有什么比离开一个富有成效的会议却发现没有人记录讨论的内容更糟糕的事情吗？

你的记忆力有多好并不重要：如果你在主持会议时错过了做那些重要的笔记，你对你的团队造成了伤害。 缺少会议记录意味着您的团队刚刚失去了新的头脑风暴想法、有价值的见解和行动项目。 你还不如完全跳过会议。

是时候停止满足于浪费公司资金的低效会议了。 如果使用得当，会议纪要有助于提高您的工作效率、简化工作流程并为您的团队创造可衡量的成果。

为什么会议记录很重要？

您的会议记录是团队会议期间讨论内容的正式书面记录。 在会议开始后，他们充当了真相的来源。 会议纪要对于理解会议的意义并与无法参加会议的人分享所讨论的内容是必要的。 它们对于让每个人都对后续步骤负责并使每个人都在同一页面上也至关重要。

没有会议记录，你就被困在玩世界上最蹩脚的电话游戏。 与其试图传达 x 人或 y 人是否应该联系 CEO，您只需参考您的笔记并继续前进。 会议纪要旨在让您的工作生活更轻松。

如何制定清晰有效的会议纪要

做好会议纪要的关键是做好准备。 仅仅拿着笔记本走进会议并不会减少它。 在会前、会中和会后都需要做大量的准备工作，以确保您掌握了全貌。

会议记录中应包含的内容

除了记录会议中所说的话，你还应该写什么？ 光说谁在场并记录说了什么是不够的。 因为会议记录是会议中发生的所有事情的正式记录，所以您需要包含的内容比您想象的要多。

您的会议记录应注意以下几点，例如：

• 会议几点开始
• 谁参加了会议
• 发生的任何正式动议或投票
• 推迟到下一次会议的任何事情
• 提及的任何行动项目及其所有者
• 会议几点结束

不要因为你认为它不重要而犯了不写下来的错误。 您对重要事项的偏见不应影响会议记录。 请记住，会议记录代表了所讨论的内容，无论您是否同意所说的内容。 避免使用形容词和副词，只坚持所说的内容和说话人的事实。

根据经验，最好有太多笔记，然后在会议结束后编辑内容。 编辑会议记录也比试图记住会议结束后发生的事情要容易得多。

开会前要做什么

在会议开始之前有很多工作需要完成。 从收集会议议程到准备会议邀请列表的一切都在这一步完成。 这些是你和你的团队见面之前应该收集的东西。 管理期望并让您的队友提前做好准备将有助于您的会议更顺利地进行。

发送会议议程

您的会议议程是最重要的会前材料。 您的会议议程概述了会议期间将涵盖的内容、您的团队需要的任何其他信息以及将参加会议的人员。 ReadyTalk 的一项研究表明，63% 的会议是在没有会议议程的情况下进行的

这是一个相当高的数字，特别是因为同一项研究表明，47% 的受访者表示他们认为在办公室开会是最浪费时间的事情。 问题不在于会议，而在于你如何进行会议。

您的会议议程很重要，因为它让每个人都在同一页面上。 没有人会毫无准备或不知道会发生什么而走进您的会议。 这可以节省时间并停止无意义、浪费的会议循环。

会议议程应包括哪些内容？

• 参会人员姓名
• 支持文件
• 以前的会议记录
• 讨论主题

创建一个可重复用于您设置的任何会议的会议议程模板始终符合您的最佳利益。 这创建了您的团队可以熟悉的模式。 他们会知道每次会议会发生什么。 会议议程模板还将节省您为每次会议创建新文档的时间。

收集你的工具

记笔记的方式与写下的内容同样重要。 有几种方法可以做到这一点。 根据您的速度和精通技术的水平，数字选项可能比笔和纸更好。 无论您选择什么，最好先探索您的选择。

1. 笔记软件

笔记软件结合了数字和传统方法的优点。 它允许您使用笔记本电脑快速记笔记，同时自动保存所写的所有内容。 如果您的计算机在会议中崩溃或突然关闭，您在此之前记录的所有内容都会通过软件保存。 如果您计划让多个人做笔记，这也是一个完美的解决方案。

笔记软件的缺点是您需要可靠的互联网连接才能获得全部好处。 其中许多解决方案都备份到基于云的保存系统，这意味着您严重依赖互联网连接。

2.录音软件

确保您不会错过任何会议内容的最简单方法是简单地记录下来。 这为您提供了逐字记录的准确记录。 没有比录制会议录音更直接的了。

使用录音软件有一些缺点。 最明显的是，有几个州需要两方同意才能录制电话或对话。 如果您的企业或任何远程员工位于需要两方同意的 11 个州之一，则在这样做之前，您需要获得法律许可才能记录参与会议的每个人。

第二个问题是每次录制的会议仍然需要转录。 除非您使用为您转录音频的转录软件，否则这可能是一项耗时的任务。 即使您可以自动转录，获得准确逐字翻译的机会也很小。 技术成熟，并非万无一失。

3.笔和纸

使用笔和纸时几乎不会出错。 您不必依赖技术、互联网或云来确保记笔记。 除非您发现自己使用的是无墨水笔且没有备用笔，否则这可能是最可靠的选择。

许多人在记录会议记录时选择使用速记。 这种方法在法庭记者中很受欢迎，但也可以用于商务会议。 不管你是否使用速记，做最好的笔记的关键是拥有一个你熟悉的系统。

然而，使用笔和纸时有一些缺点。 首先是你记笔记的速度——它不可避免地比使用笔记本电脑打字要慢得多。 另一个很大的缺点是，如果您丢失了记录会议记录的笔记本，那么您将在没有桨的情况下陷入困境。 拥有一份会议记录的实体副本是一把双刃剑。

会议本身就是实际完成大部分工作的地方。 您的会议流程将取决于您的组织和团队偏好。 给自己一个优雅的机会，让自己轻松地参加几次会议并进入节奏。 不要害怕就如何更有效地运作提出建议。

确认每个人都出席

无论您是离开日历邀请 RSVP 还是参加会议，您都需要记下谁在场。 一个简单的方法是在会议开始时传递出勤表。

让大家熟悉自己

如果你要做会议记录，你需要知道每个人的名字。 如果您参加小型团队会议，这可能看起来很简单，但大型董事会会议或与外部客人的会议可能会出现问题。 如果您需要在会议开始前要求每个人自我介绍，请不要自觉。

另一个提示？ 为参加的每个人制作名片。 这使您可以在不中断对话流程的情况下查看谁在讲话。

创建一个记笔记过程

记录会议记录的过程可能比看起来要复杂。 不要犯试图逐字写下所有内容的错误。 你不能写得比人们说话的速度快，如果你尝试，你可能会错过一些重要的东西。 用宽泛、易于理解的主要思想写下你的笔记。

这几句话准确地传达了发生的事情，而不会陷入逐字逐句的确切对话中。 任何查看这些笔记的人都了解讨论的内容以及行动项目是什么。

努力在会议纪要中找到合适的词？ 以下是一些您可以参考的常用短语：

随意调整这种语言，以更好地反映您组织的内部沟通风格。 好处是拥有一组重复的短语可以帮助向阅读会议记录的每个人传达期望。

会议结束后，是时候整理您的笔记并将其分发给您的团队了。 做这件事的最佳时间是在会议结束后，一切都在你脑海中浮现。 这减少了出错的机会，并允许您在有问题时与会议参与者联系。

总结会议纪要

整理你的会议记录是重要的一步。 您可能会以速记或缩写名称记笔记以节省时间，这意味着您需要为其他与会者清楚地拼出事情。 您可能还希望通过快速会议调查获得与会者的反馈以获取一般反馈，以衡量其他人从会议中获得的您可能错过的内容。

您应该在会议记录的最终版本中包含以下内容：

• 所有与会者的姓名
• 会议日期和时间
• 会议目的
• 讨论了什么
• 同意后续步骤
• 记录谁主持了会议
• 记录谁做了会议记录

整理笔记的一个好的经验法则是问问自己：如果没有参加会议的人阅读了这些笔记，他们会明白发生了什么吗？

存储和共享会议记录

存储会议记录的最佳方式是使用云。 DropBox 或 Google Drive 等云协作软件允许您将文件直接上传到平台，以便于访问。 您不必担心会议记录的物理副本丢失或损坏。 即使在公司范围内的计算机出现故障的情况下，您的文档也会安全地存储在云中。

上传会议纪要后，您可以邀请团队成员通过云软件解决方案查看和访问文件。 这意味着没有人会通过电子邮件向您索要会议记录的副本。 一切都方便地位于一个位置。 使用基于云的软件是存储和共享会议记录的最安全、最简单的方法。

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如何为董事会会议做记录

在处理董事会会议时，会议记录具有全新的含义。 董事会会议通常包括来自组织外部的与会者，这些人经常对重要的法律和商业事务进行投票。 董事会会议的法律方面意味着您的会议记录从简单的讨论内容转变为会议的正式和法律记录。

公司董事会负有法律责任，您的会议记录被认为是所讨论内容的准确代表。 因此，您需要保持董事会会议记录中的语言简单直接。 如果您正在为董事会会议记录会议纪要，您应该在继续之前检查您所在州的法律要求。

批准董事会会议记录

董事会会议记录的另一个挑战是，它们必须获得批准才能被视为会议的正式记录。 在大多数情况下，会议纪要需要直接发送给董事会主席并签字，然后才能分发给董事会的其他成员。

根据您的董事会结构，您上一次会议的会议记录可能还需要在下一次会议开始时由整个董事会投票批准。 与您的董事会成员讨论他们喜欢哪种方法。

为什么这很重要？

如果您的公司被选中进行 IRS 审计，那么您的董事会会议记录很可能会成为您需要提交的文件的一部分。 如果您的公司无法向 IRS 提供详细而清晰的会议记录，它可能会让您陷入困境。

可能需要您的董事会会议记录的另一个原因是您的公司是否参与涉及您的董事会的诉讼。 可以在法庭诉讼期间传唤和使用董事会的会议记录。 同样，无法提供这些会议记录可能会使您的公司为此付出代价。

记录有效会议记录的技巧

我们已经在前面的部分中介绍了这些技巧中的大部分，但让我们来看看一些可以用来做最好的会议记录的快速简单的技巧。

• 使用名称标签或介绍来学习名称
• 必要时要求澄清
• 跳过完整的句子，写完整的想法
• 录制会议并稍后在获得许可的情况下转录
• 带上备用笔记工具，以防万一
• 与您的团队沟通期望
• 在会议当天发送会议记录

请记住，虽然这些是您要遵循的指导方针，但最好与您的团队合作，了解他们希望如何开展会议。

花几分钟时要避免的常见错误

在做会议记录时犯错是很棘手的，因为一旦会议结束，就真的结束了！ 以下是人们在做几分钟时常犯的一些错误：

• 不写下来，因为你认为它不重要
• 会议结束后等待太长时间发送会议摘要
• 语言不明确或模棱两可
• 忘记记录与会者、开始时间和行动项目
• 文件存储和分发不当
• 录制会议前不征得同意

没有回头路并进行正确的编辑或要求某人重复他们所说的话。 这就是为什么您在做会议记录时需要保持警惕的原因。

你把这些都写下来了吗？

跟踪您的会议记录不应该是事后的想法。 这似乎是你工作中微不足道的一部分，但如果你第一次就做对了，你会为自己省去很多麻烦。

这就是为什么我们创建了这个方便的会议记录模板供您使用。 使用此会议模板为您未来的所有会议创建统一的结构！