Modelli e-mail di promemoria riunione per ridurre le mancate presentazioni

È successo a te, vero: sei andato avanti e indietro per trovare un orario per la riunione e, quando è arrivato quel giorno, ti sei affrettato a svolgere i tuoi compiti in modo da poter dedicare alla riunione la tua piena e indivisa attenzione.

Poi ti sei seduto lì in una stanza Zoom vuota, rendendoti conto di essere stato fantasma.

Essere fantasma fa schifo, ma non è necessario che accada. Anche se non puoi cambiare il modo in cui gli altri programmano il loro tempo, puoi dare loro una leggera spintarella in modo che la tua riunione rimanga al primo posto.

La ricerca di WildApricot indica che l'invio di quattro modelli di e-mail di promemoria di eventi può triplicare il tasso di partecipazione.

Quindi, cosa dovrebbe dire l'e-mail di promemoria della riunione? Per rispondere, condivideremo sette modelli di email di promemoria degli appuntamenti che puoi utilizzare per i tuoi flussi di lavoro, riunioni e webinar.

• Conferma dell'incontro
• Promemoria casuale
• Dolcissima spinta
• E-mail salva data
• Promemoria demo di vendita
• Avviso di riunione del giorno prima
• Promemoria per lo stesso giorno
• Procedure consigliate per e-mail di promemoria

Utilizzare questi modelli di e-mail di promemoria riunione

L'e-mail di conferma è fondamentale. È il primo follow-up che il tuo potenziale cliente riceverà dopo aver programmato un incontro con te. Dovrebbe contenere dettagli come il nome dell'evento, la data, l'ora e il formato della riunione (telefonata, di persona o telefonata).

Vuoi anche usarlo per indirizzare la loro attenzione su contenuti rilevanti (e-book, eventi, video) che li entusiasmeranno a connettersi con te. I potenziali clienti sono più coinvolti subito dopo aver programmato un incontro con te, quindi sfrutta attentamente questo periodo di alto coinvolgimento.

Ecco come ti suggeriamo di affrontare l'e-mail di conferma della riunione:

E-mail di conferma riunione

Riga dell'oggetto: conferma della riunione alle (ora) del (data)

E-mail di promemoria per riunioni casuali

Vent'anni fa, le persone erano più formali e rigide nelle riunioni con i clienti a distanza. Alcuni marchi hanno sostituito gli inviti formali con e-mail più calde e discrete.

Sappiamo che questo non è lo stile di tutti, ma nel caso fosse il tuo, volevamo condividere un modello di promemoria per riunioni più casual. Ecco qui:

Oggetto: non dimenticare! Incontro con (nome) alle (ora) il (data)!

... Oppure, se non ti piace, prova invece questo:

Una leggera spintarella per un incontro imminente

Riga dell'oggetto: Promemoria amichevole: riunione il (data) alle (ora)

Sentiti libero di ravvivare questi modelli come preferisci con il tuo gergo e il tuo stile. Non esagerare e trasforma la tua gentile e-mail di promemoria di follow-up in una "raccapricciante".

Suggerimento: valuta la possibilità di inviare messaggi al destinatario al di fuori dell'e-mail. Invia una richiesta di connessione LinkedIn personalizzata o seguili su Twitter per stabilire un canale B2B diretto.

E-mail di promemoria "Salva la data".

Tendiamo a pianificare la nostra vita lavorativa in giorni o settimane, ma non è raro prenotare un incontro a settimane o addirittura mesi di distanza. Riunioni come questa sono un po' una scommessa, perché a volte il tuo partecipante se ne dimenticherà completamente.

Che cosa si può fare?

Invia un'e-mail di follow-up a metà strada tra l'ora in cui è stata pianificata la riunione e il giorno della riunione. Questo dovrebbe aiutare a rinfrescare la memoria del tuo partecipante.

Ecco un modello di email che puoi utilizzare per una riunione in un lontano futuro:

Riga dell'oggetto: Salva la data: (nome dell'evento) - (data)!

Suggerimento per i potenziali clienti: per ravvivare il loro interesse, sorprendili con un regalo d'affari con Alyce. Se scegli bene il tuo regalo, attirerai davvero la loro attenzione. Assicurati solo di scegliere qualcosa incentrato sui loro interessi, non sui tuoi.

E-mail di promemoria demo di vendita

Se il tuo prossimo incontro è specificamente per dimostrare il tuo prodotto per il potenziale cliente, potresti preferire utilizzare il tuo messaggio di promemoria per delineare un itinerario per la chiamata di vendita. Dare loro un itinerario in anticipo creerà anticipazione e li aiuterà a risolvere tutte le domande che devono porre prima della demo.

Ecco come ti suggeriamo di affrontare l'e-mail di follow-up della demo di vendita:

Riga dell'oggetto: hai una demo di (prodotto) programmata per (ora) il (giorno)

Parlando di demo di vendita, puoi evitare la mancata presentazione per i tuoi incontri prenotati con queste idee regalo per potenziali clienti.

Il giorno prima del promemoria della riunione

Le cose possono cambiare rapidamente tra il momento in cui pianifichi una riunione e la riunione stessa. Ecco perché è necessario inviare un'e-mail 24 ore prima della riunione. Dà al tuo partecipante la possibilità di spostare il proprio programma prima che sia troppo tardi.

Ti consigliamo di utilizzare questa particolare notifica di promemoria per creare clamore per la riunione. Includi informazioni aggiuntive su ciò che tratterai e condividi alcune risorse che possono utilizzare per prepararsi. Le persone hanno meno probabilità di riprogrammare una riunione di cui sono entusiasti.

Ecco come ti consigliamo di affrontare questo amichevole esempio di e-mail di promemoria:

Oggetto: Promemoria veloce! Abbiamo un incontro imminente a (ora) domani

Promemoria del giorno della riunione

Infine, arriviamo alla mattina dell'evento. È ora o mai più e ti consigliamo di inviare quell'e-mail di promemoria.

Mantieni queste e-mail dirette e utilizzabili. L'idea è che tu voglia che arrivi nella loro Gmail o nella loro casella di posta principale evitando che appaia promozionale.

Ecco cosa ti suggeriamo di includere:

Riga dell'oggetto: collegamento zoom per il tuo (tempo) (titolo della riunione)

Best practice per e-mail di promemoria riunione

Vogliamo fornirti suggerimenti utili per far risaltare i tuoi promemoria e-mail in una casella di posta piena di messaggi in lizza per l'attenzione del tuo partecipante.

• Sii colloquiale. I potenziali clienti apprezzeranno se le tue e-mail suonano più come se fossero state scritte da una persona che da un robot. Usare il tono giusto ti darà la risposta giusta.
• Sii conciso. È probabile che le persone leggano un'e-mail in arrivo dalle notifiche dell'app mobile. Se non lo dici in un messaggio di testo, non includerlo.
• Inserisci i dettagli chiave nella riga dell'oggetto dell'email. Rende più facile per i potenziali clienti trovare la tua e-mail mentre scansionano la loro posta in arrivo (spesso disordinata).
• Includi sempre i dettagli chiave della riunione. Includi lo scopo della riunione, il titolo della riunione, tutto ciò che i partecipanti devono portare e supera le eventuali domande frequenti che il partecipante potrebbe avere. Mantieni le informazioni aggiuntive concise.
• Esprimi gratitudine e grazia. Accetta la realtà che alcuni incontri possono essere estenuanti. Mostra la tua gratitudine e grazia se le persone hanno bisogno di riprogrammare il tuo prossimo incontro.
• Includi i dettagli di contatto in modo che i partecipanti possano annullare o riprogrammare. Questi dettagli dovrebbero includere il tuo numero di telefono e indirizzo email. Non è raro che le persone rispondano tramite un messaggio di testo o un'e-mail di testo normale.
• Non inviare e-mail di promemoria giornaliere. Questo irrita i partecipanti. Il tuo scopo è solo quello di fungere da utile promemoria, di non rimproverarli fino alla sottomissione. Le e-mail in eccesso sono una seccatura e verranno spazzate via come le notifiche delle app mobili.
• Utilizza software di automazione e pianificazione e-mail. Ciò ridurrà notevolmente il carico di lavoro. Sfrutta il software di automazione del marketing intelligente per inviare e-mail con una data dinamica.
• Personalizza i tuoi modelli di email di promemoria. La ricerca di McKinsey mostra che il 61% dei consumatori "si aspetta che le aziende forniscano interazioni personalizzate". Inoltre, il 76% dei clienti "si sente frustrato" quando le interazioni non sono personalizzate. Quindi, assicurati di rivolgerti alle persone per nome.

Ottimizza le email per leggibilità e azione

Un punto da tenere a mente è che desideri che le conferme degli appuntamenti siano facilmente comprensibili e visualizzate bene sugli schermi del destinatario. Il provider di analisi della posta elettronica Litmus tiene traccia del software di posta elettronica utilizzato dalle persone per leggere i messaggi.

E la quota di mercato non è da trascurare. I dispositivi Apple rappresentano quasi i due terzi del consumo di posta elettronica, più del doppio di Gmail.

La linea di fondo qui è che devi assicurarti che le e-mail di promemoria della riunione abbiano un bell'aspetto su iPhone, iPad e Apple Mail.

Come inviare automaticamente i promemoria delle riunioni

A volte è necessario inviare un'e-mail di promemoria da una piattaforma per riunioni.

Come mai? Zoom è molto probabilmente autorizzato dai provider di posta elettronica e include informazioni di accesso, passcode e collegamenti alle app per partecipare alle riunioni.

Come inviare e-mail di conferma in Zoom

1. Accedi al portale web Zoom.
2. Nel menu di navigazione, fai clic sulla pagina Riunioni o Webinar.
3. Trova la sessione programmata che desideri modificare e fai clic sull'argomento.
4. Fare clic sulla scheda Inviti (per i webinar) o sulla scheda Registrazione (per le riunioni).
5. Trova la sezione Gestisci partecipanti (webinar) o Gestisci iscritti (riunioni) e fai clic su Modifica o Visualizza sul lato destro. Si aprirà l'elenco degli iscritti a questo incontro o webinar.
6. Fare clic sulla scheda Approvato (questo potrebbe non essere visibile se si utilizza l'approvazione automatica) e trovare il nome del registrante.
7. Fare clic sul loro nome e quindi sul pulsante Invia nuovamente l'e-mail di conferma per inviare nuovamente l'e-mail di conferma al registrante.
8. (Facoltativo) Invia nuovamente le e-mail di conferma in blocco selezionando più iscritti e facendo clic sul pulsante Invia nuovamente e-mail di conferma.

Fatti ringraziare per la tua sensibilizzazione.
Apri più porte con Alyce →

Evita la mancata presentazione con i modelli di email di promemoria

L'invio tempestivo di e-mail di conferma può fare la differenza tra il tuo potenziale cliente che si dimentica del tuo prossimo evento e il fatto che si presenti in tempo e preparato.

Per una potenza di fuoco extra, invia regali personali, pertinenti e premurosi da Alyce. Il tuo team di vendita apprezzerà avere nuovi modi per entrare in contatto con potenziali clienti e clienti.

Vale la pena investire nelle tue e-mail di promemoria: scegli un modello che si allinei al tono amichevole del tuo marchio, considera le righe dell'oggetto della tua e-mail, personalizzalo per il tuo destinatario e mantienilo semplice.

Ci auguriamo che i modelli di e-mail che abbiamo condiviso in questo articolo ti abbiano aiutato a navigare nel mondo spesso complicato dell'invio di promemoria e-mail. Sentiti libero di usarli tutti.

Fonte dei dati: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula