Что может быть хуже, чем уйти с продуктивной встречи и обнаружить, что никто не записывает то, что обсуждалось?

Неважно, насколько хороша ваша память: если вы ведете совещание и пропускаете важные заметки, вы оказываете своей команде медвежью услугу. Отсутствие протоколов совещаний означает, что ваша команда только что потеряла новые идеи для мозгового штурма, ценные идеи и действия. С тем же успехом вы могли бы вообще пропустить встречу.

Пришло время перестать соглашаться на неэффективные встречи, которые стоят вашей компании денег. При правильном использовании протоколы совещаний могут помочь повысить вашу производительность, оптимизировать рабочие процессы и добиться измеримых результатов для вашей команды.

Почему важны протоколы совещаний?

Протокол вашего собрания — это официальный письменный отчет о том, что обсуждалось на собрании команды. Они действуют как источник правды после того, как собрание началось. Протоколы собраний необходимы для того, чтобы понять смысл встречи и поделиться тем, что обсуждалось с людьми, которые не смогли прийти. Они также имеют решающее значение для того, чтобы все были ответственны за следующие шаги и чтобы все были на одной волне.

Без протоколов совещаний вы застряли, играя в самую отстойную игру в мире по телефону. Вместо того, чтобы пытаться передать, кто x человек или y человек должен был связаться с генеральным директором, вы можете просто обратиться к своим заметкам и двигаться дальше. Протоколы совещаний предназначены для того, чтобы облегчить вашу работу на работе.

Как вести четкие и эффективные протоколы совещаний

Ключ к идеальному составлению протоколов совещаний — это подготовка. Просто прийти на встречу с блокнотом в руках не получится. До, во время и после встречи необходимо провести большую подготовку, чтобы убедиться, что вы получили полную картину.

Что включить в протокол собрания

Помимо записи того, что было сказано на собрании, что еще вы должны записывать? Недостаточно сказать, кто там был, и записать сказанное. Поскольку протокол собрания представляет собой официальную запись всего, что произошло на собрании, вам потребуется включить в него больше, чем вы думаете.

Есть несколько вещей, которые следует отметить в протоколе собрания, например:

• Во сколько началась встреча
• Кто присутствовал на встрече
• Любые официальные предложения или голоса, которые произошли
• Все, что отложено до следующей встречи
• Любые упомянутые действия и кому они принадлежат
• Во сколько закончилась встреча

Не совершайте ошибку, не записывая что-то, потому что считаете это неважным. Ваша предвзятость в отношении того, что важно, не должна влиять на протокол собрания. Помните, что протокол собрания отражает то, что обсуждалось, независимо от того, согласны ли вы с тем, что было сказано. Избегайте прилагательных и наречий и просто придерживайтесь фактов того, что было сказано и кем.

Как правило, всегда лучше иметь слишком много заметок, а затем редактировать их после встречи. Также гораздо проще редактировать протокол собрания, чем пытаться вспомнить, что произошло после окончания собрания.

Что делать перед встречей

До начала собрания нужно сделать много работы. На этом шаге завершается все, от составления повестки собрания до подготовки списка приглашенных на собрание. Это то, что вы должны собрать перед встречей с вашей командой. Управление ожиданиями и предоставление вашим товарищам по команде возможности подготовиться заранее поможет вашей встрече пройти более гладко.

Разошлите повестку встречи

Повестка дня вашей встречи — это самый важный материал перед встречей. В повестке дня встречи указано, что будет обсуждаться во время встречи, какая дополнительная информация нужна вашей команде, а также кто будет присутствовать на встрече. Исследование ReadyTalk показало, что 63% встреч проводились без повестки дня.

Это довольно высокий показатель, тем более что то же исследование показало, что 47% респондентов считают встречи в офисе тратой времени номер один. Проблема не в собраниях, а в том, как вы их проводите.

Повестка дня вашей встречи важна, потому что она объединяет всех. Никто не придет на вашу встречу неподготовленным или не знающим, чего ожидать. Это экономит время и останавливает цикл бессмысленных, напрасных встреч.

Что должно быть включено в повестку собрания?

• Имена участников встречи
• Подтверждающие документы
• Протокол предыдущей встречи
• Темы обсуждения

В ваших же интересах создать шаблон повестки собрания, который можно будет использовать на регулярной основе для любых назначенных вами собраний. Это создает шаблон, с которым ваша команда может ознакомиться. Они узнают, чего ожидать от каждой встречи. Шаблон повестки собрания также сэкономит ваше время на создании нового документа для каждого собрания.

Соберите свои инструменты

То, как вы делаете заметки, так же важно, как и то, что вы записываете. Есть несколько способов сделать это. В зависимости от вашей скорости и уровня технических знаний цифровой вариант может быть лучше, чем ручка и бумага. Что бы вы ни выбрали, лучше сначала изучить варианты.

1. Программное обеспечение для создания заметок

Программное обеспечение для создания заметок сочетает в себе лучшее из цифровых и традиционных методов. Это позволяет вам использовать свой ноутбук, чтобы быстро делать заметки, автоматически сохраняя все, как написано. Если ваш компьютер выходит из строя или внезапно выключается посреди встречи, все, что вы задокументировали до этого момента, сохраняется с помощью программного обеспечения. Это также идеальное решение, если вы планируете, чтобы заметки делали несколько человек.

Недостатком программного обеспечения для создания заметок является то, что вам нужно надежное подключение к Интернету, чтобы получить все преимущества. Многие из этих решений имеют резервную копию в облачной системе сохранения, а это означает, что вы сильно зависите от своего интернет-соединения.

2. Программное обеспечение для записи

Самый простой способ убедиться, что вы ничего не пропустите на совещании, — это просто записать его. Это дает вам точную расшифровку того, что было сказано дословно. Нет ничего проще, чем иметь аудиозапись ваших встреч.

Есть несколько недостатков использования программного обеспечения для записи. Наиболее очевидным является то, что есть несколько состояний, в которых требуется согласие двух сторон, прежде чем вы сможете записывать телефонные звонки или разговоры. Если ваша компания или какие-либо удаленные сотрудники находятся в одном из одиннадцати штатов, требующих двустороннего согласия, вам потребуется юридическое разрешение на запись всех участников собрания, прежде чем делать это.

Вторая проблема заключается в том, что каждую записанную встречу все равно нужно расшифровывать. Если вы не используете программное обеспечение для расшифровки аудио, это может занять много времени. Даже если вы можете расшифровать его автоматически, шансы на то, что вы получите точный дословный перевод, невелики. Технология сложная, но не безошибочная.

3. Ручка и бумага

При использовании ручки и бумаги мало что может пойти не так. Вам не нужно полагаться на технологии, Интернет или облако, чтобы делать заметки. Если вы не обнаружите, что у вас бесчернильное перо и нет резервной копии, это, вероятно, самый надежный вариант.

Многие люди предпочитают использовать стенографию при составлении протоколов совещаний. Этот метод популярен среди судебных репортеров, но его можно использовать и на деловых встречах. Ключом к созданию лучших заметок, независимо от того, используете ли вы стенографию или нет, является наличие системы, которую вы знаете как свои пять пальцев.

Однако при использовании ручки и бумаги есть несколько недостатков. Во-первых, это скорость, с которой вы можете делать заметки — она неизбежно намного медленнее, чем использование ноутбука для набора текста. Другой большой недостаток заключается в том, что если вы потеряете блокнот, в котором записывали протоколы совещаний, вы окажетесь в ручье без весла. Наличие одной физической копии протоколов совещаний — палка о двух концах.

На самом собрании делается основная часть работы. Ход ваших совещаний будет зависеть от вашей организации и предпочтений вашей команды. Дайте себе возможность провести несколько встреч и войти в ритм. Не бойтесь вносить предложения о том, как управлять делами более эффективно.

Убедитесь, что все присутствуют

Независимо от того, уходите ли вы из календаря, приглашая RSVP или записываясь на собрание, вам нужно отметить, кто там. Самый простой способ сделать это — раздать лист посещаемости в начале встречи.

Знакомьтесь со всеми

Вам нужно знать имена всех, если вы собираетесь вести протокол собрания. Это может показаться простым, если вы участвуете в собрании небольшой команды, но большие собрания правления или встречи с посторонними гостями могут создать проблему. Не смущайтесь, если вам нужно попросить всех представиться перед началом собрания.

Еще один совет? Создайте визитки для всех присутствующих. Это позволяет видеть, кто говорит, не прерывая разговора.

Создайте процесс ведения заметок

Процесс ведения протокола собрания может быть сложнее, чем кажется. Не совершайте ошибку, пытаясь записать все дословно. Вы не можете писать быстрее, чем люди говорят, и вы, вероятно, упустите что-то важное, если попытаетесь. Пишите свои заметки в общих, простых для понимания основных идеях.

Эти несколько предложений точно передают то, что произошло, не увязая в дословном разговоре. Любой, кто просматривает эти заметки, понимает, что обсуждалось и каковы действия.

Пытаетесь подобрать правильные слова для протоколов совещаний? Вот несколько фраз, на которые вы можете опереться:

Не стесняйтесь настраивать этот язык, чтобы он лучше отражал стиль внутреннего общения вашей организации. Преимущество заключается в том, что наличие набора повторяющихся фраз может помочь донести ожидания до всех, кто читает протокол вашей встречи.

Когда собрание закончится, пришло время привести в порядок ваши записи и раздать их вашей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи, если у вас есть вопросы.

Подведите итоги встречи

Приведение в порядок протоколов совещаний, которые вы провели, является важным шагом. Скорее всего, вы делали заметки стенограммой или сокращенными именами, чтобы сэкономить время, а это значит, что вам нужно будет четко разъяснить суть другим участникам собрания. Вы также можете получить отзывы от участников с помощью быстрого опроса о собрании для общего отзыва, просто чтобы оценить, что другие получили от собрания, что вы, возможно, пропустили.

Вот что вы должны включить в окончательный вариант заметок о собрании:

• Имена всех участников собрания
• Дата и время встречи
• Цель встречи
• Что обсуждалось
• Согласованы следующие шаги
• Примечание о том, кто руководил собранием
• Примечание о том, кто вел протокол встречи

Хорошее эмпирическое правило для приведения записей в порядок: спросите себя: если кто-то, кто не присутствовал на собрании, прочитает эти записи, поймет ли он, что происходит?

Храните и делитесь протоколами собраний

Лучший способ хранить протоколы совещаний — в облаке. Программное обеспечение для совместной работы в облаке, такое как DropBox или Google Drive, позволяет загружать файлы непосредственно на платформу для простоты доступа. Вам не придется беспокоиться о потере или уничтожении физических копий протоколов совещаний. Даже в случае сбоя компьютера в масштабах всей компании ваши документы надежно хранятся в облаке.

После того, как вы загрузили протокол собрания, вы можете пригласить товарищей по команде для просмотра и доступа к файлам через облачное программное решение. Это означает, что никто не будет отправлять вам электронные письма с просьбой предоставить копию протокола собрания. Все удобно расположено в одном месте. Использование облачного программного обеспечения — самый безопасный и простой способ хранения протоколов совещаний и обмена ими.

Откройте для себя лучшее на рынке программное обеспечение для совместной работы с облачным контентом и прочитайте отзывы реальных пользователей, таких как вы.

Как составить протокол заседания правления

Протоколы собраний приобретают совершенно новое значение при работе с заседаниями совета директоров. На собраниях совета часто присутствуют участники извне вашей организации, и эти люди часто голосуют по важным юридическим и деловым вопросам. Юридический аспект заседания совета директоров означает, что протокол собрания превращается из просто записи того, что обсуждалось, в официальную и юридическую запись собрания.

Советы директоров компаний несут юридическую ответственность, и предполагается, что ваши протоколы собраний точно отражают то, что обсуждалось. По этой причине вам необходимо, чтобы формулировки в протоколах заседаний совета директоров были простыми и прямыми. Если вы записываете протокол заседания совета директоров, вам следует проверить требования законодательства штата, прежде чем продолжить.

Утверждение протокола заседания правления

Еще одна проблема, связанная с протоколами заседаний правления, заключается в том, что они должны быть утверждены, прежде чем их можно будет считать официальным протоколом собрания. В большинстве случаев протоколы собраний должны быть отправлены непосредственно председателю правления и подписаны, прежде чем их можно будет разослать остальным членам правления.

В зависимости от структуры вашего совета, может также потребоваться голосование по протоколу вашего предыдущего собрания для утверждения всем советом в начале следующего собрания. Поговорите с членами вашего правления о том, какой метод они предпочитают.

Почему это важно?

Если ваша компания участвует в аудите IRS, велика вероятность того, что протокол заседания совета директоров может быть частью документации, которую вам нужно будет передать. Если ваша компания не может предоставить подробные и четкие отчеты о встречах в IRS, это может поставить вас в тупик.

Еще одна причина, по которой может потребоваться протокол заседания совета директоров, заключается в том, что ваша компания участвует в судебном процессе, в котором участвует ваш совет директоров. Протокол заседания вашего совета может быть вызван в суд и использован во время судебного разбирательства. Опять же, неспособность предоставить эти минуты может стоить вашей компании дела.

Советы по эффективному ведению заметок на совещаниях

Мы рассмотрели большинство этих советов в предыдущих разделах, но давайте рассмотрим несколько быстрых и простых советов, которые вы можете использовать, чтобы делать наилучшие заметки на собраниях.

• Используйте теги имен или знакомства, чтобы узнать имена
• Попросите разъяснений, когда это необходимо
• Пропускайте полные предложения, пишите законченными мыслями
• Запишите встречу и расшифруйте позже с разрешения
• Возьмите с собой резервные инструменты для создания заметок на всякий случай
• Сообщите об ожиданиях вашей команде
• Отправка заметок о собрании в тот же день собрания

Помните, что хотя это и рекомендации, которым вы должны следовать, лучше обсудить с вашей командой, как они предпочитают проводить собрания.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при ведении протоколов

Совершить ошибку при составлении протокола встречи сложно, потому что, как только встреча закончилась, она действительно закончилась! Вот некоторые из распространенных ошибок, которые совершают люди при составлении протоколов:

• Не записываете что-то, потому что считаете это неважным
• Слишком долгое ожидание отправки сводки собрания после собрания
• Непонятный или двусмысленный язык
• Забыть записать участников собрания, время начала и действия
• Неправильное хранение и распространение документов
• Не спрашивать согласия перед записью встреч

Нет пути назад, чтобы внести правильные правки или попросить кого-то повторить то, что они сказали. Вот почему вам нужно быть бдительными, когда вы записываете протокол собрания.

Вы все это записали?

Отслеживание протоколов совещаний не должно быть запоздалой мыслью. Это может показаться незначительной частью вашей работы, но вы избавите себя от многих проблем, если сделаете это правильно с первого раза.

Вот почему мы создали для вас этот удобный шаблон протокола собрания. Используйте этот шаблон встречи, чтобы создать единую структуру для всех ваших будущих встреч!