會議提醒電子郵件模板以減少未出現的情況

它發生在你身上，不是嗎：你來回尋找會議時間，當那一天到來時，你匆忙完成你的任務，這樣你就可以全神貫注地參加會議。

然後你就坐在一個空蕩蕩的 Zoom 房間裡，意識到你被鬼魅了。

被幻影很糟糕，但它不需要發生。 雖然您無法更改其他人安排時間的方式，但您可以輕推他們，讓您的會議始終處於首要位置。

WildApricot的研究表明，發送四個事件提醒電子郵件模板可以使您的出席率增加三倍。

那麼，您的會議提醒電子郵件應該說什麼？ 為了回答這個問題，我們將分享七個約會提醒電子郵件模板，歡迎您將其用於您的工作流程、會議和網絡研討會。

• 會議確認
• 休閒提醒
• 輕推
• 保存日期電子郵件
• 銷售演示提醒
• 會議前一天通知
• 當天提醒
• 提醒電子郵件最佳實踐

使用這些會議提醒電子郵件模板

確認電子郵件至關重要。 這是您的潛在客戶在安排與您會面後將收到的第一次跟進。 它應包含活動名稱、日期、時間和會議形式（遠程、面對面或電話）等詳細信息。

您還想用它來引導他們關注相關內容（電子書、活動、視頻），讓他們興奮地與您聯繫。 在安排與您的會議後，潛在客戶最投入，因此請慎重利用這段高度參與的時期。

以下是我們建議您處理會議確認電子郵件的方法：

會議確認郵件

主題行：在（日期）（時間）確認您的會議

臨時會議提醒電子郵件

二十年前，人們在遠程客戶會議上更加正式和僵化。 一些品牌用更溫暖、更低調的電子郵件取代了正式的邀請。

我們知道這不是每個人的風格，但如果是你的，我們想分享一個更隨意的會議提醒模板。 幹得好：

主題行：不要忘記！ 在（日期）（時間）與（姓名）會面！

……或者，如果你不喜歡那個，試試這個：

為即將舉行的會議輕推

主題行：友情提示：（日期）在（時間）開會

隨意使用您的術語和風格來使這些模板變得生動起來。 不要做得過火，將您的溫和提醒後續電子郵件變成“令人毛骨悚然”的電子郵件。

提示：考慮在電子郵件之外向您的收件人發送消息。 發送個性化的 LinkedIn 連接請求或在 Twitter 上關注他們以建立直接的 B2B 渠道。

“保存日期”提醒電子郵件

我們傾向於在幾天或幾週內計劃我們的工作生活，但預訂幾週甚至幾個月後的會議並不少見。 像這樣的會議有點像賭博，因為有時，您的與會者會完全忘記它。

所以，你可以做什麼？

在會議安排時間和會議當天之間發送後續電子郵件。 這應該有助於喚起與會者的記憶。

這是您可以在遙遠的將來用於會議的電子郵件模板：

主題行：保存日期：（事件名稱）-（日期）！

潛在客戶提示：為了激發他們的興趣，可以用 Alyce 的商務禮物給他們一個驚喜。 如果你選擇好你的禮物，你真的會抓住他們的注意力。 只要確保選擇關注他們興趣的東西，而不是你的。

銷售演示提醒電子郵件

如果您即將召開的會議專門為潛在客戶演示您的產品，您可能更喜歡使用提醒消息來概述銷售電話的行程。 預先為他們提供行程將建立預期並幫助他們解決在演示之前需要提出的任何問題。

以下是我們建議您處理銷售演示後續電子郵件的方法：

主題行：您有一個（產品）的演示計劃（時間）在（天）

說到銷售演示，您可以通過這些為潛在客戶提供的禮物創意來避免您預訂的會議缺席。

會議前一天提醒

在您安排會議和會議本身之間，情況可能會迅速變化。 這就是為什麼您需要在會議前 24 小時發送電子郵件。 它讓您的與會者有機會在為時已晚之前調整他們的日程安排。

我們建議使用這個特殊的提醒通知來為會議進行宣傳。 包括有關您將要介紹的內容的其他信息，並分享一些他們可以用來做好準備的資源。 人們不太可能重新安排他們興奮的會議。

以下是我們建議您處理此友好提醒電子郵件示例的方法：

主題行：快速提醒！ 我們明天（時間）有一個即將舉行的會議

會議當天提醒

最後，我們來到了活動的早晨。 現在或永遠不會，我們建議您發送該提醒電子郵件。

保持這些電子郵件的直接性和可操作性。 這個想法是，您希望它通過避免出現促銷來到達他們的 Gmail 或他們的主要收件箱。

以下是我們建議您包括的內容：

主題行：您（時間）的縮放鏈接（會議標題）

會議提醒電子郵件最佳實踐

我們希望為您提供有用的提示，以使您的電子郵件提醒在收件箱中脫穎而出，收件箱中充滿了爭奪與會者註意力的消息。

• 保持對話。 如果您的電子郵件聽起來更像是人寫的而不是機器人寫的，那麼潛在客戶會很感激的。 使用正確的語氣會給你正確的回應。
• 簡明扼要。 人們可能會從他們的移動應用通知中閱讀收到的電子郵件。 如果您不會在短信中說出來，請不要包含它。
• 將關鍵細節放在電子郵件主題行中。 它使潛在客戶在掃描（通常是雜亂的）收件箱時更容易找到您的電子郵件。
• 始終包括關鍵會議細節。 包括會議目的、會議名稱、與會者需要攜帶的任何東西，並解決與會者可能遇到的任何常見問題。 使附加信息保持簡潔。
• 表達感激和恩典。 接受一些會議可能會讓人筋疲力盡的現實。 如果人們需要重新安排您即將舉行的會議，請表達您的感激之情。
• 包括聯繫方式，以便與會者可以取消或重新安排。 這些詳細信息應包括您的電話號碼和電子郵件地址。 人們通過短信或純文本電子郵件回复的情況並不少見。
• 不要發送每日提醒電子郵件。 這激怒了與會者。 你的目標只是作為一個有用的提醒——而不是責備他們屈服。 過多的電子郵件令人討厭，並且會像移動應用程序通知一樣被刪除。
• 使用自動化和電子郵件調度軟件。 這將大大減少您的工作量。 利用智能營銷自動化軟件發送帶有動態日期的電子郵件。
• 個性化您的提醒電子郵件模板。 麥肯錫的研究表明，61% 的消費者“希望公司提供個性化的互動”。 此外，當交互沒有個性化時，76% 的客戶“感到沮喪”。 所以，一定要按名字稱呼別人。

優化電子郵件的可讀性和操作

需要牢記的一點是，您希望您的預約確認信息易於理解並在收件人的屏幕上呈現良好。 電子郵件分析提供商 Litmus 跟踪人們用來閱讀郵件的電子郵件軟件。

市場份額不容忽視。 蘋果設備佔電子郵件消費量的近三分之二，是 Gmail 的兩倍多。

這裡的底線是您需要確保您的會議提醒電子郵件在 iPhone、iPad 和 Apple Mail 上看起來很棒。

如何自動發送會議提醒

有時需要從會議平台發送提醒電子郵件。

為什麼？ Zoom 很可能被電子郵件提供商列入白名單，其中包括任何撥入信息、密碼和用於參加會議的應用程序鏈接。

如何在 Zoom 中發送確認電子郵件

1. 登錄 Zoom 門戶網站。
2. 在導航菜單中，單擊會議或網絡研討會頁面。
3. 找到您要編輯的預定會話，然後單擊該主題。
4. 單擊邀請選項卡（用於網絡研討會）或註冊選項卡（用於會議）。
5. 找到管理與會者（網絡研討會）或管理註冊人（會議）部分，然後單擊右側的編輯或查看。 這將打開此會議或網絡研討會的註冊人列表。
6. 單擊“已批准”選項卡（如果使用自動批准，這可能不可見）並找到註冊人的姓名。
7. 單擊他們的姓名，然後單擊重新發送確認電子郵件按鈕以再次向註冊人發送確認電子郵件。
8. （可選）通過選擇多個註冊人並單擊“重新發送確認電子郵件”按鈕批量重新發送確認電子郵件。

感謝您的外展活動。
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使用提醒電子郵件模板避免未出現

發送及時的確認電子郵件可能是您的潛在客戶忘記您即將舉行的活動與他們準時出現並做好準備之間的區別。

如需額外的火力，請從 Alyce 發送個人、相關且周到的禮物。 您的銷售團隊會喜歡有新的方式與潛在客戶和客戶建立聯繫。

值得投資於您的提醒電子郵件——選擇一個與您的品牌友好語氣一致的模板，考慮您的電子郵件主題行，將其個性化給您的收件人，並保持簡單。

我們希望我們在本文中分享的電子郵件模板能幫助您在發送電子郵件提醒這一經常棘手的世界中導航。 隨意使用它們。

數據來源：https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula