Szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu w celu zmniejszenia niedojazdów

Przydarzyło ci się to, prawda? Chodziłeś tam iz powrotem, szukając terminu spotkania, a kiedy nadszedł ten dzień, pospiesznie wykonałeś swoje zadania, aby poświęcić spotkaniu swoją pełną, niepodzielną uwagę.

Potem po prostu siedziałeś w pustym pokoju Zoom, zdając sobie sprawę, że zostałeś nawiedzony.

Bycie duchem jest do bani, ale nie musi się to dziać. Chociaż nie możesz zmienić sposobu, w jaki ktokolwiek inny planuje swój czas, możesz delikatnie je popchnąć, aby Twoje spotkanie pozostało w centrum uwagi.

Badania przeprowadzone przez WildApricot wskazują, że wysłanie czterech szablonów wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu może potroić Twoją frekwencję.

Co więc powinien powiedzieć e-mail z przypomnieniem o spotkaniu? Aby na nie odpowiedzieć, udostępnimy siedem szablonów wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniach, których możesz używać w swoich przepływach pracy, spotkaniach i seminariach internetowych.

• Potwierdzenie spotkania
• Przypomnienie na co dzień
• Delikatne szturchnięcie
• E-mail z zapisem daty
• Przypomnienie o sprzedaży
• Powiadomienie o spotkaniu na dzień przed
• Przypomnienie tego samego dnia
• Najlepsze praktyki w postaci e-maila z przypomnieniem

Użyj tych szablonów wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu

E-mail z potwierdzeniem jest kluczowy. To pierwsza kontynuacja, którą Twój potencjalny klient otrzyma po zaplanowaniu z Tobą spotkania. Powinien zawierać szczegóły, takie jak nazwa wydarzenia, data, godzina i format spotkania (zdalne, osobiste lub telefoniczne).

Chcesz również użyć go, aby skierować ich uwagę na odpowiednie treści (e-booki, wydarzenia, filmy), które sprawią, że będą podekscytowani nawiązaniem z Tobą kontaktu. Potencjalni klienci są najbardziej zaangażowani zaraz po umówieniu się z Tobą na spotkanie, więc rozważ ten okres dużego zaangażowania.

Oto, w jaki sposób sugerujemy zajęcie się wiadomością e-mail z potwierdzeniem spotkania:

E-mail z potwierdzeniem spotkania

Wiersz tematu: Potwierdzenie spotkania o godzinie (godzina) dnia (data)

Nieformalny e-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Dwadzieścia lat temu podczas zdalnych spotkań z klientami ludzie byli bardziej formalni i sztywni. Niektóre marki zastąpiły oficjalne zaproszenia cieplejszymi, bardziej dyskretnymi e-mailami.

Wiemy, że nie każdy to styl, ale na wypadek, gdyby należał do Ciebie, chcieliśmy udostępnić bardziej swobodny szablon przypomnienia o spotkaniu. Proszę bardzo:

Temat: Nie zapomnij! Spotkanie z (imię i nazwisko) o (godzina) dnia (data)!

… Lub, jeśli nie lubisz tego, spróbuj zamiast tego:

Delikatne szturchnięcie na nadchodzące spotkanie

Wiersz tematu: Przyjazne przypomnienie: spotkanie w dniu (data) o (godzina)

Zapraszam do rozwijania tych szablonów w dowolny sposób, używając swojego żargonu i stylu. Nie przesadzaj i zamień swój delikatny e-mail z przypomnieniem w „podrzędny”.

Wskazówka: rozważ wysłanie wiadomości do odbiorcy poza pocztę e-mail. Wyślij spersonalizowaną prośbę o połączenie z LinkedIn lub śledź je na Twitterze, aby utworzyć bezpośredni kanał B2B.

E-mail z przypomnieniem „Zapisz datę”

Mamy tendencję do planowania naszego życia zawodowego w dniach lub tygodniach, ale nierzadko rezerwujemy spotkanie, które dzieli od nas tygodnie, a nawet miesiące. Spotkania takie jak to są trochę ryzykowne, ponieważ czasami Twój uczestnik zupełnie o tym zapomni.

Więc co możesz zrobić?

Wyślij wiadomość e-mail uzupełniającą w połowie między godziną zaplanowania spotkania a dniem spotkania. Powinno to pomóc odświeżyć pamięć uczestnika.

Oto szablon wiadomości e-mail, którego możesz użyć na spotkaniu w odległej przyszłości:

Wiersz tematu: Zapisz datę: (nazwa wydarzenia) - (data)!

Wskazówka dla poszukiwaczy: Aby zwiększyć ich zainteresowanie, zaskocz ich prezentem biznesowym od Alyce. Jeśli dobrze dobierzesz prezent, naprawdę przyciągniesz ich uwagę. Tylko upewnij się, że wybierasz coś, co skupia się na ich zainteresowaniach, a nie Twoich.

E-mail z przypomnieniem o sprzedaży

Jeśli zbliżające się spotkanie ma na celu zademonstrowanie produktu potencjalnemu klientowi, możesz chcieć wykorzystać wiadomość z przypomnieniem, aby nakreślić trasę rozmowy handlowej. Przedstawienie im planu podróży z góry zwiększy ich oczekiwanie i pomoże im odpowiedzieć na wszelkie pytania, które muszą zadać przed demonstracją.

Oto, w jaki sposób sugerujemy, abyś poradził sobie z wiadomością e-mail uzupełniającą o sprzedaży:

Wiersz tematu: Masz zaplanowaną wersję demonstracyjną (produktu) na (godzina) na (dzień)

Mówiąc o prezentacjach sprzedażowych, możesz uniknąć niestawienia się na zarezerwowane spotkania dzięki tym pomysłom na prezenty dla potencjalnych klientów.

Dzień przed przypomnieniem o spotkaniu

Od momentu zaplanowania spotkania do samego spotkania sytuacja może się szybko zmienić. Dlatego musisz wysłać maila na 24 godziny przed spotkaniem. Daje to uczestnikowi szansę na zmianę harmonogramu, zanim będzie za późno.

Zalecamy użycie tego konkretnego powiadomienia przypominającego, aby zwiększyć zainteresowanie spotkaniem. Dołącz dodatkowe informacje o tym, co będziesz omawiać, i udostępnij niektóre zasoby, z których mogą skorzystać, aby się przygotować. Ludzie są mniej skłonni do zmiany terminu spotkania, którym są podekscytowani.

Oto, w jaki sposób zalecamy rozwiązanie tego przyjaznego przykładu wiadomości e-mail z przypomnieniem:

Wiersz tematu: Szybkie przypomnienie! Mamy zbliżające się spotkanie o (czas) jutro

Przypomnienie o dniu spotkania

Wreszcie dochodzimy do poranka wydarzenia. Teraz albo nigdy i zalecamy wysłanie e-maila z przypomnieniem.

Niech te e-maile będą bezpośrednie i przydatne. Pomysł polega na tym, że chcesz, aby dotarł do ich Gmaila lub głównej skrzynki odbiorczej, unikając pojawiania się promocyjnych.

Oto, co proponujemy uwzględnić:

Wiersz tematu: Powiększ link do swojego czasu (tytuł spotkania)

Najlepsze praktyki w postaci wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Chcemy udzielić Ci przydatnych wskazówek, dzięki którym Twoje przypomnienia e-mail będą wyróżniać się w skrzynce odbiorczej pełnej wiadomości, które walczą o uwagę uczestników.

• Bądź rozmowny. Potencjalni klienci docenią to, jeśli Twoje e-maile będą brzmieć bardziej tak, jakby zostały napisane przez człowieka niż robota. Użycie odpowiedniego tonu zapewni właściwą reakcję.
• Bądź zwięzły. Ludzie prawdopodobnie przeczytają przychodzące e-maile z powiadomień aplikacji mobilnej. Jeśli nie powiedziałbyś tego w wiadomości tekstowej, nie dołączaj tego.
• Umieść kluczowe informacje w temacie wiadomości e-mail. Ułatwia potencjalnym klientom znalezienie Twojego e-maila, gdy skanują swoją (często zaśmieconą) skrzynkę odbiorczą.
• Zawsze dołączaj kluczowe szczegóły spotkania. Uwzględnij cel spotkania, tytuł spotkania, wszystko, co uczestnicy muszą przynieść, i przezwycięż wszelkie często zadawane pytania, które może mieć uczestnik. Dodatkowe informacje powinny być zwięzłe.
• Wyraź wdzięczność i łaskę. Zaakceptuj fakt, że niektóre spotkania mogą być wyczerpujące. Okaż swoją wdzięczność i łaskę, jeśli ludzie muszą zmienić termin nadchodzącego spotkania.
• Dołącz dane kontaktowe, aby uczestnicy mogli anulować lub zmienić termin. Dane te powinny zawierać Twój numer telefonu i adres e-mail. Często zdarza się, że ludzie odpowiedzą na wiadomość tekstową lub e-mail w postaci zwykłego tekstu.
• Nie wysyłaj codziennych e-maili z przypomnieniem. To irytuje uczestników. Twoim celem jest po prostu służyć jako pomocne przypomnienie — a nie karać ich za uległość. Nadmierna liczba e-maili jest uciążliwa i będzie usuwana jak powiadomienia z aplikacji mobilnych.
• Korzystaj z oprogramowania do automatyzacji i planowania poczty e-mail. To znacznie zmniejszy obciążenie pracą. Wykorzystaj inteligentne oprogramowanie do automatyzacji marketingu, aby wysyłać wiadomości e-mail z dynamiczną datą.
• Spersonalizuj szablony e-maili z przypomnieniem. Badania przeprowadzone przez McKinsey pokazują, że 61% konsumentów „oczekuje od firm dostarczania spersonalizowanych interakcji”. Ponadto 76% klientów „frustruje”, gdy interakcje nie są spersonalizowane. Upewnij się więc, że zwracasz się do ludzi po imieniu.

Zoptymalizuj wiadomości e-mail pod kątem czytelności i działania

Jedną z kwestii, które należy wziąć do serca, jest to, że chcesz, aby potwierdzenia spotkań były łatwo zrozumiałe i dobrze renderowały się na ekranach odbiorcy. Dostawca analityki poczty e-mail Litmus śledzi oprogramowanie poczty e-mail używane przez użytkowników do czytania wiadomości.

A udziału w rynku nie można przeoczyć. Urządzenia Apple odpowiadają za prawie dwie trzecie zużycia poczty e-mail, ponad dwukrotnie więcej niż Gmail.

Najważniejsze jest to, aby wiadomości e-mail z przypomnieniami o spotkaniach wyglądały świetnie na iPhone'ach, iPadach i Apple Mail.

Jak automatycznie wysyłać przypomnienia o spotkaniach

Czasami konieczne jest wysłanie e-maila z przypomnieniem z platformy konferencyjnej.

Czemu? Zoom jest najprawdopodobniej umieszczany na białej liście przez dostawców poczty e-mail i zawiera wszelkie informacje dotyczące połączeń telefonicznych, kody dostępu i linki do aplikacji umożliwiające udział w spotkaniach.

Jak wysłać e-maile potwierdzające w Zoom

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij stronę Spotkania lub Webinary.
3. Znajdź zaplanowaną sesję, którą chcesz edytować i kliknij temat.
4. Kliknij zakładkę Zaproszenia (dla Webinariów) lub zakładkę Rejestracja (dla Spotkań).
5. Znajdź sekcję Zarządzaj uczestnikami (Webinaria) lub Zarządzaj rejestrującymi (Spotkania) i kliknij Edytuj lub Wyświetl po prawej stronie. Spowoduje to otwarcie listy rejestrujących się na to spotkanie lub seminarium internetowe.
6. Kliknij kartę Zatwierdzone (może to być niewidoczne w przypadku korzystania z automatycznego zatwierdzania) i znajdź nazwę rejestrującego.
7. Kliknij jego imię i nazwisko, a następnie przycisk Wyślij ponownie e-mail z potwierdzeniem, aby ponownie wysłać wiadomość e-mail z potwierdzeniem do rejestrującego.
8. (Opcjonalnie) Wyślij ponownie zbiorczo e-maile z potwierdzeniem, wybierając wielu rejestrujących i klikając przycisk Wyślij ponownie e-mail z potwierdzeniem.

Podziękuj za Twój zasięg.
Otwórz więcej drzwi z Alyce →

Unikaj niedojazdów dzięki szablonom wiadomości e-mail z przypomnieniem

Wysyłanie e-maili potwierdzających w odpowiednim czasie może być różnicą między tym, czy potencjalny klient zapomina o nadchodzącym wydarzeniu, a zjawia się na czas i jest przygotowany.

Aby uzyskać dodatkową siłę ognia, wyślij osobiste, istotne i przemyślane prezenty od Alyce. Twój zespół sprzedaży doceni nowe sposoby nawiązywania kontaktów z potencjalnymi i obecnymi klientami.

Warto zainwestować w e-maile z przypomnieniem — wybierz szablon, który pasuje do przyjaznego tonu Twojej marki, rozważ tematykę wiadomości e-mail, spersonalizuj ją dla odbiorcy i zachowaj prostotę.

Mamy nadzieję, że szablony wiadomości e-mail, które udostępniliśmy w tym artykule, pomogły Ci poruszać się po często trudnym świecie wysyłania przypomnień e-mail. Zapraszam do korzystania z nich wszystkich.

Źródło danych: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula