Apakah ada yang lebih buruk daripada meninggalkan pertemuan yang produktif hanya untuk menemukan tidak ada yang mencatat apa yang dibahas?

Tidak peduli seberapa bagus ingatan Anda: jika Anda memimpin rapat dan melewatkan catatan penting itu, Anda telah merugikan tim Anda. Kurangnya notulen rapat berarti tim Anda baru saja kehilangan ide brainstorming baru, wawasan berharga, dan item tindakan. Anda mungkin juga melewatkan rapat sepenuhnya.

Saatnya untuk berhenti menerima rapat yang tidak efektif yang menghabiskan uang perusahaan Anda. Jika digunakan dengan benar, notulen rapat dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda, merampingkan proses kerja, dan menciptakan hasil yang terukur untuk tim Anda.

Mengapa notulen rapat penting?

Notulen rapat Anda adalah catatan tertulis resmi tentang apa yang dibahas selama rapat tim. Mereka bertindak sebagai sumber kebenaran setelah pertemuan dimulai. Notulen rapat diperlukan untuk memahami rapat dan membagikan apa yang telah didiskusikan dengan orang-orang yang tidak dapat hadir. Mereka juga penting untuk membuat semua orang bertanggung jawab atas langkah selanjutnya dan membuat semua orang berada di halaman yang sama.

Tanpa notulen rapat, Anda terjebak memainkan permainan telepon paling buruk di dunia. Alih-alih mencoba menyampaikan apakah x orang atau y orang seharusnya menghubungi CEO, Anda bisa merujuk ke catatan Anda dan melanjutkan. Notulen rapat dirancang untuk membuat hidup Anda lebih mudah di tempat kerja.

Cara membuat notulen rapat yang jelas dan efektif

Kunci untuk membuat notulen rapat yang sempurna sedang dipersiapkan. Cukup berjalan ke rapat dengan buku catatan di tangan tidak akan menyelesaikannya. Ada banyak persiapan yang perlu dilakukan sebelum, selama, dan setelah rapat untuk memastikan Anda telah menangkap gambaran lengkapnya.

Apa yang harus disertakan dalam notulen rapat Anda?

Selain mencatat apa yang dikatakan dalam rapat, apa lagi yang harus Anda tulis? Tidaklah cukup untuk mengatakan siapa yang ada di sana dan mencatat apa yang dikatakan. Karena notulen rapat adalah rekaman formal dari semua yang terjadi dalam rapat, Anda harus menyertakan lebih dari yang mungkin Anda pikirkan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam notulen rapat Anda, seperti:

• Jam berapa rapat dimulai
• Siapa yang menghadiri pertemuan?
• Setiap mosi atau pemungutan suara resmi yang terjadi
• Apa pun yang ditangguhkan ke pertemuan berikutnya
• Item tindakan apa pun yang disebutkan dan siapa pemiliknya
• Jam berapa pertemuan itu berakhir?

Jangan membuat kesalahan dengan tidak menuliskan sesuatu karena Anda menganggapnya tidak penting. Bias Anda pada apa yang penting seharusnya tidak memengaruhi risalah rapat. Ingat, notulen rapat adalah representasi dari apa yang dibahas, terlepas dari apakah Anda setuju dengan apa yang dikatakan. Hindari kata sifat dan kata keterangan dan tetap berpegang pada fakta tentang apa yang dikatakan dan oleh siapa.

Sebagai aturan praktis, selalu yang terbaik adalah memiliki terlalu banyak catatan dan kemudian mengeditnya setelah rapat. Mengedit notulen rapat juga jauh lebih mudah daripada mencoba mengingat apa yang terjadi setelah rapat selesai.

Apa yang harus dilakukan sebelum rapat?

Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan sebelum rapat dimulai. Semuanya, mulai dari mengumpulkan agenda rapat hingga menyiapkan daftar undangan rapat, diselesaikan pada langkah ini. Ini adalah hal-hal yang harus Anda kumpulkan sebelum Anda dan tim Anda bertemu. Mengelola ekspektasi dan mengizinkan rekan tim Anda untuk bersiap sebelumnya akan membantu rapat Anda berjalan lebih lancar.

Kirimkan agenda rapat

Agenda rapat Anda adalah bagian terpenting dari materi pra-pertemuan. Agenda rapat Anda menguraikan apa yang akan dibahas selama rapat, informasi tambahan apa pun yang dibutuhkan tim Anda, serta siapa yang akan menghadiri rapat. Sebuah studi dari ReadyTalk menunjukkan bahwa 63% pertemuan dilakukan tanpa agenda pertemuan

Itu angka yang cukup tinggi, terutama karena penelitian yang sama menunjukkan bahwa 47% responden mengatakan bahwa mereka menganggap pertemuan sebagai pemborosan waktu nomor satu di kantor. Masalahnya bukan pada rapat, tetapi bagaimana Anda menjalankannya.

Agenda rapat Anda penting karena membuat semua orang setuju. Tidak ada yang akan masuk ke pertemuan Anda tanpa persiapan atau tidak tahu apa yang diharapkan. Ini menghemat waktu dan menghentikan siklus pertemuan yang sia-sia dan sia-sia.

Apa yang harus dimasukkan dalam agenda rapat?

• Nama-nama peserta rapat
• Dokumen pendukung
• Notulen rapat sebelumnya
• Topik diskusi

Itu selalu dalam kepentingan terbaik Anda untuk membuat template agenda rapat yang dapat digunakan secara berulang untuk setiap rapat yang Anda tetapkan. Ini menciptakan pola yang bisa akrab dengan tim Anda. Mereka akan mengetahui apa yang diharapkan dari setiap pertemuan. Templat agenda rapat juga akan menghemat waktu Anda dalam membuat dokumen baru untuk setiap rapat.

Kumpulkan alat Anda

Bagaimana Anda membuat catatan sama pentingnya dengan apa yang Anda tulis. Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan. Bergantung pada kecepatan dan tingkat pemahaman teknologi Anda, opsi digital mungkin lebih baik daripada pena dan kertas. Apa pun yang Anda pilih, yang terbaik adalah menjelajahi opsi Anda terlebih dahulu.

1. Perangkat lunak pencatat

Perangkat lunak pencatat menggabungkan yang terbaik dari metode digital dan tradisional. Ini memungkinkan Anda menggunakan laptop untuk membuat catatan dengan cepat sambil menyimpan semua yang tertulis secara otomatis. Jika komputer Anda mogok atau tiba-tiba mati di tengah rapat, semua yang telah Anda dokumentasikan hingga saat itu disimpan melalui perangkat lunak. Ini juga merupakan solusi sempurna jika Anda berencana memiliki lebih dari satu orang untuk mencatat.

Kelemahan dari perangkat lunak pencatat adalah Anda memerlukan koneksi internet yang andal untuk mendapatkan manfaat penuh. Banyak dari solusi ini didukung ke sistem penyimpanan berbasis cloud, yang berarti Anda sangat bergantung pada koneksi internet Anda.

2. Perangkat lunak perekaman

Cara termudah untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun dari rapat Anda adalah dengan merekamnya. Ini memberi Anda transkrip yang tepat dari apa yang dikatakan kata demi kata. Tidak ada yang lebih mudah daripada memiliki rekaman audio rapat Anda.

Ada beberapa kelemahan menggunakan perangkat lunak perekaman. Yang paling jelas adalah bahwa ada beberapa negara bagian yang memerlukan persetujuan dua pihak sebelum Anda dapat merekam panggilan telepon atau percakapan. Jika bisnis Anda atau karyawan jarak jauh berada di salah satu dari sebelas negara bagian yang memerlukan persetujuan dua pihak, Anda memerlukan izin resmi untuk merekam semua orang yang terlibat dalam rapat sebelum melakukannya.

Masalah kedua adalah bahwa setiap pertemuan yang direkam masih perlu ditranskripsikan. Kecuali Anda menggunakan perangkat lunak transkripsi yang menyalin audio untuk Anda, ini bisa menjadi tugas yang memakan waktu. Bahkan jika Anda dapat menyalinnya secara otomatis, kemungkinan Anda akan mendapatkan terjemahan kata demi kata yang akurat sangat kecil. Teknologi itu canggih, tidak sempurna.

3. Pena dan kertas

Sangat sedikit yang bisa salah saat menggunakan pena dan kertas. Anda tidak harus bergantung pada teknologi, internet, atau cloud untuk memastikan catatan dibuat. Kecuali Anda menemukan diri Anda dengan pena tanpa tinta dan tanpa cadangan, ini mungkin pilihan yang paling dapat diandalkan.

Banyak orang memilih untuk menggunakan tulisan steno saat membuat notulen rapat. Metode ini populer di kalangan reporter pengadilan tetapi juga dapat digunakan dalam pertemuan bisnis. Kunci untuk membuat catatan terbaik, apakah Anda menggunakan steno atau tidak, adalah memiliki sistem yang Anda kenal seperti punggung tangan Anda.

Namun, ada beberapa kelemahan saat menggunakan pena dan kertas. Yang pertama adalah kecepatan di mana Anda dapat membuat catatan – pasti jauh lebih lambat daripada menggunakan laptop untuk mengetik sesuatu. Kelemahan besar lainnya adalah jika Anda kehilangan buku catatan tempat Anda mengambil notulen rapat, Anda berada di sungai tanpa dayung. Memiliki satu salinan fisik catatan rapat adalah pedang bermata dua.

Memilih alat yang tepat : Pada akhirnya, taruhan terbaik Anda adalah selalu memiliki opsi utama dan opsi cadangan. Memiliki lebih dari satu pilihan di tangan mencegah masalah yang muncul.

Pertemuan itu sendiri adalah tempat sebagian besar pekerjaan benar-benar selesai. Alur rapat Anda akan bergantung pada organisasi dan preferensi tim Anda. Beri diri Anda rahmat untuk mendapatkan beberapa pertemuan di bawah ikat pinggang Anda dan masuk ke ritme. Jangan takut untuk memberikan saran tentang cara menjalankan sesuatu dengan lebih efektif.

Pastikan semua orang hadir

Baik Anda keluar dari kalender, mengundang RSVP atau mengikuti rapat, Anda harus mencatat siapa yang hadir. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan membagikan lembar kehadiran di awal rapat.

Biasakan diri Anda dengan semua orang

Anda perlu mengetahui nama semua orang jika Anda ingin membuat notulen rapat. Ini mungkin tampak sederhana jika Anda berada dalam rapat tim kecil, tetapi rapat dewan yang lebih besar atau rapat dengan tamu luar dapat menimbulkan masalah. Jangan merasa minder jika Anda perlu meminta semua orang untuk memperkenalkan diri sebelum rapat dimulai.

Tip lain? Buat kartu nama untuk semua orang yang hadir. Ini memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang berbicara tanpa mengganggu alur percakapan.

Buat proses pencatatan

Proses membuat notulen rapat bisa lebih rumit dari yang terlihat. Jangan membuat kesalahan dengan mencoba menuliskan semuanya kata demi kata. Anda tidak dapat menulis lebih cepat daripada orang berbicara dan Anda mungkin akan melewatkan sesuatu yang penting jika Anda mencobanya. Tulis catatan Anda dalam gagasan utama yang luas dan mudah dipahami.

Beberapa kalimat ini mengomunikasikan dengan tepat apa yang terjadi tanpa terjebak dalam percakapan kata demi kata yang tepat. Siapa pun yang melihat catatan ini memahami apa yang telah dibahas dan apa item tindakannya.

Berjuang untuk menemukan kata yang tepat untuk digunakan dalam notulen rapat Anda? Berikut adalah beberapa frasa yang bisa Anda gunakan:

Jangan ragu untuk mengubah bahasa ini agar lebih mencerminkan gaya komunikasi internal organisasi Anda. Manfaatnya adalah memiliki serangkaian frasa berulang dapat membantu mengomunikasikan harapan kepada semua orang yang membaca notulen rapat Anda.

Setelah rapat selesai, saatnya untuk merapikan catatan Anda dan mendistribusikannya ke tim Anda. Waktu terbaik untuk melakukan ini adalah langsung setelah pertemuan sementara semuanya segar dalam pikiran Anda. Ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan memungkinkan Anda untuk menjangkau peserta rapat jika Anda memiliki pertanyaan.

Meringkas risalah rapat

Merapikan risalah rapat yang Anda ambil merupakan langkah penting. Anda mungkin membuat catatan dengan singkatan atau nama singkat untuk menghemat waktu, yang berarti Anda harus mengejanya dengan jelas untuk peserta rapat lainnya. Anda juga mungkin ingin mendapatkan umpan balik dari peserta dengan survei rapat cepat untuk umpan balik umum, hanya untuk mengukur apa yang didapat orang lain dari rapat yang mungkin Anda lewatkan.

Hal-hal yang harus Anda sertakan dalam versi final catatan rapat adalah:

• Nama semua peserta rapat
• Tanggal dan waktu pertemuan
• Tujuan pertemuan
• Apa yang dibahas
• Setuju untuk langkah selanjutnya
• Catatan tentang siapa yang menjalankan rapat
• Catatan siapa yang membuat notulen rapat

Aturan praktis yang baik untuk merapikan catatan adalah dengan bertanya pada diri sendiri: jika seseorang yang tidak hadir dalam rapat membaca catatan ini, apakah mereka akan mengerti apa yang terjadi?

Simpan dan bagikan notulen rapat

Cara terbaik untuk menyimpan notulen rapat Anda adalah dengan cloud. Perangkat lunak kolaborasi cloud seperti DropBox atau Google Drive memungkinkan Anda mengunggah file langsung ke platform untuk kemudahan akses. Anda tidak perlu khawatir salinan fisik notulen rapat Anda hilang atau rusak. Bahkan dalam kasus kegagalan komputer di seluruh perusahaan, dokumen Anda disimpan dengan aman di cloud.

Setelah Anda mengunggah notulen rapat, Anda dapat mengundang rekan satu tim untuk melihat dan mengakses file melalui solusi perangkat lunak cloud. Ini berarti tidak ada yang akan mengirimi Anda email untuk meminta salinan notulen rapat. Semuanya berlokasi di satu lokasi. Menggunakan perangkat lunak berbasis cloud adalah cara paling aman dan termudah untuk menyimpan dan membagikan notulen rapat Anda.

Temukan perangkat lunak kolaborasi konten cloud terbaik di pasar dan baca ulasan dari pengguna nyata seperti Anda.

Bagaimana membuat notulen untuk rapat dewan

Risalah rapat memiliki arti yang sama sekali baru ketika berhadapan dengan rapat dewan. Rapat dewan sering kali melibatkan peserta dari luar organisasi Anda, dengan orang-orang ini sering memberikan suara untuk masalah hukum dan bisnis yang penting. Aspek hukum dari rapat dewan berarti risalah rapat Anda berubah dari sekadar catatan tentang apa yang dibahas menjadi catatan resmi dan sah dari rapat tersebut.

Dewan perusahaan memiliki kewajiban hukum, dan notulen rapat Anda dianggap sebagai representasi akurat dari apa yang telah dibahas. Untuk alasan ini, Anda harus menjaga bahasa dalam notulen rapat dewan Anda tetap sederhana dan langsung. Jika Anda merekam notulen rapat untuk rapat dewan, Anda harus memeriksa undang-undang negara bagian Anda untuk persyaratan sebelum melanjutkan.

Menyetujui notulen rapat dewan

Salah satu tantangan tambahan dari risalah rapat dewan adalah bahwa risalah tersebut harus disetujui sebelum dapat dihitung sebagai catatan resmi rapat. Dalam kebanyakan kasus, risalah rapat perlu dikirim langsung ke Ketua dewan dan ditandatangani sebelum dapat diedarkan ke seluruh dewan.

Bergantung pada struktur dewan Anda, risalah rapat untuk rapat Anda sebelumnya mungkin juga perlu dipilih untuk disetujui oleh seluruh dewan di awal rapat berikutnya. Bicaralah dengan anggota dewan Anda tentang metode mana yang mereka sukai.

Mengapa ini penting?

Jika perusahaan Anda disadap untuk audit IRS, ada kemungkinan besar notulen rapat dewan Anda mungkin menjadi bagian dari dokumentasi yang harus Anda serahkan. Jika perusahaan Anda tidak dapat memberikan catatan rapat yang terperinci dan jelas kepada IRS, itu bisa membuat Anda kesulitan.

Alasan lain mengapa risalah rapat dewan Anda mungkin diperlukan adalah jika perusahaan Anda adalah bagian dari litigasi yang melibatkan dewan direksi Anda. Notulen rapat dari dewan Anda dapat dipanggil dan digunakan selama proses pengadilan. Sekali lagi, tidak dapat memberikan risalah ini dapat merugikan perusahaan Anda.

Kiat untuk membuat catatan rapat yang efektif

Kami telah membahas sebagian besar kiat ini di bagian sebelumnya, tetapi mari kita bahas beberapa kiat cepat dan mudah yang dapat Anda gunakan untuk membuat catatan rapat sebaik mungkin.

• Gunakan tag nama atau perkenalan untuk mempelajari nama
• Minta klarifikasi bila perlu
• Lewati kalimat lengkap, tulis dalam pikiran lengkap
• Rekam pertemuan dan transkrip nanti dengan izin
• Bawa alat pencatat cadangan, untuk berjaga-jaga
• Komunikasikan harapan dengan tim Anda
• Kirim catatan rapat pada hari yang sama dengan rapat

Ingatlah bahwa meskipun ini adalah pedoman yang harus Anda ikuti, yang terbaik adalah bekerja dengan tim Anda tentang cara mereka memilih rapat untuk dijalankan.

Kesalahan umum yang harus dihindari saat mengambil menit

Membuat kesalahan saat membuat notulen rapat itu rumit karena setelah rapat selesai, benar-benar selesai! Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang dilakukan orang saat mengambil menit:

• Tidak menulis sesuatu karena menurutmu itu tidak penting
• Menunggu terlalu lama setelah rapat untuk mengirimkan ringkasan rapat
• Bahasa yang tidak jelas atau ambigu
• Lupa merekam peserta rapat, waktu mulai, dan item tindakan
• Penyimpanan dan distribusi dokumen yang tidak tepat
• Tidak meminta persetujuan sebelum merekam rapat

Tidak ada kata mundur dan melakukan pengeditan yang benar atau meminta seseorang untuk mengulangi apa yang mereka katakan. Itu sebabnya Anda perlu waspada saat membuat notulen rapat.

Apakah Anda menulis semua itu?

Melacak notulen rapat Anda seharusnya tidak menjadi renungan. Ini mungkin tampak seperti bagian yang tidak penting dari pekerjaan Anda, tetapi Anda akan menghemat banyak masalah jika Anda melakukannya dengan benar pertama kali.

Itulah mengapa kami membuat templat notulen rapat yang praktis ini untuk Anda gunakan. Gunakan templat rapat ini untuk membuat struktur yang seragam untuk semua rapat Anda yang akan datang!