Existe algo pior do que sair de uma reunião produtiva e descobrir que ninguém anotou o que foi discutido?

Não importa quão boa seja sua memória: se você estiver liderando uma reunião e deixar de fazer essas anotações cruciais, você prestou um desserviço à sua equipe. A falta de atas de reunião significa que sua equipe acabou de perder novas ideias de brainstorming, insights valiosos e itens de ação. Você poderia muito bem ter pulado a reunião completamente.

É hora de parar de se contentar com reuniões ineficazes que custam dinheiro à sua empresa. Se utilizadas corretamente, as atas de reunião podem ajudar a aumentar sua produtividade, agilizar os processos de trabalho e criar resultados mensuráveis ​​para sua equipe.

Por que as atas de reunião são importantes?

Suas atas de reunião são o registro oficial por escrito do que foi discutido durante uma reunião de equipe. Eles agem como a fonte da verdade após o início da reunião. As atas da reunião são necessárias para dar sentido à reunião e compartilhar o que foi discutido com as pessoas que não puderam comparecer. Eles também são cruciais para manter todos responsáveis ​​pelas próximas etapas e colocar todos na mesma página.

Sem as atas das reuniões, você fica preso no jogo de telefone mais idiota do mundo. Em vez de tentar retransmitir se x pessoa ou y pessoa deveria entrar em contato com o CEO, você pode apenas consultar suas anotações e seguir em frente. As atas de reunião são projetadas para facilitar sua vida no trabalho.

Como fazer atas de reunião claras e eficazes

A chave para fazer atas de reunião perfeitas é estar preparado. Simplesmente entrar em uma reunião com um caderno na mão não vai resolver. Há muita preparação que precisa ser feita antes, durante e depois da reunião para garantir que você captou a imagem completa.

O que incluir em suas atas de reunião

Além de registrar o que foi dito na reunião, o que mais você deveria escrever? Não basta dizer quem estava lá e registrar o que foi dito. Como as atas da reunião são um registro formal de tudo o que aconteceu na reunião, você precisará incluir mais do que imagina.

Há várias coisas que sua ata de reunião deve observar, como:

• Que horas começou a reunião
• Quem participou da reunião
• Quaisquer moções ou votos oficiais que aconteceram
• Qualquer coisa adiada para a próxima reunião
• Quaisquer itens de ação mencionados e quem os possui
• A que horas terminou a reunião

Não cometa o erro de não escrever algo porque você o considera sem importância. Seu preconceito sobre o que é importante não deve afetar as atas da reunião. Lembre-se, as atas das reuniões são uma representação do que foi discutido, independentemente de você concordar com o que foi dito. Evite adjetivos e advérbios e simplesmente atenha-se aos fatos do que foi dito e por quem.

Como regra geral, é sempre melhor ter muitas anotações e depois editar as coisas após a reunião. Também é muito mais fácil editar as atas da reunião do que tentar lembrar o que aconteceu depois que a reunião terminou.

O que fazer antes da reunião

Há muito trabalho que precisa ser feito antes do início da reunião. Tudo, desde reunir uma agenda de reunião até preparar a lista de convites da reunião, é concluído nesta etapa. Estas são as coisas que você deve reunir antes de você e sua equipe se encontrarem. Gerenciar as expectativas e permitir que seus colegas de equipe se preparem com antecedência ajudará sua reunião a ser mais tranquila.

Enviar uma agenda de reuniões

A agenda da sua reunião é a peça mais importante do material pré-reunião. A agenda da reunião descreve o que será abordado durante a reunião, qualquer informação adicional que sua equipe precise, bem como quem estará presente na reunião. Um estudo da ReadyTalk mostrou que 63% das reuniões foram realizadas sem agenda de reuniões

Esse é um número bastante alto, especialmente porque o mesmo estudo mostrou que 47% dos entrevistados disseram que consideravam as reuniões a maior perda de tempo no escritório. O problema não está nas reuniões, mas em como você as conduz.

A agenda da sua reunião é importante porque coloca todos na mesma página. Ninguém entrará em sua reunião despreparado ou sem saber o que esperar. Isso economiza tempo e interrompe o ciclo de reuniões inúteis e desperdiçadas.

O que deve ser incluído na agenda da reunião?

• Nomes dos participantes da reunião
• Documentos de suporte
• Atas de reuniões anteriores
• Tópicos de discussão

É sempre do seu interesse criar um modelo de agenda de reunião que possa ser usado de forma recorrente para qualquer reunião que você definir. Isso cria um padrão com o qual sua equipe pode se familiarizar. Eles saberão o que esperar de cada reunião. Um modelo de agenda de reunião também economizará seu tempo na criação de um novo documento para cada reunião.

Reúna suas ferramentas

Como você toma notas é tão importante quanto o que você escreve. Existem algumas maneiras de fazer isso. Dependendo da sua velocidade e nível de conhecimento de tecnologia, uma opção digital pode ser melhor do que papel e caneta. Seja qual for a sua escolha, é melhor explorar suas opções primeiro.

1. Software de anotações

O software de anotações combina o melhor dos métodos digitais e tradicionais. Ele permite que você use seu laptop para fazer anotações rapidamente enquanto salva automaticamente tudo conforme está escrito. Se o seu computador travar ou desligar repentinamente no meio da reunião, tudo o que você documentou até aquele momento será salvo por meio do software. Esta também é uma solução perfeita se você planeja ter mais de uma pessoa tomando notas.

A desvantagem do software de anotações é que você precisa de uma conexão confiável à Internet para obter todos os benefícios. Muitas dessas soluções têm backup em um sistema de economia baseado em nuvem, o que significa que você depende muito de sua conexão com a Internet.

2. Software de gravação

A maneira mais fácil de garantir que você não perca nada da sua reunião é simplesmente gravá-la. Isso lhe dá uma transcrição exata do que foi dito na íntegra. Não há nada mais direto do que ter uma gravação de áudio de suas reuniões.

Existem algumas desvantagens no uso de software de gravação. O mais óbvio é que existem vários estados que exigem o consentimento de duas partes antes que você possa gravar chamadas telefônicas ou conversas. Se sua empresa ou qualquer funcionário remoto estiver localizado em um dos onze estados que exigem consentimento de duas partes, você precisará de permissão legal para gravar todos os envolvidos em uma reunião antes de fazê-lo.

A segunda questão é que toda reunião gravada ainda precisará ser transcrita. A menos que você esteja usando um software de transcrição que transcreve o áudio para você, essa pode ser uma tarefa demorada. Mesmo que você possa transcrevê-lo automaticamente, as chances de obter uma tradução precisa palavra por palavra são pequenas. A tecnologia é sofisticada, não infalível.

3. Caneta e papel

Há muito pouco que pode dar errado ao usar caneta e papel. Você não precisa depender da tecnologia, da Internet ou da nuvem para garantir que as anotações sejam feitas. A menos que você se encontre com uma caneta sem tinta e sem backup, esta é provavelmente a opção mais confiável.

Muitas pessoas optam por usar taquigrafia ao fazer suas atas de reunião. Esse método é popular entre os repórteres da corte, mas também pode ser usado em reuniões de negócios. A chave para tirar as melhores notas, quer você use taquigrafia ou não, é ter um sistema que você conhece como a palma da sua mão.

Existem algumas desvantagens ao usar caneta e papel, no entanto. A primeira é a velocidade com que você pode fazer anotações – é inevitavelmente muito mais lenta do que usar um laptop para digitar as coisas. A outra grande desvantagem é que, se você perder o caderno em que anotou as atas da reunião, estará em um riacho sem remo. Ter uma cópia física das notas da reunião é uma faca de dois gumes.

A reunião em si é onde a maior parte do trabalho realmente é feita. O fluxo de suas reuniões dependerá da sua organização e das preferências de sua equipe. Dê a si mesmo a graça de fazer algumas reuniões e entrar no ritmo. Não tenha medo de fazer sugestões sobre como executar as coisas de forma mais eficaz.

Verifique se todos estão presentes

Esteja você saindo do calendário, convidando RSVPs ou participando da reunião, você precisará anotar quem está lá. Uma maneira fácil de fazer isso é passar uma folha de presença no início da reunião.

Familiarize-se com todos

Você precisa saber o nome de todos se quiser fazer as atas da reunião. Isso pode parecer simples se você estiver em uma pequena reunião de equipe, mas reuniões maiores do conselho ou reuniões com convidados externos podem apresentar um problema. Não se sinta constrangido se precisar pedir a todos que se apresentem antes do início da reunião.

Outra dica? Crie cartões de nome para todos os participantes. Isso permite que você veja quem está falando sem interromper o fluxo da conversa.

Crie um processo de anotações

O processo de fazer atas de reuniões pode ser mais complicado do que parece. Não cometa o erro de tentar escrever tudo literalmente. Você não pode escrever mais rápido do que as pessoas falam e provavelmente perderá algo importante se tentar. Escreva suas notas em ideias principais amplas e fáceis de entender.

Essas poucas frases comunicam exatamente o que aconteceu sem ficar atolado na palavra exata para a conversa palavra. Qualquer pessoa que veja essas notas entende o que foi discutido e quais são os itens de ação.

Lutando para encontrar as palavras certas para usar em suas atas de reunião? Aqui estão algumas frases que você pode recorrer:

Sinta-se à vontade para ajustar essa linguagem para refletir melhor o estilo de comunicação interna de sua organização. O benefício é que um conjunto de frases repetidas pode ajudar a comunicar as expectativas a todos que lêem suas atas de reunião.

Quando a reunião terminar, é hora de organizar suas anotações e distribuí-las para sua equipe. A melhor hora para fazer isso é logo após a reunião, enquanto tudo está fresco em sua mente. Isso diminui a chance de erros e permite que você entre em contato com os participantes da reunião se tiver dúvidas.

Resumir as atas da reunião

Arrumar as atas da reunião que você fez é um passo importante. Você provavelmente fez anotações em nomes taquigráficos ou abreviados para economizar tempo, o que significa que você precisará explicar claramente as coisas para outros participantes da reunião. Você também pode querer obter feedback dos participantes com uma pesquisa de reunião rápida para feedback geral, apenas para avaliar o que os outros receberam da reunião que você pode ter perdido.

Coisas que você deve incluir na versão final das notas da reunião são:

• Nome de todos os participantes da reunião
• Data e hora da reunião
• Objetivo da reunião
• O que foi discutido
• Acordado sobre os próximos passos
• Nota de quem dirigiu a reunião
• Nota de quem fez as atas da reunião

Uma boa regra para organizar as anotações é se perguntar: se alguém que não estava na reunião lesse essas anotações, entenderia o que está acontecendo?

Armazene e compartilhe as atas da reunião

A melhor maneira de armazenar suas atas de reunião é com a nuvem. Softwares de colaboração em nuvem como DropBox ou Google Drive permitem que você carregue arquivos diretamente na plataforma para facilitar o acesso. Você não terá que se preocupar com cópias físicas de suas atas de reunião sendo perdidas ou destruídas. Mesmo no caso de uma falha de computador em toda a empresa, seus documentos são armazenados com segurança na nuvem.

Depois de carregar as atas da reunião, você pode convidar colegas de equipe para visualizar e acessar os arquivos por meio da solução de software em nuvem. Isso significa que ninguém enviará um e-mail para você pedindo uma cópia das atas da reunião. Tudo está convenientemente localizado em um único local. Usar software baseado em nuvem é a maneira mais segura e fácil de armazenar e compartilhar suas atas de reunião.

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Como fazer atas para uma reunião do conselho

Atas de reunião assumem um significado totalmente novo quando se trata de reuniões do conselho. As reuniões do conselho geralmente incluem participantes de fora da sua organização, com essas pessoas muitas vezes votando em importantes questões jurídicas e comerciais. O aspecto legal de uma reunião do conselho significa que suas atas de reunião se transformam de um simples registro do que foi discutido em um registro oficial e legal da reunião.

Os conselhos da empresa têm responsabilidades legais, e as atas de sua reunião são consideradas uma representação precisa do que foi discutido. Por esse motivo, você precisará manter a linguagem em suas atas de reunião do conselho simples e direta. Se você estiver gravando as atas de uma reunião do conselho, verifique as leis estaduais quanto aos requisitos antes de prosseguir.

Aprovação da ata da reunião do conselho

Um desafio adicional das atas das reuniões do conselho é que elas devem ser aprovadas antes que possam ser contadas como o registro oficial de uma reunião. Na maioria dos casos, as atas da reunião precisarão ser enviadas diretamente ao presidente do conselho e assinadas antes de serem distribuídas ao restante do conselho.

Dependendo da estrutura do conselho, as atas da reunião anterior também podem precisar ser votadas para aprovação por todo o conselho no início da próxima reunião. Converse com os membros do seu conselho sobre qual método eles preferem.

Por que isso é importante?

Se sua empresa for selecionada para uma auditoria do IRS, há uma boa chance de que as atas da reunião do conselho façam parte da documentação que você precisará entregar. Se sua empresa não puder fornecer notas de reunião detalhadas e claras ao IRS, isso poderá levá-lo a problemas.

Outra razão pela qual suas atas de reunião do conselho podem ser necessárias é se sua empresa faz parte de um litígio que envolve seu conselho de administração. As atas de reunião do seu conselho podem ser intimadas e usadas durante os processos judiciais. Novamente, não poder fornecer esses minutos pode custar o caso à sua empresa.

Dicas para fazer anotações de reunião eficazes

Cobrimos a maioria dessas dicas nas seções anteriores, mas vamos ver algumas dicas rápidas e fáceis que você pode usar para fazer as melhores notas de reunião possíveis.

• Use etiquetas de nome ou introduções para aprender nomes
• Peça esclarecimentos quando necessário
• Pule frases completas, escreva em pensamentos completos
• Grave a reunião e transcreva depois com permissão
• Traga ferramentas de anotações de backup, apenas no caso
• Comunique as expectativas com sua equipe
• Enviar notas da reunião no mesmo dia da reunião

Lembre-se de que, embora sejam diretrizes a serem seguidas, é melhor trabalhar com sua equipe sobre como eles preferem que as reuniões sejam realizadas.

Erros comuns a serem evitados ao tomar minutos

Cometer um erro ao fazer as atas da reunião é complicado porque, uma vez que a reunião termina, realmente acabou! Aqui estão alguns dos erros comuns que as pessoas cometem ao tomar minutos:

• Não escrever algo porque você acha que não é importante
• Aguardando muito tempo após a reunião para enviar o resumo da reunião
• Linguagem imprecisa ou ambígua
• Esquecer de registrar os participantes da reunião, horários de início e itens de ação
• Armazenamento e distribuição inadequados de documentos
• Não pedir consentimento antes de gravar reuniões

Não há como voltar atrás e fazer as edições corretas ou pedir para alguém repetir o que disse. É por isso que você precisa estar atento ao fazer suas atas de reunião.

Você anotou tudo isso?

Manter o controle de suas atas de reunião não deve ser uma reflexão tardia. Pode parecer uma parte insignificante do seu trabalho, mas você evitará muitos problemas se fizer certo da primeira vez.

É por isso que criamos este prático modelo de ata de reunião para seu uso. Use este modelo de reunião para criar uma estrutura uniforme para todas as suas futuras reuniões!