Czy jest coś gorszego niż opuszczenie owocnego spotkania tylko po to, by nikt nie robił notatek z tego, o czym dyskutowano?

Nie ma znaczenia, jak dobra może być twoja pamięć: jeśli prowadzisz spotkanie i nie robisz ważnych notatek, wyrządziłeś zespołowi krzywdę. Brak protokołów ze spotkań oznacza, że ​​Twój zespół właśnie stracił nowe pomysły na burze mózgów, cenne spostrzeżenia i działania. Równie dobrze mogłeś całkowicie pominąć spotkanie.

Czas przestać zadowalać się nieefektywnymi spotkaniami, które kosztują Twoją firmę. Prawidłowo wykorzystane protokoły spotkań mogą pomóc w zwiększeniu produktywności, usprawnieniu procesów pracy i uzyskaniu wymiernych wyników dla zespołu.

Dlaczego protokół ze spotkania jest ważny?

Twój protokół ze spotkania jest oficjalnym pisemnym zapisem tego, co zostało omówione podczas spotkania zespołu. Działają jako źródło prawdy po rozpoczęciu spotkania. Protokoły ze spotkań są niezbędne, aby nadać spotkaniu sens i podzielić się tym, co zostało omówione z osobami, które nie mogły się na to zgodzić. Są również kluczowe, aby wszyscy byli odpowiedzialni za kolejne kroki i aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Bez protokołu spotkania utkniesz, grając w najsmutniejszą grę telefoniczną na świecie. Zamiast próbować przekazać, czy x osoba, czy y osoba miała skontaktować się z dyrektorem generalnym, możesz po prostu odnieść się do swoich notatek i przejść dalej. Protokoły spotkań mają na celu ułatwienie Ci życia w pracy.

Jak sporządzić jasne i efektywne protokoły ze spotkań

Przygotowywany jest klucz do doskonałego protokołu spotkania. Samo wejście na spotkanie z notatnikiem w ręku nie wystarczy. Przed spotkaniem, w jego trakcie i po nim trzeba wykonać wiele przygotowań, aby mieć pewność, że uchwyciłeś pełny obraz.

Co uwzględnić w protokole spotkania

Oprócz nagrywania tego, co zostało powiedziane na spotkaniu, co jeszcze powinieneś zapisać? Nie wystarczy powiedzieć, kto tam był i nagrać to, co zostało powiedziane. Ponieważ protokół ze spotkania jest formalnym zapisem wszystkiego, co wydarzyło się na spotkaniu, musisz podać więcej, niż mogłoby się wydawać.

W protokole spotkania należy odnotować kilka rzeczy, takich jak:

• O której rozpoczęło się spotkanie
• Kto uczestniczył w spotkaniu
• Wszelkie oficjalne wnioski lub głosy, które miały miejsce
• Wszystko odroczone do następnego spotkania
• Jakiekolwiek wymienione elementy akcji i kto jest ich właścicielem
• O której spotkanie się zakończyło

Nie popełniaj błędu nie zapisywania czegoś, ponieważ uważasz to za nieważne. Twoje nastawienie na to, co jest ważne, nie powinno wpływać na protokół ze spotkania. Pamiętaj, że protokół ze spotkania przedstawia to, co zostało omówione, niezależnie od tego, czy zgadzasz się z tym, co zostało powiedziane. Unikaj przymiotników i przysłówków i po prostu trzymaj się faktów, co zostało powiedziane i przez kogo.

Zasadniczo zawsze najlepiej jest mieć zbyt wiele notatek, a po spotkaniu je edytować. Dużo łatwiej jest też edytować protokół ze spotkania niż próbować przypomnieć sobie, co się stało po zakończeniu spotkania.

Co robić przed spotkaniem

Przed rozpoczęciem spotkania trzeba wykonać dużo pracy. Na tym etapie kończy się wszystko, od zebrania agendy spotkania po przygotowanie listy zaproszeń na spotkanie. To są rzeczy, które powinieneś zebrać, zanim spotkasz się ze swoim zespołem. Zarządzanie oczekiwaniami i umożliwienie członkom zespołu wcześniejszego przygotowania sprawi, że spotkanie będzie przebiegać sprawniej.

Wyślij agendę spotkania

Twój plan spotkania to najważniejszy element materiału poprzedzającego spotkanie. Plan spotkania zawiera opis tego, co zostanie omówione podczas spotkania, wszelkie dodatkowe informacje, których potrzebuje Twój zespół, a także kto będzie obecny na spotkaniu. Badanie przeprowadzone przez ReadyTalk wykazało, że 63% spotkań odbyło się bez agendy spotkania

To dość wysoka liczba, zwłaszcza że to samo badanie wykazało, że 47% respondentów stwierdziło, że uważa spotkania w biurze za stratę numer jeden. Problem nie tkwi w spotkaniach, ale w sposobie ich prowadzenia.

Twój plan spotkania jest ważny, ponieważ sprawia, że ​​wszyscy są na tej samej stronie. Nikt nie wejdzie na Twoje spotkanie nieprzygotowany lub nie wiedząc, czego się spodziewać. Oszczędza to czas i zatrzymuje cykl bezsensownych, zmarnowanych spotkań.

Co powinno znaleźć się w agendzie spotkania?

• Nazwiska uczestników spotkania
• Dokumentów potwierdzających
• Protokół z poprzedniego spotkania
• Tematy dyskusji

Zawsze w Twoim najlepszym interesie jest utworzenie szablonu planu spotkania, którego będzie można używać cyklicznie dla dowolnych ustawionych spotkań. Tworzy to wzorzec, z którym Twój zespół może się zapoznać. Będą wiedzieć, czego się spodziewać po każdym spotkaniu. Szablon planu spotkania pozwoli również zaoszczędzić czas na tworzeniu nowego dokumentu dla każdego spotkania.

Zbierz swoje narzędzia

Sposób robienia notatek jest tak samo ważny jak to, co zapisujesz. Możesz to zrobić na kilka sposobów. W zależności od szybkości i poziomu zaawansowania technicznego opcja cyfrowa może być lepsza niż pióro i papier. Cokolwiek wybierzesz, najlepiej najpierw przeanalizuj swoje opcje.

1. Oprogramowanie do robienia notatek

Oprogramowanie do robienia notatek łączy to, co najlepsze z metod cyfrowych i tradycyjnych. Umożliwia korzystanie z laptopa do szybkiego robienia notatek i automatycznego zapisywania wszystkiego, co jest napisane. Jeśli komputer ulegnie awarii lub nagle wyłączy się w trakcie spotkania, wszystko, co udokumentowałeś do tego momentu, zostanie zapisane przez oprogramowanie. Jest to również idealne rozwiązanie, jeśli planujesz mieć więcej niż jedną osobę do robienia notatek.

Wadą oprogramowania do robienia notatek jest to, że aby uzyskać pełne korzyści, potrzebujesz niezawodnego połączenia internetowego. Wiele z tych rozwiązań ma kopie zapasowe w systemie oszczędzania opartym na chmurze, co oznacza, że ​​w dużym stopniu polegasz na połączeniu internetowym.

2. Oprogramowanie do nagrywania

Najprostszym sposobem, aby upewnić się, że niczego nie przegapisz na spotkaniu, jest po prostu nagranie go. To daje dokładny zapis tego, co zostało powiedziane dosłownie. Nie ma nic prostszego niż nagrywanie audio ze spotkań.

Korzystanie z oprogramowania do nagrywania ma kilka wad. Najbardziej oczywiste jest to, że istnieje kilka stanów, które wymagają zgody dwóch stron, zanim będzie można nagrywać rozmowy telefoniczne lub rozmowy. Jeśli Twoja firma lub dowolni pracownicy zdalni znajdują się w jednym z jedenastu stanów, w których wymagana jest zgoda obu stron, będziesz potrzebować zezwolenia prawnego, aby zarejestrować wszystkie osoby biorące udział w spotkaniu, zanim to zrobisz.

Drugą kwestią jest to, że każde nagrane spotkanie nadal będzie wymagało transkrypcji. O ile nie używasz oprogramowania do transkrypcji, które dokonuje transkrypcji dźwięku, może to być czasochłonne zadanie. Nawet jeśli możesz dokonać automatycznej transkrypcji, szanse na dokładne tłumaczenie słowo w słowo są niewielkie. Technologia jest wyrafinowana, a nie nieomylna.

3. Pióro i papier

Niewiele rzeczy może się nie udać podczas używania pióra i papieru. Nie musisz polegać na technologii, Internecie lub chmurze, aby mieć pewność, że notatki zostaną zrobione. O ile nie znajdziesz się z piórem bez atramentu i bez kopii zapasowej, jest to prawdopodobnie najbardziej niezawodna opcja.

Wiele osób decyduje się na pisanie stenograficzne podczas sporządzania protokołu ze spotkania. Metoda ta jest popularna wśród protokolantów sądowych, ale może być również wykorzystywana podczas spotkań biznesowych. Kluczem do robienia najlepszych notatek, niezależnie od tego, czy używasz stenografii, czy nie, jest posiadanie systemu, który znasz jak własną kieszeń.

Istnieje jednak kilka wad korzystania z pióra i papieru. Pierwszym z nich jest szybkość, z jaką można robić notatki – jest to nieuchronnie znacznie wolniejsze niż używanie laptopa do pisania. Inną dużą wadą jest to, że jeśli zgubisz zeszyt, w którym zapisałeś protokół ze spotkania, jesteś nad strumieniem bez wiosła. Posiadanie jednej fizycznej kopii notatek ze spotkania to miecz obosieczny.

Samo spotkanie jest miejscem, w którym faktycznie wykonuje się większość pracy. Przebieg Twoich spotkań będzie zależał od Twojej organizacji i preferencji Twojego zespołu. Daj sobie łaskę zdobycia kilku spotkań za pasem i nabierz rytmu. Nie bój się sugerować, jak skuteczniej prowadzić sprawy.

Sprawdź, czy wszyscy są obecni

Niezależnie od tego, czy wycofujesz się z kalendarza, zapraszając RSVP, czy bierzesz udział w spotkaniu, musisz zanotować, kto tam jest. Prostym sposobem na to jest przekazanie arkusza obecności na początku spotkania.

Zapoznaj się ze wszystkimi

Musisz znać imiona i nazwiska wszystkich, jeśli zamierzasz sporządzić protokół ze spotkania. Może się to wydawać proste, jeśli uczestniczysz w małym spotkaniu zespołu, ale większe spotkania zarządu lub spotkania z gośćmi z zewnątrz mogą stanowić problem. Nie bądź skrępowany, jeśli chcesz poprosić wszystkich o przedstawienie się przed rozpoczęciem spotkania.

Kolejna wskazówka? Twórz wizytówki dla wszystkich uczestniczących. Dzięki temu możesz zobaczyć, kto mówi, bez przerywania toku rozmowy.

Utwórz proces robienia notatek

Proces sporządzania protokołów ze spotkań może być trudniejszy, niż się wydaje. Nie popełnij błędu, próbując zapisać wszystko dosłownie. Nie możesz pisać szybciej niż ludzie mówią i prawdopodobnie przegapisz coś ważnego, jeśli spróbujesz. Zapisuj swoje notatki w szerokich, łatwych do zrozumienia głównych zagadnieniach.

Te kilka zdań komunikuje dokładnie to, co się wydarzyło, bez zagłębiania się w konwersację słowo w słowo. Każdy, kto przegląda te notatki, rozumie, co zostało omówione i jakie są czynności do wykonania.

Masz problem ze znalezieniem odpowiednich słów w protokole spotkania? Oto kilka zwrotów, do których możesz się odwołać:

Możesz dostosować ten język, aby lepiej odzwierciedlał styl komunikacji wewnętrznej Twojej organizacji. Zaletą jest to, że zestaw powtarzających się wyrażeń może pomóc w przekazywaniu oczekiwań wszystkim, którzy czytają protokół ze spotkania.

Po zakończeniu spotkania nadszedł czas na uporządkowanie notatek i przekazanie ich zespołowi. Najlepszą porą na to jest bezpośrednio po spotkaniu, gdy wszystko jest świeże w Twojej głowie. Zmniejsza to prawdopodobieństwo popełnienia błędów i pozwala dotrzeć do uczestników spotkania, jeśli masz pytania.

Podsumuj protokół spotkania

Ważnym krokiem jest uporządkowanie spisanego protokołu spotkania. Najprawdopodobniej robiłeś notatki skróconymi lub skróconymi imionami, aby zaoszczędzić czas, co oznacza, że ​​musisz jasno przeliterować informacje innym uczestnikom spotkania. Możesz również chcieć uzyskać informacje zwrotne od uczestników za pomocą krótkiej ankiety dotyczącej spotkania, aby uzyskać ogólne informacje zwrotne, aby ocenić, co inni otrzymali ze spotkania, a które mogłeś przegapić.

Rzeczy, które powinieneś uwzględnić w ostatecznej wersji notatek ze spotkania to:

• Imię i nazwisko wszystkich uczestników spotkania
• Data i godzina spotkania
• Cel spotkania
• Co zostało omówione
• Uzgodniono kolejne kroki
• Notatka, kto prowadził spotkanie
• Notatka, kto sporządził protokół ze spotkania

Dobrą zasadą porządkowania notatek jest zadanie sobie pytania: gdyby ktoś, kto nie był na spotkaniu, przeczytał te notatki, czy zrozumiałby, co się dzieje?

Przechowuj i udostępniaj protokoły ze spotkania

Najlepszym sposobem przechowywania protokołów ze spotkań jest chmura. Oprogramowanie do współpracy w chmurze, takie jak DropBox lub Google Drive, umożliwia przesyłanie plików bezpośrednio na platformę, co zapewnia łatwy dostęp. Nie musisz się martwić, że fizyczne kopie protokołu spotkania zostaną zgubione lub zniszczone. Nawet w przypadku awarii komputera w całej firmie Twoje dokumenty są bezpiecznie przechowywane w chmurze.

Po przesłaniu protokołu ze spotkania możesz zaprosić członków zespołu do przeglądania i uzyskiwania dostępu do plików za pośrednictwem rozwiązania oprogramowania w chmurze. Oznacza to, że nikt nie wyśle ​​Ci e-maila z prośbą o kopię protokołu spotkania. Wszystko jest dogodnie zlokalizowane w jednym miejscu. Korzystanie z oprogramowania w chmurze to najbezpieczniejszy i najłatwiejszy sposób przechowywania i udostępniania protokołów ze spotkań.

Odkryj najlepsze na rynku oprogramowanie do współpracy nad zawartością w chmurze i czytaj recenzje prawdziwych użytkowników, takich jak Ty.

Jak sporządzić protokół z posiedzenia zarządu

Protokoły z posiedzeń nabierają zupełnie nowego znaczenia w przypadku posiedzeń zarządu. W posiedzeniach zarządu często biorą udział uczestnicy spoza organizacji, przy czym osoby te często głosują w ważnych sprawach prawnych i biznesowych. Aspekt prawny posiedzenia zarządu oznacza, że ​​protokół z posiedzenia przekształca się z prostego zapisu tego, co było omawiane, w oficjalny i prawny zapis posiedzenia.

Zarządy firm ponoszą odpowiedzialność prawną, a protokoły z posiedzeń są uważane za dokładne przedstawienie tego, co zostało omówione. Z tego powodu należy zachować prosty i bezpośredni język w protokole posiedzeń zarządu. Jeśli rejestrujesz protokół z posiedzenia zarządu, przed kontynuowaniem należy sprawdzić wymagania prawa stanowego.

Zatwierdzanie protokołów posiedzeń zarządu

Dodatkowym wyzwaniem związanym z protokołami z posiedzeń zarządu jest to, że muszą one zostać zatwierdzone, zanim będą mogły zostać uznane za oficjalny zapis posiedzenia. W większości przypadków protokół z posiedzenia musi zostać przesłany bezpośrednio do Przewodniczącego Rady i podpisany przed rozesłaniem go do reszty Rady.

W zależności od struktury zarządu, protokoły z poprzedniego spotkania mogą również wymagać głosowania w celu zatwierdzenia przez całą radę na początku następnego spotkania. Porozmawiaj z członkami swojego zarządu o preferowanej przez nich metodzie.

Dlaczego to jest ważne?

Jeśli Twoja firma zostanie wybrana do audytu IRS, istnieje duża szansa, że ​​protokół z posiedzenia zarządu może być częścią dokumentacji, którą będziesz musiał przekazać. Jeśli Twoja firma nie jest w stanie dostarczyć do IRS szczegółowych i jasnych notatek ze spotkań, może to spowodować, że znajdziesz się w gorącej wodzie.

Innym powodem, dla którego wymagany może być protokół z posiedzenia zarządu, jest sytuacja, w której Twoja firma bierze udział w sporze sądowym, w który zaangażowany jest zarząd. Protokoły z posiedzenia zarządu mogą być wezwane do sądu i wykorzystane podczas postępowania sądowego. Ponownie, brak możliwości dostarczenia tych minut może kosztować Twoją firmę.

Wskazówki dotyczące robienia skutecznych notatek ze spotkań

Większość z tych wskazówek omówiliśmy we wcześniejszych sekcjach, ale przyjrzyjmy się kilku szybkim i łatwym wskazówkom, dzięki którym możesz sporządzać jak najlepsze notatki ze spotkań.

• Używaj plakietek z imionami lub wstępów, aby nauczyć się imion
• W razie potrzeby poproś o wyjaśnienie
• Pomiń pełne zdania, pisz pełnymi myślami
• Nagraj spotkanie i dokonaj transkrypcji później za pozwoleniem
• Na wszelki wypadek weź ze sobą zapasowe narzędzia do robienia notatek
• Komunikuj oczekiwania ze swoim zespołem
• Wyślij notatki ze spotkania tego samego dnia spotkania

Pamiętaj, że chociaż są to wskazówki, których należy przestrzegać, najlepiej jest współpracować ze swoim zespołem nad preferowanym przebiegiem spotkań.

Typowe błędy, których należy unikać podczas robienia minut

Popełnienie błędu podczas sporządzania protokołu spotkania jest trudne, ponieważ po zakończeniu spotkania to naprawdę koniec! Oto niektóre z typowych błędów, które ludzie popełniają podczas robienia minut:

• Nie zapisywać czegoś, bo uważasz, że to nieistotne
• Zbyt długie oczekiwanie po spotkaniu na wysłanie podsumowania spotkania
• Niejasny lub niejednoznaczny język
• Zapominanie o rejestrowaniu uczestników spotkania, godzin rozpoczęcia i działań
• Niewłaściwe przechowywanie i dystrybucja dokumentów
• Nie pytać o zgodę przed nagrywaniem spotkań

Nie ma cofania się i wprowadzania poprawnych zmian ani proszenia kogoś o powtórzenie tego, co powiedział. Dlatego musisz zachować czujność podczas sporządzania protokołu ze spotkania.

Zapisałeś to wszystko?

Śledzenie protokołu spotkania nie powinno być refleksją. Może się to wydawać nieistotną częścią twojej pracy, ale zaoszczędzisz sobie wielu kłopotów, jeśli zrobisz to dobrze za pierwszym razem.

Dlatego stworzyliśmy ten poręczny szablon protokołu spotkania do Twojego użytku. Użyj tego szablonu spotkania, aby stworzyć jednolitą strukturę dla wszystkich przyszłych spotkań!