Modèles d'e-mails de rappel de réunion pour réduire les absences

Cela vous est arrivé, n'est-ce pas : vous avez fait des allers-retours pour trouver une heure de réunion, et lorsque ce jour est arrivé, vous vous êtes précipité dans vos tâches afin de pouvoir accorder à la réunion toute votre attention.

Ensuite, vous vous êtes simplement assis là dans une salle Zoom vide, réalisant que vous étiez fantôme.

Être fantôme craint, mais cela n'a pas besoin d'arriver. Bien que vous ne puissiez pas changer la façon dont quelqu'un d'autre planifie son temps, vous pouvez lui donner un petit coup de pouce pour que votre réunion reste une priorité.

Les recherches de WildApricot indiquent que l'envoi de quatre modèles d'e-mails de rappel d'événement peut tripler votre taux de participation.

Alors, que devrait dire votre e-mail de rappel de réunion ? Pour y répondre, nous allons partager sept modèles d'e-mails de rappel de rendez-vous que vous pouvez utiliser pour vos workflows, réunions et webinaires.

• Confirmation de la réunion
• Rappel occasionnel
• Coup de pouce doux
• Courriel Save-the-Date
• Rappel de démonstration de vente
• Avis de réunion la veille
• Rappel le jour même
• Meilleures pratiques pour les e-mails de rappel

Utilisez ces modèles d'e-mail de rappel de réunion

L'e-mail de confirmation est crucial. C'est le premier suivi que votre prospect recevra après avoir programmé une réunion avec vous. Il doit contenir des détails tels que le nom de l'événement, la date, l'heure et le format de la réunion (à distance, en personne ou par téléphone).

Vous souhaitez également l'utiliser pour attirer leur attention sur un contenu pertinent (livres électroniques, événements, vidéos) qui les incitera à se connecter avec vous. Les prospects sont plus engagés juste après avoir programmé une réunion avec vous, alors tirez parti de cette période d'engagement élevé de manière réfléchie.

Voici comment nous vous suggérons de traiter l'e-mail de confirmation de réunion :

E-mail de confirmation de réunion

Objet : Confirmation de votre rendez-vous à (heure) le (date)

E-mail de rappel de réunion informelle

Il y a vingt ans, les gens étaient plus formels et rigides lors des réunions à distance avec les clients. Certaines marques ont remplacé les invitations formelles par des e-mails plus chaleureux et plus discrets.

Nous savons que ce n'est pas le style de tout le monde, mais au cas où ce serait le vôtre, nous voulions partager un modèle de rappel de réunion plus décontracté. Voici:

Ligne d'objet : N'oubliez pas ! Rencontre avec (nom) à (heure) le (date) !

… Ou, si vous n'aimez pas celui-là, essayez plutôt celui-ci :

Petit coup de pouce pour une prochaine réunion

Objet : Rappel amical : rendez-vous le (date) à (heure)

N'hésitez pas à égayer ces modèles comme bon vous semble avec votre jargon et votre style. N'en faites pas trop et transformez votre doux e-mail de suivi de rappel en un e-mail "grinçant".

Conseil : Pensez à envoyer un message à votre destinataire en dehors du courrier électronique. Envoyez une demande de connexion LinkedIn personnalisée ou suivez-les sur Twitter pour établir un canal B2B direct.

E-mail de rappel "Save the date"

Nous avons tendance à planifier nos vies professionnelles en jours ou en semaines, mais il n'est pas rare de réserver une réunion dans des semaines, voire des mois. Des réunions comme celle-ci sont un peu un pari car parfois, votre participant l'oubliera complètement.

Alors, qu'est-ce que tu peux faire?

Envoyez un e-mail de suivi à mi-chemin entre le moment où la réunion a été planifiée et le jour de la réunion. Cela devrait aider à rafraîchir la mémoire de votre participant.

Voici un modèle d'e-mail que vous pouvez utiliser pour une réunion dans un futur lointain :

Ligne d'objet : Réservez la date : (nom de l'événement) - (date) !

Conseil de prospection : Pour éveiller leur intérêt, surprenez-les avec un cadeau d'affaires avec Alyce. Si vous choisissez bien votre cadeau, vous attirerez vraiment leur attention. Assurez-vous simplement de choisir quelque chose qui se concentre sur leurs intérêts, pas sur les vôtres.

E-mail de rappel de démonstration commerciale

Si votre prochaine réunion est spécifiquement destinée à faire la démonstration de votre produit au prospect, vous préférerez peut-être utiliser votre message de rappel pour définir un itinéraire pour l'appel de vente. Leur donner un itinéraire à l'avance renforcera l'anticipation et les aidera à résoudre toutes les questions qu'ils doivent poser avant la démonstration.

Voici comment nous vous suggérons d'aborder l'e-mail de suivi de la démonstration de vente :

Objet : Vous avez une démonstration de (produit) prévue pour (heure) le (jour)

En parlant de démos de vente, vous pouvez éviter les défections pour vos réunions réservées avec ces idées cadeaux pour les prospects.

La veille du rappel de rendez-vous

Les choses peuvent changer rapidement entre le moment où vous planifiez une réunion et la réunion elle-même. C'est pourquoi vous devez envoyer un e-mail 24 heures avant la réunion. Cela donne à votre participant une chance de modifier son emploi du temps avant qu'il ne soit trop tard.

Nous vous recommandons d'utiliser cette notification de rappel particulière pour créer un battage médiatique pour la réunion. Incluez des informations supplémentaires sur ce que vous couvrirez et partagez certaines ressources qu'ils peuvent utiliser pour se préparer. Les gens sont moins susceptibles de reprogrammer une réunion qui les passionne.

Voici comment nous vous recommandons d'aborder cet exemple d'e-mail de rappel convivial :

Ligne d'objet : Petit rappel ! Nous avons une prochaine réunion à (heure) demain

Rappel du jour du rendez-vous

Enfin, nous arrivons au matin de l'événement. C'est maintenant ou jamais, et nous vous recommandons d'envoyer cet e-mail de rappel.

Gardez ces e-mails directs et exploitables. L'idée est que vous souhaitiez qu'il arrive dans leur Gmail ou leur boîte de réception principale en évitant d'apparaître promotionnel.

Voici ce que nous vous suggérons d'inclure :

Ligne d'objet : lien Zoom pour votre (heure) (titre de la réunion)

Meilleures pratiques pour les e-mails de rappel de réunion

Nous voulons vous fournir des conseils utiles pour que vos rappels par e-mail se démarquent dans une boîte de réception pleine de messages en lice pour attirer l'attention de votre participant.

• Soyez conversationnel. Les prospects apprécieront si vos e-mails sonnent plus comme s'ils avaient été écrits par une personne que par un robot. Utiliser le bon ton vous donnera la bonne réponse.
• Soyez concis. Les gens sont susceptibles de lire un e-mail entrant à partir des notifications de leur application mobile. Si vous ne le diriez pas dans un message texte, ne l'incluez pas.
• Mettez les détails clés dans la ligne d'objet de l'e-mail. Cela permet aux prospects de trouver plus facilement votre e-mail lorsqu'ils analysent leur boîte de réception (souvent encombrée).
• Incluez toujours les détails clés de la réunion. Incluez le but de la réunion, le titre de la réunion, tout ce que les participants doivent apporter et surmontez toute FAQ que le participant peut avoir. Gardez les informations supplémentaires concises.
• Exprimez votre gratitude et votre grâce. Acceptez la réalité que certaines réunions peuvent être épuisantes. Montrez votre gratitude et votre grâce si les gens ont besoin de reporter votre prochaine réunion.
• Incluez les coordonnées afin que les participants puissent annuler ou reprogrammer. Ces informations doivent inclure votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Il n'est pas rare que les gens répondent par SMS ou par e-mail en texte brut.
• N'envoyez pas d'e-mails de rappel quotidiens. Cela irrite les participants. Votre objectif est simplement de servir de rappel utile - pas de les réprimander pour qu'ils se soumettent. Les e-mails excessifs sont une nuisance et seront effacés comme les notifications des applications mobiles.
• Utilisez un logiciel d'automatisation et de planification des e-mails. Cela réduira considérablement votre charge de travail. Tirez parti d'un logiciel d'automatisation marketing intelligent pour envoyer des e-mails avec une date dynamique.
• Personnalisez vos modèles d'e-mails de rappel. Les recherches de McKinsey montrent que 61 % des consommateurs « s'attendent à ce que les entreprises offrent des interactions personnalisées ». De plus, 76 % des clients « sont frustrés » lorsque les interactions ne sont pas personnalisées. Alors, assurez-vous de vous adresser aux gens par leur nom.

Optimisez les e-mails pour la lisibilité et l'action

Un point à prendre à cœur est que vous souhaitez que vos confirmations de rendez-vous soient facilement comprises et s'affichent bien sur les écrans de vos destinataires. Le fournisseur d'analyse des e-mails Litmus suit le logiciel de messagerie que les gens utilisent pour lire les messages.

Et la part de marché n'est pas à négliger. Les appareils Apple représentent près des deux tiers de la consommation d'e-mails, soit plus du double de celle de Gmail.

L'essentiel ici est que vous devez vous assurer que vos e-mails de rappel de réunion ont fière allure sur les iPhones, iPads et Apple Mail.

Comment envoyer automatiquement des rappels de réunion

Parfois, il est nécessaire d'envoyer un e-mail de rappel depuis une plateforme de réunion.

Pourquoi? Zoom est très probablement mis sur liste blanche par les fournisseurs de messagerie et inclut toutes les informations de connexion, les codes d'accès et les liens d'application pour assister aux réunions.

Comment envoyer des e-mails de confirmation dans Zoom

1. Connectez-vous au portail Web de Zoom.
2. Dans le menu de navigation, cliquez sur la page Réunions ou Webinaires.
3. Trouvez la session programmée que vous souhaitez modifier et cliquez sur le sujet.
4. Cliquez sur l'onglet Invitations (pour les webinaires) ou sur l'onglet Inscription (pour les réunions).
5. Recherchez la section Gérer les participants (webinaires) ou Gérer les inscrits (réunions) et cliquez sur Modifier ou Afficher sur le côté droit. Cela ouvrira la liste des inscrits pour cette réunion ou ce webinaire.
6. Cliquez sur l'onglet Approuvé (cela peut ne pas être visible si vous utilisez l'approbation automatique) et recherchez le nom du titulaire.
7. Cliquez sur son nom, puis sur le bouton Renvoyer l'e-mail de confirmation pour envoyer à nouveau l'e-mail de confirmation au titulaire.
8. (Facultatif) Renvoyez les e-mails de confirmation en masse en sélectionnant plusieurs inscrits et en cliquant sur le bouton Renvoyer l'e-mail de confirmation.

Soyez remercié pour votre rayonnement.
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Évitez les absences grâce aux modèles d'e-mails de rappel

L'envoi d'e-mails de confirmation au bon moment peut faire la différence entre le fait que votre prospect oublie votre événement à venir et qu'il se présente à l'heure et préparé.

Pour une puissance de feu supplémentaire, envoyez des cadeaux personnels, pertinents et attentionnés d'Alyce. Votre équipe de vente appréciera d'avoir de nouvelles façons de se connecter avec les prospects et les clients.

Cela vaut la peine d'investir dans vos e-mails de rappel - choisissez un modèle qui s'aligne sur le ton convivial de votre marque, considérez les lignes d'objet de votre e-mail, personnalisez-le en fonction de votre destinataire et restez simple.

Nous espérons que les modèles d'e-mail que nous avons partagés dans cet article vous ont aidé à naviguer dans le monde souvent délicat de l'envoi de rappels par e-mail. N'hésitez pas à les utiliser tous.

Source des données : https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula