논의된 내용에 대해 아무도 메모하지 않은 것을 발견하기 위해 생산적인 회의를 떠나는 것보다 더 나쁜 것이 있습니까?

기억력이 얼마나 좋은지는 중요하지 않습니다. 회의를 주도하고 중요한 메모를 작성하지 않으면 팀에 해가 되는 것입니다. 회의록이 부족하다는 것은 팀이 새로운 브레인스토밍 아이디어, 귀중한 통찰력 및 실행 항목을 놓치고 있다는 의미입니다. 회의를 완전히 건너뛰었을 수도 있습니다.

회사 비용이 드는 비효율적인 회의에 안주하지 말아야 할 때입니다. 회의록을 올바르게 활용하면 생산성을 높이고 작업 프로세스를 간소화하며 팀을 위해 측정 가능한 결과를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

회의록이 왜 중요한가요?

회의록은 팀 회의에서 논의된 내용에 대한 공식 서면 기록입니다. 그들은 회의가 시작된 후 진실의 근원 역할을 합니다. 회의록은 회의를 이해하고 회의에 참석하지 못한 사람들과 논의한 내용을 공유하는 데 필요합니다. 또한 모든 사람이 다음 단계에 대한 책임을 지도록 하고 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 하는 데 중요합니다.

회의록이 없으면 세계에서 가장 형편없는 전화 게임을 하게 됩니다. x 사람 또는 y 사람이 CEO에게 연락해야 하는지 여부를 전달하려고 하는 대신 메모를 참조하고 계속 진행할 수 있습니다. 회의록은 직장에서의 삶을 더 쉽게 만들기 위해 고안되었습니다.

명확하고 효과적인 회의록을 작성하는 방법

완벽한 회의록을 작성하는 열쇠는 준비하는 것입니다. 노트북을 손에 들고 회의에 참석하는 것만으로는 문제가 해결되지 않습니다. 전체 그림을 캡처할 수 있도록 회의 전, 도중, 후에 수행해야 할 준비가 많이 있습니다.

회의록에 포함할 내용

회의에서 말한 내용을 녹음하는 것 외에 무엇을 기록해야 합니까? 누가 거기에 있었는지, 무슨 말을 했는지 기록하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 회의록은 회의에서 발생한 모든 것을 공식적으로 기록하기 때문에 생각보다 많은 내용을 포함해야 합니다.

회의록에는 다음과 같은 몇 가지 사항이 있습니다.

• 회의가 시작된 시간
• 회의에 참석한 사람
• 발생한 모든 공식 동의 또는 투표
• 다음 회의로 연기된 모든 것
• 언급된 모든 작업 항목 및 소유자
• 회의가 끝난 시간

중요하지 않다고 생각해서 기록하지 않는 실수를 하지 마십시오. 중요한 것에 대한 편견이 회의록에 영향을 주어서는 안 됩니다. 회의록은 귀하가 말한 내용에 동의하는지 여부에 관계없이 논의된 내용을 나타내는 것임을 기억하십시오. 형용사와 부사를 피하고 누가, 무엇을 말했는지에 대한 사실만을 고수하십시오.

일반적으로 메모를 너무 많이 한 다음 회의 후에 내용을 수정하는 것이 항상 가장 좋습니다. 또한 회의가 끝난 후 무슨 일이 있었는지 기억하는 것보다 회의록을 편집하는 것이 훨씬 쉽습니다.

회의 전에 해야 할 일

회의가 시작되기 전에 해야 할 일이 많습니다. 회의 안건 수집부터 회의 초대 목록 작성까지 모든 작업이 이 단계에서 완료됩니다. 이것은 당신과 당신의 팀이 만나기 전에 수집해야 할 것들입니다. 기대치를 관리하고 팀원들이 미리 준비할 수 있도록 하면 회의가 보다 원활하게 진행되는 데 도움이 됩니다.

회의 안건 보내기

회의 안건은 회의 전 자료에서 가장 중요한 부분입니다. 회의 의제는 회의 중에 다룰 내용, 팀에 필요한 추가 정보, 회의 참석자를 간략하게 설명합니다. ReadyTalk의 연구에 따르면 회의의 63%가 회의 안건 없이 진행되었습니다.

특히 동일한 연구에 따르면 응답자의 47%가 사무실에서 회의를 가장 중요하게 생각한다고 답했기 때문에 이는 상당히 높은 수치입니다. 문제는 회의가 아니라 회의를 운영하는 방식에 있습니다.

회의 의제는 모든 사람이 한 페이지에 모이도록 하기 때문에 중요합니다. 준비가 되지 않았거나 무엇을 기대해야 할지 모르는 사람은 아무도 없을 것입니다. 이렇게 하면 시간이 절약되고 무의미하고 낭비되는 회의가 중단됩니다.

회의 안건에는 무엇이 포함되어야 합니까?

• 회의 참석자 이름
• 증빙서류
• 이전 회의록
• 토론 주제

설정한 모든 회의에 대해 반복적으로 사용할 수 있는 회의 의제 템플릿을 만드는 것이 항상 가장 좋습니다. 이렇게 하면 팀이 익숙해질 수 있는 패턴이 만들어집니다. 그들은 각 회의에서 무엇을 기대해야 하는지 알게 될 것입니다. 회의 안건 템플릿을 사용하면 회의마다 새 문서를 만드는 시간도 절약할 수 있습니다.

도구 수집

메모하는 방법은 기록하는 것만큼 중요합니다. 이 작업을 수행할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 속도와 기술 수준에 따라 펜과 종이보다 디지털 옵션이 더 나을 수 있습니다. 무엇을 선택하든 먼저 옵션을 탐색하는 것이 가장 좋습니다.

1. 필기 소프트웨어

메모 작성 소프트웨어는 디지털 방식과 기존 방식의 장점을 결합합니다. 노트북을 사용하여 메모를 빠르게 기록하는 동시에 모든 내용을 기록된 대로 자동 저장할 수 있습니다. 컴퓨터가 충돌하거나 회의 도중 갑자기 종료되는 경우 해당 시점까지 문서화한 모든 내용이 소프트웨어를 통해 저장됩니다. 또한 두 명 이상의 사람이 메모를 하도록 계획하는 경우에도 완벽한 솔루션입니다.

메모 작성 소프트웨어의 단점은 모든 이점을 얻으려면 안정적인 인터넷 연결이 필요하다는 것입니다. 이러한 솔루션의 대부분은 클라우드 기반 저장 시스템에 백업되므로 인터넷 연결에 크게 의존하고 있습니다.

2. 녹음 소프트웨어

회의에서 아무것도 놓치지 않도록 하는 가장 쉬운 방법은 간단히 녹음하는 것입니다. 이것은 당신에게 말 그대로의 정확한 대본을 제공합니다. 회의를 오디오로 녹음하는 것보다 더 간단하지는 않습니다.

녹음 소프트웨어를 사용하는 데에는 몇 가지 단점이 있습니다. 가장 분명한 사실은 전화 통화나 대화를 녹음하기 전에 쌍방의 동의가 필요한 여러 국가가 있다는 것입니다. 귀하의 비즈니스 또는 원격 직원이 쌍방 동의가 필요한 11개 주 중 하나에 있는 경우, 그렇게 하기 전에 회의에 관련된 모든 사람을 녹음하려면 법적 허가가 필요합니다.

두 번째 문제는 녹음된 모든 회의를 여전히 필사해야 한다는 것입니다. 오디오를 필사하는 필사 소프트웨어를 사용하지 않는 한 이 작업은 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 자동으로 전사할 수 있다 하더라도 정확한 단어 대 단어 번역을 얻을 가능성은 희박합니다. 기술은 정교하며 오류가 없습니다.

3. 펜과 종이

펜과 종이를 사용할 때 잘못될 수 있는 일은 거의 없습니다. 기록을 확인하기 위해 기술, 인터넷 또는 클라우드에 의존할 필요가 없습니다. 잉크가 없는 펜이 있고 백업이 없는 경우가 아니라면 이것이 아마도 가장 신뢰할 수 있는 옵션일 것입니다.

많은 사람들이 회의록을 작성할 때 속기 쓰기를 선택합니다. 이 방법은 법원 기자들에게 인기가 있지만 비즈니스 회의에서도 사용할 수 있습니다. 속기 사용 여부에 관계없이 최고의 메모를 작성하는 열쇠는 손등처럼 알고 있는 시스템을 갖추는 것입니다.

그러나 펜과 종이를 사용할 때 몇 가지 단점이 있습니다. 첫 번째는 메모할 수 있는 속도입니다. 노트북을 사용하여 입력하는 것보다 불가피하게 훨씬 느립니다. 또 다른 큰 단점은 회의록을 기록했던 노트북을 잃어버리면 노 없이 개울을 건너게 된다는 것입니다. 회의록의 물리적 사본 하나를 갖는 것은 양날의 검입니다.

회의 자체는 대부분의 작업이 실제로 수행되는 곳입니다. 회의의 흐름은 조직 및 팀 기본 설정에 따라 다릅니다. 몇 차례 회의를 하고 리듬을 타도록 은총을 베푸십시오. 일을 더 효과적으로 실행하는 방법에 대한 제안을 두려워하지 마십시오.

모든 사람이 참석했는지 확인

일정에 참석하지 않고 RSVP를 초대하거나 회의에 참석할 때 참석한 사람을 기록해 두어야 합니다. 이를 수행하는 쉬운 방법은 회의 시작 시 출석 시트를 전달하는 것입니다.

모두와 친해지기

회의록을 작성하려면 모든 사람의 이름을 알아야 합니다. 소규모 팀 회의에서는 간단해 보일 수 있지만 대규모 이사회 회의나 외부 손님과의 회의에서는 문제가 발생할 수 있습니다. 회의가 시작되기 전에 모든 사람에게 자기 소개를 요청해야 한다면 자의식을 느끼지 마십시오.

또 다른 팁? 참석하는 모든 사람의 이름 카드를 만듭니다. 이를 통해 대화의 흐름을 방해하지 않고 누가 말하고 있는지 확인할 수 있습니다.

메모 작성 프로세스 만들기

회의록을 작성하는 과정은 생각보다 까다로울 수 있습니다. 모든 것을 그대로 기록하려고 하는 실수를 범하지 마십시오. 사람들이 말하는 것보다 빨리 글을 쓸 수는 없으며 시도하면 중요한 것을 놓칠 수 있습니다. 주요 아이디어를 광범위하고 이해하기 쉽게 메모하십시오.

이 몇 문장은 단어 대화의 정확한 단어에 얽매이지 않고 정확히 무슨 일이 일어났는지 전달합니다. 이 노트를 보는 사람은 토론된 내용과 작업 항목이 무엇인지 이해합니다.

회의록에 사용할 올바른 단어를 찾기가 어려우신가요? 다음은 참고할 수 있는 몇 가지 이동 문구입니다.

조직의 내부 커뮤니케이션 스타일을 더 잘 반영하기 위해 이 언어를 자유롭게 조정하십시오. 이점은 일련의 반복된 문구가 회의록을 읽는 모든 사람에게 기대치를 전달하는 데 도움이 될 수 있다는 것입니다.

회의가 끝나면 메모를 정리하고 팀에 배포해야 합니다. 이것을 하기에 가장 좋은 시간은 회의 직후 모든 것이 머릿속에 새겨져 있을 때입니다. 이렇게 하면 실수할 가능성이 줄어들고 질문이 있는 경우 회의 참가자에게 연락할 수 있습니다.

회의록 요약

회의록을 정리하는 것은 중요한 단계입니다. 시간을 절약하기 위해 약어나 축약된 이름으로 메모를 했을 가능성이 높으므로 다른 회의 참석자를 위해 내용을 명확하게 설명해야 합니다. 또한 회의에서 다른 사람들이 놓쳤을 수 있는 내용을 측정하기 위해 일반적인 피드백에 대한 빠른 회의 설문조사를 통해 참석자로부터 피드백을 받고 싶을 수도 있습니다.

회의록의 최종 버전에 포함해야 하는 사항은 다음과 같습니다.

• 모든 회의 참석자의 이름
• 회의 날짜 및 시간
• 회의 목적
• 논의된 내용
• 다음 단계에 동의함
• 누가 회의를 진행했는지 기록
• 회의록을 작성한 사람의 메모

메모 정리에 대한 좋은 경험 법칙은 회의에 참석하지 않은 사람이 이 메모를 읽으면 무슨 일이 일어나고 있는지 이해할 수 있는지 자문해 보는 것입니다.

회의록 저장 및 공유

회의록을 저장하는 가장 좋은 방법은 클라우드입니다. DropBox 또는 Google Drive와 같은 클라우드 협업 소프트웨어를 사용하면 파일을 플랫폼에 직접 업로드하여 쉽게 액세스할 수 있습니다. 회의록의 물리적 사본이 분실되거나 파손될 염려가 없습니다. 회사 전체의 컴퓨터 장애가 발생하더라도 문서는 클라우드에 안전하게 보관됩니다.

회의록을 업로드하면 팀원을 초대하여 클라우드 소프트웨어 솔루션을 통해 파일을 보고 액세스할 수 있습니다. 이것은 아무도 회의록 사본을 요청하는 이메일을 보내지 않을 것임을 의미합니다. 모든 것이 한 곳에 편리하게 위치해 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어를 사용하는 것이 회의록을 저장하고 공유하는 가장 안전하고 쉬운 방법입니다.

시장에서 최고의 클라우드 콘텐츠 협업 소프트웨어를 발견하고 귀하와 같은 실제 사용자의 리뷰를 읽으십시오.

이사회 회의록 작성 방법

회의록은 이사회 회의를 다룰 때 완전히 새로운 의미를 갖습니다. 이사회 회의에는 조직 외부의 참석자가 포함되는 경우가 많으며 이러한 참석자는 종종 중요한 법률 및 비즈니스 문제에 투표합니다. 이사회 회의의 법적 측면은 회의록이 단순히 논의된 내용의 기록에서 회의의 공식 및 법적 기록으로 변환됨을 의미합니다.

회사 이사회는 법적 책임이 있으며 귀하의 회의록은 논의된 내용을 정확하게 표현한 것으로 간주됩니다. 이러한 이유로 이사회 회의록에서 언어를 간단하고 직접적으로 유지해야 합니다. 이사회 회의록을 녹음하는 경우 계속하기 전에 해당 주법에서 요구 사항을 확인해야 합니다.

이사회 회의록 승인

이사회 회의록의 또 다른 문제는 회의의 공식 기록으로 간주되기 전에 승인을 받아야 한다는 것입니다. 대부분의 경우 회의록은 이사회 의장에게 직접 전송되고 승인을 받아야 나머지 이사회에 회람될 수 있습니다.

이사회 구조에 따라 이전 회의의 회의록은 다음 회의 시작 시 전체 이사회의 승인을 위해 투표해야 할 수도 있습니다. 그들이 선호하는 방법에 대해 이사회 구성원과 이야기하십시오.

이것이 왜 중요한가?

회사가 IRS 감사 대상이 된다면 이사회 회의록이 제출해야 하는 문서의 일부가 될 가능성이 큽니다. 회사가 IRS에 상세하고 명확한 회의록을 제공할 수 없는 경우 뜨거운 물에 빠질 수 있습니다.

이사회 회의록이 필요한 또 다른 이유는 회사가 이사회와 관련된 소송의 일부인 경우입니다. 이사회의 회의록은 법원 절차 중에 소환되어 사용될 수 있습니다. 다시 말하지만, 이러한 회의록을 제공할 수 없으면 회사에 소송 비용이 발생할 수 있습니다.

효과적인 회의 메모 작성을 위한 팁

이 팁의 대부분은 이전 섹션에서 다루었지만 가능한 최고의 회의 메모를 작성하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 빠르고 쉬운 팁을 살펴보겠습니다.

• 이름 태그 또는 소개를 사용하여 이름 배우기
• 필요한 경우 설명을 요청하십시오
• 전체 문장을 건너뛰고 완전한 생각으로 작성
• 회의를 녹음하고 나중에 허가를 받아 기록합니다.
• 만일의 경우를 대비하여 백업 메모 도구를 가져오세요.
• 팀과 기대치 전달
• 회의 당일 회의록을 발송

이는 귀하가 따라야 할 지침이지만 팀이 선호하는 회의 운영 방식에 대해 팀과 협력하는 것이 가장 좋습니다.

시간을 할애할 때 피해야 할 일반적인 실수

회의록 작성 중 실수를 하는 것은 회의가 끝나면 정말 끝이기 때문에 까다롭습니다! 다음은 사람들이 시간을 할애할 때 저지르는 몇 가지 일반적인 실수입니다.

• 중요하지 않다고 생각해서 기록하지 않음
• 회의 요약을 보내기 위해 회의 후 너무 오래 기다리기
• 불분명하거나 모호한 언어
• 회의 참석자, 시작 시간 및 작업 항목을 기록하는 것을 잊음
• 부적절한 문서 보관 및 배포
• 회의를 녹음하기 전에 동의를 구하지 않음

되돌아가서 올바른 편집을 하거나 누군가에게 그들이 말한 것을 반복하도록 요청할 필요가 없습니다. 그렇기 때문에 회의록을 작성할 때 주의를 기울여야 합니다.

저걸 다 썼어?

회의록을 추적하는 것은 나중에 생각할 일이 아닙니다. 그것은 당신의 일에서 중요하지 않은 부분처럼 보일 수 있지만, 처음에 제대로 하면 많은 문제를 피할 수 있습니다.

이것이 바로 귀하가 사용할 수 있는 이 편리한 회의록 템플릿을 만든 이유입니다. 이 회의 템플릿을 사용하여 미래의 모든 회의를 위한 통일된 구조를 만드십시오!