No-Show'ları Azaltmak İçin Toplantı Hatırlatıcı E-posta Şablonları

Başınıza geldi, değil mi: Bir toplantı zamanı bulmak için ileri geri gittiniz ve o gün geldiğinde, toplantıya tüm, bölünmemiş dikkatinizi verebilmek için işlerinizi aceleye getirdiniz.

Sonra boş bir Zoom odasında oturdunuz ve hayalet olduğunuzu fark ettiniz.

Hayalet olmak berbat bir şey ama olması gerekmiyor. Başkalarının zamanlarını nasıl planladıklarını değiştiremezsiniz, ancak toplantınızın akılda kalması için onları nazikçe dürtebilirsiniz.

WildApricot'tan yapılan araştırmalar, dört etkinlik hatırlatıcı e-posta şablonu göndermenin katılım oranınızı üç katına çıkarabileceğini gösteriyor.

Peki, toplantı hatırlatma e-postanız ne demeli? Cevaplamak için iş akışlarınız, toplantılarınız ve web seminerleriniz için kullanabileceğiniz yedi randevu hatırlatıcı e-posta şablonunu paylaşacağız.

• Toplantı Onayı
• Günlük Hatırlatma
• Nazik Dürtme
• Tarihi Kaydet e-postası
• Satış Demosu Hatırlatıcısı
• Toplantı Öncesi Gün Bildirimi
• Aynı Gün Hatırlatma
• Hatırlatıcı E-posta En İyi Uygulamaları

Bu Toplantı Hatırlatıcı E-posta Şablonlarını Kullanın

Onay e-postası çok önemlidir. Bu, sizinle bir toplantı planladıktan sonra potansiyel müşterinizin alacağı ilk takiptir. Etkinlik adı, tarih, saat ve toplantı biçimi (uzaktan, yüz yüze veya telefon görüşmesi) gibi ayrıntıları içermelidir.

Ayrıca, dikkatlerini sizinle bağlantı kurmak için heyecanlandıracak ilgili içeriğe (e-kitaplar, etkinlikler, videolar) yönlendirmek için kullanmak istersiniz. Beklentiler en çok sizinle bir toplantı planladıktan hemen sonra meşgul olur, bu nedenle bu yüksek katılım dönemini düşünceli bir şekilde değerlendirin.

Toplantı onay e-postasını şu şekilde çözmenizi öneririz:

Toplantı onay e-postası

Konu satırı: Toplantınızın (saat) tarihinde (tarih) onaylanması

Gündelik toplantı hatırlatma e-postası

Yirmi yıl önce, insanlar uzaktan müşteri toplantılarında daha resmi ve katıydı. Bazı markalar resmi davetleri daha sıcak, daha sade e-postalarla değiştirdi.

Bunun herkesin tarzı olmadığını biliyoruz, ancak sizinki de olabilir diye daha sıradan bir toplantı hatırlatma şablonu paylaşmak istedik. Hadi bakalım:

Konu satırı: Unutma! (tarih) tarihinde (saatte) (isim) ile buluşma!

… Veya bunu beğenmediyseniz, bunun yerine şunu deneyin:

Yaklaşan bir toplantı için nazik dürtme

Konu satırı: Dostça hatırlatma: (tarih) saatinde (saat) toplantı

Bu şablonları lingo ve tarzınızla istediğiniz gibi canlandırmaktan çekinmeyin. Aşırıya kaçmayın ve nazik hatırlatma takip e-postanızı "acımasız" bir e-postaya dönüştürün.

İpucu: Alıcınıza e-posta dışında mesaj göndermeyi düşünün. Doğrudan bir B2B kanalı oluşturmak için kişiselleştirilmiş bir LinkedIn bağlantı isteği gönderin veya Twitter'da takip edin.

'Tarihi kaydet' hatırlatma e-postası

İş hayatımızı günler veya haftalar içinde planlama eğilimindeyiz, ancak haftalar hatta aylar sonra bir toplantı rezervasyonu yapmak nadir değildir. Bunun gibi toplantılar biraz kumar gibidir, çünkü bazen katılımcınız bunu tamamen unutacaktır.

Ne yapabilirsin?

Toplantının planlandığı saat ile toplantı günü arasında bir takip e-postası gönderin. Bu, katılımcınızın hafızasını çalıştırmaya yardımcı olacaktır.

Uzak gelecekte bir toplantı için kullanabileceğiniz bir e-posta şablonu:

Konu satırı: Tarihi kaydedin: (etkinlik adı) - (tarih)!

Adaya Yönelik İpucu: İlgilerini artırmak için Alyce ile bir iş hediyesi vererek onları şaşırtın. Hediyenizi iyi seçerseniz, gerçekten dikkatlerini çekersiniz. Sadece sizin değil, onların ilgi alanlarına odaklanan bir şey seçtiğinizden emin olun.

Satış demosu hatırlatma e-postası

Yaklaşan toplantınız özellikle potansiyel müşteri için ürününüzün tanıtımını yapmaksa, satış görüşmesi için bir güzergahı ana hatlarıyla belirtmek için hatırlatma mesajınızı kullanmayı tercih edebilirsiniz. Onlara önceden bir seyahat planı vermek, beklenti oluşturacak ve demodan önce sormaları gereken soruları çözmelerine yardımcı olacaktır.

Satış demosu takip e-postasını şu şekilde çözmenizi öneririz:

Konu satırı: (gün) tarihinde (zaman) için programlanmış bir (ürün) demonuz var

Satış demolarından bahsetmişken, potansiyel müşteriler için bu hediye fikirleriyle, rezerve edilmiş toplantılarınız için no-show'lardan kaçınabilirsiniz.

Toplantı hatırlatıcısından önceki gün

Bir toplantı planladığınız zaman ile toplantının kendisi arasında işler hızla değişebilir. Bu nedenle toplantıdan 24 saat önce bir e-posta göndermeniz gerekmektedir. Katılımcınıza çok geç olmadan programlarını değiştirme şansı verir.

Toplantı için heyecan yaratmak için bu özel hatırlatma bildirimini kullanmanızı öneririz. Neleri ele alacağınız hakkında ek bilgiler ekleyin ve hazırlanmak için kullanabilecekleri bazı kaynakları paylaşın. İnsanların heyecanlandıkları bir toplantıyı yeniden planlama olasılıkları daha düşüktür.

Bu dostça hatırlatma e-posta örneğini şu şekilde çözmenizi öneririz:

Konu satırı: Hızlı hatırlatma! Yarın (saatte) yaklaşan bir toplantımız var

Toplantı hatırlatma günü

Sonunda olayın sabahına geliyoruz. Ya şimdi ya hiç; bu hatırlatma e-postasını göndermenizi öneririz.

Bu e-postaları doğrudan ve eyleme dönüştürülebilir tutun. Buradaki fikir, tanıtım amaçlı görünmekten kaçınarak Gmail'lerine veya birincil gelen kutularına ulaşmasını istemenizdir.

Eklemenizi önerdiklerimiz şunlardır:

Konu satırı: Sizin (zamanınız) için yakınlaştırma bağlantısı (toplantı başlığı)

Toplantı Hatırlatıcı E-posta En İyi Uygulamaları

Katılımcınızın dikkatini çekmek için yarışan mesajlarla dolu bir gelen kutusunda e-posta hatırlatıcılarınızı öne çıkarmak için size faydalı ipuçları sağlamak istiyoruz.

• Konuşkan olun. E-postalarınız bir robottan çok bir kişi tarafından yazılmış gibi görünüyorsa, potansiyel müşteriler bunu takdir edecektir. Doğru tonu kullanmak size doğru yanıtı verecektir.
• Özlü olun. İnsanların mobil uygulama bildirimlerinden gelen bir e-postayı okuması muhtemeldir. Bir metin mesajında ​​söylemeyecekseniz, dahil etmeyin.
• E-posta konu satırına önemli ayrıntıları koyun. Potansiyel müşterilerin (genellikle darmadağın olan) gelen kutularını tararken e-postanızı bulmasını kolaylaştırır.
• Her zaman önemli toplantı ayrıntılarını ekleyin. Toplantı amacını, toplantı başlığını, katılımcıların getirmesi gereken her şeyi ekleyin ve katılımcının sahip olabileceği SSS'lerin üstesinden gelin. Ek bilgileri kısa ve öz tutun.
• Minnettarlığı ve lütfu ifade edin. Bazı toplantıların yorucu olabileceği gerçeğini kabul edin. İnsanların yaklaşan toplantınızı yeniden planlaması gerekirse, minnettarlığınızı ve nezaketinizi gösterin.
• Katılımcıların iptal edebilmesi veya yeniden planlayabilmesi için iletişim bilgilerini ekleyin. Bu ayrıntılar telefon numaranızı ve e-posta adresinizi içermelidir. İnsanların bir metin mesajı veya düz metin e-posta üzerinden yanıt vermesi nadir değildir.
• Günlük hatırlatma e-postaları göndermeyin. Bu, katılımcıları rahatsız eder. Amacınız sadece yardımcı bir hatırlatma olarak hizmet etmektir - onları boyun eğdirmek için azarlamak değil. Aşırı e-postalar can sıkıcıdır ve mobil uygulama bildirimleri gibi hızlıca silinecektir.
• Otomasyon ve e-posta planlama yazılımı kullanın. Bu, iş yükünüzü önemli ölçüde azaltacaktır. Dinamik bir tarihe sahip e-postalar göndermek için akıllı pazarlama otomasyon yazılımından yararlanın.
• Hatırlatıcı e-posta şablonlarınızı kişiselleştirin. McKinsey'den yapılan araştırmalar, tüketicilerin %61'inin "şirketlerin kişiselleştirilmiş etkileşimler sağlamasını beklediğini" gösteriyor. Ek olarak, etkileşimler kişiselleştirilmediğinde müşterilerin %76'sı "hayal kırıklığına uğrar". Bu nedenle, insanlara isimleriyle hitap ettiğinizden emin olun.

Okunabilirlik ve Eylem için E-postaları Optimize Edin

Dikkate alınması gereken bir nokta, randevu onaylarınızın kolayca anlaşılmasını ve alıcınızın ekranlarında iyi görünmesini istemenizdir. E-posta analiz sağlayıcısı Litmus, insanların mesajları okumak için kullandığı e-posta yazılımını takip eder.

Ve pazar payı göz ardı edilecek bir şey değil. Apple cihazları, e-posta tüketiminin neredeyse üçte ikisini, Gmail'in iki katından fazlasını oluşturuyor.

Buradaki sonuç, toplantı hatırlatıcı e-postalarınızın iPhone'larda, iPad'lerde ve Apple Mail'de harika görünmesini sağlamanız gerektiğidir.

Toplantı Hatırlatıcıları Otomatik Olarak Nasıl Gönderilir

Bazen bir toplantı platformundan bir hatırlatma e-postası göndermek gerekebilir.

Neden? Niye? Zoom büyük olasılıkla e-posta sağlayıcıları tarafından beyaz listeye alınır ve toplantılara katılmak için tüm arama bilgilerini, parolaları ve uygulama bağlantılarını içerir.

Zoom'da Onay E-postaları Nasıl Gönderilir

1. Zoom web portalında oturum açın.
2. Gezinme menüsünde Toplantılar veya Web Seminerleri sayfasını tıklayın.
3. Düzenlemek istediğiniz planlanmış oturumu bulun ve konuya tıklayın.
4. Davetler sekmesine (Web Seminerleri için) veya Kayıt sekmesine (Toplantılar için) tıklayın.
5. Katılımcıları Yönet (Web Seminerleri) veya Kayıt Sahiplerini Yönet (Toplantılar) bölümünü bulun ve sağ taraftaki Düzenle veya Görüntüle'ye tıklayın. Bu, bu toplantı veya web semineri için kayıt yaptıranların listesini açacaktır.
6. Onaylandı sekmesine tıklayın (otomatik onay kullanılıyorsa bu görünmeyebilir) ve kaydedenin adını bulun.
7. Onay e-postasını kaydedene tekrar göndermek için adlarına ve ardından Onay E-postasını Yeniden Gönder düğmesine tıklayın.
8. (İsteğe bağlı) Birden fazla kayıt sahibi seçip Onay E-postasını Yeniden Gönder düğmesini tıklayarak onay e-postalarını toplu olarak yeniden gönderin.

Yardımınız için teşekkür alın.
Alyce ile daha fazla kapı aç →

Hatırlatıcı E-posta Şablonları ile No-Show'lardan Kaçının

İyi zamanlanmış onay e-postaları göndermek, yaklaşan etkinliğinizi unutan potansiyel müşterinizle zamanında ve hazırlıklı olarak gelmeleri arasındaki fark olabilir.

Ekstra ateş gücü için Alyce'den kişisel, alakalı ve düşünceli hediyeler gönderin. Satış ekibiniz , potansiyel müşteriler ve müşterilerle bağlantı kurmanın yeni yollarını takdir edecektir.

Hatırlatıcı e-postalarınıza yatırım yapmaya değer - markanızın samimi tonuyla uyumlu bir şablon seçin, e-posta konu satırlarınızı göz önünde bulundurun, alıcınıza göre kişiselleştirin ve basit tutun.

Bu makalede paylaştığımız e-posta şablonlarının, genellikle zorlu e-posta hatırlatıcıları gönderme dünyasında gezinmenize yardımcı olduğunu umuyoruz. Hepsini kullanmaktan çekinmeyin.

Veri kaynağı: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula