Plantillas de correo electrónico de recordatorio de reuniones para reducir las ausencias

Te ha pasado a ti, ¿no es así? Fuiste de un lado a otro para encontrar una hora de reunión, y cuando llegó ese día, te apresuraste a realizar tus tareas para poder prestarle a la reunión toda tu atención.

Luego te sentaste en una sala vacía de Zoom y te diste cuenta de que te habían fantasma.

Ser fantasma apesta, pero no es necesario que suceda. Si bien no puede cambiar la forma en que otra persona programa su tiempo, puede darles un pequeño empujón para que su reunión siga siendo una prioridad.

La investigación de WildApricot indica que enviar cuatro plantillas de correo electrónico de recordatorio de eventos puede triplicar su tasa de asistencia.

Entonces, ¿qué debe decir el correo electrónico de recordatorio de la reunión? Para responderla, vamos a compartir siete plantillas de correo electrónico de recordatorio de citas que puede usar para sus flujos de trabajo, reuniones y seminarios web.

• Confirmación de reuniones
• Recordatorio informal
• Empujón suave
• Correo electrónico para guardar la fecha
• Recordatorio de demostración de ventas
• Aviso de reunión del día anterior
• Recordatorio del mismo día
• Mejores prácticas de correo electrónico de recordatorio

Use estas plantillas de correo electrónico de recordatorio de reunión

El correo electrónico de confirmación es crucial. Es el primer seguimiento que recibirá su cliente potencial después de programar una reunión con usted. Debe contener detalles como el nombre del evento, la fecha, la hora y el formato de la reunión (remota, en persona o llamada telefónica).

También desea usarlo para dirigir su atención a contenido relevante (libros electrónicos, eventos, videos) que los entusiasmará para conectarse con usted. Los prospectos están más comprometidos inmediatamente después de programar una reunión con usted, así que aproveche este período de alto compromiso con cuidado.

Así es como le sugerimos que aborde el correo electrónico de confirmación de la reunión:

Correo electrónico de confirmación de la reunión

Línea de asunto: Confirmando su reunión a las (hora) el (fecha)

Correo electrónico de recordatorio de reunión informal

Hace veinte años, las personas eran más formales y rígidas en las reuniones remotas con clientes. Algunas marcas reemplazaron las invitaciones formales con correos electrónicos más cálidos y discretos.

Sabemos que este no es el estilo de todos, pero en caso de que sea el tuyo, queríamos compartir una plantilla de recordatorio de reunión más informal. Aquí tienes:

Línea de asunto: ¡No lo olvides! ¡Reunión con (nombre) a las (hora) el (fecha)!

… O, si no te gusta ese, prueba este en su lugar:

Empujón suave para una próxima reunión

Línea de asunto: Recordatorio amistoso: reunión el (fecha) a las (hora)

Siéntete libre de animar estas plantillas como quieras con tu jerga y estilo. No se exceda y convierta su amable correo electrónico de seguimiento de recordatorio en uno "espeluznante".

Consejo: Considere la posibilidad de enviar mensajes a su destinatario fuera del correo electrónico. Envíe una solicitud de conexión de LinkedIn personalizada o sígalos en Twitter para establecer un canal B2B directo.

Correo electrónico de recordatorio "Guardar la fecha"

Tendemos a planificar nuestra vida laboral en días o semanas, pero no es raro programar una reunión para semanas o incluso meses. Reuniones como esta son un poco arriesgadas ya que a veces, su asistente se olvidará por completo.

¿Entonces que puedes hacer?

Envíe un correo electrónico de seguimiento a mitad de camino entre la hora en que se programó la reunión y el día de la reunión. Esto debería ayudar a refrescar la memoria de su asistente.

Aquí hay una plantilla de correo electrónico que puede usar para una reunión en un futuro lejano:

Línea de asunto: Guardar la fecha: (nombre del evento) - (fecha)!

Sugerencia de prospección: para despertar su interés, sorpréndalos con un regalo comercial con Alyce. Si eliges bien tu regalo, realmente llamarás su atención. Solo asegúrate de elegir algo centrado en sus intereses, no en los tuyos.

Correo electrónico de recordatorio de demostración de ventas

Si su próxima reunión es específicamente para hacer una demostración de su producto para el cliente potencial, es posible que prefiera usar su mensaje de recordatorio para delinear un itinerario para la llamada de ventas. Darles un itinerario por adelantado generará anticipación y los ayudará a resolver cualquier pregunta que necesiten hacer antes de la demostración.

Así es como le sugerimos que aborde el correo electrónico de seguimiento de la demostración de ventas:

Línea de asunto: Tiene una demostración de (producto) programada para (hora) el (día)

Hablando de demostraciones de ventas, puede evitar no presentarse a sus reuniones reservadas con estas ideas de obsequios para prospectos.

El día antes del recordatorio de la reunión

Las cosas pueden cambiar rápidamente entre el momento en que programa una reunión y la reunión en sí. Es por eso que debe enviar un correo electrónico 24 horas antes de la reunión. Le da a su asistente la oportunidad de cambiar su horario antes de que sea demasiado tarde.

Recomendamos usar esta notificación de recordatorio en particular para generar entusiasmo por la reunión. Incluya información adicional sobre lo que cubrirá y comparta algunos recursos que pueden usar para prepararse. Es menos probable que las personas reprogramen una reunión que les entusiasma.

Así es como le recomendamos que aborde esta muestra de correo electrónico de recordatorio amistoso:

Línea de asunto: ¡Recordatorio rápido! Tenemos una próxima reunión a las (hora) mañana

El día de la reunión recordatorio

Finalmente, llegamos a la mañana del evento. Es ahora o nunca, y le recomendamos que envíe ese correo electrónico de recordatorio.

Mantenga estos correos electrónicos directos y procesables. La idea es que quieras que llegue a su Gmail o a su bandeja de entrada principal evitando que parezca promocional.

Esto es lo que le sugerimos que incluya:

Línea de asunto: enlace de Zoom para su (hora) (título de la reunión)

Mejores prácticas de correo electrónico de recordatorio de reunión

Queremos brindarle consejos útiles para que sus recordatorios por correo electrónico se destaquen en una bandeja de entrada llena de mensajes que compiten por la atención de los asistentes.

• Sea conversacional. Los prospectos apreciarán que sus correos electrónicos parezcan más escritos por una persona que por un robot. Usar el tono correcto le dará la respuesta correcta.
• Sé conciso. Es probable que las personas lean un correo electrónico entrante desde las notificaciones de su aplicación móvil. Si no lo diría en un mensaje de texto, no lo incluya.
• Ponga los detalles clave en la línea de asunto del correo electrónico. Hace que sea más fácil para los prospectos encontrar su correo electrónico mientras escanean su bandeja de entrada (a menudo desordenada).
• Incluya siempre los detalles clave de la reunión. Incluya el propósito de la reunión, el título de la reunión, cualquier cosa que los asistentes necesiten traer y supere las preguntas frecuentes que el asistente pueda tener. Mantenga la información adicional concisa.
• Expresar gratitud y gracia. Acepte la realidad de que algunas reuniones pueden ser agotadoras. Muestre su gratitud y gracia si las personas necesitan reprogramar su próxima reunión.
• Incluya detalles de contacto para que los asistentes puedan cancelar o reprogramar. Estos detalles deben incluir su número de teléfono y dirección de correo electrónico. No es raro que las personas respondan a través de un mensaje de texto o correo electrónico de texto sin formato.
• No envíe correos electrónicos de recordatorio diarios. Esto irrita a los asistentes. Su objetivo es solo servir como un recordatorio útil, no regañarlos para que se sometan. Los correos electrónicos excesivos son una molestia y se eliminarán como notificaciones de aplicaciones móviles.
• Utilice software de automatización y programación de correo electrónico. Esto disminuirá sustancialmente su carga de trabajo. Aproveche el software de automatización de marketing inteligente para enviar correos electrónicos con una fecha dinámica.
• Personalice sus plantillas de correo electrónico de recordatorio. La investigación de McKinsey muestra que el 61 % de los consumidores "espera que las empresas ofrezcan interacciones personalizadas". Además, el 76% de los clientes "se frustran" cuando las interacciones no son personalizadas. Por lo tanto, asegúrese de dirigirse a las personas por su nombre.

Optimice los correos electrónicos para legibilidad y acción

Un punto a tener en cuenta es que desea que sus confirmaciones de citas se entiendan fácilmente y se muestren bien en las pantallas de sus destinatarios. El proveedor de análisis de correo electrónico Litmus rastrea el software de correo electrónico que la gente usa para leer mensajes.

Y la cuota de mercado no es algo que se deba pasar por alto. Los dispositivos de Apple representan casi dos tercios del consumo de correo electrónico, más del doble que Gmail.

La conclusión aquí es que debe asegurarse de que sus correos electrónicos de recordatorio de reuniones se vean bien en iPhones, iPads y Apple Mail.

Cómo enviar recordatorios de reuniones automáticamente

A veces es necesario enviar un correo electrónico de recordatorio desde una plataforma de reunión.

¿Por qué? Lo más probable es que Zoom esté en la lista blanca de los proveedores de correo electrónico e incluya cualquier información de acceso telefónico, códigos de acceso y enlaces de aplicaciones para asistir a las reuniones.

Cómo enviar correos electrónicos de confirmación en Zoom

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
2. En el menú de navegación, haga clic en la página Reuniones o Webinars.
3. Busque la sesión programada que desea editar y haga clic en el tema.
4. Haga clic en la pestaña Invitaciones (para Webinars) o la pestaña Registro (para Reuniones).
5. Busque la sección Administrar asistentes (seminarios web) o Administrar inscritos (reuniones) y haga clic en Editar o Ver en el lado derecho. Esto abrirá la lista de inscritos para esta reunión o seminario web.
6. Haga clic en la pestaña Aprobado (es posible que no esté visible si usa la aprobación automática) y busque el nombre del registrante.
7. Haga clic en su nombre y luego en el botón Reenviar correo electrónico de confirmación para enviar el correo electrónico de confirmación al registrante nuevamente.
8. (Opcional) Vuelva a enviar correos electrónicos de confirmación de forma masiva seleccionando varios registrantes y haciendo clic en el botón Reenviar correo electrónico de confirmación.

Reciba las gracias por su alcance.
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Evite las ausencias con las plantillas de correo electrónico de recordatorio

Enviar correos electrónicos de confirmación en el momento oportuno puede ser la diferencia entre que su prospecto se olvide de su próximo evento y se presente a tiempo y preparado.

Para potencia de fuego adicional, envíe obsequios personales, relevantes y considerados de Alyce. Su equipo de ventas apreciará tener nuevas formas de conectarse con clientes potenciales y clientes.

Vale la pena invertir en sus correos electrónicos de recordatorio: elija una plantilla que se alinee con el tono amigable de su marca, considere las líneas de asunto de su correo electrónico, personalícelo para su destinatario y manténgalo simple.

Esperamos que las plantillas de correo electrónico que compartimos en este artículo lo hayan ayudado a navegar por el mundo, a menudo complicado, de enviar recordatorios por correo electrónico. Siéntete libre de usarlos todos.

Fuente de datos: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula