Modelos de e-mail de lembrete de reunião para diminuir os não comparecimentos

Já aconteceu com você, não é? Você ia e voltava para encontrar um horário para a reunião e, quando esse dia chegou, você se apressou em suas tarefas para poder dar à reunião toda a sua atenção.

Então você ficou sentado em uma sala vazia do Zoom, percebendo que foi fantasma.

Ser fantasma é uma merda, mas não precisa acontecer. Embora você não possa alterar a forma como as outras pessoas agendam seu tempo, você pode dar um empurrãozinho para que sua reunião permaneça em destaque.

Uma pesquisa da WildApricot indica que o envio de quatro modelos de e-mail de lembrete de evento pode triplicar sua taxa de participação.

Então, o que seu e-mail de lembrete de reunião deve dizer? Para responder, compartilharemos sete modelos de email de lembrete de compromisso que você pode usar em seus fluxos de trabalho, reuniões e webinars.

• Confirmação da Reunião
• Lembrete casual
• Empurrão suave
• E-mail para salvar a data
• Lembrete de demonstração de vendas
• Aviso do dia anterior à reunião
• Lembrete para o mesmo dia
• Práticas recomendadas de e-mail de lembrete

Use estes modelos de e-mail de lembrete de reunião

O e-mail de confirmação é crucial. É o primeiro acompanhamento que seu cliente em potencial receberá depois de agendar uma reunião com você. Ele deve conter detalhes como o nome do evento, data, hora e formato da reunião (remoto, presencial ou telefone).

Você também deseja usá-lo para direcionar sua atenção para conteúdo relevante (e-books, eventos, vídeos) que os deixará animados para se conectar com você. Os clientes em potencial são mais engajados logo após agendar uma reunião com você, portanto, aproveite esse período de alto engajamento com atenção.

Veja como sugerimos que você lide com o e-mail de confirmação da reunião:

E-mail de confirmação da reunião

Linha de assunto: Confirmando sua reunião às (hora) em (data)

E-mail de lembrete de reunião casual

Vinte anos atrás, as pessoas eram mais formais e rígidas em reuniões remotas com clientes. Algumas marcas substituíram os convites formais por e-mails mais calorosos e discretos.

Sabemos que esse não é o estilo de todos, mas caso seja o seu, queríamos compartilhar um modelo de lembrete de reunião mais casual. Aqui está:

Linha de assunto: Não se esqueça! Encontro com (nome) às (hora) em (data)!

… Ou, se você não gosta desse, tente este:

Empurrão suave para uma próxima reunião

Linha de assunto: Lembrete amigável: reunião em (data) às (hora)

Sinta-se à vontade para aprimorar esses modelos da maneira que quiser com sua linguagem e estilo. Não exagere e transforme seu e-mail de acompanhamento de lembrete gentil em um "desagradável".

Dica: considere enviar mensagens para seu destinatário fora do e-mail. Envie uma solicitação de conexão personalizada ao LinkedIn ou siga-os no Twitter para estabelecer um canal B2B direto.

E-mail de lembrete "Salvar a data"

Costumamos planejar nossa vida profissional em dias ou semanas, mas não é incomum agendar uma reunião para semanas ou até meses de distância. Reuniões como essa são um pouco arriscadas, pois, às vezes, seu participante esquecerá completamente.

Então o que você pode fazer?

Envie um e-mail de acompanhamento entre o horário em que a reunião foi agendada e o dia da reunião. Isso deve ajudar a refrescar a memória do seu participante.

Aqui está um modelo de e-mail que você pode usar para uma reunião em um futuro distante:

Linha de assunto: Salve a data: (nome do evento) - (data)!

Dica de prospecção: Para animar o interesse deles, surpreenda-os com um presente de negócios com Alyce. Se você escolher bem o seu presente, você realmente atrairá a atenção deles. Apenas certifique-se de escolher algo focado nos interesses deles, não nos seus.

E-mail de lembrete de demonstração de vendas

Se sua próxima reunião for especificamente para demonstrar seu produto para o cliente em potencial, talvez você prefira usar sua mensagem de lembrete para traçar um itinerário para a visita de vendas. Dar a eles um itinerário antecipado criará antecipação e os ajudará a resolver quaisquer perguntas que precisem fazer antes da demonstração.

Veja como sugerimos que você lide com o e-mail de acompanhamento da demonstração de vendas:

Linha de assunto: Você tem uma demonstração de (produto) agendada para (hora) em (dia)

Falando em demonstrações de vendas, você pode evitar não comparecimentos em suas reuniões agendadas com essas ideias de presentes para clientes em potencial.

Um dia antes do lembrete da reunião

As coisas podem mudar rapidamente entre o agendamento de uma reunião e a própria reunião. É por isso que você precisa enviar um e-mail 24 horas antes da reunião. Isso dá ao seu participante a chance de mudar sua agenda antes que seja tarde demais.

Recomendamos usar essa notificação de lembrete específica para criar hype para a reunião. Inclua informações adicionais sobre o que você cobrirá e compartilhe alguns recursos que eles podem usar para se preparar. As pessoas são menos propensas a reagendar uma reunião com a qual estão empolgadas.

Veja como recomendamos que você lide com este exemplo de e-mail de lembrete amigável:

Linha de assunto: Lembrete rápido! Temos uma próxima reunião às (horário) amanhã

Lembrete do dia da reunião

Finalmente, chegamos à manhã do evento. É agora ou nunca, e recomendamos que você envie esse e-mail de lembrete.

Mantenha esses e-mails diretos e acionáveis. A ideia é que você queira que ele chegue no Gmail ou na caixa de entrada principal, evitando aparecer promocional.

Aqui está o que sugerimos que você inclua:

Linha de assunto: Link de zoom para o seu (tempo) (título da reunião)

Práticas recomendadas de e-mail de lembrete de reunião

Queremos fornecer dicas úteis para que seus lembretes por e-mail se destaquem em uma caixa de entrada cheia de mensagens competindo pela atenção do seu participante.

• Seja conversador. Os clientes em potencial vão gostar se seus e-mails parecerem mais escritos por uma pessoa do que por um robô. Usando o tom certo, você obterá a resposta certa.
• Ser conciso. É provável que as pessoas leiam um e-mail recebido de suas notificações de aplicativos móveis. Se você não diria isso em uma mensagem de texto, não inclua.
• Coloque os principais detalhes na linha de assunto do e-mail. Isso torna mais fácil para os clientes em potencial encontrarem seu e-mail enquanto verificam sua caixa de entrada (muitas vezes desordenada).
• Sempre inclua detalhes importantes da reunião. Inclua o objetivo da reunião, o título da reunião, qualquer coisa que os participantes precisem trazer e supere quaisquer perguntas frequentes que o participante possa ter. Mantenha as informações adicionais concisas.
• Expresse gratidão e graça. Aceite a realidade de que algumas reuniões podem ser exaustivas. Mostre sua gratidão e graça se as pessoas precisarem reagendar sua próxima reunião.
• Inclua detalhes de contato para que os participantes possam cancelar ou reagendar. Esses detalhes devem incluir seu número de telefone e endereço de e-mail. Não é incomum que as pessoas respondam por meio de uma mensagem de texto ou e-mail de texto simples.
• Não envie e-mails de lembrete diários. Isso irrita os participantes. Seu objetivo é apenas servir como um lembrete útil – não repreendê-los até a submissão. E-mails excessivos são um incômodo e serão removidos como notificações de aplicativos móveis.
• Use software de automação e agendamento de e-mail. Isso diminuirá sua carga de trabalho substancialmente. Aproveite o software de automação de marketing inteligente para enviar e-mails com uma data dinâmica.
• Personalize seus modelos de e-mail de lembrete. Uma pesquisa da McKinsey mostra que 61% dos consumidores "esperam que as empresas ofereçam interações personalizadas". Além disso, 76% dos clientes "ficam frustrados" quando as interações não são personalizadas. Portanto, certifique-se de abordar as pessoas pelo nome.

Otimize e-mails para legibilidade e ação

Um ponto a ser levado em consideração é que você deseja que suas confirmações de agendamento sejam facilmente compreendidas e renderizadas bem nas telas de seus destinatários. O provedor de análise de e-mail Litmus rastreia o software de e-mail que as pessoas usam para ler mensagens.

E a participação de mercado não deve ser negligenciada. Os dispositivos da Apple respondem por quase dois terços do consumo de e-mail, mais que o dobro do Gmail.

A conclusão aqui é que você precisa garantir que seus e-mails de lembrete de reunião tenham uma ótima aparência em iPhones, iPads e Apple Mail.

Como enviar lembretes de reunião automaticamente

Às vezes, é necessário enviar um e-mail de lembrete de uma plataforma de reunião.

Por quê? O Zoom provavelmente está na lista de permissões dos provedores de e-mail e inclui todas as informações de discagem, senhas e links de aplicativos para participar de reuniões.

Como enviar e-mails de confirmação no Zoom

1. Faça login no portal da Web Zoom.
2. No menu de navegação, clique na página Reuniões ou Webinars.
3. Encontre a sessão agendada que deseja editar e clique no tópico.
4. Clique na guia Convites (para Webinars) ou na guia Registro (para Reuniões).
5. Encontre a seção Gerenciar participantes (Webinars) ou Gerenciar inscritos (Reuniões) e clique em Editar ou Visualizar no lado direito. Isso abrirá a lista de inscritos para esta reunião ou webinar.
6. Clique na guia Aprovado (isso pode não estar visível se estiver usando a aprovação automática) e encontre o nome do registrante.
7. Clique em seu nome e, em seguida, no botão Reenviar e-mail de confirmação para enviar o e-mail de confirmação novamente ao registrante.
8. (Opcional) Reenvie e-mails de confirmação em massa selecionando vários inscritos e clicando no botão Reenviar e-mail de confirmação.

Seja agradecido por sua divulgação.
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Evite não comparecimentos com modelos de e-mail de lembrete

O envio de e-mails de confirmação oportunos pode ser a diferença entre o seu cliente potencial esquecer seu próximo evento e ele aparecer na hora e preparado.

Para poder de fogo extra, envie presentes pessoais, relevantes e atenciosos de Alyce. Sua equipe de vendas vai gostar de ter novas maneiras de se conectar com prospects e clientes.

Vale a pena investir em seus e-mails de lembrete – escolha um modelo que se alinhe ao tom amigável da sua marca, considere as linhas de assunto do e-mail, personalize-o para o destinatário e mantenha-o simples.

Esperamos que os modelos de e-mail que compartilhamos neste artigo tenham ajudado você a navegar no mundo muitas vezes complicado de enviar lembretes por e-mail. Sinta-se à vontade para usá-los todos.

Fonte de dados: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula