C'è qualcosa di peggio che lasciare una riunione produttiva solo per scoprire che nessuno ha preso appunti su ciò che è stato discusso?

Non importa quanto possa essere buona la tua memoria: se stai conducendo una riunione e non riesci a prendere quegli appunti cruciali, hai reso un disservizio alla tua squadra. La mancanza di minuti di riunione significa che il tuo team ha appena perso nuove idee di brainstorming, informazioni preziose e azioni. Potresti anche aver saltato completamente la riunione.

È ora di smettere di accontentarsi di riunioni inefficaci che costano denaro alla tua azienda. Se utilizzati correttamente, i verbali delle riunioni possono aumentare la produttività, semplificare i processi di lavoro e creare risultati misurabili per il tuo team.

Perché i verbali delle riunioni sono importanti?

I verbali della riunione sono la registrazione scritta ufficiale di ciò che è stato discusso durante una riunione del team. Agiscono come la fonte della verità dopo l'inizio della riunione. I verbali delle riunioni sono necessari per dare un senso alla riunione e condividere ciò che è stato discusso con le persone che non hanno potuto farcela. Sono anche fondamentali per mantenere tutti responsabili dei passaggi successivi e portare tutti sulla stessa pagina.

Senza i verbali delle riunioni, sei bloccato a giocare al gioco del telefono più stupido del mondo. Invece di provare a riferire se x persona o y persona avrebbero dovuto contattare il CEO, puoi semplicemente fare riferimento alle tue note e andare avanti. I verbali delle riunioni sono progettati per semplificarti la vita al lavoro.

Come prendere verbali di riunione chiari ed efficaci

La chiave per ottenere verbali di riunione perfetti è la preparazione. Il semplice ingresso a una riunione con un taccuino in mano non lo taglierà. C'è molta preparazione che deve essere fatta prima, durante e dopo la riunione per assicurarti di aver catturato l'immagine completa.

Cosa includere nei verbali della riunione

Oltre a registrare ciò che è stato detto durante la riunione, cos'altro dovresti scrivere? Non basta dire chi c'era e registrare ciò che è stato detto. Poiché i verbali della riunione sono una registrazione formale di tutto ciò che è accaduto durante la riunione, dovrai includere più di quanto potresti pensare.

Ci sono diverse cose che il verbale della riunione dovrebbe notare, come ad esempio:

• A che ora è iniziata la riunione
• Chi ha partecipato all'incontro
• Eventuali mozioni o votazioni ufficiali avvenute
• Qualsiasi cosa rinviata alla prossima riunione
• Tutti gli elementi di azione menzionati e chi li possiede
• A che ora è finita la riunione

Non commettere l'errore di non scrivere qualcosa perché lo ritieni non importante. Il tuo pregiudizio su ciò che è importante non dovrebbe influenzare i verbali della riunione. Ricorda, i verbali delle riunioni sono una rappresentazione di ciò che è stato discusso, indipendentemente dal fatto che tu sia d'accordo con ciò che è stato detto. Evita aggettivi e avverbi e attieniti semplicemente ai fatti di ciò che è stato detto e da chi.

Come regola generale, è sempre meglio avere troppe note e quindi modificare le cose dopo la riunione. È anche molto più facile modificare i verbali della riunione che cercare di ricordare cosa è successo una volta che la riunione è terminata.

Cosa fare prima della riunione

C'è molto lavoro da fare prima dell'inizio della riunione. Tutto, dalla raccolta dell'agenda della riunione alla preparazione dell'elenco degli inviti alla riunione, viene completato in questo passaggio. Queste sono le cose che dovresti raccogliere prima che tu e il tuo team vi incontriate. Gestire le aspettative e consentire ai tuoi compagni di squadra di prepararsi in anticipo aiuterà la tua riunione a svolgersi più agevolmente.

Invia un ordine del giorno della riunione

L'agenda della tua riunione è il pezzo più importante del materiale pre-riunione. L'agenda della riunione delinea ciò che verrà trattato durante la riunione, eventuali informazioni aggiuntive di cui il team ha bisogno e chi parteciperà alla riunione. Uno studio di ReadyTalk ha mostrato che il 63% delle riunioni è stato condotto senza un ordine del giorno della riunione

È un numero piuttosto alto, soprattutto perché lo stesso studio ha mostrato che il 47% degli intervistati ha affermato di considerare le riunioni la perdita di tempo numero uno in ufficio. Il problema non è con le riunioni, è con come le gestisci.

L'agenda della tua riunione è importante perché mette tutti sulla stessa pagina. Nessuno entrerà alla tua riunione impreparato o non sapendo cosa aspettarsi. Ciò consente di risparmiare tempo e interrompere il ciclo di riunioni inutili e sprecate.

Cosa dovrebbe essere incluso nell'ordine del giorno di una riunione?

• Nomi dei partecipanti alla riunione
• Documenti a sostegno
• Verbale della riunione precedente
• Argomenti di discussione

È sempre nel tuo migliore interesse creare un modello di agenda della riunione che può essere utilizzato su base ricorrente per tutte le riunioni che hai impostato. Questo crea un modello con cui la tua squadra può acquisire familiarità. Verranno a sapere cosa aspettarsi da ogni incontro. Un modello di agenda della riunione ti farà anche risparmiare tempo nella creazione di un nuovo documento per ogni riunione.

Raccogli i tuoi strumenti

Il modo in cui prendi appunti è importante quanto ciò che scrivi. Ci sono un paio di modi in cui puoi farlo. A seconda della velocità e del livello di competenza tecnologica, un'opzione digitale potrebbe essere migliore di carta e penna. Qualunque cosa tu scelga, è meglio esplorare prima le tue opzioni.

1. Software per prendere appunti

Il software per prendere appunti combina il meglio dei metodi digitali e tradizionali. Ti consente di utilizzare il tuo laptop per prendere rapidamente appunti salvando automaticamente tutto come è scritto. Se il tuo computer si arresta in modo anomalo o si spegne improvvisamente a metà riunione, tutto ciò che hai documentato fino a quel momento viene salvato tramite il software. Questa è anche una soluzione perfetta se prevedi di far prendere appunti a più di una persona.

Lo svantaggio del software per prendere appunti è che è necessaria una connessione Internet affidabile per ottenere tutti i vantaggi. Molte di queste soluzioni sono sottoposte a backup su un sistema di salvataggio basato su cloud, il che significa che fai molto affidamento sulla tua connessione Internet.

2. Software di registrazione

Il modo più semplice per assicurarti di non perdere nulla della tua riunione è semplicemente registrarlo. Questo ti dà una trascrizione esatta di ciò che è stato detto testualmente. Non c'è niente di più semplice che avere una registrazione audio delle tue riunioni.

Ci sono alcuni inconvenienti nell'utilizzo del software di registrazione. Il più ovvio è che ci sono diversi stati che richiedono il consenso di due parti prima di poter registrare telefonate o conversazioni. Se la tua azienda o qualsiasi dipendente remoto si trova in uno degli undici stati che richiedono il consenso di due parti, prima di farlo avrai bisogno dell'autorizzazione legale per registrare tutte le persone coinvolte in una riunione.

Il secondo problema è che ogni riunione registrata dovrà ancora essere trascritta. A meno che tu non stia utilizzando un software di trascrizione che trascrive l'audio per te, questo può richiedere molto tempo. Anche se puoi trascriverlo automaticamente, le possibilità di ottenere una traduzione accurata parola per parola sono scarse. La tecnologia è sofisticata, non infallibile.

3. Carta e penna

C'è ben poco che può andare storto quando si usano carta e penna. Non devi fare affidamento sulla tecnologia, su Internet o sul cloud per assicurarti che vengano presi appunti. A meno che non ti trovi con una penna senza inchiostro e senza backup, questa è probabilmente l'opzione più affidabile.

Molte persone scelgono di utilizzare la scrittura abbreviata quando prendono i verbali delle riunioni. Questo metodo è popolare tra i giornalisti del tribunale, ma può essere utilizzato anche nelle riunioni di lavoro. La chiave per prendere le note migliori, indipendentemente dal fatto che usi la stenografia o meno, è avere un sistema che conosci come il palmo della tua mano.

Ci sono alcuni inconvenienti quando si usano carta e penna, tuttavia. Il primo è la velocità con cui puoi prendere appunti: è inevitabilmente molto più lento rispetto all'utilizzo di un laptop per scrivere le cose. L'altro grande inconveniente è che se perdi il taccuino in cui hai raccolto i minuti della riunione, sei su un torrente senza una pagaia. Avere una copia fisica degli appunti della riunione è un'arma a doppio taglio.

Scegliere lo strumento giusto : in definitiva, la soluzione migliore è avere sempre un'opzione principale e un'opzione di riserva. Avere più di un'opzione a portata di mano previene i problemi quando si presentano.

L'incontro stesso è il luogo in cui viene effettivamente svolto il grosso del lavoro. Il flusso delle tue riunioni dipenderà dalla tua organizzazione e dalle preferenze del tuo team. Concediti la grazia di avere qualche incontro sotto la cintura e prendere un ritmo. Non aver paura di dare suggerimenti su come gestire le cose in modo più efficace.

Verificare che tutti siano presenti

Sia che tu stia andando fuori dal calendario, invitando RSVP o partecipando alla riunione, dovrai prendere nota di chi c'è. Un modo semplice per farlo è distribuire un foglio presenze all'inizio della riunione.

Prendi dimestichezza con tutti

Devi conoscere il nome di tutti se intendi prendere i verbali della riunione. Potrebbe sembrare semplice se ti trovi in ​​una piccola riunione di gruppo, ma riunioni del consiglio di amministrazione più grandi o riunioni con ospiti esterni possono rappresentare un problema. Non sentirti imbarazzato se devi chiedere a tutti di presentarsi prima dell'inizio della riunione.

Un altro consiglio? Crea biglietti da visita per tutti i partecipanti. Ciò ti consente di vedere chi sta parlando senza interrompere il flusso della conversazione.

Crea un processo per prendere appunti

Il processo di registrazione dei verbali delle riunioni può essere più complicato di quanto sembri. Non commettere l'errore di provare a scrivere tutto alla lettera. Non puoi scrivere più velocemente di quanto le persone parlino e probabilmente ti perderai qualcosa di importante se ci provi. Scrivi i tuoi appunti in idee principali ampie e di facile comprensione.

Queste poche frasi comunicano esattamente cosa è successo senza impantanarsi nella conversazione parola per parola esatta. Chiunque guardi queste note capisce di cosa si è discusso e quali sono gli elementi dell'azione.

Stai lottando per trovare le parole giuste da usare nei verbali della tua riunione? Ecco alcune frasi di riferimento su cui puoi ripiegare:

Sentiti libero di modificare questo linguaggio per riflettere meglio lo stile di comunicazione interna della tua organizzazione. Il vantaggio è che una serie di frasi ripetute può aiutare a comunicare le aspettative a tutti coloro che leggono i verbali della riunione.

Una volta che la riunione è finita, è il momento di mettere in ordine i tuoi appunti e distribuirli al tuo team. Il momento migliore per farlo è subito dopo la riunione, mentre tutto è fresco nella tua mente. Ciò riduce la possibilità di errori e ti consente di contattare i partecipanti alla riunione in caso di domande.

Riassumere il verbale della riunione

Riordinare i verbali della riunione che hai preso è un passo importante. Probabilmente hai preso appunti in nomi abbreviati o abbreviati per risparmiare tempo, il che significa che dovrai spiegare chiaramente le cose per gli altri partecipanti alla riunione. Potresti anche voler ricevere feedback dai partecipanti con un rapido sondaggio sulla riunione per un feedback generale, solo per valutare ciò che gli altri hanno ottenuto dalla riunione che potresti esserti perso.

Le cose che dovresti includere nella versione finale delle note della riunione sono:

• Nome di tutti i partecipanti alla riunione
• Data e ora della riunione
• Scopo dell'incontro
• Di cosa si è discusso
• Concordato i passi successivi
• Nota di chi ha condotto la riunione
• Nota di chi ha preso i verbali della riunione

Una buona regola pratica per mettere in ordine gli appunti è chiedersi: se qualcuno che non era presente alla riunione leggesse questi appunti, capirebbe cosa sta succedendo?

Archivia e condividi i verbali della riunione

Il modo migliore per archiviare i minuti della riunione è con il cloud. I software di collaborazione cloud come DropBox o Google Drive ti consentono di caricare file direttamente sulla piattaforma per un facile accesso. Non dovrai preoccuparti che le copie fisiche dei verbali della riunione vengano perse o distrutte. Anche in caso di guasto del computer a livello aziendale, i tuoi documenti vengono archiviati in modo sicuro nel cloud.

Dopo aver caricato i verbali della riunione, puoi invitare i compagni di squadra a visualizzare e accedere ai file tramite la soluzione software cloud. Ciò significa che nessuno ti invierà un'e-mail chiedendo una copia del verbale della riunione. Tutto è comodamente situato in un'unica posizione. L'utilizzo di un software basato su cloud è il modo più sicuro e semplice per archiviare e condividere i verbali delle riunioni.

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Come prendere i verbali per una riunione del consiglio

I verbali delle riunioni assumono un significato completamente nuovo quando si tratta di riunioni del consiglio. Le riunioni del consiglio spesso includono partecipanti esterni all'organizzazione, con queste persone che spesso votano su importanti questioni legali e commerciali. L'aspetto legale di una riunione del consiglio significa che i verbali della riunione si trasformano da semplice registrazione di ciò che è stato discusso a registrazione ufficiale e legale della riunione.

I consigli di amministrazione della società hanno responsabilità legali e si presume che i verbali delle riunioni siano una rappresentazione accurata di ciò che è stato discusso. Per questo motivo, dovrai mantenere la lingua nei verbali delle riunioni del consiglio semplice e diretta. Se stai registrando i verbali della riunione per una riunione del consiglio, dovresti controllare le leggi statali per i requisiti prima di procedere.

Approvazione verbale di riunione del consiglio

Un'ulteriore sfida dei verbali delle riunioni del consiglio è che devono essere approvati prima di poter essere considerati il ​​verbale ufficiale di una riunione. Nella maggior parte dei casi, il verbale dell'assemblea dovrà essere inviato direttamente al Presidente del consiglio e firmato prima di poter essere distribuito al resto del consiglio.

A seconda della struttura del consiglio, potrebbe essere necessario votare anche il verbale della riunione precedente per l'approvazione da parte dell'intero consiglio all'inizio della riunione successiva. Parla con i membri del tuo consiglio su quale metodo preferiscono.

Perché questo è importante?

Se la tua azienda viene contattata per un audit IRS, ci sono buone probabilità che i verbali della riunione del consiglio possano far parte della documentazione che dovrai consegnare. Se la tua azienda non è in grado di fornire note di riunione dettagliate e chiare all'IRS, potrebbe farti finire in acqua calda.

Un altro motivo per cui potrebbero essere richiesti verbali della riunione del consiglio è se la tua azienda fa parte di un contenzioso che coinvolge il consiglio di amministrazione. I verbali delle riunioni del consiglio possono essere citati in giudizio e utilizzati durante i procedimenti giudiziari. Ancora una volta, non essere in grado di fornire questi minuti potrebbe costare il caso alla tua azienda.

Suggerimenti per prendere appunti sulle riunioni efficaci

Abbiamo trattato la maggior parte di questi suggerimenti nelle sezioni precedenti, ma esaminiamo alcuni suggerimenti facili e veloci che puoi utilizzare per prendere le migliori note di riunione possibili.

• Usa targhette o introduzioni per imparare i nomi
• Chiedi chiarimenti quando necessario
• Salta frasi intere, scrivi in ​​pensieri completi
• Registra la riunione e trascrivi in ​​seguito con il permesso
• Porta strumenti di backup per prendere appunti, per ogni evenienza
• Comunica le aspettative con il tuo team
• Invia le note della riunione lo stesso giorno della riunione

Ricorda che mentre queste sono linee guida da seguire, è meglio lavorare con il tuo team su come preferisce che si svolgano le riunioni.

Errori comuni da evitare quando si prendono minuti

Fare un errore mentre si prendono i verbali della riunione è complicato perché una volta che la riunione è finita, è davvero finita! Ecco alcuni degli errori più comuni che le persone commettono quando prendono minuti:

• Non scrivere qualcosa perché pensi che non sia importante
• Attesa troppo a lungo dopo la riunione per inviare il riepilogo della riunione
• Linguaggio poco chiaro o ambiguo
• Dimenticando di registrare i partecipanti alla riunione, gli orari di inizio e gli elementi di azione
• Archiviazione e distribuzione improprie dei documenti
• Non chiedere il consenso prima di registrare le riunioni

Non è possibile tornare indietro e apportare le modifiche corrette o chiedere a qualcuno di ripetere ciò che ha detto. Ecco perché devi essere vigile quando prendi i verbali della riunione.

Hai scritto tutto questo?

Tenere traccia dei verbali della riunione non dovrebbe essere un ripensamento. Potrebbe sembrare una parte insignificante del tuo lavoro, ma ti risparmierai un sacco di problemi se lo farai bene la prima volta.

Ecco perché abbiamo creato questo pratico modello di verbale di riunione per il tuo utilizzo. Usa questo modello di riunione per creare una struttura uniforme per tutte le tue riunioni future!