوقف عن قبول الاجتماعات غير الفعالة التي تكلف شركتك أموالًا. إذا تم استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تساعد محاضر الاجتماعات في زيادة إنتاجيتك ، وتبسيط إجراءات العمل ، وخلق نتائج قابلة للقياس لفريقك.

لماذا محضر الاجتماع مهم؟

محضر اجتماعك هو السجل الرسمي المكتوب لما تمت مناقشته خلال اجتماع الفريق. هم بمثابة مصدر الحقيقة بعد بدء الاجتماع. تعد محاضر الاجتماع ضرورية لفهم الاجتماع ومشاركة ما تمت مناقشته مع الأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور. كما أنها ضرورية لإبقاء كل شخص مسؤولاً عن الخطوات التالية وإشراك الجميع في نفس الصفحة.

بدون محضر الاجتماع ، أنت عالق في لعب أعرج لعبة هاتف في العالم. بدلاً من محاولة نقل ما إذا كان من المفترض أن يقوم شخص x أو شخص y بالتواصل مع الرئيس التنفيذي ، يمكنك فقط الرجوع إلى ملاحظاتك والمضي قدمًا. تم تصميم محاضر الاجتماعات لجعل حياتك في العمل أسهل.

كيف تأخذ محضر اجتماع واضح وفعال

يتم تحضير مفتاح الحصول على محضر اجتماع مثالي. مجرد المشي في اجتماع مع جهاز كمبيوتر محمول في متناول اليد لن يقطعه. هناك الكثير من التحضير الذي يجب القيام به قبل الاجتماع وأثناءه وبعده لضمان التقاط الصورة الكاملة.

ما يجب تضمينه في محضر اجتماعك

بخلاف تسجيل ما قيل في الاجتماع ، ما الذي يجب أن تكتبه أيضًا؟ لا يكفي أن تقول من كان هناك وتسجيل ما قيل. نظرًا لأن محاضر الاجتماع هي تسجيل رسمي لكل ما حدث في الاجتماع ، فستحتاج إلى تضمين أكثر مما تعتقد.

هناك العديد من الأشياء التي يجب أن يلاحظها محضر اجتماعك ، مثل:

• في أي وقت بدأ الاجتماع
• من حضر الاجتماع
• أي اقتراحات أو أصوات رسمية حدثت
• أي شيء مؤجل إلى الاجتماع المقبل
• أي عناصر عمل مذكورة ومن يملكها
• في أي وقت انتهى الاجتماع

لا ترتكب خطأ عدم كتابة شيء ما لأنك تعتبره غير مهم. يجب ألا يؤثر انحيازك لما هو مهم في محضر الاجتماع. تذكر أن محاضر الاجتماع هي تمثيل لما تمت مناقشته ، بغض النظر عما إذا كنت توافق على ما قيل. تجنب الصفات والظروف وتمسك ببساطة بحقائق ما قيل ومن قال.

كقاعدة عامة ، من الأفضل دائمًا أن يكون لديك الكثير من الملاحظات ثم تعديل الأشياء بعد الاجتماع. من الأسهل أيضًا تعديل محضر الاجتماع بدلاً من محاولة تذكر ما حدث بمجرد انتهاء الاجتماع.

ماذا تفعل قبل الاجتماع

هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به قبل بدء الاجتماع. يتم الانتهاء من كل شيء بدءًا من تجميع جدول أعمال الاجتماع وحتى إعداد قائمة دعوة الاجتماع في هذه الخطوة. هذه هي الأشياء التي يجب أن تجمعها قبل أن تلتقي أنت وفريقك. ستساعد إدارة التوقعات والسماح لزملائك في الفريق بالاستعداد مسبقًا في إدارة اجتماعك بسلاسة أكبر.

أرسل جدول أعمال الاجتماع

جدول أعمال الاجتماع الخاص بك هو أهم جزء من مادة ما قبل الاجتماع. تحدد أجندة اجتماعك ما سيتم تغطيته أثناء الاجتماع ، وأي معلومات إضافية يحتاجها فريقك ، بالإضافة إلى من سيحضر الاجتماع. أظهرت دراسة من ReadyTalk أن 63٪ من الاجتماعات أجريت بدون جدول أعمال

هذا رقم مرتفع جدًا ، خاصة وأن نفس الدراسة أظهرت أن 47٪ من المستجيبين قالوا إنهم يعتبرون الاجتماعات هي المبذر رقم واحد في المكتب. لا تكمن المشكلة في الاجتماعات ، بل في كيفية إدارتك لها.

جدول أعمال اجتماعك مهم لأنه يجمع الجميع على نفس الصفحة. لن يدخل أحد إلى اجتماعك غير مستعد أو لا يعرف ما يمكن توقعه. هذا يوفر الوقت ويوقف دورة الاجتماعات الضائعة التي لا طائل من ورائها.

ما الذي يجب تضمينه في جدول أعمال الاجتماع؟

• أسماء الحاضرين في الاجتماع
• الوثائق الداعمة
• محضر الاجتماع السابق
• مواضيع المناقشة

من مصلحتك دائمًا إنشاء قالب جدول اجتماع يمكن استخدامه بشكل متكرر لأي اجتماعات تحددها. يؤدي هذا إلى إنشاء نمط يمكن لفريقك التعرف عليه. سيعرفون ما يمكن توقعه من كل اجتماع. سيوفر لك قالب جدول أعمال الاجتماع أيضًا الوقت في إنشاء مستند جديد لكل اجتماع.

اجمع أدواتك

إن طريقة تدوين الملاحظات لا تقل أهمية عن ما تكتبه. هناك طريقتان يمكنك القيام بذلك. اعتمادًا على سرعتك ومستوى خبرتك التقنية ، قد يكون الخيار الرقمي أفضل من القلم والورق. مهما كان اختيارك ، فمن الأفضل استكشاف خياراتك أولاً.

1. برنامج تدوين الملاحظات

تجمع برامج تدوين الملاحظات بين أفضل الأساليب الرقمية والتقليدية. يتيح لك استخدام الكمبيوتر المحمول لتدوين الملاحظات بسرعة أثناء الحفظ التلقائي لكل شيء كما هو مكتوب. إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو توقف فجأة في منتصف الاجتماع ، فسيتم حفظ كل ما قمت بتوثيقه حتى تلك النقطة من خلال البرنامج. يعد هذا أيضًا حلاً مثاليًا إذا كنت تخطط للحصول على أكثر من شخص واحد لتدوين الملاحظات.

عيب برنامج تدوين الملاحظات هو أنك بحاجة إلى اتصال إنترنت موثوق به للحصول على الفوائد الكاملة. يتم نسخ العديد من هذه الحلول احتياطيًا إلى نظام توفير قائم على السحابة ، مما يعني أنك تعتمد بشكل كبير على اتصالك بالإنترنت.

2. برامج التسجيل

أسهل طريقة لضمان عدم تفويت أي شيء من اجتماعك هي ببساطة تسجيله. يمنحك هذا نصًا دقيقًا لما قيل حرفيًا. لا يصبح الأمر أكثر وضوحًا من الحصول على تسجيل صوتي لاجتماعاتك.

هناك بعض العيوب لاستخدام برامج التسجيل. الأكثر وضوحًا هو أن هناك العديد من الولايات التي تتطلب موافقة طرفين قبل أن تتمكن من تسجيل المكالمات الهاتفية أو المحادثات. إذا كان عملك أو أي موظف عن بُعد موجودًا في إحدى الولايات الإحدى عشرة التي تتطلب موافقة من طرفين ، فستحتاج إلى إذن قانوني لتسجيل جميع المشاركين في الاجتماع قبل القيام بذلك.

المسألة الثانية هي أن كل اجتماع مسجل سيظل بحاجة إلى نسخ. ما لم تكن تستخدم برنامج نسخ صوتي لك ، فقد تكون هذه مهمة تستغرق وقتًا طويلاً. حتى إذا كان بإمكانك نسخها تلقائيًا ، فإن فرص حصولك على ترجمة دقيقة كلمة بكلمة ضئيلة. التكنولوجيا متطورة وليست معصومة من الخطأ.

3. قلم وورقة

هناك القليل جدًا من الأخطاء التي يمكن أن تحدث عند استخدام القلم والورق. لا يتعين عليك الاعتماد على التكنولوجيا أو الإنترنت أو السحابة لضمان تدوين الملاحظات. ما لم تجد نفسك بقلم بدون حبر ولا يوجد نسخة احتياطية ، فمن المحتمل أن يكون هذا هو الخيار الأكثر موثوقية.

يختار العديد من الأشخاص استخدام الكتابة المختصرة عند تدوين محضر اجتماعهم. هذه الطريقة شائعة لدى مراسلي المحكمة ولكن يمكن استخدامها في اجتماعات العمل أيضًا. مفتاح تدوين أفضل الملاحظات ، سواء كنت تستخدم الاختزال أم لا ، هو وجود نظام تعرفه مثل ظهر يدك.

ومع ذلك ، هناك بعض العيوب عند استخدام القلم والورق. الأول هو السرعة التي يمكنك بها تدوين الملاحظات - فهي حتما أبطأ بكثير من استخدام جهاز كمبيوتر محمول لكتابة الأشياء. العيب الكبير الآخر هو أنك إذا فقدت دفتر الملاحظات الذي أخذت فيه دقائق الاجتماع ، فأنت على جدول بدون مجداف. امتلاك نسخة مادية واحدة من ملاحظات الاجتماع سيف ذو حدين.

الاجتماع نفسه هو المكان الذي يتم فيه إنجاز الجزء الأكبر من العمل. سيعتمد تدفق اجتماعاتك على مؤسستك وتفضيلات فريقك. امنح نفسك النعمة للحصول على عدد قليل من الاجتماعات تحت حزامك والدخول في إيقاع. لا تخف من تقديم اقتراحات حول كيفية إدارة الأشياء بشكل أكثر فعالية.

تحقق من حضور الجميع

سواء أكنت تخرج من التقويم ، قم بدعوة RSVPs أو المشاركة في الاجتماع ، ستحتاج إلى تدوين من هو هناك. طريقة سهلة للقيام بذلك هي تمرير ورقة الحضور في بداية الاجتماع.

تعرف على نفسك مع الجميع

أنت بحاجة إلى معرفة اسم الجميع إذا كنت ستحضر محاضر الاجتماع. قد يبدو هذا بسيطًا إذا كنت في اجتماع فريق صغير ، لكن اجتماعات مجلس الإدارة الكبيرة أو الاجتماعات مع الضيوف الخارجيين يمكن أن تمثل مشكلة. لا تشعر بالخجل إذا كنت بحاجة إلى مطالبة الجميع بتقديم أنفسهم قبل بدء الاجتماع.

نصيحة أخرى؟ أنشئ بطاقات اسم لجميع الحاضرين. يتيح لك ذلك معرفة من يتحدث دون مقاطعة تدفق المحادثة.

قم بإنشاء عملية تدوين الملاحظات

قد تكون عملية أخذ محاضر الاجتماع أكثر تعقيدًا مما تبدو عليه. لا تخطئ بمحاولة كتابة كل شيء حرفيًا. لا يمكنك الكتابة بشكل أسرع من حديث الناس وربما يفوتك شيء مهم إذا حاولت. اكتب ملاحظاتك بأفكار واسعة وسهلة الفهم.

تنقل هذه الجمل القليلة ما حدث بالضبط دون التورط في محادثة كلمة بكلمة بالضبط. أي شخص ينظر إلى هذه الملاحظات يفهم ما تمت مناقشته وما هي عناصر العمل.

هل تكافح للعثور على الكلمات المناسبة لاستخدامها في محضر اجتماعك؟ إليك بعض العبارات التي يمكنك الرجوع إليها:

لا تتردد في تعديل هذه اللغة لتعكس بشكل أفضل أسلوب الاتصالات الداخلية لمؤسستك. الفائدة أن وجود مجموعة من العبارات المتكررة يمكن أن تساعد في إيصال التوقعات إلى كل من يقرأ محضر اجتماعك.

بمجرد انتهاء الاجتماع ، حان الوقت لترتيب ملاحظاتك وتوزيعها على فريقك. أفضل وقت للقيام بذلك هو بعد الاجتماع مباشرة بينما كل شيء جديد في ذهنك. هذا يقلل من فرصة الأخطاء ويسمح لك بالتواصل مع المشاركين في الاجتماع إذا كانت لديك أسئلة.

لخص محضر الاجتماع

يعد ترتيب محضر الاجتماع الذي أخذته خطوة مهمة. من المحتمل أنك قمت بتدوين الملاحظات بأسماء مختصرة أو مختصرة لتوفير الوقت ، مما يعني أنك ستحتاج إلى توضيح الأمور بشكل واضح للحاضرين الآخرين في الاجتماع. قد ترغب أيضًا في الحصول على تعليقات من الحاضرين من خلال استطلاع سريع للاجتماع للحصول على تعليقات عامة ، فقط لقياس ما حصل عليه الآخرون من الاجتماع والذي ربما فاتك.

الأشياء التي يجب عليك تضمينها في النسخة النهائية لملاحظات الاجتماع هي:

• اسم جميع الحاضرين في الاجتماع
• تاريخ ووقت الاجتماع
• الغرض من الاجتماع
• ما تمت مناقشته
• متفق عليه على الخطوات التالية
• ملاحظة من أدار الاجتماع
• ملاحظة من الذي أخذ محضر الاجتماع

من القواعد الأساسية الجيدة لترتيب الملاحظات أن تسأل نفسك: إذا قرأ شخص لم يكن في الاجتماع هذه الملاحظات ، فهل سيفهم ما يحدث؟

تخزين ومشاركة محضر الاجتماع

أفضل طريقة لتخزين محضر اجتماعك هي باستخدام السحابة. يتيح لك برنامج التعاون السحابي مثل DropBox أو Google Drive تحميل الملفات مباشرة إلى النظام الأساسي لسهولة الوصول إليها. لا داعي للقلق بشأن ضياع أو إتلاف النسخ المادية لمحاضر الاجتماع. حتى في حالة فشل جهاز الكمبيوتر على مستوى الشركة ، يتم تخزين مستنداتك بأمان في السحابة.

بمجرد تحميل محضر الاجتماع ، يمكنك دعوة زملائك في الفريق لعرض الملفات والوصول إليها من خلال حل البرنامج السحابي. هذا يعني أنه لن يقوم أحد بإرسال بريد إلكتروني إليك يطلب فيه نسخة من محضر الاجتماع. كل شيء يقع في مكان ملائم في مكان واحد. يعد استخدام البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء الطريقة الأسهل والأكثر أمانًا لتخزين محاضر الاجتماع ومشاركتها.

اكتشف أفضل برامج تعاون محتوى السحابة في السوق واقرأ المراجعات من مستخدمين حقيقيين مثلك.

كيف تأخذ محضر اجتماع مجلس الإدارة

تأخذ محاضر الاجتماعات معنى جديدًا تمامًا عند التعامل مع اجتماعات مجلس الإدارة. غالبًا ما تتضمن اجتماعات مجلس الإدارة حضورًا من خارج مؤسستك ، وغالبًا ما يصوت هؤلاء الأشخاص على المسائل القانونية والتجارية المهمة. يعني الجانب القانوني لاجتماع مجلس الإدارة أن محضر اجتماعك يتحول من مجرد سجل لما تمت مناقشته إلى سجل رسمي وقانوني للاجتماع.

تتحمل مجالس إدارة الشركة مسؤوليات قانونية ، ويُفترض أن تكون محاضر اجتماعاتك تمثيلًا دقيقًا لما تمت مناقشته. لهذا السبب ، ستحتاج إلى إبقاء اللغة في محضر اجتماع مجلس الإدارة بسيطة ومباشرة. إذا كنت تقوم بتسجيل محضر الاجتماع لاجتماع مجلس الإدارة ، فيجب عليك التحقق من قوانين الولاية الخاصة بك لمعرفة المتطلبات قبل المتابعة.

اعتماد محضر اجتماع مجلس الإدارة

أحد التحديات الإضافية لمحاضر اجتماعات مجلس الإدارة هو أنه يجب الموافقة عليها قبل اعتبارها السجل الرسمي للاجتماع. في معظم الحالات ، يجب إرسال محضر الاجتماع مباشرةً إلى رئيس مجلس الإدارة وتوقيعه قبل توزيعه على باقي أعضاء المجلس.

اعتمادًا على هيكل مجلس الإدارة الخاص بك ، قد تحتاج أيضًا إلى التصويت على محاضر الاجتماع لاجتماعك السابق للموافقة عليها من قبل المجلس بأكمله في بداية الاجتماع التالي. تحدث إلى أعضاء منتداك حول الطريقة التي يفضلونها.

لماذا هذا مهم؟

إذا تم استغلال شركتك لتدقيق IRS ، فهناك فرصة جيدة لأن محضر اجتماع مجلس الإدارة الخاص بك قد يكون جزءًا من الوثائق التي ستحتاج إلى تسليمها. إذا كانت شركتك غير قادرة على تقديم ملاحظات اجتماعات مفصلة وواضحة إلى مصلحة الضرائب ، فقد تهبط بك في بعض المياه الساخنة.

سبب آخر قد يتطلب محضر اجتماع مجلس الإدارة الخاص بك هو ما إذا كانت شركتك جزءًا من دعوى قضائية تشمل مجلس الإدارة الخاص بك. يمكن استدعاء محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واستخدامها أثناء إجراءات المحكمة. مرة أخرى ، قد يؤدي عدم التمكن من توفير هذه الدقائق إلى تكبد شركتك القضية.

نصائح لتدوين ملاحظات الاجتماع الفعالة

لقد قمنا بتغطية معظم هذه النصائح في الأقسام السابقة ، ولكن دعنا نتناول بعض النصائح السريعة والسهلة التي يمكنك استخدامها لتدوين أفضل ملاحظات الاجتماع الممكنة.

• استخدم البطاقات التعريفية أو المقدمات لتعلم الأسماء
• اطلب التوضيح عند الضرورة
• تخطي الجمل الكاملة ، اكتب بأفكار كاملة
• سجل الاجتماع ونسخه لاحقًا بإذن
• قم بإحضار أدوات تدوين الملاحظات الاحتياطية ، فقط في حالة حدوث ذلك
• انقل التوقعات مع فريقك
• إرسال ملاحظات الاجتماع من نفس اليوم من الاجتماع

تذكر أنه في حين أن هذه إرشادات يجب عليك اتباعها ، فمن الأفضل العمل مع فريقك حول الطريقة التي يفضلون بها الاجتماعات.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند أخذ دقائق

إن ارتكاب خطأ أثناء تدوين محضر الاجتماع أمر صعب لأنه بمجرد انتهاء الاجتماع ، ينتهي الأمر حقًا! فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص عند أخذ دقائق:

• عدم كتابة شيء ما لأنك تعتقد أنه غير مهم
• الانتظار لفترة طويلة بعد الاجتماع لإرسال ملخص الاجتماع
• لغة غير واضحة أو غامضة
• نسيان تسجيل حضور الاجتماع وأوقات البدء وعناصر الإجراءات
• تخزين وتوزيع غير لائق للوثائق
• عدم طلب الموافقة قبل تسجيل الاجتماعات

ليس هناك عودة وإجراء التعديلات الصحيحة أو مطالبة شخص ما بتكرار ما قاله. لهذا السبب عليك أن تكون يقظًا عند تدوين محضر اجتماعك.

هل كتبت كل ذلك؟

لا ينبغي أن يكون تتبع محضر اجتماعك فكرة متأخرة. قد يبدو أنه جزء ضئيل من عملك ، لكنك ستوفر على نفسك الكثير من المتاعب إذا قمت بذلك بشكل صحيح في المرة الأولى.

لهذا السبب قمنا بإنشاء نموذج محضر الاجتماع سهل الاستخدام لاستخدامك. استخدم قالب الاجتماع هذا لإنشاء هيكل موحد لجميع اجتماعاتك المستقبلية!