生産的な会議を終了して、議論された内容について誰もメモを取っていないことよりも悪いことはありますか?

どれだけ記憶力が良くても、重要なメモを取るのを忘れて会議をリードしていたら、チームに迷惑をかけたことになります。 会議の議事録がないということは、チームが新しいブレインストーミングのアイデア、貴重な洞察、アクション アイテムを失ったことを意味します。 あなたは会議を完全にスキップしたかもしれません。

会社のお金を浪費する効果のない会議で妥協するのをやめる時が来ました。 議事録を正しく活用すれば、生産性を高め、作業プロセスを合理化し、チームに測定可能な結果を​​もたらすことができます。

議事録はなぜ重要なのですか？

議事録は、チーム ミーティングで話し合った内容の公式の書面による記録です。 彼らは、会議が始まった後、真実の情報源として機能します。 議事録は、会議の意味を理解し、参加できなかった人々と話し合ったことを共有するために必要です。 また、全員が次のステップに責任を持ち、全員が同じ認識を持つようにするためにも重要です。

議事録がなければ、世界で最もつまらない電話ゲームをプレイすることになります。 x 人または y 人が CEO に連絡することになっていたかどうかを伝えようとする代わりに、メモを参照して先に進むことができます。 議事録は、職場での生活を楽にするように設計されています。

明確で効果的な議事録の取り方

完璧な会議議事録を作成するための鍵は準備です。 ノートを持って会議に参加するだけでは、うまくいきません。 全体像を把握するために、会議の前、最中、後に行う必要がある準備はたくさんあります。

議事録に含める内容

会議での発言を記録する以外に、他に何を書き留めるべきですか? 誰がそこにいたかを言って、何を言ったかを記録するだけでは十分ではありません。 会議の議事録は、会議で起こったすべてのことを正式に記録したものであるため、思った以上に多くのことを含める必要があります。

議事録には、次のような注意事項がいくつかあります。

• 会議の開始時刻
• 誰が会議に出席したか
• 行われた公式動議または投票
• 次の会議に延期されたもの
• 言及されたアクション アイテムとその所有者
• 会議は何時に終了しましたか

重要ではないと考えて何かを書き留めないという間違いを犯さないでください。 何が重要かについてのあなたの偏見が議事録に影響を与えるべきではありません。 議事録は、発言内容に同意するかどうかに関係なく、議論された内容を表すものであることを忘れないでください。 形容詞や副詞を避け、誰が何を言ったかという事実に固執してください。

経験則として、メモが多すぎる場合は、ミーティングの後で編集することをお勧めします。 また、会議が終わってから何が起こったかを思い出すよりも、会議の議事録を編集する方がはるかに簡単です。

会議の前に行うこと

会議が始まる前にやらなければならないことがたくさんあります。 会議の議題の収集から会議の招待リストの準備まで、すべてこのステップで完了します。 これらは、あなたとあなたのチームが会う前に集めるべきものです。 期待を管理し、チームメイトが事前に準備できるようにすることで、会議をよりスムーズに進めることができます。

会議の議題を送信する

会議の議題は、会議前の最も重要な資料です。 会議の議題には、会議中に取り上げられる内容、チームが必要とする追加情報、および会議に参加する人物の概要が示されます。 ReadyTalk の調査によると、会議の 63% は会議の議題なしで実施されました。

これは非常に高い数値です。同じ調査では、回答者の 47% が、オフィスで最も時間を浪費するのは会議であると考えていることを示しているためです。 問題は会議にあるのではなく、会議をどのように運営しているかにあるのです。

会議の議題は重要です。全員が同じ認識を持つことができるからです。 準備ができていない、または何を期待すべきかわからないまま会議に参加する人はいません。 これにより時間が節約され、無意味で無駄な会議のサイクルが停止します。

会議の議題には何を含めるべきですか?

• 会議出席者の名前
• ドキュメントをサポート
• 前回の議事録
• ディスカッションのトピック

設定した会議で定期的に使用できる会議議題テンプレートを作成することは、常に最善の利益になります。 これにより、チームが慣れ親しむことができるパターンが作成されます。 彼らは、各会議に何を期待するかを知るようになります。 会議の議題テンプレートを使用すると、会議ごとに新しいドキュメントを作成する時間を節約できます。

ツールを集める

メモの取り方は、何を書き留めるかと同じくらい重要です。 これを行うにはいくつかの方法があります。 速度と技術に精通したレベルによっては、紙とペンよりもデジタル オプションの方が適している場合があります。 どちらを選択するにしても、最初にオプションを検討することをお勧めします。

1. メモを取るソフトウェア

メモ作成ソフトウェアは、デジタル方式と従来の方式の両方の長所を組み合わせています。 ラップトップを使用して、書かれたとおりにすべてを自動保存しながら、すばやくメモを取ることができます。 ミーティング中にコンピューターがクラッシュしたり、突然シャットダウンしたりした場合でも、それまでに記録したすべての内容がソフトウェアによって保存されます。 これは、複数の人がメモを取る予定がある場合にも最適なソリューションです。

メモ作成ソフトウェアの欠点は、最大限のメリットを得るには信頼できるインターネット接続が必要なことです。 これらのソリューションの多くは、クラウド ベースの保存システムにバックアップされています。つまり、インターネット接続に大きく依存していることになります。

2.録音ソフト

会議の内容を見逃さないようにする最も簡単な方法は、単に記録することです。 これにより、逐語的に言われたことの正確な写しが得られます。 会議の音声を録音することほど簡単なことはありません。

録音ソフトウェアの使用にはいくつかの欠点があります。 最も明白なのは、通話や会話を録音する前に 2 者の同意が必要な州がいくつかあることです。 あなたのビジネスまたは遠隔地の従業員が、二者間の同意を必要とする 11 州のいずれかに所在している場合、会議に関係する全員を記録する前に、法的な許可が必要です。

2 つ目の問題は、記録されたすべての会議を文字に起こす必要があることです。 音声を文字起こしする文字起こしソフトウェアを使用していない限り、これは時間のかかる作業になる可能性があります。 自動で文字起こしできたとしても、正確な一語一語の翻訳が得られる可能性はほとんどありません。 テクノロジーは洗練されていますが、絶対確実ではありません。

3. ペンと紙

ペンと紙を使用する場合、うまくいかないことはほとんどありません。 確実にメモを取るために、テクノロジー、インターネット、またはクラウドに頼る必要はありません。 インクレス ペンとバックアップがない場合を除き、これがおそらく最も信頼できるオプションです。

多くの人は、会議の議事録を作成するときに省略形を使用することを選択します。 この方法は法廷記者に人気がありますが、ビジネス会議でも使用できます。 速記を使用するかどうかに関係なく、最高のメモを取るための鍵は、手の甲のように知っているシステムを持つことです。

ただし、ペンと紙を使用する場合、いくつかの欠点があります。 1 つ目は、メモを取る速度です。ラップトップを使用して入力するよりも必然的にはるかに遅くなります。 もう 1 つの大きな欠点は、会議の議事録を作成したノートを紛失した場合、パドルなしで小川を上ることになります。 会議議事録の物理的なコピーを 1 つ持つことは諸刃の剣です。

会議自体は、実際に作業の大部分が行われる場所です。 会議の流れは、組織とチームの好みによって異なります。 自分のベルトの下でいくつかの会議を開催し、リズムをつかむ恵みを自分に与えてください。 物事をより効果的に実行する方法について提案することを恐れないでください。

全員が出席していることを確認する

予定表から出欠席の出欠確認をする場合でも、会議に参加する場合でも、出席者をメモしておく必要があります。 これを行う簡単な方法は、会議の開始時に出席シートを渡すことです。

みんなと仲良くなる

会議の議事録を取る場合は、全員の名前を知っている必要があります。 小規模なチーム ミーティングの場合、これは簡単に思えるかもしれませんが、大規模な取締役会や外部のゲストとのミーティングでは問題が発生する可能性があります。 会議が始まる前に全員に自己紹介を求める必要がある場合でも、自意識過剰になる必要はありません。

別のヒント？ 参加者全員の名刺を作成。 これにより、会話の流れを中断することなく、誰が話しているかを確認できます。

メモを取るプロセスを作成する

会議の議事録を取るプロセスは、思ったよりも難しい場合があります。 すべてを逐語的に書き留めようとする間違いをしないでください。 人が話すよりも速く書くことはできません。そうしようとすると、重要なことを見逃してしまう可能性があります。 主なアイデアを広く理解しやすいようにメモを書きます。

これらのいくつかの文は、正確な単語の会話に行き詰まることなく、何が起こったのかを正確に伝えています. これらのメモを見ている人は、何が議論され、どのようなアクション アイテムがあるかを理解できます。

会議の議事録で使用する適切な言葉を見つけるのに苦労していますか? 頼りになるいくつかのフレーズを次に示します。

組織の内部コミュニケーション スタイルをより適切に反映するために、この言語を自由に微調整してください。 利点は、一連のフレーズを繰り返すことで、会議の議事録を読むすべての人に期待を伝えるのに役立つことです。

会議が終わったら、メモを整理してチームに配布します。 これを行うのに最適な時期は、会議の直後で、すべてが頭の中で新鮮です。 これにより、間違いの可能性が減り、質問がある場合に会議の参加者に連絡を取ることができます。

会議の議事録を要約する

取った議事録を整理することは重要なステップです。 時間を節約するために省略形または略称でメモを取っている可能性があります。つまり、他の会議出席者のために内容を明確に説明する必要があります。 また、参加者からフィードバックを得て、一般的なフィードバックを得るために簡単なミーティング アンケートを実施して、あなたが見逃したかもしれないミーティングから他の人が得たものを評価することもできます。

会議議事録の最終版に含めるべき事項は次のとおりです。

• 会議出席者全員の名前
• 会議の日時
• 会議の目的
• 議論されたこと
• 次のステップに合意
• 誰が会議を運営したかのメモ
• 誰が議事録を取ったかのメモ

メモを整理するための経験則としては、次のことを自問することです。会議に出席していない人がこれらのメモを読んだ場合、何が起こっているのか理解できますか?

議事録の保存と共有

会議の議事録を保存する最善の方法は、クラウドを使用することです。 DropBox や Google Drive などのクラウド コラボレーション ソフトウェアを使用すると、ファイルをプラットフォームに直接アップロードして、簡単にアクセスできます。 会議の議事録の物理的なコピーが紛失または破損する心配はありません。 全社的なコンピュータ障害が発生した場合でも、ドキュメントは安全にクラウドに保存されます。

会議の議事録をアップロードしたら、チームメイトを招待して、クラウド ソフトウェア ソリューションを介してファイルを表示およびアクセスすることができます。 これは、議事録のコピーを求める電子メールが送信されないことを意味します。 すべてが便利な 1 つの場所に配置されています。 クラウドベースのソフトウェアを使用することは、会議の議事録を保存して共有するための最も安全で簡単な方法です。

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取締役会の議事録の取り方

取締役会を扱う場合、議事録はまったく新しい意味を持ちます。 取締役会には組織外からの出席者が含まれることが多く、これらの人々は重要な法律上およびビジネス上の問題について投票することがよくあります。 取締役会の法的な側面とは、会議の議事録が単に議論された内容の記録から、会議の公式かつ法的な記録に変わることを意味します。

会社の取締役会には法的責任があり、会議の議事録は議論された内容の正確な表現であると見なされます。 このため、取締役会の議事録の文言はシンプルかつ直接的である必要があります。 取締役会の会議議事録を記録している場合は、先に進む前に州法で要件を確認する必要があります。

理事会議事録の承認

取締役会の議事録に関するもう 1 つの課題は、会議の公式記録としてカウントされる前に、議事録が承認されなければならないことです。 ほとんどの場合、会議の議事録は、取締役会の他のメンバーに配布する前に、取締役会の議長に直接送信し、署名する必要があります。

理事会の構成によっては、前回の会議の議事録も、次の会議の開始時に理事会全体による承認のために投票する必要がある場合があります。 どちらの方法を好むかについて、取締役会のメンバーと話し合ってください。

何でこれが大切ですか？

あなたの会社が IRS 監査の対象となった場合、取締役会の議事録が、引き渡す必要のある書類の一部である可能性が高くなります。 あなたの会社がIRSに詳細で明確な議事録を提出できない場合、あなたは窮地に立たされる可能性があります。

取締役会の議事録が必要になるもう 1 つの理由は、会社が取締役会に関係する訴訟の一部である場合です。 取締役会からの会議議事録は、裁判所の手続き中に召喚され、使用される可能性があります。 繰り返しますが、これらの議事録を提供できない場合、会社は訴訟に巻き込まれる可能性があります。

効果的な会議メモを取るためのヒント

これらのヒントのほとんどは前のセクションで説明しましたが、可能な限り最高の会議メモを取るために使用できるいくつかの迅速で簡単なヒントを見ていきましょう.

• 名札や紹介文を使って名前を覚える
• 必要に応じて説明を求める
• 完全な文章をスキップして、完全な考えを書きます
• 会議を記録し、後で許可を得て転記する
• 万が一に備えて、バックアップ用のメモ作成ツールを持参してください
• チームに期待を伝える
• 会議の当日に議事録を送信する

これらは従うべきガイドラインですが、会議の実施方法についてチームと協力することをお勧めします。

議事録を取るときに避けるべきよくある間違い

議事録を取りながらミスをするのは難しいことです。 議事録を作成する際に犯しがちな間違いのいくつかを次に示します。

• 重要ではないと思うので何かを書き留めない
• 会議終了後、会議の概要を送信するのに時間がかかりすぎる
• 不明確またはあいまいな言葉
• 会議の出席者、開始時刻、アクション アイテムの記録を忘れる
• 不適切な文書の保管と配布
• 会議を記録する前に同意を求めない

戻って正しい編集を行ったり、誰かが言ったことを繰り返すように頼んだりする必要はありません。 そのため、会議の議事録を作成する際には注意が必要です。

全部書き留めましたか？

会議の議事録を追跡することは、後から考える必要はありません。 仕事の重要な部分のように思えるかもしれませんが、最初から正しく行えば、多くの問題を回避できます。

そのため、この便利な議事録テンプレートを作成しました。 この会議テンプレートを使用して、今後のすべての会議で統一された構造を作成してください。