E-Mail-Vorlagen für Besprechungserinnerungen zur Reduzierung von Nichterscheinen

Es ist Ihnen schon passiert, nicht wahr: Sie sind hin und her gegangen, um einen Termin für ein Meeting zu finden, und als dieser Tag kam, haben Sie Ihre Aufgaben eilig erledigt, um dem Meeting Ihre volle, ungeteilte Aufmerksamkeit zu widmen.

Dann saßen Sie einfach in einem leeren Zoom-Raum und stellten fest, dass Sie gespenstisch wurden.

Ghosted zu sein ist scheiße, muss aber nicht sein. Sie können zwar nicht ändern, wie andere ihre Zeit planen, aber Sie können ihnen einen sanften Schubs geben, damit Ihr Meeting im Gedächtnis bleibt.

Untersuchungen von WildApricot zeigen, dass das Versenden von vier E-Mail-Vorlagen für Ereigniserinnerungen Ihre Anwesenheitsrate verdreifachen kann.

Also, was sollte Ihre Meeting-Erinnerungs-E-Mail enthalten? Um darauf zu antworten, stellen wir Ihnen sieben E-Mail-Vorlagen für Terminerinnerungen zur Verfügung, die Sie gerne für Ihre Arbeitsabläufe, Besprechungen und Webinare verwenden können.

• Besprechungsbestätigung
• Lässige Erinnerung
• Sanfter Schubs
• Save-the-Date-E-Mail
• Verkaufsdemo-Erinnerung
• Benachrichtigung am Tag vor der Versammlung
• Erinnerung am selben Tag
• Best Practices für Erinnerungs-E-Mails

Verwenden Sie diese E-Mail-Vorlagen für Besprechungserinnerungen

Entscheidend ist die Bestätigungsmail. Es ist das erste Follow-up, das Ihr potenzieller Kunde erhält, nachdem er ein Treffen mit Ihnen vereinbart hat. Es sollte Details wie den Namen der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit und das Besprechungsformat (Remote, persönlich oder Telefonanruf) enthalten.

Sie möchten es auch verwenden, um ihre Aufmerksamkeit auf relevante Inhalte (E-Books, Veranstaltungen, Videos) zu lenken, die sie dazu bringen, sich mit Ihnen zu verbinden. Potenzielle Kunden sind unmittelbar nach der Vereinbarung eines Treffens mit Ihnen am engagiertesten, also nutzen Sie diese Zeit des hohen Engagements mit Bedacht.

So schlagen wir vor, dass Sie die Besprechungsbestätigungs-E-Mail angehen:

Bestätigungs-E-Mail für das Meeting

Betreffzeile: Bestätigung Ihres Treffens um (Uhrzeit) am (Datum)

E-Mail zur Erinnerung an ein zwangloses Treffen

Vor zwanzig Jahren waren die Leute bei Remote-Kundenmeetings formeller und strenger. Einige Marken ersetzten die formellen Einladungen durch wärmere, zurückhaltendere E-Mails.

Wir wissen, dass dies nicht jedermanns Stil ist, aber falls es Ihrer ist, wollten wir eine lockerere Vorlage für Besprechungserinnerungen teilen. Bitte schön:

Betreffzeile: Nicht vergessen! Treffen mit (Name) um (Uhrzeit) am (Datum)!

… Oder, wenn Ihnen das nicht gefällt, versuchen Sie es stattdessen mit diesem:

Sanfter Schubs für ein bevorstehendes Meeting

Betreffzeile: Freundliche Erinnerung: Besprechung am (Datum) um (Uhrzeit)

Fühlen Sie sich frei, diese Vorlagen mit Ihrer Sprache und Ihrem Stil nach Belieben aufzupeppen. Übertreiben Sie es nicht und verwandeln Sie Ihre sanfte Erinnerungs-Follow-up-E-Mail in eine "krampfhafte".

Tipp: Erwägen Sie, Ihren Empfänger außerhalb von E-Mails zu benachrichtigen. Senden Sie eine personalisierte LinkedIn-Verbindungsanfrage oder folgen Sie ihnen auf Twitter, um einen direkten B2B-Kanal einzurichten.

Erinnerungs-E-Mail „Save the date“.

Wir neigen dazu, unser Arbeitsleben in Tagen oder Wochen zu planen, aber es ist nicht ungewöhnlich, ein Meeting zu buchen, das Wochen oder sogar Monate entfernt ist. Meetings wie dieses sind ein bisschen wie ein Glücksspiel, da Ihr Teilnehmer es manchmal völlig vergisst.

Also, was kannst du machen?

Senden Sie eine Follow-up-E-Mail in der Mitte zwischen dem Zeitpunkt, an dem das Meeting angesetzt wurde, und dem Tag des Meetings. Dies sollte helfen, das Gedächtnis Ihres Teilnehmers aufzufrischen.

Hier ist eine E-Mail-Vorlage, die Sie für ein Meeting in ferner Zukunft verwenden können:

Betreffzeile: Merken Sie sich das Datum vor: (Name der Veranstaltung) - (Datum)!

Werbetipp : Um ihr Interesse zu wecken, überraschen Sie sie mit einem Geschäftsgeschenk von Alyce. Wenn Sie Ihr Geschenk gut auswählen, werden Sie wirklich ihre Aufmerksamkeit erregen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie etwas auswählen, das sich auf ihre Interessen konzentriert, nicht auf Ihre.

E-Mail zur Erinnerung an die Verkaufsdemo

Wenn Ihr bevorstehendes Meeting speziell dazu dient, Ihr Produkt dem Interessenten vorzuführen, ziehen Sie es vielleicht vor, Ihre Erinnerungsnachricht zu verwenden, um einen Ablaufplan für das Verkaufsgespräch zu skizzieren. Wenn Sie ihnen im Voraus einen Reiseplan geben, wird dies die Vorfreude steigern und ihnen helfen, alle Fragen zu klären, die sie vor der Demo stellen müssen.

So schlagen wir vor, dass Sie die Verkaufsdemo-Follow-up-E-Mail angehen:

Betreffzeile: Sie haben eine Demo von (Produkt) geplant für (Uhrzeit) am (Tag)

Apropos Verkaufsdemonstration: Mit diesen Geschenkideen für Interessenten können Sie No-Shows für Ihre gebuchten Meetings vermeiden.

Am Tag vor der Besprechungserinnerung

Zwischen dem Planen eines Meetings und dem Meeting selbst können sich die Dinge schnell ändern. Aus diesem Grund müssen Sie 24 Stunden vor dem Meeting eine E-Mail senden. Es gibt Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, ihren Zeitplan zu verschieben, bevor es zu spät ist.

Wir empfehlen, diese spezielle Erinnerungsbenachrichtigung zu verwenden, um einen Hype um das Meeting aufzubauen. Fügen Sie zusätzliche Informationen darüber hinzu, was Sie behandeln werden, und teilen Sie einige Ressourcen, die sie zur Vorbereitung verwenden können. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Menschen ein Meeting verschieben, auf das sie sich freuen.

Wir empfehlen Ihnen, dieses Muster einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail wie folgt anzugehen:

Betreffzeile: Schnelle Erinnerung! Wir haben morgen um (Zeit) ein bevorstehendes Treffen

Der Tag der Besprechungserinnerung

Schließlich kommen wir zum Morgen der Veranstaltung. Es heißt jetzt oder nie, und wir empfehlen Ihnen, diese Erinnerungs-E-Mail zu senden.

Halten Sie diese E-Mails direkt und umsetzbar. Die Idee ist, dass Sie möchten, dass es in ihrem Google Mail- oder ihrem primären Posteingang ankommt, indem Sie vermeiden, dass es als Werbung erscheint.

Folgendes empfehlen wir:

Betreffzeile: Zoom-Link für Ihre (Zeit) (Meeting-Titel)

Best Practices für Besprechungserinnerungs-E-Mails

Wir möchten Ihnen hilfreiche Tipps geben, damit Ihre E-Mail-Erinnerungen in einem Posteingang voller Nachrichten, die um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer wetteifern, auffallen.

• Seien Sie gesprächig. Interessenten werden es zu schätzen wissen, wenn Ihre E-Mails eher so klingen, als wären sie von einem Menschen geschrieben worden und nicht von einem Roboter. Mit dem richtigen Ton erhalten Sie die richtige Antwort.
• Sei präzise. Die Leute lesen wahrscheinlich eine eingehende E-Mail von ihren mobilen App-Benachrichtigungen. Wenn Sie es nicht in einer Textnachricht sagen würden, fügen Sie es nicht hinzu.
• Fügen Sie wichtige Details in die Betreffzeile der E-Mail ein. Es macht es potenziellen Kunden einfacher, Ihre E-Mail zu finden, wenn sie ihren (oft überfüllten) Posteingang durchsuchen.
• Geben Sie immer wichtige Besprechungsdetails an. Geben Sie den Zweck des Meetings, den Titel des Meetings und alles, was die Teilnehmer mitbringen müssen, an, und gehen Sie auf häufig gestellte Fragen ein, die der Teilnehmer möglicherweise hat. Halten Sie die Zusatzinformationen kurz.
• Drücken Sie Dankbarkeit und Anmut aus. Akzeptieren Sie die Realität, dass manche Meetings anstrengend sein können. Zeigen Sie Ihre Dankbarkeit und Anmut, wenn jemand Ihr bevorstehendes Meeting verschieben muss.
• Fügen Sie Kontaktdaten hinzu, damit die Teilnehmer stornieren oder verschieben können. Diese Angaben sollten Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Leute über eine Textnachricht oder eine E-Mail im Klartext antworten.
• Senden Sie keine täglichen Erinnerungs-E-Mails. Das irritiert die Teilnehmer. Ihr Ziel ist nur, als hilfreiche Erinnerung zu dienen – nicht, sie zur Unterwerfung zu schelten. Übermäßige E-Mails sind lästig und werden wie Benachrichtigungen von mobilen Apps weggewischt.
• Verwenden Sie Automatisierungs- und E-Mail-Planungssoftware. Dies wird Ihren Arbeitsaufwand erheblich verringern. Nutzen Sie intelligente Marketing-Automatisierungssoftware, um E-Mails mit einem dynamischen Datum zu versenden.
• Personalisieren Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen. Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass 61 % der Verbraucher „von Unternehmen erwarten, dass sie personalisierte Interaktionen anbieten“. Darüber hinaus sind 76 % der Kunden „frustriert“, wenn Interaktionen nicht personalisiert sind. Achten Sie also darauf, Personen mit Namen anzusprechen.

Optimieren Sie E-Mails für Lesbarkeit und Aktion

Ein Punkt, den Sie sich zu Herzen nehmen sollten, ist, dass Sie möchten, dass Ihre Terminbestätigungen leicht verständlich sind und auf den Bildschirmen Ihrer Empfänger gut dargestellt werden. Der E-Mail-Analyseanbieter Litmus verfolgt die E-Mail-Software, die Benutzer zum Lesen von Nachrichten verwenden.

Und der Marktanteil ist nicht zu übersehen. Apple-Geräte machen fast zwei Drittel des E-Mail-Verbrauchs aus, mehr als doppelt so viel wie Gmail.

Unterm Strich müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Meeting-Erinnerungs-E-Mails auf iPhones, iPads und Apple Mail gut aussehen.

So senden Sie Besprechungserinnerungen automatisch

Manchmal ist es notwendig, eine Erinnerungs-E-Mail von einer Meeting-Plattform aus zu versenden.

Wieso den? Zoom wird höchstwahrscheinlich von E-Mail-Anbietern auf die Whitelist gesetzt und enthält alle Einwahlinformationen, Passwörter und App-Links zur Teilnahme an Meetings.

So senden Sie Bestätigungs-E-Mails in Zoom

1. Melden Sie sich beim Zoom-Webportal an.
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf die Seite Meetings oder Webinare.
3. Suchen Sie die geplante Sitzung, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Thema.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Einladungen (für Webinare) oder die Registerkarte Registrierung (für Meetings).
5. Suchen Sie den Abschnitt Teilnehmer verwalten (Webinare) oder Registrierte verwalten (Meetings) und klicken Sie auf der rechten Seite auf Bearbeiten oder Anzeigen. Dadurch wird die Liste der registrierten Personen für dieses Meeting oder Webinar geöffnet.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigt (diese ist möglicherweise nicht sichtbar, wenn Sie die automatische Genehmigung verwenden) und suchen Sie den Namen des Registranten.
7. Klicken Sie auf seinen Namen und dann auf die Schaltfläche Bestätigungs-E-Mail erneut senden, um die Bestätigungs-E-Mail erneut an den Registranten zu senden.
8. (Optional) Senden Sie Bestätigungs-E-Mails in großen Mengen erneut, indem Sie mehrere Registranten auswählen und auf die Schaltfläche Bestätigungs-E-Mail erneut senden klicken.

Lassen Sie sich für Ihren Einsatz danken.
Öffne mehr Türen mit Alyce →

Vermeiden Sie No-Shows mit Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen

Das Versenden von Bestätigungs-E-Mails zum richtigen Zeitpunkt kann den Unterschied ausmachen, ob Ihr potenzieller Kunde Ihre bevorstehende Veranstaltung vergisst oder pünktlich und vorbereitet erscheint.

Senden Sie für zusätzliche Feuerkraft persönliche, relevante und durchdachte Geschenke von Alyce. Ihr Vertriebsteam wird es zu schätzen wissen, neue Möglichkeiten zu haben, mit Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten.

Es lohnt sich, in Ihre Erinnerungs-E-Mails zu investieren – wählen Sie eine Vorlage, die zum freundlichen Ton Ihrer Marke passt, berücksichtigen Sie Ihre E-Mail-Betreffzeilen, personalisieren Sie sie für Ihren Empfänger und halten Sie es einfach.

Wir hoffen, dass die E-Mail-Vorlagen, die wir in diesem Artikel vorgestellt haben, Ihnen geholfen haben, sich in der oft schwierigen Welt des Versendens von E-Mail-Erinnerungen zurechtzufinden. Fühlen Sie sich frei, sie alle zu verwenden.

Datenquelle: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula