ノーショーを減らすための会議リマインダー メール テンプレート

会議の時間を見つけて行ったり来たりして、その日が来ると、タスクを急いで処理して、会議に完全に専念できるようにしました。

それから、あなたは空のZoomルームに座って、幽霊になったことに気づきました.

幽霊になるのは嫌ですが、起こる必要はありません。 他のユーザーの時間のスケジュール方法を変更することはできませんが、会議が常に頭に浮かぶように、相手を優しく後押しすることはできます。

WildApricotの調査によると、4 つのイベント リマインダー メール テンプレートを送信すると、出席率が 3 倍になる可能性があります。

では、会議のリマインダー メールには何と記載すればよいでしょうか。 それに答えるために、ワークフロー、会議、およびウェビナーに使用できる 7 つの予約リマインダー メール テンプレートを共有します。

• 会議の確認
• カジュアルリマインダー
• 優しくナッジ
• 日付指定メール
• 販売デモのリマインダー
• 総会前日通知
• 同日リマインダー
• リマインダー メールのベスト プラクティス

これらの会議リマインダー メール テンプレートを使用する

確認メールは重要です。 これは、見込み客があなたとのミーティングをスケジュールした後に受け取る最初のフォローアップです。 イベント名、日付、時間、会議の形式 (リモート、対面、または電話) などの詳細を含める必要があります。

また、関連するコンテンツ (電子書籍、イベント、ビデオ) に注意を向けさせるためにも使用して、あなたとのつながりをワクワクさせたいと考えています。 見込み客は、あなたとのミーティングをスケジュールした直後が最もエンゲージメントが高いため、エンゲージメントの高いこの期間を慎重に活用してください。

会議の確認メールに対処する方法は次のとおりです。

ミーティング確認メール

件名: (日付) の (時間) に会議を確認します

カジュアルミーティングリマインダーメール

20 年前、リモートでの顧客との会議では、人々はより形式的で厳格でした。 一部のブランドは、正式な招待状を、より温かみのある控えめなメールに置き換えました。

これがすべての人のスタイルではないことはわかっていますが、あなたのスタイルである場合は、よりカジュアルな会議リマインダー テンプレートを共有したいと考えています. どうぞ：

件名: 忘れないで！ （日付）の（時間）に（名前）と待ち合わせ！

…または、それが気に入らない場合は、代わりにこれを試してください。

今後の会議のための穏やかなナッジ

件名: お知らせ: (日付) の (時間) にミーティング

これらのテンプレートは、専門用語やスタイルで好きなようにアレンジしてください。 無理をせず、穏やかなリマインダーのフォローアップ メールを「気難しい」メールに変えてください。

ヒント:電子メール以外で受信者にメッセージを送信することを検討してください。 パーソナライズされた LinkedIn 接続要求を送信するか、Twitter でフォローして、直接の B2B チャネルを確立します。

「日付を保存」リマインダー メール

私たちは仕事の計画を数日または数週間で計画する傾向がありますが、数週間または数か月先の会議を予約することも珍しくありません。 このような会議は、参加者が完全に忘れてしまうことがあるため、ちょっとしたギャンブルです。

それで、あなたは何ができますか？

ミーティングがスケジュールされた時刻とミーティング当日の中間に、フォローアップ メールを送信します。 これは、出席者の記憶を呼び覚ますのに役立ちます。

遠い将来の会議に使用できる電子メール テンプレートを次に示します。

件名: 日付を保存してください: (イベント名) - (日付)!

プロスペクティングのヒント:彼らの関心を高めるには、アリスのビジネス ギフトで驚かせてください。 贈り物を上手に選べば、本当に注目を集めるでしょう。 あなたの興味ではなく、彼らの興味に焦点を当てたものを選択してください.

販売デモ リマインダー メール

今後のミーティングが見込み客向けに製品のデモを行うためのものである場合は、リマインダー メッセージを使用してセールス コールの旅程の概要を説明することをお勧めします。 事前に旅程を提示すると、期待が高まり、デモの前に質問する必要がある質問を解決するのに役立ちます。

セールス デモのフォローアップ メールへの対処方法は次のとおりです。

件名: (日) の (時間) に予定されている (製品) のデモがあります

こんにちは（名前）、

(日付) に (時間) に (会議プラットフォーム) を介して (製品/ソフトウェア) をご案内できることを本当に楽しみにしています。

このデモでは、(製品/ソフトウェア) が (あなた/あなたのビジネス) にどのように役立つか、および次のような興味深いと思われるいくつかのことについて説明します。

• 特徴
• ケーススタディ
• 統合
• 質疑応答

また、ご不明な点がございましたら、喜んでお答えいたします。

またね！

（あなたの名前）
（電話番号）

販売デモについて言えば、見込み客へのこれらのギフトのアイデアを使用して、予約した会議のノーショーを回避できます.

会議リマインダーの前日

会議をスケジュールしてから会議自体までの間で、状況が急速に変化する可能性があります。 そのため、会議の 24 時間前にメールを送信する必要があります。 これにより、出席者は手遅れになる前にスケジュールを変更することができます。

この特定のリマインダー通知を使用して、会議の宣伝を行うことをお勧めします。 カバーする内容に関する追加情報を含め、準備に使用できるリソースを共有します。 人々は、興奮している会議の予定を変更する可能性は低くなります。

このフレンドリーなリマインダー メールのサンプルに取り組むことをお勧めする方法は次のとおりです。

件名: クイックリマインダー! 明日の（時間）に会議があります

会議リマインダーの当日

いよいよイベント当日の朝を迎えます。 それは今か決してないので、そのリマインダー メールを送信することをお勧めします。

これらのメールを直接的で実用的なものにしてください。 アイデアは、プロモーションのように見えないようにして、Gmail またはメインの受信トレイに届くようにすることです。

含めることをお勧めするものは次のとおりです。

件名: あなたの (時間) (会議のタイトル) の Zoom リンク

会議リマインダー メールのベスト プラクティス

出席者の注目を集めようとするメッセージでいっぱいの受信トレイでメール リマインダーを目立たせるための役立つヒントを提供したいと思います。

• 会話的になる。 見込み客は、メールがロボットよりも人間によって書かれたように聞こえれば、それを高く評価します。 適切なトーンを使用すると、適切な応答が得られます。
• 簡潔にしてください。 ユーザーは、モバイル アプリの通知から受信メールを読む可能性があります。 テキストメッセージで言いたくない場合は、含めないでください。
• メールの件名に重要な詳細を入力します。 これにより、見込み客が (散らかっていることが多い) 受信トレイをスキャンする際に、メールを見つけやすくなります。
• 重要な会議の詳細を必ず含めてください。 会議の目的、会議のタイトル、出席者が持参する必要があるものをすべて含め、出席者が持っている可能性のある FAQ を解決します。 追加情報は簡潔にします。
• 感謝と恵みを表します。 会議によっては疲れ果ててしまうこともあるという現実を受け入れてください。 今後の会議の予定を変更する必要がある場合は、感謝と恵みを示してください。
• 連絡先の詳細を含めて、出席者がキャンセルまたは再スケジュールできるようにします。 これらの詳細には、電話番号とメールアドレスが含まれている必要があります。 人々がテキスト メッセージまたはプレーンテキスト メールで返信することは珍しくありません。
• 毎日のリマインダー メールを送信しないでください。 これは出席者を苛立たせます。 あなたの目的は、役に立つリマインダーとして機能することだけです。 過剰な電子メールは迷惑であり、モバイル アプリの通知のようにスワイプされます。
• 自動化および電子メール スケジューリング ソフトウェアを使用します。 これにより、作業負荷が大幅に軽減されます。 インテリジェントなマーケティング自動化ソフトウェアを活用して、動的な日付のメールを送信します。
• リマインダー メール テンプレートをパーソナライズします。 McKinsey の調査によると、消費者の 61% が「企業がパーソナライズされたやり取りを提供することを期待している」ことが示されています。 さらに、やり取りがパーソナライズされていないと、76% の顧客が「不満を感じます」。 そのため、必ず名前で人に話しかけてください。

読みやすさとアクションのためにメールを最適化する

心に留めておくべき 1 つのポイントは、予約確認を簡単に理解し、受信者の画面に適切に表示することです。 メール分析プロバイダーの Litmus は、ユーザーがメッセージを読むために使用するメール ソフトウェアを追跡しています。

また、市場シェアも見逃せません。 Apple デバイスは、メール消費のほぼ 3 分の 2 を占めており、これは Gmail の 2 倍以上です。

肝心なのは、会議のリマインダー メールが iPhone、iPad、および Apple Mail で見栄えがするようにする必要があるということです。

会議リマインダーを自動的に送信する方法

場合によっては、会議プラットフォームからリマインダー メールを送信する必要があります。

なんで？ Zoom は、メール プロバイダーによってホワイトリストに登録されている可能性が高く、会議に参加するためのダイヤルイン情報、パスコード、およびアプリのリンクが含まれています。

Zoomで確認メールを送信する方法

1. Zoom Web ポータルにサインインします。
2. ナビゲーション メニューで、[ミーティング] または [ウェビナー] ページをクリックします。
3. 編集する予定のセッションを見つけて、トピックをクリックします。
4. [招待] タブ (ウェビナーの場合) または [登録] タブ (ミーティングの場合) をクリックします。
5. [出席者の管理 (ウェビナー)] または [登録者の管理 (ミーティング)] セクションを見つけて、右側の [編集] または [表示] をクリックします。 これにより、このミーティングまたはウェビナーの登録者のリストが開きます。
6. [承認済み] タブをクリックし (自動承認を使用している場合は表示されない場合があります)、登録者の名前を見つけます。
7. 名前をクリックし、[確認メールを再送信] ボタンをクリックして、確認メールを登録者に再度送信します。
8. (オプション) 複数の登録者を選択し、[確認メールを再送信] ボタンをクリックして、確認メールを一括で再送信します。

あなたのアウトリーチに感謝しましょう。
アリスでさらに扉を開く →

リマインダー メール テンプレートでノーショーを回避

適切なタイミングで確認メールを送信することで、見込み客が予定されているイベントのことを忘れてしまうか、時間通りに到着して準備ができているかを判断できます。

追加の火力を得るには、アリスから個人的で関連性のある心のこもったギフトを送ってください。 あなたの営業チームは、見込み客や顧客とつながる新しい方法があることに感謝するでしょう。

リマインダー メールに投資する価値はあります。ブランドの親しみやすいトーンに合うテンプレートを選択し、メールの件名を検討し、受信者に合わせてパーソナライズし、シンプルに保ちます。

この記事で共有した電子メール テンプレートが、電子メール リマインダーの送信という複雑な世界をナビゲートするのに役立つことを願っています。 それらすべてを自由に使用してください。

データソース: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula