قوالب البريد الإلكتروني لتذكير الاجتماع لتقليل عدم العرض

لقد حدث لك ذلك ، أليس كذلك: لقد ذهبت ذهابًا وإيابًا للعثور على موعد للاجتماع ، وعندما جاء ذلك اليوم ، أسرعت في مهامك حتى تتمكن من إعطاء الاجتماع انتباهك الكامل وغير المقسم.

ثم جلست هناك في غرفة Zoom فارغة ، مدركًا أنك أصبحت مظللًا.

أن تكون مظللًا أمرًا مزعجًا ، لكن لا يجب أن يحدث ذلك. بينما لا يمكنك تغيير كيفية جدولة أي شخص آخر لوقته ، يمكنك دفعه برفق حتى يظل اجتماعك في قمة اهتماماتك.

تشير الأبحاث من WildApricot إلى أن إرسال أربعة نماذج بريد إلكتروني لتذكير الأحداث يمكن أن يضاعف معدل حضورك ثلاث مرات.

إذن ، ما الذي يجب أن يقوله البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماع؟ للإجابة عليها ، سنقوم بمشاركة سبعة قوالب بريد إلكتروني للتذكير بالمواعيد يمكنك استخدامها في مهام سير العمل والاجتماعات والندوات عبر الإنترنت.

• تأكيد الاجتماع
• تذكير عارض
• دفع لطيف
• حفظ التاريخ البريد الإلكتروني
• تذكير عرض المبيعات
• اليوم السابق لإشعار الاجتماع
• تذكير في نفس اليوم
• أفضل ممارسات البريد الإلكتروني للتذكير

استخدم قوالب البريد الإلكتروني لتذكير الاجتماع هذه

البريد الإلكتروني للتأكيد أمر بالغ الأهمية. إنها أول متابعة يتلقاها عميلك المحتمل بعد أن يحدد موعدًا للاجتماع معك. يجب أن يحتوي على تفاصيل مثل اسم الحدث والتاريخ والوقت وتنسيق الاجتماع (عن بُعد أو شخصيًا أو مكالمة هاتفية).

تريد أيضًا استخدامه لتوجيه انتباههم إلى المحتوى ذي الصلة (الكتب الإلكترونية والأحداث ومقاطع الفيديو) التي تجعلهم متحمسين للتواصل معك. يتم إشراك العملاء المحتملين مباشرة بعد تحديد موعد اجتماع معك ، لذا استفد من هذه الفترة من المشاركة العالية بعناية.

إليك الطريقة التي نقترح عليك بها معالجة البريد الإلكتروني لتأكيد الاجتماع:

البريد الإلكتروني لتأكيد الاجتماع

سطر الموضوع: تأكيد اجتماعك في (الوقت) في (التاريخ)

البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماعات غير الرسمية

قبل عشرين عامًا ، كان الأشخاص أكثر رسمية وأكثر صرامة في اجتماعات العملاء عن بُعد. استبدلت بعض العلامات التجارية الدعوات الرسمية برسائل بريد إلكتروني أكثر دفئًا وأقل مستوى.

نحن نعلم أن هذا ليس أسلوب الجميع ، ولكن إذا كان هذا هو أسلوبك ، فقد أردنا مشاركة قالب تذكير بالاجتماع بشكل غير رسمي. ها أنت ذا:

سطر الموضوع: لا تنس! لقاء مع (الاسم) في (الوقت) في (التاريخ)!

... أو ، إذا كنت لا تحب ذلك ، فجرّب هذا بدلاً من ذلك:

دفع لطيف لاجتماع قادم

سطر الموضوع: تذكير ودي: الاجتماع في (التاريخ) في (الوقت)

لا تتردد في تشغيل هذه القوالب بالطريقة التي تريدها بلغتك وأسلوبك. لا تفرط في ذلك وقم بتحويل البريد الإلكتروني الخاص بمتابعة التذكير اللطيف إلى رسالة "محرجة".

نصيحة: ضع في اعتبارك مراسلة المستلم خارج البريد الإلكتروني. أرسل طلب اتصال LinkedIn شخصيًا أو تابعهم على Twitter لإنشاء قناة B2B مباشرة.

البريد الإلكتروني للتذكير "احفظ التاريخ"

نميل إلى التخطيط لحياتنا العملية في أيام أو أسابيع ، ولكن ليس من غير المألوف حجز اجتماع بعد أسابيع أو حتى أشهر. مثل هذه الاجتماعات هي نوع من المقامرة كما هو الحال في بعض الأحيان ، سينساها الحاضرون تمامًا.

ذلك ما يمكن أن تفعله؟

أرسل رسالة بريد إلكتروني للمتابعة في منتصف الطريق بين وقت جدولة الاجتماع ويوم الاجتماع. هذا من شأنه أن يساعد في تنشيط ذاكرة الحاضر.

إليك نموذج بريد إلكتروني يمكنك استخدامه لاجتماع في المستقبل البعيد:

سطر الموضوع: احفظ التاريخ: (اسم الحدث) - (التاريخ)!

نصيحة حول التنقيب: لزيادة اهتمامهم ، فاجئهم بهدية عمل من Alyce. إذا اخترت هديتك جيدًا ، فستجذب انتباههم حقًا. فقط تأكد من اختيار شيء يركز على اهتماماتهم وليس اهتماماتك.

البريد الإلكتروني لتذكير عرض المبيعات

إذا كان اجتماعك القادم مخصصًا لعرض منتجك على العميل المحتمل على وجه التحديد ، فقد تفضل استخدام رسالة التذكير الخاصة بك لتحديد مسار مكالمة المبيعات. إن منحهم خط سير الرحلة مقدمًا سيبني الترقب ويساعدهم على حل أي أسئلة يحتاجون إلى طرحها قبل العرض التوضيحي.

إليك كيف نقترح عليك معالجة البريد الإلكتروني لمتابعة العرض التوضيحي للمبيعات:

سطر الموضوع: لديك عرض توضيحي لـ (المنتج) مجدول لـ (الوقت) في (اليوم)

مرحبًا (الاسم) ،

أنا أتطلع حقًا إلى عرض (المنتج / البرنامج) في (التاريخ) في (الوقت) عبر (منصة الاجتماعات).

سيغطي العرض التوضيحي كيف يمكن أن يساعدك (المنتج / البرنامج) (أنت / عملك) وبعض الأشياء التي اعتقدت أنك ستجدها مثيرة للاهتمام مثل:

• سمات
• دراسة الحالة
• تكاملات
• سؤال وجواب

سأكون سعيدًا أيضًا للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم.

اراك لاحقا!

(اسمك)
(رقم الهاتف)

عند الحديث عن العروض التوضيحية للمبيعات ، يمكنك تجنب عدم حضور اجتماعاتك المحجوزة باستخدام أفكار الهدايا هذه للآفاق.

اليوم السابق للتذكير بالاجتماع

يمكن أن تتغير الأمور بسرعة بين تحديد موعد الاجتماع والاجتماع نفسه. لهذا السبب تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني قبل 24 ساعة من الاجتماع. يمنح الحضور فرصة لتغيير جدولهم قبل فوات الأوان.

نوصي باستخدام إشعار التذكير المحدد هذا لزيادة الضجيج للاجتماع. قم بتضمين معلومات إضافية حول ما ستغطيه وشارك بعض الموارد التي يمكنهم استخدامها للاستعداد. من غير المرجح أن يقوم الأشخاص بإعادة جدولة اجتماع هم متحمسون له.

إليك الطريقة التي نوصيك بمعالجة نموذج البريد الإلكتروني الودي بها للتذكير:

سطر الموضوع: تذكير سريع! لدينا اجتماع قادم في (الوقت) غدا

تذكير يوم الاجتماع

أخيرًا ، نأتي إلى صباح الحدث. الآن أو أبدًا ، وننصحك بإرسال رسالة التذكير بالبريد الإلكتروني.

اجعل رسائل البريد الإلكتروني هذه مباشرة وقابلة للتنفيذ. الفكرة هي أنك تريد أن تصل إلى Gmail أو البريد الوارد الأساسي الخاص بهم عن طريق تجنب الظهور الترويجي.

إليك ما نقترح تضمينه:

سطر الموضوع: رابط تكبير (وقتك) (عنوان الاجتماع)

أفضل ممارسات البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماعات

نريد أن نقدم لك تلميحات مفيدة لجعل تذكيرات البريد الإلكتروني الخاصة بك بارزة في صندوق وارد مليء بالرسائل التي تتنافس على انتباه الضيف.

• كن حواريًا. ستقدر الآفاق ذلك إذا بدت رسائلك الإلكترونية وكأنها كتبها شخص أكثر من كونها روبوتًا. باستخدام النغمة الصحيحة سوف تحصل على الاستجابة الصحيحة.
• كن موجزا. من المرجح أن يقرأ الأشخاص رسالة بريد إلكتروني واردة من إشعارات تطبيقات الأجهزة المحمولة الخاصة بهم. إذا كنت لا تقول ذلك في رسالة نصية ، فلا تقم بتضمينها.
• ضع التفاصيل الأساسية في سطر موضوع البريد الإلكتروني. إنه يسهل على العملاء المحتملين العثور على بريدك الإلكتروني أثناء قيامهم بفحص صندوق الوارد الخاص بهم (غالبًا ما يكون مزدحمًا).
• قم دائمًا بتضمين تفاصيل الاجتماع الرئيسية. قم بتضمين الغرض من الاجتماع ، وعنوان الاجتماع ، وأي شيء يحتاج الحاضرون إلى إحضاره ، وتغلب على أي أسئلة شائعة قد تكون لدى الحضور. حافظ على المعلومات الإضافية موجزة.
• التعبير عن الامتنان والنعمة. تقبل حقيقة أن بعض الاجتماعات يمكن أن تكون مرهقة. أظهر امتنانك ونعمتك إذا احتاج الأشخاص إلى إعادة جدولة اجتماعك القادم.
• قم بتضمين تفاصيل الاتصال حتى يتمكن الحاضرون من الإلغاء أو إعادة الجدولة. يجب أن تتضمن هذه التفاصيل رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. ليس من غير المألوف أن يرد الأشخاص عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني نص عادي.
• لا ترسل رسائل بريد إلكتروني للتذكير يوميًا. هذا يزعج الحضور. هدفك هو فقط أن تكون بمثابة تذكير مفيد - وليس لإرغامهم على الخضوع. تعد رسائل البريد الإلكتروني الزائدة مصدر إزعاج وسيتم مسحها بعيدًا مثل إشعارات تطبيقات الجوال.
• استخدم برنامج الأتمتة وجدولة البريد الإلكتروني. سيؤدي هذا إلى تقليل عبء العمل الخاص بك إلى حد كبير. استفد من برنامج أتمتة التسويق الذكي لإرسال رسائل بريد إلكتروني بتاريخ ديناميكي.
• إضفاء الطابع الشخصي على قوالب البريد الإلكتروني للتذكير. تظهر الأبحاث التي أجرتها شركة McKinsey أن 61٪ من المستهلكين "يتوقعون من الشركات أن تقدم تفاعلات مخصصة." بالإضافة إلى ذلك ، يشعر 76٪ من العملاء بالإحباط عندما لا تكون التفاعلات مخصصة. لذا ، تأكد من مخاطبة الأشخاص بالاسم.

تحسين رسائل البريد الإلكتروني لقابلية القراءة والعمل

من النقاط التي يجب مراعاتها أنك تريد أن يتم فهم تأكيدات موعدك بسهولة وعرضها جيدًا على شاشات المستلم. يتتبع مزود تحليلات البريد الإلكتروني Litmus برنامج البريد الإلكتروني الذي يستخدمه الأشخاص لقراءة الرسائل.

وحصة السوق ليست واحدة يجب التغاضي عنها. تمثل أجهزة Apple ما يقرب من ثلثي استهلاك البريد الإلكتروني ، أي أكثر من ضعف استهلاك Gmail.

خلاصة القول هنا هي أنك تحتاج إلى التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتذكير الاجتماع تبدو رائعة على أجهزة iPhone و iPad و Apple Mail.

كيفية إرسال تذكيرات الاجتماع تلقائيًا

في بعض الأحيان يكون من الضروري إرسال بريد إلكتروني للتذكير من منصة الاجتماع.

لماذا ا؟ من المرجح أن يتم إدراج Zoom في القائمة البيضاء بواسطة موفري البريد الإلكتروني ويتضمن أي معلومات اتصال ورموز مرور وروابط تطبيقات لحضور الاجتماعات.

كيفية إرسال رسائل التأكيد بالبريد الإلكتروني بشكل تكبير

1. سجّل الدخول إلى بوابة Zoom على الويب.
2. في قائمة التنقل ، انقر على صفحة الاجتماعات أو البرامج التعليمية على الويب.
3. ابحث عن الجلسة المجدولة التي ترغب في تعديلها وانقر فوق الموضوع.
4. انقر فوق علامة التبويب الدعوات (للندوات عبر الإنترنت) أو علامة التبويب التسجيل (للاجتماعات).
5. ابحث عن قسم إدارة الحاضرين (ندوات عبر الإنترنت) أو إدارة المسجلين (الاجتماعات) وانقر فوق تحرير أو عرض على الجانب الأيمن. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة المسجلين لهذا الاجتماع أو الندوة عبر الإنترنت.
6. انقر فوق علامة التبويب تمت الموافقة (قد لا يكون هذا مرئيًا في حالة استخدام الموافقة التلقائية) وابحث عن اسم صاحب التسجيل.
7. انقر على اسمه ثم زر إعادة إرسال رسالة التأكيد الإلكترونية لإرسال رسالة التأكيد إلى صاحب التسجيل مرة أخرى.
8. (اختياري) أعد إرسال رسائل التأكيد بالبريد الإلكتروني بشكل مجمّع عن طريق تحديد مسجلين متعددين والنقر على زر إعادة إرسال رسالة التأكيد الإلكترونية.

احصل على الشكر لتواصلك.
افتح المزيد من الأبواب مع Alyce →

تجنب عدم العرض باستخدام قوالب البريد الإلكتروني للتذكير

يمكن أن يكون إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتأكيد في الوقت المناسب هو الفرق بين نسيان العميل المحتمل لحدثك القادم وظهورها في الوقت المحدد والاستعداد لها.

للحصول على قوة نيران إضافية ، أرسل هدايا شخصية وذات صلة ومدروسة من Alyce. سيقدر فريق المبيعات لديك طرقًا جديدة للتواصل مع العملاء المحتملين والعملاء.

من الجدير الاستثمار في رسائل البريد الإلكتروني للتذكير - اختر نموذجًا يتماشى مع النغمة الودية لعلامتك التجارية ، واعتبر سطور موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك ، وقم بتخصيصه للمستلم الخاص بك ، واجعله بسيطًا.

نأمل أن تساعدك قوالب البريد الإلكتروني التي شاركناها في هذه المقالة في التنقل في عالم غالبًا ما يكون صعبًا يتمثل في إرسال تذكيرات بالبريد الإلكتروني. لا تتردد في استخدامها جميعا.

مصدر البيانات: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula