Templat Email Pengingat Rapat Untuk Mengurangi Ketidakhadiran
Diterbitkan: 2022-08-02Itu terjadi pada Anda, bukan: Anda bolak-balik mencari waktu rapat, dan ketika hari itu tiba, Anda bergegas menyelesaikan tugas Anda sehingga Anda bisa memberikan perhatian penuh dan tak terbagi kepada rapat.
Kemudian Anda hanya duduk di sana di ruang Zoom yang kosong, menyadari bahwa Anda dihantui.
Menjadi hantu itu menyebalkan, tapi itu tidak perlu terjadi. Meskipun Anda tidak dapat mengubah cara orang lain menjadwalkan waktu mereka, Anda dapat memberi mereka dorongan lembut agar rapat Anda tetap diingat.
Penelitian dari WildApricot menunjukkan bahwa mengirim empat templat email pengingat acara dapat melipatgandakan tingkat kehadiran Anda.
| Jumlah Email | Peningkatan Pendaftaran (Dari Email Pertama) |
|---|---|
| 1 | T/A |
| 2 | 185% |
| 3 | 315% |
| 4 | 311% |
Jadi, apa yang harus dikatakan email pengingat rapat Anda? Untuk menjawabnya, kami akan membagikan tujuh templat email pengingat janji temu yang dapat Anda gunakan untuk alur kerja, rapat, dan webinar Anda.
- Konfirmasi Rapat
- Pengingat Santai
- Dorongan Lembut
- Email Save-the-Date
- Pengingat Demo Penjualan
- Pemberitahuan Sehari Sebelum Rapat
- Pengingat di Hari yang Sama
- Praktik Terbaik Email Pengingat
Gunakan Template Email Pengingat Rapat Ini
Email konfirmasi sangat penting. Ini adalah tindak lanjut pertama yang akan diterima prospek Anda setelah mereka menjadwalkan pertemuan dengan Anda. Itu harus berisi detail seperti nama acara, tanggal, waktu, dan format rapat (jarak jauh, tatap muka, atau panggilan telepon).
Anda juga ingin menggunakannya untuk mengarahkan perhatian mereka ke konten yang relevan (e-book, acara, video) yang akan membuat mereka bersemangat untuk terhubung dengan Anda. Prospek paling terlibat tepat setelah menjadwalkan pertemuan dengan Anda, jadi manfaatkan periode keterlibatan tinggi ini dengan cermat.
Berikut cara kami menyarankan Anda menangani email konfirmasi rapat:
Email konfirmasi rapat
Baris subjek: Mengonfirmasi pertemuan Anda pada (waktu) pada (tanggal)
Hai (nama),
Hanya mengonfirmasi bahwa Anda telah memesan untuk mengobrol dengan saya dan (peserta lain) pada (tanggal) pada (waktu) tentang (subjek). Jika waktu ini tidak lagi cocok untuk Anda, beri tahu saya.
Saya menantikan obrolan kami, tetapi sementara itu, saya pikir Anda mungkin tertarik dengan (tipe konten) ini di (subjek).
Sampai jumpa (tanggal).
(namamu)
(judul pekerjaan)
(Nama Perusahaan)
Email pengingat pertemuan santai
Dua puluh tahun yang lalu, orang-orang lebih formal dan kaku dalam pertemuan klien jarak jauh. Beberapa merek mengganti undangan formal dengan email yang lebih hangat dan lebih sederhana.
Kami tahu ini bukan gaya semua orang, tetapi jika itu milik Anda, kami ingin membagikan template pengingat rapat yang lebih kasual. Ini dia:
Baris subjek: Jangan lupa! Bertemu dengan (nama) pada (waktu) pada (tanggal)!
Hai (nama)!
Jangan bilang kamu lupa?!
Anda menjadwalkan pertemuan dengan (nama) pada (waktu) pada (tanggal) melalui (platform pertemuan).
Sampai jumpa lagi — jika saya tidak mendengar kabar dari Anda terlebih dahulu!
Bersulang!
(namamu)
… Atau, jika Anda tidak suka yang itu, coba yang ini saja:
Dorongan lembut untuk pertemuan yang akan datang
Baris subjek: Pengingat ramah: pertemuan pada (tanggal) pada (waktu)
Hei (nama)!
Hanya mampir untuk memberi tahu Anda bahwa kami mengadakan rapat untuk (tanggal) pada (waktu) di (platform rapat).
Sampai berjumpa lagi!
(namamu)
Jangan ragu untuk meramaikan template ini sesuka Anda dengan istilah dan gaya Anda. Jangan berlebihan dan ubah email tindak lanjut pengingat yang lembut menjadi email yang "merinding".
Tip: Pertimbangkan untuk mengirim pesan kepada penerima Anda di luar email. Kirim permintaan koneksi LinkedIn yang dipersonalisasi atau ikuti mereka di Twitter untuk membuat saluran B2B langsung.
Email pengingat 'Simpan tanggal'
Kami cenderung merencanakan kehidupan kerja kami dalam beberapa hari atau minggu, tetapi tidak jarang memesan pertemuan yang berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan lagi. Rapat seperti ini adalah sedikit pertaruhan karena kadang-kadang, peserta Anda akan melupakannya sepenuhnya.
Jadi apa yang bisa Anda lakukan?
Kirim email tindak lanjut di tengah antara waktu rapat dijadwalkan dan hari rapat. Ini akan membantu ingatan peserta Anda.
Berikut adalah template email yang dapat Anda gunakan untuk rapat di masa mendatang:
Baris subjek: Simpan tanggalnya: (nama acara) - (tanggal)!
Halo nama),
Saya tahu pertemuan kita tidak untuk sementara waktu, tetapi saya hanya ingin mengingatkan Anda bahwa kita memiliki pertemuan yang dijadwalkan untuk (waktu) pada (tanggal) melalui (platform pertemuan).
Jika Anda perlu menjadwal ulang, beri tahu saya. Kalau tidak, sampai jumpa.
Terima kasih,
(namamu)
(nomor telepon)
Kiat Prospek: Untuk meningkatkan minat mereka, kejutkan mereka dengan hadiah bisnis bersama Alyce. Jika Anda memilih hadiah dengan baik, Anda akan benar-benar menarik perhatian mereka. Pastikan untuk memilih sesuatu yang berfokus pada minat mereka, bukan minat Anda.
Email pengingat demo penjualan
Jika pertemuan mendatang Anda secara khusus untuk mendemonstrasikan produk Anda untuk prospek, Anda mungkin lebih suka menggunakan pesan pengingat untuk menguraikan rencana perjalanan untuk panggilan penjualan. Memberi mereka rencana perjalanan di muka akan membangun antisipasi dan membantu mereka menyelesaikan pertanyaan apa pun yang perlu mereka tanyakan sebelum demo.
Inilah cara kami menyarankan Anda menangani email tindak lanjut demo penjualan:
Baris subjek: Anda memiliki demo (produk) yang dijadwalkan untuk (waktu) pada (hari)
Hai (nama),
Saya sangat menantikan untuk menunjukkan kepada Anda (produk/perangkat lunak) pada (tanggal) pada (waktu) melalui (platform pertemuan).
Demo ini akan membahas bagaimana (produk/perangkat lunak) dapat membantu (Anda/bisnis Anda) dan beberapa hal yang menurut saya menarik bagi Anda seperti:
- Fitur
- Studi kasus
- Integrasi
- T&J
Saya juga akan dengan senang hati menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki.
Sampai jumpa!
(namamu)
(nomor telepon)
Berbicara tentang demo penjualan, Anda dapat menghindari ketidakhadiran untuk rapat yang Anda pesan dengan ide hadiah untuk prospek ini.
Sehari sebelum pengingat rapat
Hal-hal dapat berubah dengan cepat antara saat Anda menjadwalkan rapat dan rapat itu sendiri. Itu sebabnya Anda perlu mengirim email 24 jam sebelum rapat. Ini memberi peserta Anda kesempatan untuk mengubah jadwal mereka sebelum terlambat.
Kami merekomendasikan menggunakan pemberitahuan pengingat khusus ini untuk membangun hype untuk rapat. Sertakan informasi tambahan tentang apa yang akan Anda liput dan bagikan beberapa sumber daya yang dapat mereka gunakan untuk bersiap-siap. Orang-orang cenderung tidak menjadwal ulang pertemuan yang mereka sukai.
Inilah cara kami menyarankan Anda menangani contoh email pengingat yang ramah ini:
Baris subjek: Pengingat cepat! Kami memiliki pertemuan yang akan datang pada (waktu) besok
Hai (nama),
Sekedar mengingatkan bahwa kita dijadwalkan untuk bertemu besok pada (waktu) melalui (platform pertemuan).
Saya berencana untuk membahas hal-hal penting ini:
- X
- kamu
- Z
Apakah ada hal lain yang ingin Anda liput?
Sementara itu, saya pikir Anda mungkin mendapatkan banyak dari (sumber daya).
Sampai jumpa besok,
(namamu)
Hari pengingat pertemuan
Akhirnya, kita sampai pada acara pagi hari. Sekarang atau tidak sama sekali, dan kami sarankan Anda mengirim email pengingat itu.
Jauhkan email ini langsung dan ditindaklanjuti. Idenya adalah Anda ingin itu tiba di Gmail atau kotak masuk utama mereka dengan menghindari munculnya promosi.
Inilah yang kami sarankan untuk Anda sertakan:
Baris subjek: Zoom link untuk (waktu) Anda (judul rapat)
(nama),
Aku menantikan pertemuan kita hari ini.
Berikut tautan ke ruang rapat: (tautan rapat).
Harap beri tahu saya jika Anda mengalami masalah saat bergabung ke ruang rapat. Kalau tidak, sampai jumpa di (waktu).
Salam,
(namamu)
Praktik Terbaik Email Pengingat Rapat
Kami ingin memberi Anda kiat bermanfaat untuk membuat pengingat email Anda menonjol di kotak masuk yang penuh dengan pesan yang bersaing untuk mendapatkan perhatian peserta Anda.
- Jadilah percakapan. Prospek akan menghargai jika email Anda terdengar lebih seperti ditulis oleh seseorang daripada robot. Menggunakan nada yang tepat akan memberi Anda respons yang tepat.
- Singkat. Orang-orang cenderung membaca email masuk dari notifikasi aplikasi seluler mereka. Jika Anda tidak akan mengatakannya dalam pesan teks, jangan sertakan.
- Masukkan detail penting di baris subjek email. Ini memudahkan prospek untuk menemukan email Anda saat mereka memindai kotak masuk mereka (yang sering berantakan).
- Selalu sertakan detail rapat penting. Cantumkan tujuan rapat, judul rapat, apa pun yang perlu dibawa oleh peserta, dan atasi FAQ apa pun yang mungkin dimiliki peserta. Jaga agar informasi tambahan tetap ringkas.
- Mengungkapkan rasa terima kasih dan kasih karunia. Terima kenyataan bahwa beberapa pertemuan bisa melelahkan. Tunjukkan rasa terima kasih dan rahmat Anda jika orang perlu menjadwal ulang pertemuan mendatang Anda.
- Sertakan detail kontak sehingga peserta dapat membatalkan atau menjadwal ulang. Rincian ini harus mencakup nomor telepon dan alamat email Anda. Tidak jarang orang akan membalas melalui pesan teks atau email teks biasa.
- Jangan mengirim email pengingat harian. Ini membuat para hadirin kesal. Tujuan Anda hanyalah sebagai pengingat yang berguna — bukan untuk mencaci-maki mereka agar tunduk. Email yang berlebihan mengganggu dan akan dihapus seperti notifikasi aplikasi seluler.
- Gunakan perangkat lunak otomatisasi dan penjadwalan email. Ini akan mengurangi beban kerja Anda secara substansial. Manfaatkan perangkat lunak otomatisasi pemasaran yang cerdas untuk mengirim email dengan tanggal yang dinamis.
- Personalisasi template email pengingat Anda. Penelitian dari McKinsey menunjukkan bahwa 61% konsumen "mengharapkan perusahaan untuk memberikan interaksi yang dipersonalisasi." Selain itu, 76% pelanggan "menjadi frustrasi" ketika interaksi tidak dipersonalisasi. Jadi, pastikan Anda menyapa orang dengan nama.
Optimalkan Email untuk Keterbacaan & Tindakan
Satu hal yang perlu diperhatikan adalah Anda ingin konfirmasi janji temu Anda mudah dipahami dan ditampilkan dengan baik di layar penerima Anda. Penyedia analitik email, Litmus, melacak perangkat lunak email yang digunakan orang untuk membaca pesan.
Dan pangsa pasar tidak bisa diabaikan. Perangkat Apple menyumbang hampir dua pertiga dari konsumsi email, lebih dari dua kali lipat dari Gmail.
Intinya di sini adalah Anda perlu memastikan email pengingat rapat Anda terlihat bagus di iPhone, iPad, dan Apple Mail.
Cara Mengirim Pengingat Rapat Secara Otomatis
Terkadang perlu mengirim email pengingat dari platform rapat.
Mengapa? Zoom kemungkinan besar masuk daftar putih oleh penyedia email dan menyertakan info panggilan masuk, kode sandi, dan tautan aplikasi untuk menghadiri rapat.
Cara Mengirim Email Konfirmasi di Zoom
- Masuk ke portal web Zoom.
- Di menu navigasi, klik halaman Rapat atau Webinar.
- Temukan sesi terjadwal yang ingin Anda edit dan klik topiknya.
- Klik tab Undangan (untuk Webinar) atau tab Pendaftaran (untuk Rapat).
- Temukan bagian Kelola Peserta (Webinar) atau Kelola Pendaftar (Rapat) dan klik Edit atau Lihat di sisi kanan. Ini akan membuka daftar pendaftar untuk rapat atau webinar ini.
- Klik pada tab Disetujui (ini mungkin tidak terlihat jika menggunakan persetujuan otomatis) dan temukan nama pendaftar.
- Klik pada nama mereka dan kemudian tombol Kirim Ulang Email Konfirmasi untuk mengirim email konfirmasi ke pendaftar lagi.
- (Opsional) Kirim ulang email konfirmasi secara massal dengan memilih beberapa pendaftar dan klik tombol Kirim Ulang Email Konfirmasi.
Terima kasih atas penjangkauan Anda.
Buka lebih banyak pintu dengan Alyce →
Hindari No-Shows Dengan Template Email Pengingat
Mengirim email konfirmasi tepat waktu dapat menjadi perbedaan antara prospek Anda yang melupakan acara mendatang dan mereka muncul tepat waktu dan siap.
Untuk daya tembak ekstra, kirim hadiah pribadi, relevan, dan bijaksana dari Alyce. Tim penjualan Anda akan menghargai cara baru untuk terhubung dengan prospek dan pelanggan.
Ada baiknya berinvestasi dalam email pengingat Anda — pilih templat yang selaras dengan nada ramah merek Anda, pertimbangkan baris subjek email Anda, sesuaikan untuk penerima Anda, dan buat tetap sederhana.
Kami berharap template email yang kami bagikan dalam artikel ini membantu Anda menavigasi dunia yang seringkali rumit dalam mengirim pengingat email. Jangan ragu untuk menggunakan semuanya.
Sumber data: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula