เทมเพลตอีเมลเตือนความจำการประชุมเพื่อลดการไม่แสดง

มันเกิดขึ้นกับคุณแล้วใช่ไหม คุณกลับไปกลับมาเพื่อหาเวลาประชุม และเมื่อวันนั้นมาถึง คุณรีบทำงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถให้ความสนใจกับการประชุมได้อย่างเต็มที่โดยไม่แบ่งแยก

จากนั้นคุณก็นั่งอยู่ที่นั่นในห้องซูมที่ว่างเปล่า โดยตระหนักว่าคุณโดนโกสต์

การถูกผีดูดเลือดเป็นเรื่องแย่ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้น แม้ว่าคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนวิธีการจัดตารางเวลาของคนอื่นได้ แต่คุณสามารถสะกิดเบาๆ ให้พวกเขาได้ เพื่อให้การประชุมของคุณเป็นที่จดจำ

การวิจัยจาก WildApricot ระบุว่าการส่งเทมเพลตอีเมลเตือนเหตุการณ์สี่แบบสามารถเพิ่มอัตราการเข้าร่วมของคุณได้สามเท่า

ดังนั้นอีเมลเตือนความจำการประชุมของคุณควรพูดอะไร ในการตอบคำถาม เราจะแชร์เทมเพลตอีเมลเตือนความจำการนัดหมายเจ็ดแบบที่คุณสามารถใช้ได้สำหรับเวิร์กโฟลว์ การประชุม และการสัมมนาผ่านเว็บ

• ยืนยันการประชุม
• เตือนความจำแบบสบาย ๆ
• เขยิบเบาๆ
• อีเมลบันทึกวันที่
• การแจ้งเตือนการสาธิตการขาย
• วันก่อนการประชุม
• เตือนความจำในวันเดียวกัน
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลเตือนความจำ

ใช้เทมเพลตอีเมลเตือนความจำการประชุมเหล่านี้

อีเมลยืนยันเป็นสิ่งสำคัญ เป็นการติดตามผลครั้งแรกที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณจะได้รับหลังจากที่พวกเขานัดประชุมกับคุณ ควรมีรายละเอียด เช่น ชื่อกิจกรรม วันที่ เวลา และรูปแบบการประชุม (ทางไกล ต่อหน้า หรือทางโทรศัพท์)

คุณยังต้องการใช้เพื่อดึงความสนใจของพวกเขาไปยังเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง (e-book, กิจกรรม, วิดีโอ) ซึ่งจะทำให้พวกเขารู้สึกตื่นเต้นที่จะเชื่อมต่อกับคุณ ผู้มี แนวโน้ม จะเป็นลูกค้ามีส่วนร่วมมากที่สุดทันทีหลังจากนัดประชุมกับคุณ ดังนั้นให้ใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาของการมีส่วนร่วมที่สูงนี้อย่างรอบคอบ

เราขอแนะนำให้คุณจัดการกับอีเมลยืนยันการประชุมดังนี้

อีเมลยืนยันการประชุม

Subject line: ยืนยันการประชุม ณ (เวลา) วันที่ (วันที่)

อีเมลเตือนความจำการประชุมทั่วไป

20 ปีที่แล้ว ผู้คนต่างเป็นทางการและเข้มงวดมากขึ้นในการประชุมกับลูกค้าทางไกล บางยี่ห้อแทนที่คำเชิญที่เป็นทางการด้วยอีเมลที่อบอุ่นและไม่สำคัญ

เรารู้ว่านี่ไม่ใช่สไตล์ของทุกคน แต่ในกรณีที่เป็นของคุณ เราต้องการแชร์เทมเพลตเตือนความจำการประชุมแบบเป็นกันเอง ไปเลย:

หัวเรื่อง : อย่าลืม! พบกับ (ชื่อ) ณ (เวลา) วันที่ (วันที่)!

… หรือถ้าคุณไม่ชอบอันนั้น ให้ลองใช้อันนี้แทน:

สะกิดเบาๆ สำหรับการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น

หัวเรื่อง : เตือนมิตร: ประชุมวันที่ (วันที่) เวลา (เวลา)

รู้สึกอิสระที่จะแจ๊สเทมเพลตเหล่านี้ตามที่คุณต้องการด้วยศัพท์แสงและสไตล์ของคุณ อย่าหักโหมจนเกินไปและเปลี่ยนอีเมลติดตามผลเตือนความจำอันอ่อนโยนของคุณให้กลายเป็นอีเมลที่ "ประจบประแจง"

เคล็ดลับ: ลองส่งข้อความถึงผู้รับของคุณ นอก อีเมล ส่งคำขอเชื่อมต่อ LinkedIn ส่วนบุคคลหรือติดตามบน Twitter เพื่อสร้างช่องทาง B2B โดยตรง

'บันทึกวันที่' อีเมลเตือนความจำ

เรามักจะวางแผนชีวิตการทำงานเป็นวันหรือสัปดาห์ แต่ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะจองการประชุมที่อยู่ห่างออกไปเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน การประชุมแบบนี้เป็นเดิมพันเล็กน้อย เพราะบางครั้งผู้เข้าร่วมประชุมของคุณอาจลืมไปโดยสิ้นเชิง

แล้วคุณทำอะไรได้บ้าง?

ส่งอีเมลติดตามผลไปครึ่งทางระหว่างเวลาที่มีกำหนดการประชุมและวันประชุม สิ่งนี้จะช่วยกระตุ้นความจำของผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ

นี่คือเทมเพลตอีเมลที่คุณสามารถใช้สำหรับการประชุมในอนาคตอันไกลโพ้น:

Subject line: บันทึกวันที่: (ชื่อเหตุการณ์) - (วันที่)!

เคล็ดลับสำหรับผู้มุ่งหวัง: เพื่อกระตุ้นความสนใจของพวกเขา ทำให้พวกเขาประหลาดใจด้วยของขวัญทางธุรกิจกับ Alyce หากคุณเลือกของขวัญของคุณได้ดี คุณจะดึงดูดความสนใจจากพวกเขาจริงๆ เพียงให้แน่ใจว่าได้เลือกสิ่งที่เน้นความสนใจของพวกเขา ไม่ใช่ของคุณ

อีเมลแจ้งเตือนการสาธิตการขาย

หากการประชุมที่จะเกิดขึ้นของคุณมีวัตถุประสงค์เพื่อสาธิตผลิตภัณฑ์ของคุณสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยเฉพาะ คุณอาจต้องการใช้ข้อความเตือนความจำเพื่อร่างแผนการเดินทางสำหรับการโทรติดต่อฝ่ายขาย การให้รายละเอียดการเดินทางล่วงหน้าจะสร้างความคาดหวังและช่วยให้พวกเขาตอบคำถามที่จำเป็นต้องถามก่อนการสาธิต

ต่อไปนี้คือวิธีที่เราขอแนะนำให้คุณจัดการกับอีเมลติดตามผลการสาธิตการขาย:

Subject line: คุณมีเดโมของ (ผลิตภัณฑ์) ที่กำหนดเวลาไว้สำหรับ (เวลา) ใน (วัน)

สวัสดี (ชื่อ)

ฉันรอคอยที่จะแสดงให้คุณเห็น (ผลิตภัณฑ์/ซอฟต์แวร์) ใน (วันที่) เวลา (เวลา) ผ่าน (แพลตฟอร์มการประชุม)

การสาธิตจะครอบคลุมถึงวิธีที่ (ผลิตภัณฑ์/ซอฟต์แวร์) สามารถช่วย (คุณ/ธุรกิจของคุณ) และบางสิ่งที่ฉันคิดว่าคุณน่าจะสนใจ เช่น:

• คุณสมบัติ
• กรณีศึกษา
• บูรณาการ
• ถาม-ตอบ

เรายินดีที่จะตอบทุกคำถามที่คุณอาจมี

งั้นไว้เจอกันใหม่!

(ชื่อของคุณ)
(หมายเลขโทรศัพท์)

เมื่อพูดถึงการสาธิตการขาย คุณสามารถหลีกเลี่ยงการไม่แสดงตัวสำหรับการประชุมที่จองไว้ด้วยแนวคิดของขวัญเหล่านี้สำหรับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

วันก่อนการเตือนการประชุม

สิ่งต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วระหว่างเวลาที่คุณจัดกำหนดการประชุมและการประชุมเอง นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องส่งอีเมล 24 ชั่วโมงก่อนการประชุม ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณมีโอกาสที่จะย้ายกำหนดการก่อนที่จะสายเกินไป

เราขอแนะนำให้ใช้การเตือนความจำนี้เพื่อสร้างกระแสให้กับการประชุม รวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะกล่าวถึงและแบ่งปันแหล่งข้อมูลบางส่วนที่สามารถใช้เพื่อเตรียมพร้อม ผู้คนมักไม่ค่อยจัดกำหนดการการประชุมใหม่ที่พวกเขารู้สึกตื่นเต้น

เราขอแนะนำให้คุณจัดการกับตัวอย่างอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรต่อไปนี้:

หัวเรื่อง : เตือนด่วน! เรามีนัดกันที่ (เวลา) พรุ่งนี้

วันประชุมเตือน

ในที่สุดเราก็มาถึงช่วงเช้าของงาน ตอนนี้หรือไม่เคยเลย และเราแนะนำให้คุณส่งอีเมลเตือนความจำนั้น

เก็บอีเมลเหล่านี้ไว้โดยตรงและดำเนินการได้ แนวคิดคือคุณต้องการให้อีเมลดังกล่าวเข้ามาใน Gmail หรือกล่องจดหมายหลักโดยหลีกเลี่ยงการโปรโมต

นี่คือสิ่งที่เราขอแนะนำให้คุณรวม:

Subject line: ลิงค์ซูมสำหรับ (เวลา) ของคุณ (ชื่อการประชุม)

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลเตือนความจำการประชุม

เราต้องการให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์แก่คุณเพื่อทำให้การแจ้งเตือนทางอีเมลของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยข้อความที่แย่งชิงความสนใจจากผู้เข้าร่วมของคุณ

• เป็นการสนทนา ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจะประทับใจหากอีเมลของคุณฟังดูเหมือนเขียนโดยบุคคลมากกว่าหุ่นยนต์ การใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมจะทำให้คุณได้รับการตอบสนองที่ถูกต้อง
• กระชับ. ผู้คนมักจะอ่านอีเมลขาเข้าจากการแจ้งเตือนของแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ หากคุณจะไม่พูดในข้อความก็ไม่ต้องใส่
• ใส่รายละเอียดสำคัญในหัวเรื่องอีเมล ช่วยให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าสามารถค้นหาอีเมลของคุณได้ง่ายขึ้นขณะสแกนกล่องจดหมาย (มักจะรก)
• ใส่รายละเอียดการประชุมที่สำคัญเสมอ รวมวัตถุประสงค์ของการประชุม ชื่อการประชุม สิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องนำมา และเอาชนะคำถามที่พบบ่อยที่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมี ให้ข้อมูลเพิ่มเติมกระชับ
• แสดงความขอบคุณและพระคุณ ยอมรับความจริงที่การประชุมบางอย่างอาจทำให้เหน็ดเหนื่อย แสดงความกตัญญูและความสง่างามของคุณถ้ามีคนต้องการกำหนดเวลาการประชุมที่จะเกิดขึ้นของคุณใหม่
• รวมรายละเอียดการติดต่อเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถยกเลิกหรือกำหนดเวลาใหม่ได้ รายละเอียดเหล่านี้ควรรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้คนจะตอบกลับทางข้อความหรืออีเมลข้อความธรรมดา
• อย่าส่งอีเมลเตือนความจำรายวัน สิ่งนี้ทำให้ผู้เข้าร่วมไม่พอใจ เป้าหมายของคุณเป็นเพียงเพื่อเป็นเครื่องเตือนใจเท่านั้น ไม่ใช่เพื่อตำหนิพวกเขาในการยอมจำนน อีเมลที่มากเกินไปเป็นสิ่งที่สร้างความรำคาญและจะถูกปัดทิ้งไปเหมือนกับการแจ้งเตือนของแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
• ใช้ซอฟต์แวร์ตั้งเวลาอัตโนมัติและอีเมล สิ่งนี้จะลดภาระงานของคุณอย่างมาก ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติอัจฉริยะเพื่อส่งอีเมลพร้อมวันที่แบบไดนามิก
• ปรับแต่งเทมเพลตอีเมลเตือนความจำของคุณ การวิจัยจาก McKinsey แสดงให้เห็นว่า 61% ของผู้บริโภค "คาดหวังว่าบริษัทต่างๆ จะนำเสนอปฏิสัมพันธ์ที่เป็นส่วนตัว" นอกจากนี้ 76% ของลูกค้า "รู้สึกหงุดหงิด" เมื่อการโต้ตอบไม่ได้รับการปรับให้เป็นส่วนตัว ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเรียกผู้คนตามชื่อ

ปรับอีเมลให้เหมาะสมสำหรับการอ่านและการดำเนินการ

สิ่งหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือคุณต้องการให้การยืนยันการนัดหมายของคุณเข้าใจได้ง่ายและแสดงผลได้ดีบนหน้าจอของผู้รับ ผู้ให้บริการวิเคราะห์อีเมล Litmus ติดตามซอฟต์แวร์อีเมลที่ผู้คนใช้ในการอ่านข้อความ

และส่วนแบ่งการตลาดก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม อุปกรณ์ Apple คิดเป็นเกือบสองในสามของการใช้อีเมล มากกว่า Gmail ถึงสองเท่า

สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องทำให้อีเมลเตือนความจำการประชุมของคุณดูดีบน iPhone, iPad และ Apple Mail

วิธีการส่งการแจ้งเตือนการประชุมโดยอัตโนมัติ

บางครั้งจำเป็นต้องส่งอีเมลเตือนความจำจากแพลตฟอร์มการประชุม

ทำไม Zoom มักจะได้รับอนุญาตพิเศษจากผู้ให้บริการอีเมลและรวมถึงข้อมูลการโทรเข้า รหัสผ่าน และลิงก์แอปเพื่อเข้าร่วมการประชุม

วิธีส่งอีเมลยืนยันใน Zoom

1. ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลเว็บ Zoom
2. ในเมนูการนำทาง ให้คลิกหน้า การประชุม หรือ การสัมมนาผ่านเว็บ
3. ค้นหาเซสชันตามกำหนดการที่คุณต้องการแก้ไขและคลิกที่หัวข้อ
4. คลิกแท็บคำเชิญ (สำหรับการสัมมนาผ่านเว็บ) หรือแท็บการลงทะเบียน (สำหรับการประชุม)
5. ค้นหาส่วนจัดการผู้เข้าร่วม (การสัมมนาผ่านเว็บ) หรือจัดการผู้ลงทะเบียน (การประชุม) แล้วคลิกแก้ไขหรือดูทางด้านขวา ซึ่งจะเป็นการเปิดรายชื่อผู้ลงทะเบียนสำหรับการประชุมหรือการสัมมนาผ่านเว็บนี้
6. คลิกแท็บอนุมัติ (อาจไม่ปรากฏให้เห็นหากใช้การอนุมัติอัตโนมัติ) และค้นหาชื่อผู้ลงทะเบียน
7. คลิกที่ชื่อของพวกเขาแล้วคลิกปุ่มส่งอีเมลยืนยันอีกครั้งเพื่อส่งอีเมลยืนยันไปยังผู้ลงทะเบียนอีกครั้ง
8. (ไม่บังคับ) ส่งอีเมลยืนยันเป็นกลุ่มโดยเลือกผู้ลงทะเบียนหลายรายแล้วคลิกปุ่มส่งอีเมลยืนยันอีกครั้ง

ได้รับการขอบคุณสำหรับการขยายงานของคุณ
เปิดประตูให้มากขึ้นด้วย Alyce →

หลีกเลี่ยงการไม่แสดงด้วยเทมเพลตอีเมลเตือนความจำ

การส่งอีเมลยืนยันตามกำหนดเวลาอาจสร้างความแตกต่างระหว่างผู้มีแนวโน้มของคุณที่ลืมเกี่ยวกับงานที่กำลังจะเกิดขึ้น และพวกเขาปรากฏตัวตรงเวลาและเตรียมพร้อม

หากต้องการพลังยิงเพิ่มเติม ให้ส่งของขวัญส่วนตัว ที่เกี่ยวข้อง และรอบคอบจาก Alyce ทีมขาย ของคุณจะประทับใจกับวิธีการใหม่ๆ ในการเชื่อมต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้า

การลงทุนในอีเมลเตือนความจำนั้นคุ้มค่า — เลือกเทมเพลตที่สอดคล้องกับน้ำเสียงที่เป็นมิตรของแบรนด์ พิจารณาหัวเรื่องอีเมล ปรับแต่งให้เหมาะกับผู้รับ และทำให้เรียบง่าย

เราหวังว่าเทมเพลตอีเมลที่เราแชร์ในบทความนี้จะช่วยให้คุณสำรวจโลกที่มักมีปัญหาในการส่งอีเมลเตือนความจำ รู้สึกอิสระที่จะใช้พวกเขาทั้งหมด

แหล่งข้อมูล: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula