มีอะไรที่เลวร้ายไปกว่าการออกจากการประชุมที่มีประสิทธิผลเพียงเพื่อจะพบว่าไม่มีใครจดบันทึกสิ่งที่พูดคุยกัน?

ไม่สำคัญหรอกว่าความจำของคุณจะดีแค่ไหน หากคุณเป็นผู้นำการประชุมและพลาดการจดบันทึกสำคัญเหล่านั้น แสดงว่าทีมของคุณเสียหาย การขาดรายงานการประชุมหมายความว่าทีมของคุณเพิ่งสูญเสียความคิดในการระดมความคิด ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า และรายการดำเนินการ คุณอาจข้ามการประชุมไปเลยก็ได้

ถึงเวลาเลิกจัดการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งทำให้บริษัทต้องเสียเงิน หากใช้อย่างถูกต้อง รายงานการประชุมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงกระบวนการทำงาน และสร้างผลลัพธ์ที่วัดผลได้สำหรับทีมของคุณ

เหตุใดรายงานการประชุมจึงมีความสำคัญ

รายงานการประชุมของคุณเป็นบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการของสิ่งที่ถูกพูดคุยระหว่างการประชุมทีม พวกเขาทำหน้าที่เป็นแหล่งความจริงหลังจากเริ่มการประชุม รายงานการประชุมมีความจำเป็นสำหรับการทำความเข้าใจและแบ่งปันสิ่งที่ได้พูดคุยกันกับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ พวกเขายังมีความสำคัญในการทำให้ทุกคนรับผิดชอบต่อขั้นตอนต่อไปและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

หากไม่มีรายงานการประชุม คุณจะติดอยู่กับการเล่นเกมโทรศัพท์ที่ห่วยที่สุดในโลก แทนที่จะพยายามถ่ายทอดว่าคน x หรือคน y ควรติดต่อ CEO หรือไม่ คุณสามารถอ้างอิงบันทึกย่อของคุณและไปต่อได้ รายงานการประชุมได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ชีวิตในการทำงานของคุณง่ายขึ้น

วิธีจดบันทึกการประชุมที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

กุญแจสำคัญในการจัดทำรายงานการประชุมที่สมบูรณ์แบบกำลังถูกจัดเตรียม แค่เดินเข้าไปในที่ประชุมพร้อมกับสมุดบันทึกในมือก็ไม่เสียหายอะไร มีการเตรียมการมากมายที่ต้องทำก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้จับภาพเต็ม

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในรายงานการประชุมของคุณ

นอกจากการบันทึกสิ่งที่พูดในที่ประชุม คุณควรเขียนอะไรอีกบ้าง ไม่เพียงพอที่จะบอกว่าใครอยู่ที่นั่นและบันทึกสิ่งที่พูด เนื่องจากรายงานการประชุมเป็นการบันทึกอย่างเป็นทางการของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม คุณจึงต้องใส่มากกว่าที่คุณคิด

มีหลายสิ่งที่คุณควรทราบในรายงานการประชุม เช่น:

• เริ่มประชุมกี่โมง
• ที่เข้าร่วมประชุม
• ญัตติหรือคะแนนเสียงใดๆ ที่เกิดขึ้น
• อะไรก็ตามที่ถูกเลื่อนออกไปในการประชุมครั้งต่อไป
• รายการการกระทำใด ๆ ที่กล่าวถึงและใครเป็นเจ้าของ
• เลิกประชุมกี่โมง

อย่าทำผิดพลาดที่ไม่ได้เขียนอะไรลงไปเพราะคุณเห็นว่ามันไม่สำคัญ อคติของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญไม่ควรส่งผลกระทบต่อรายงานการประชุม จำไว้ว่ารายงานการประชุมเป็นตัวแทนของสิ่งที่ได้พูดคุยกัน ไม่ว่าคุณจะเห็นด้วยกับสิ่งที่พูดหรือไม่ก็ตาม หลีกเลี่ยงคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์และเพียงแค่ยึดติดกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่พูดและโดยใคร

ตามหลักการทั่วไป ควรมีบันทึกจำนวนมากเกินไปและแก้ไขสิ่งต่างๆ หลังการประชุม นอกจากนี้ การแก้ไขรายงานการประชุมยังง่ายกว่าการพยายามจดจำว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง

สิ่งที่ต้องทำก่อนการประชุม

มีงานอีกมากที่ต้องทำก่อนเริ่มการประชุม ทุกอย่างตั้งแต่การรวบรวมวาระการประชุมไปจนถึงการเตรียมรายการเชิญประชุมจะเสร็จสมบูรณ์ในขั้นตอนนี้ นี่คือสิ่งที่คุณควรรวบรวมก่อนที่คุณจะและทีมพบกัน การจัดการความคาดหวังและการให้เพื่อนร่วมทีมของคุณเตรียมตัวล่วงหน้าจะช่วยให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

ส่งวาระการประชุม

วาระการประชุมของคุณเป็นส่วนสำคัญที่สุดของเอกสารก่อนการประชุม วาระการประชุมของคุณสรุปสิ่งที่จะครอบคลุมในระหว่างการประชุม ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ที่ทีมของคุณต้องการ รวมถึงผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุม การศึกษาจาก ReadyTalk พบว่า 63% ของการประชุมดำเนินการโดยไม่มีวาระการประชุม

นั่นเป็นตัวเลขที่ค่อนข้างสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการศึกษาเดียวกันนั้นแสดงให้เห็นว่า 47% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาถือว่าการพบกันเป็นการเสียเวลาครั้งแรกในสำนักงาน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การประชุม แต่อยู่ที่ว่าคุณดำเนินการอย่างไร

วาระการประชุมของคุณมีความสำคัญเพราะจะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ไม่มีใครจะเดินเข้าไปในการประชุมของคุณโดยไม่ได้เตรียมตัวหรือไม่รู้ว่าจะคาดหวังอะไร ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและหยุดวงจรการประชุมที่ไร้ประโยชน์และสูญเปล่า

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในวาระการประชุม?

• รายนามผู้เข้าร่วมประชุม
• เอกสารประกอบการ
• รายงานการประชุมครั้งก่อน
• หัวข้อสนทนา

คุณควรสร้างเทมเพลตวาระการประชุมที่สามารถใช้ได้เป็นประจำสำหรับการประชุมที่คุณกำหนดไว้เสมอ สิ่งนี้จะสร้างรูปแบบที่ทีมของคุณสามารถคุ้นเคยได้ พวกเขาจะได้รู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากการประชุมแต่ละครั้ง เทมเพลตวาระการประชุมจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการสร้างเอกสารใหม่สำหรับการประชุมแต่ละครั้ง

รวบรวมเครื่องมือของคุณ

วิธีจดบันทึกมีความสำคัญพอๆ กับสิ่งที่คุณจด มีสองวิธีที่คุณสามารถทำได้ ตัวเลือกดิจิทัลอาจดีกว่าปากกาและกระดาษ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเร็วและระดับความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีของคุณ สิ่งที่คุณเลือก วิธีที่ดีที่สุดคือสำรวจตัวเลือกของคุณก่อน

1. ซอฟต์แวร์จดบันทึก

ซอฟต์แวร์จดบันทึกเป็นการผสมผสานระหว่างวิธีการแบบดิจิทัลและแบบดั้งเดิมที่ดีที่สุด ช่วยให้คุณใช้แล็ปท็อปจดบันทึกได้อย่างรวดเร็วในขณะที่บันทึกทุกอย่างตามที่เขียนโดยอัตโนมัติ หากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องหรือปิดลงอย่างกะทันหันระหว่างการประชุม ทุกสิ่งที่คุณบันทึกไว้จนถึงจุดนั้นจะถูกบันทึกผ่านซอฟต์แวร์ นี่เป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบหากคุณวางแผนที่จะให้คนจดบันทึกมากกว่าหนึ่งคน

ข้อเสียของซอฟต์แวร์จดบันทึกคือคุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้จึงจะได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่ โซลูชันเหล่านี้จำนวนมากได้รับการสำรองข้อมูลไว้ในระบบบันทึกบนคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเป็นอย่างมาก

2. ซอฟต์แวร์บันทึก

วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไรจากการประชุมคือการบันทึก ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณมีข้อความถอดเสียงที่ถูกต้องตามคำต่อคำ ไม่ได้ตรงไปตรงมามากกว่าการบันทึกเสียงการประชุมของคุณ

การใช้ซอฟต์แวร์บันทึกมีข้อเสียอยู่เล็กน้อย ที่ชัดเจนที่สุดคือมีหลายรัฐที่ต้องได้รับความยินยอมจากทั้งสองฝ่ายก่อนจึงจะสามารถบันทึกการโทรหรือการสนทนาได้ หากธุรกิจของคุณหรือพนักงานที่อยู่ห่างไกลตั้งอยู่ในหนึ่งในสิบเอ็ดรัฐที่ต้องได้รับความยินยอมจากทั้งสองฝ่าย คุณจะต้องได้รับอนุญาตตามกฎหมายในการบันทึกทุกคนที่เกี่ยวข้องในการประชุมก่อนที่จะดำเนินการดังกล่าว

ปัญหาที่สองคือทุกการประชุมที่บันทึกไว้จะต้องถูกถอดเสียง เว้นแต่ว่าคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การถอดเสียงเป็นคำที่ถอดเสียงให้กับคุณ การดำเนินการนี้อาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก แม้ว่าคุณจะสามารถถอดเสียงได้โดยอัตโนมัติ โอกาสที่คุณจะได้รับการแปลแบบคำต่อคำที่ถูกต้องก็น้อยมาก เทคโนโลยีมีความซับซ้อน ไม่ผิดเพี้ยน

3. ปากกากับกระดาษ

มีน้อยมากที่อาจผิดพลาดได้เมื่อใช้ปากกาและกระดาษ คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเทคโนโลยี อินเทอร์เน็ต หรือระบบคลาวด์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการจดบันทึก เว้นแต่คุณจะพบว่าตัวเองไม่มีปากกาที่ไม่มีหมึกและไม่มีการสำรองข้อมูล นี่อาจเป็นตัวเลือกที่น่าเชื่อถือที่สุด

หลายคนเลือกใช้การเขียนชวเลขเมื่อจดบันทึกการประชุม วิธีนี้เป็นที่นิยมในหมู่นักข่าวศาล แต่สามารถใช้ในการประชุมทางธุรกิจได้เช่นกัน กุญแจสำคัญในการจดบันทึกที่ดีที่สุด ไม่ว่าคุณจะใช้ชวเลขหรือไม่ก็ตาม คือการมีระบบที่คุณรู้จักเหมือนหลังมือของคุณ

มีข้อเสียบางประการเมื่อใช้ปากกาและกระดาษ อย่างแรกคือความเร็วที่คุณสามารถจดบันทึกได้ ซึ่งช้ากว่าการใช้แล็ปท็อปเพื่อพิมพ์สิ่งต่างๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ข้อเสียที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ ถ้าคุณทำสมุดโน้ตที่คุณบันทึกการประชุมหาย แสดงว่าคุณกำลังอยู่บนลำธารโดยไม่มีไม้พาย การมีบันทึกการประชุมหนึ่งฉบับเป็นดาบสองคม

การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม : ในที่สุด ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือมีตัวเลือกหลักและตัวเลือกสำรองเสมอ การมีทางเลือกมากกว่าหนึ่งทางจะช่วยป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้น

การประชุมเป็นที่ที่งานส่วนใหญ่เสร็จสิ้นลงจริง ขั้นตอนการประชุมของคุณจะขึ้นอยู่กับองค์กรและการตั้งค่าทีมของคุณ ให้เกียรติตัวเองในการประชุมสักสองสามครั้งและเข้าจังหวะ อย่ากลัวที่จะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตรวจสอบว่าทุกคนเข้าร่วมอยู่

ไม่ว่าคุณจะออกจากปฏิทิน เชิญ RSVP หรือเข้าร่วมการประชุม คุณจะต้องจดบันทึกว่าใครอยู่ที่นั่น วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือส่งใบเข้าร่วมประชุมเมื่อเริ่มการประชุม

ทำความคุ้นเคยกับทุกคน

คุณจำเป็นต้องรู้ชื่อของทุกคนถ้าคุณจะทำรายงานการประชุม นี้อาจดูเหมือนง่ายถ้าคุณอยู่ในการประชุมทีมขนาดเล็ก แต่การประชุมคณะกรรมการขนาดใหญ่หรือการประชุมกับแขกภายนอกอาจทำให้เกิดปัญหาได้ อย่ารู้สึกประหม่าหากคุณต้องการขอให้ทุกคนแนะนำตัวเองก่อนเริ่มการประชุม

เคล็ดลับอื่น? สร้างนามบัตรสำหรับทุกคนที่เข้าร่วม วิธีนี้ทำให้คุณสามารถดูว่าใครกำลังพูดอยู่โดยไม่ขัดจังหวะการสนทนา

สร้างกระบวนการจดบันทึก

ขั้นตอนการจดบันทึกการประชุมอาจยุ่งยากกว่าที่คิด อย่าทำผิดพลาดในการพยายามจดทุกอย่างตามคำต่อคำ คุณไม่สามารถเขียนได้เร็วกว่าที่คนพูดกัน และคุณอาจจะพลาดสิ่งที่สำคัญหากคุณพยายาม เขียนบันทึกย่อของคุณในแนวคิดหลักที่กว้างและเข้าใจง่าย

ประโยคสองสามประโยคนี้สื่อสารอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่จมปลักกับคำที่ตรงกันสำหรับการสนทนาคำ ทุกคนที่ดูบันทึกเหล่านี้จะเข้าใจสิ่งที่พูดคุยกันและรายการการดำเนินการคืออะไร

ดิ้นรนเพื่อค้นหาคำที่เหมาะสมเพื่อใช้ในรายงานการประชุมของคุณ? ต่อไปนี้คือวลีที่คุณนำไปใช้ได้บางส่วน:

อย่าลังเลที่จะปรับแต่งภาษานี้เพื่อให้สะท้อนถึงรูปแบบการสื่อสารภายในองค์กรของคุณได้ดียิ่งขึ้น ประโยชน์คือการมีชุดของวลีที่ซ้ำกันสามารถช่วยสื่อสารความคาดหวังกับทุกคนที่อ่านรายงานการประชุมของคุณ

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง ก็ถึงเวลาจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณและแจกจ่ายให้กับทีมของคุณ เวลาที่ดีที่สุดที่จะทำสิ่งนี้คือหลังจากการประชุมโดยตรงในขณะที่ทุกอย่างอยู่ในใจของคุณ วิธีนี้ช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและช่วยให้คุณติดต่อผู้เข้าร่วมประชุมได้หากมีคำถาม

สรุปรายงานการประชุม

การจัดเก็บรายงานการประชุมที่คุณทำเป็นขั้นตอนที่สำคัญ คุณน่าจะจดบันทึกด้วยชื่อย่อหรือชื่อย่อเพื่อประหยัดเวลา ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องสะกดคำให้ชัดเจนสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ คุณอาจต้องการรับคำติชมจากผู้เข้าร่วมประชุมด้วยแบบสำรวจการประชุมด่วนสำหรับคำติชมทั่วไป เพียงเพื่อวัดว่าผู้อื่นได้รับอะไรจากการประชุมที่คุณอาจพลาดไป

สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในบันทึกย่อการประชุมรุ่นสุดท้ายคือ:

• ชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
• วันและเวลาในการประชุม
• วัตถุประสงค์ของการประชุม
• เรื่องที่คุยกัน
• ตกลงในขั้นตอนต่อไป
• หมายเหตุว่าใครเป็นผู้ดำเนินการประชุม
• หมายเหตุของผู้บันทึกรายงานการประชุม

กฎทั่วไปที่ดีในการจัดระเบียบบันทึกย่อคือ ถามตัวเองว่า ถ้าคนที่ไม่อยู่ในที่ประชุมอ่านบันทึกเหล่านี้ พวกเขาจะเข้าใจหรือไม่ว่าเกิดอะไรขึ้น

จัดเก็บและแชร์รายงานการประชุม

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บรายงานการประชุมคือการใช้ระบบคลาวด์ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันบนคลาวด์ เช่น DropBox หรือ Google Drive ช่วยให้คุณอัปโหลดไฟล์ไปยังแพลตฟอร์มได้โดยตรงเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย คุณจะไม่ต้องกังวลว่าสำเนาบันทึกการประชุมของคุณจะสูญหายหรือถูกทำลาย แม้ในกรณีที่คอมพิวเตอร์ทั้งบริษัทเกิดขัดข้อง เอกสารของคุณก็ยังถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในคลาวด์

เมื่อคุณอัปโหลดรายงานการประชุมแล้ว คุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมทีมให้ดูและเข้าถึงไฟล์ผ่านโซลูชันซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ได้ ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีใครส่งอีเมลถึงคุณเพื่อขอสำเนารายงานการประชุม ทุกอย่างอยู่ในที่เดียวอย่างสะดวกสบาย การใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์เป็นวิธีที่ปลอดภัยและง่ายที่สุดในการจัดเก็บและแบ่งปันรายงานการประชุมของคุณ

ค้นพบซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเนื้อหาบนคลาวด์ที่ดีที่สุดในตลาดและอ่านบทวิจารณ์จากผู้ใช้จริงเช่นคุณ

วิธีจดบันทึกการประชุมคณะกรรมการ

รายงานการประชุมใช้ความหมายใหม่ทั้งหมดเมื่อต้องรับมือกับการประชุมคณะกรรมการ การประชุมคณะกรรมการมักจะมีผู้เข้าร่วมประชุมจากภายนอกองค์กรของคุณ โดยบุคคลเหล่านี้มักจะลงคะแนนในเรื่องกฎหมายและธุรกิจที่สำคัญ แง่มุมทางกฎหมายของการประชุมคณะกรรมการหมายความว่ารายงานการประชุมของคุณจะเปลี่ยนจากบันทึกของสิ่งที่พูดคุยไปเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการและทางกฎหมายของการประชุม

กระดานบริษัทมีความรับผิดทางกฎหมาย และรายงานการประชุมของคุณจะถือว่าเป็นตัวแทนที่ถูกต้องของสิ่งที่ได้พูดคุยกัน ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องรักษาภาษาในรายงานการประชุมคณะกรรมการของคุณให้เรียบง่ายและตรงไปตรงมา หากคุณกำลังบันทึกรายงานการประชุมสำหรับการประชุมคณะกรรมการ คุณควรตรวจสอบข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐก่อนดำเนินการต่อ

อนุมัติรายงานการประชุมคณะกรรมการ

ความท้าทายเพิ่มเติมประการหนึ่งของรายงานการประชุมคณะกรรมการคือต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะนับเป็นบันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการ ในกรณีส่วนใหญ่ จะต้องส่งรายงานการประชุมไปยังประธานคณะกรรมการโดยตรงและลงนามก่อนจึงจะเผยแพร่ไปยังคณะกรรมการที่เหลือได้

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างคณะกรรมการของคุณ รายงานการประชุมสำหรับการประชุมครั้งก่อนของคุณอาจต้องได้รับการโหวตเพื่อขออนุมัติจากทั้งคณะกรรมการในตอนต้นของการประชุมครั้งต่อไป พูดคุยกับสมาชิกบอร์ดของคุณเกี่ยวกับวิธีการที่พวกเขาชอบ

ทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญ?

หากบริษัทของคุณเข้าร่วมการตรวจสอบของ IRS มีโอกาสสูงที่รายงานการประชุมคณะกรรมการของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่คุณต้องส่งกลับ หากบริษัทของคุณไม่สามารถจัดเตรียมบันทึกการประชุมโดยละเอียดและชัดเจนให้กับ IRS ได้ บริษัทอาจนำคุณไปสู่แหล่งน้ำร้อน

อีกเหตุผลหนึ่งที่อาจต้องใช้รายงานการประชุมคณะกรรมการคือถ้าบริษัทของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินคดีที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการบริษัทของคุณ รายงานการประชุมจากคณะกรรมการของคุณสามารถเรียกหมายศาลและใช้ในระหว่างการพิจารณาคดีในศาลได้ ขอย้ำอีกครั้งว่า การไม่สามารถให้ข้อมูลรายงานการประชุมเหล่านี้อาจทำให้บริษัทของคุณเสียหายได้

เคล็ดลับในการจดบันทึกการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

เราได้กล่าวถึงเคล็ดลับเหล่านี้ส่วนใหญ่ไว้ในส่วนก่อนหน้านี้แล้ว แต่มาดูเคล็ดลับที่ง่ายและรวดเร็วซึ่งคุณสามารถใช้จดบันทึกการประชุมได้ดีที่สุด

• ใช้ป้ายชื่อหรือคำนำเพื่อเรียนรู้ชื่อ
• ขอคำชี้แจงเมื่อจำเป็น
• ข้ามประโยคเต็ม เขียนความคิดที่สมบูรณ์
• บันทึกการประชุมและถอดเสียงในภายหลังโดยได้รับอนุญาต
• พกเครื่องมือจดบันทึกสำรองเผื่อไว้ด้วย
• สื่อสารความคาดหวังกับทีมของคุณ
• ส่งบันทึกการประชุมออกในวันเดียวกันกับการประชุม

พึงระลึกว่าแม้สิ่งเหล่านี้เป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับคุณ แต่ควรทำงานร่วมกับทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการจัดการประชุม

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อจดนาที

การทำผิดพลาดขณะบันทึกรายงานการประชุมเป็นเรื่องยุ่งยาก เพราะเมื่อการประชุมจบลง จบลงแล้วจริงๆ! ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่ผู้คนทำเมื่อสละเวลาเป็นนาที:

• ไม่เขียนอะไรลงไปเพราะคิดว่าไม่สำคัญ
• ประชุมเสร็จรอส่งสรุปการประชุมนานเกินไป
• ภาษาไม่ชัดเจนหรือคลุมเครือ
• ลืมบันทึกผู้เข้าร่วมประชุม เวลาเริ่มต้น และรายการดำเนินการ
• การจัดเก็บและแจกจ่ายเอกสารที่ไม่เหมาะสม
• ไม่ขอความยินยอมก่อนบันทึกการประชุม

ไม่มีการย้อนกลับไปแก้ไขหรือขอให้ใครซักคนพูดซ้ำ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องระมัดระวังในการจดบันทึกการประชุม

คุณเขียนทั้งหมดนั้นลงหรือไม่?

การติดตามรายงานการประชุมของคุณไม่ควรเป็นเรื่องภายหลัง อาจดูเหมือนเป็นส่วนเล็กๆ ในงานของคุณ แต่คุณจะช่วยตัวเองให้พ้นจากปัญหาได้มาก ถ้าคุณทำมันให้ถูกต้องในครั้งแรก

นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้สร้างเทมเพลตรายงานการประชุมที่มีประโยชน์นี้เพื่อการใช้งานของคุณ ใช้เทมเพลตการประชุมนี้เพื่อสร้างโครงสร้างที่เหมือนกันสำหรับการประชุมในอนาคตทั้งหมดของคุณ!