Шаблоны электронных писем с напоминаниями о встречах для сокращения числа неявок

Это случилось с вами, не так ли: вы ходили взад и вперед в поисках времени встречи, и когда этот день настал, вы торопились выполнять свои задачи, чтобы уделить собранию все свое внимание.

Затем вы просто сидели в пустой комнате Zoom, понимая, что вас забанили.

Быть призраком отстойно, но это не обязательно. Хотя вы не можете изменить то, как другие планируют свое время, вы можете слегка подтолкнуть их, чтобы ваша встреча оставалась в центре внимания.

Исследование WildApricot показывает, что отправка четырех шаблонов электронных писем с напоминанием о мероприятии может утроить вашу посещаемость.

Итак, что должно быть написано в вашем электронном письме с напоминанием о встрече? Чтобы ответить на него, мы собираемся поделиться семью шаблонами электронных писем с напоминанием о встрече, которые вы можете использовать для своих рабочих процессов, встреч и вебинаров.

• Подтверждение встречи
• Случайное напоминание
• Мягкий толчок
• Электронная почта «Сохранить дату»
• Напоминание о демонстрации продаж
• Уведомление за день до собрания
• Напоминание в тот же день
• Рекомендации по электронной почте с напоминанием

Используйте эти шаблоны электронных писем с напоминанием о встрече

Электронное письмо с подтверждением имеет решающее значение. Это первое последующее сообщение, которое ваш потенциальный клиент получит после того, как назначит встречу с вами. Он должен содержать такие сведения, как название мероприятия, дата, время и формат встречи (удаленно, лично или по телефону).

Вы также можете использовать его, чтобы привлечь их внимание к соответствующему контенту (электронным книгам, мероприятиям, видео), который заставит их заинтересоваться общением с вами. Потенциальные клиенты наиболее вовлечены сразу после того, как назначат встречу с вами, поэтому используйте этот период высокой вовлеченности с умом.

Вот как мы предлагаем вам справиться с электронным письмом с подтверждением встречи:

Электронное письмо с подтверждением встречи

Строка темы: Подтверждение встречи в (время) (дата)

Электронное письмо с напоминанием о случайной встрече

Двадцать лет назад на удаленных встречах с клиентами люди были более формальными и жесткими. Некоторые бренды заменили официальные приглашения более теплыми и сдержанными электронными письмами.

Мы знаем, что это стиль не для всех, но на случай, если это ваш вариант, мы хотели бы поделиться более непринужденным шаблоном напоминания о встрече. Ну вот:

Тема сообщения: Не забывайте! Встреча с (имя) в (время) (дата)!

… Или, если вам не нравится этот, попробуйте этот:

Нежный толчок к предстоящей встрече

Тема сообщения: Дружеское напоминание: встреча (дата) в (время)

Не стесняйтесь оживлять эти шаблоны, как вам нравится, используя свой жаргон и стиль. Не переусердствуйте и не превращайте свое мягкое напоминание в последующее электронное письмо в «неприятное».

Совет. Рассмотрите возможность обмена сообщениями с получателем за пределами электронной почты. Отправьте персонализированный запрос на подключение к LinkedIn или подпишитесь на них в Twitter, чтобы установить прямой канал B2B.

Письмо-напоминание «Сохранить дату»

Мы склонны планировать свою рабочую жизнь в днях или неделях, но нередко назначаем встречу за несколько недель или даже месяцев. Подобные встречи — это своего рода азартная игра, так как иногда ваш посетитель полностью забывает об этом.

Так что ты можешь сделать?

Отправьте последующее электронное письмо в середине между запланированным временем встречи и днем ​​​​встречи. Это должно помочь оживить память вашего посетителя.

Вот шаблон электронного письма, который вы можете использовать для встречи в отдаленном будущем:

Тема сообщения: Запомни дату: (название события) - (дата)!

Совет потенциальным покупателям: чтобы подогреть их интерес, удивите их бизнес-подарком от Элис. Если вы правильно выберете подарок, вы действительно привлечете их внимание. Просто убедитесь, что вы выбрали что-то, ориентированное на их интересы, а не на ваши.

Электронное письмо с напоминанием о демонстрациях продаж

Если ваша предстоящая встреча предназначена специально для демонстрации вашего продукта потенциальному покупателю, вы можете предпочесть использовать сообщение-напоминание, чтобы наметить маршрут звонка по продажам. Предоставление им маршрута заранее вызовет ожидание и поможет им решить любые вопросы, которые им нужно задать перед демонстрацией.

Вот как мы предлагаем вам решить последующее электронное письмо с демонстрацией продаж:

Тема сообщения: У вас запланирована демонстрация (продукта) на (время) (день)

Говоря о демонстрациях продаж, вы можете избежать неявок на запланированные встречи с этими идеями подарков для потенциальных клиентов.

Напоминание за день до встречи

Вещи могут быстро меняться между тем, когда вы планируете собрание, и самим собранием. Вот почему вам нужно отправить электронное письмо за 24 часа до встречи. Это дает вашему посетителю возможность изменить свое расписание, пока не стало слишком поздно.

Мы рекомендуем использовать это конкретное уведомление-напоминание, чтобы создать шумиху вокруг встречи. Включите дополнительную информацию о том, что вы будете освещать, и поделитесь некоторыми ресурсами, которые они могут использовать для подготовки. Люди с меньшей вероятностью перенесут встречу, которой они рады.

Вот как мы рекомендуем вам справиться с этим примером электронного письма с дружественным напоминанием:

Тема сообщения: Напоминаем! У нас запланирована встреча в (время) завтра

Напоминание о дне встречи

Наконец, мы подошли к утру события. Сейчас или никогда, и мы рекомендуем вам отправить это электронное письмо с напоминанием.

Держите эти электронные письма прямыми и действенными. Идея состоит в том, что вы хотите, чтобы оно пришло в их Gmail или в их основной почтовый ящик, избегая при этом рекламного характера.

Вот что мы предлагаем вам включить:

Строка темы: Ссылка на Zoom для вашего (время) (название встречи)

Рекомендации по электронной почте с напоминанием о встрече

Мы хотим дать вам полезные советы, чтобы ваши напоминания по электронной почте выделялись в папке «Входящие», полной сообщений, соперничающих за внимание вашего посетителя.

• Будьте разговорчивы. Потенциальные клиенты оценят, если ваши электронные письма будут звучать так, как будто их написал человек, а не робот. Используя правильный тон, вы получите правильный ответ.
• Будьте лаконичны. Люди, скорее всего, прочитают входящее электронное письмо из уведомлений своего мобильного приложения. Если вы не хотите говорить это в текстовом сообщении, не включайте его.
• Поместите ключевые детали в строку темы электронного письма. Это облегчает потенциальным клиентам поиск вашей электронной почты, когда они сканируют свой (часто загроможденный) почтовый ящик.
• Всегда указывайте ключевые детали встречи. Включите цель собрания, название собрания, все, что нужно принести участникам, и обойдите любые часто задаваемые вопросы, которые могут возникнуть у участника. Сохраняйте дополнительную информацию краткой.
• Выражайте благодарность и благодать. Примите тот факт, что некоторые встречи могут быть утомительными. Проявите свою благодарность и благосклонность, если людям нужно перенести вашу предстоящую встречу.
• Включите контактную информацию, чтобы участники могли отменить или перенести встречу. Эти данные должны включать ваш номер телефона и адрес электронной почты. Нередко люди отвечают текстовым сообщением или электронным письмом в виде простого текста.
• Не отправляйте ежедневные электронные письма с напоминаниями. Это раздражает присутствующих. Ваша цель — просто служить полезным напоминанием, а не заставлять их подчиняться. Чрезмерные электронные письма доставляют неудобства и будут удалены, как уведомления мобильного приложения.
• Используйте программное обеспечение для автоматизации и планирования электронной почты. Это существенно снизит вашу нагрузку. Используйте интеллектуальное программное обеспечение для автоматизации маркетинга, чтобы отправлять электронные письма с динамической датой.
• Персонализируйте шаблоны напоминаний по электронной почте. Исследование McKinsey показывает, что 61% потребителей «ожидают от компаний персонализированного взаимодействия». Кроме того, 76% клиентов «разочаровываются», когда взаимодействие не персонализировано. Поэтому убедитесь, что вы обращаетесь к людям по имени.

Оптимизируйте электронные письма для удобочитаемости и действия

Один момент, который следует принять во внимание, заключается в том, что вы хотите, чтобы ваши подтверждения о встрече были легко понятны и хорошо отображались на экранах ваших получателей. Поставщик аналитики электронной почты Litmus отслеживает программное обеспечение электронной почты, которое люди используют для чтения сообщений.

И долю рынка нельзя упускать из виду. На устройства Apple приходится почти две трети потребления электронной почты, что более чем в два раза больше, чем на Gmail.

Суть в том, что вам нужно убедиться, что ваши электронные письма с напоминаниями о встречах отлично выглядят на iPhone, iPad и в Apple Mail.

Как автоматически отправлять напоминания о собраниях

Иногда необходимо отправить электронное письмо с напоминанием с платформы для собраний.

Почему? Zoom, скорее всего, занесен в белый список провайдерами электронной почты и включает в себя любую информацию для подключения, коды доступа и ссылки на приложения для посещения собраний.

Как отправить электронное письмо с подтверждением в Zoom

1. Войдите на веб-портал Zoom.
2. В меню навигации щелкните страницу «Встречи» или «Веб-семинары».
3. Найдите запланированный сеанс, который вы хотите отредактировать, и нажмите на тему.
4. Щелкните вкладку «Приглашения» (для вебинаров) или вкладку «Регистрация» (для совещаний).
5. Найдите раздел «Управление участниками (вебинары)» или «Управление зарегистрированными участниками (встречи)» и нажмите «Изменить» или «Просмотреть» справа. Откроется список зарегистрировавшихся на эту встречу или вебинар.
6. Перейдите на вкладку «Утверждено» (она может быть не видна при использовании автоматического утверждения) и найдите имя владельца регистрации.
7. Нажмите на его имя, а затем кнопку «Отправить электронное письмо с подтверждением повторно», чтобы снова отправить электронное письмо с подтверждением владельцу регистрации.
8. (Необязательно) Повторно отправить электронное письмо с подтверждением, выбрав нескольких регистрантов и нажав кнопку «Отправить электронное письмо с подтверждением повторно».

Получите благодарность за вашу работу.
Открывайте больше дверей с Элис →

Избегайте неявок с помощью шаблонов писем-напоминаний

Отправка своевременных электронных писем с подтверждением может стать причиной того, что ваш потенциальный клиент забудет о предстоящем событии, и он появится вовремя и подготовленным.

Чтобы получить дополнительную огневую мощь, отправьте личные, актуальные и продуманные подарки от Алисы. Ваша команда по продажам оценит новые способы связи с потенциальными клиентами.

Стоит инвестировать в свои электронные письма с напоминаниями — выберите шаблон, который соответствует дружелюбному тону вашего бренда, продумайте строки темы вашего электронного письма, персонализируйте его для вашего получателя и сделайте его простым.

Мы надеемся, что шаблоны электронных писем, которыми мы поделились в этой статье, помогли вам сориентироваться в сложном мире отправки напоминаний по электронной почте. Не стесняйтесь использовать их все.

Источник данных: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula.