노쇼를 줄이기 위한 회의 알림 이메일 템플릿
게시 됨: 2022-08-02그것은 당신에게 일어났습니다. 그렇지 않습니다. 당신은 회의 시간을 찾기 위해 왔다 갔다 했고, 그 날이 되자 당신은 회의에 온전히 집중할 수 있도록 서둘러 업무를 처리했습니다.
그런 다음 빈 줌 룸에 앉아서 유령이 된 것을 깨달았습니다.
유령이 되는 것은 짜증나지만 그럴 필요는 없습니다. 다른 사람이 자신의 시간을 예약하는 방식을 변경할 수는 없지만 회의를 가장 먼저 기억할 수 있도록 부드럽게 살짝 밀 수 있습니다.
WildApricot 의 연구에 따르면 4개의 이벤트 알림 이메일 템플릿을 보내면 출석률이 3배 증가할 수 있습니다.
| 이메일 수 | 등록 증가(첫 번째 이메일에서) |
|---|---|
| 1 | 해당 없음 |
| 2 | 185% |
| 삼 | 315% |
| 4 | 311% |
그렇다면 회의 알림 이메일은 무엇을 말해야 할까요? 이에 대한 답을 얻기 위해 워크플로, 회의 및 웹 세미나에 사용할 수 있는 7가지 약속 알림 이메일 템플릿을 공유합니다.
- 회의 확인
- 캐주얼 알림
- 부드러운 넛지
- 날짜 저장 이메일
- 영업 데모 알림
- 회의 전날 공지
- 당일 알림
- 알림 이메일 모범 사례
다음 회의 알림 이메일 템플릿 사용
확인 이메일은 중요합니다. 잠재 고객이 귀하와 회의 일정을 잡은 후 받는 첫 번째 후속 조치입니다. 이벤트 이름, 날짜, 시간 및 회의 형식(원격, 대면 또는 전화 통화)과 같은 세부정보가 포함되어야 합니다.
당신은 또한 당신과 소통하고 싶어 하는 관련 콘텐츠(전자책, 이벤트, 비디오)로 그들의 관심을 유도하기 위해 그것을 사용하기를 원합니다. 잠재 고객 은 회의 일정을 잡은 직후에 가장 많이 참여하므로 이 높은 참여 기간을 신중하게 활용하세요.
회의 확인 이메일을 처리하는 방법은 다음과 같습니다.
회의 확인 이메일
제목 줄: (날짜) (날짜)에 (시간)에 회의 확인
안녕하세요 (이름),
(주제)에 대해 (날짜)에 (시간)에 나와 (다른 참석자)와 채팅하기로 예약했음을 확인하는 것입니다. 이 시간이 더 이상 작동하지 않으면 알려주십시오.
나는 우리의 채팅을 고대하고 있지만 그 동안 (subject)에 대한 (content-type) 이것에 관심이 있을 것이라고 생각했습니다.
(날짜)에 만나요.
(당신의 이름)
(직책)
(회사 이름)
캐주얼 회의 알림 이메일
20년 전, 사람들은 원격 고객 회의에서 더 형식적이고 엄격했습니다. 일부 브랜드는 공식 초대장을 보다 따뜻하고 소박한 이메일로 대체했습니다.
이것이 모든 사람의 스타일이 아니라는 것을 알고 있지만 귀하의 경우를 위해 보다 캐주얼한 회의 알림 템플릿을 공유하고 싶었습니다. 여기 있습니다:
제목: 잊지 마세요! (날짜) (날짜) (시간)에 (이름)님과의 만남!
(이름) 안녕하세요!
잊었다고 말하지마?!
(회의 플랫폼)을(를) 통해 (날짜)에 (시간)에 (이름)과(와) 회의를 예약했습니다.
그때 뵙겠습니다 — 먼저 연락이 없으면!
건배!
(당신의 이름)
... 또는 그 방법이 마음에 들지 않으면 대신 다음을 시도하십시오.
다가오는 회의를 위한 부드러운 넛지
제목: 친절한 알림: (날짜) (시간)에 회의
이봐 (이름)!
(회의 플랫폼) (회의 플랫폼)에서 (날짜)에 (시간)에 회의가 있음을 알려드리기 위해 들러주세요.
곧 봐요!
(당신의 이름)
이 템플릿을 원하는 대로 언어와 스타일로 자유롭게 꾸며보세요. 그것을 과용하지 말고 부드러운 알림 후속 이메일을 "진지한" 것으로 바꾸십시오.
팁: 이메일 외부 에서 수신자에게 메시지를 보내는 것을 고려하십시오. 개인화된 LinkedIn 연결 요청을 보내거나 Twitter에서 이를 팔로우하여 직접적인 B2B 채널을 구축하세요.
'날짜 저장' 알림 이메일
우리는 며칠 또는 몇 주 안에 작업 생활을 계획하는 경향이 있지만 몇 주 또는 심지어 몇 달 전에 회의를 예약하는 것은 드문 일이 아닙니다. 이와 같은 회의는 때때로 참석자가 완전히 잊어버리기 때문에 약간의 도박입니다.
그래서 당신은 무엇을 할 수 있습니까?
회의가 예약된 시간과 회의 날짜 사이의 중간에 후속 이메일을 보냅니다. 이것은 참석자의 기억력을 줄이는 데 도움이 될 것입니다.
먼 미래에 회의에 사용할 수 있는 이메일 템플릿은 다음과 같습니다.
제목: 날짜 저장: (이벤트 이름) - (날짜)!
(이름) 안녕하세요.
우리 회의가 잠시가 아니라는 것을 알고 있지만 (회의 플랫폼)을 통해 (날짜)에 (시간)에 회의가 예정되어 있음을 상기시켜 드리고 싶습니다.
일정을 다시 조정해야 하는 경우 알려주시기 바랍니다. 그렇지 않으면 그때 뵙겠습니다.
감사,
(당신의 이름)
(전화 번호)
잠재 고객을 위한 팁: 관심을 불러일으키려면 Alyce와 함께 비즈니스 선물로 그들을 놀라게 하십시오. 선물을 잘 고른다면 그들의 시선을 사로잡을 것입니다. 당신의 관심사가 아닌 관심사에 초점을 맞춘 것을 선택하십시오.
영업 데모 알림 이메일
예정된 회의가 특히 잠재 고객을 위해 제품을 시연하기 위한 것이라면 미리 알림 메시지를 사용하여 영업 통화 일정을 간략하게 설명하는 것이 좋습니다. 여행 일정을 미리 알려주면 기대감을 높이고 데모 전에 물어봐야 할 질문을 해결하는 데 도움이 됩니다.
다음은 영업 데모 후속 이메일을 처리하는 방법입니다.
제목 줄: (날짜)에 (시간)에 (제품)의 데모가 예약되어 있습니다.
안녕하세요 (이름),
(회의 플랫폼)을 통해 (날짜)에 (시간)에 (제품/소프트웨어)에 대해 여러분께 보여드릴 수 있기를 진심으로 기대합니다.
데모에서는 (제품/소프트웨어)가 (귀하/귀하의 비즈니스)를 어떻게 도울 수 있는지와 다음과 같이 흥미롭다고 생각했던 몇 가지 사항을 다룹니다.
- 특징
- 사례 연구
- 통합
- Q&A
또한 궁금한 사항에 대해 답변해 드리겠습니다.
그때 만나!
(당신의 이름)
(전화 번호)
판매 데모에 대해 말하자면, 잠재 고객을 위한 이러한 선물 아이디어로 예약된 회의에 불참을 피할 수 있습니다.
회의 전날 알림
회의를 예약할 때와 회의 자체 사이에 상황이 빠르게 바뀔 수 있습니다. 그렇기 때문에 회의 24시간 전에 이메일을 보내야 합니다. 너무 늦기 전에 참석자에게 일정을 변경할 수 있는 기회를 제공합니다.
이 특정 알림 알림을 사용하여 회의에 대한 과대 광고를 만드는 것이 좋습니다. 다룰 내용에 대한 추가 정보를 포함하고 준비하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 리소스를 공유하십시오. 사람들은 흥분한 회의를 다시 예약할 가능성이 적습니다.
이 친절한 알림 이메일 샘플을 처리하는 방법은 다음과 같습니다.
제목: 빠른 알림! 내일 (시간)에 회의가 예정되어 있습니다.
안녕하세요 (이름),
(회의 플랫폼)을 통해 내일 (시간)에 만나기로 예정되어 있음을 알려드립니다.
다음과 같은 주요 사항을 다룰 계획입니다.
- 엑스
- 와이
- 지
덮고 싶은 다른 것이 있습니까?
그 동안 (리소스)에서 많은 것을 얻을 수 있다고 생각했습니다.
내일 봐요,
(당신의 이름)
회의 당일 알림
드디어 행사 당일 아침입니다. 지금 아니면 절대 아니므로 해당 알림 이메일을 보내는 것이 좋습니다.
이러한 이메일을 직접적이고 실행 가능한 상태로 유지하십시오. 프로모션으로 표시되지 않도록 하여 Gmail 또는 기본 받은 편지함에 도착하도록 하려는 것입니다.
다음은 포함할 것을 제안합니다.
제목 줄: 귀하의 (시간) (회의 제목)에 대한 확대/축소 링크
(이름),
오늘 우리의 만남이 기대됩니다.
회의실 링크는 다음과 같습니다. (회의 링크).
회의실에 참여하는 데 문제가 있으면 알려주세요. 그렇지 않으면 (시간)에 뵙겠습니다.
친애하는,
(당신의 이름)
회의 알림 이메일 모범 사례
참석자의 관심을 끌기 위해 경쟁하는 메시지로 가득 찬 받은 편지함에서 이메일 미리 알림을 눈에 띄게 만드는 유용한 팁을 제공하고자 합니다.
- 대화를 나누세요. 귀하의 이메일이 로봇보다 사람이 작성한 것처럼 들리면 잠재 고객은 감사할 것입니다. 올바른 톤을 사용하면 올바른 응답을 얻을 수 있습니다.
- 간결해야 합니다. 사람들은 모바일 앱 알림에서 수신 이메일을 읽을 가능성이 높습니다. 문자 메시지로 말하지 않으려면 포함하지 마십시오.
- 이메일 제목 줄에 주요 세부 정보를 입력합니다. 잠재 고객이 (종종 어수선한) 받은 편지함을 스캔할 때 귀하의 이메일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 항상 주요 회의 세부 정보를 포함하십시오. 회의 목적, 회의 제목, 참석자가 가져와야 하는 모든 것을 포함하고 참석자가 가질 수 있는 FAQ를 해결합니다. 추가 정보를 간결하게 유지하십시오.
- 감사와 은혜를 표현하십시오. 어떤 모임은 피곤할 수 있다는 현실을 받아들이십시오. 사람들이 다음 회의 일정을 조정해야 하는 경우 감사와 은혜를 표현하십시오.
- 참석자가 취소하거나 일정을 변경할 수 있도록 연락처 세부 정보를 포함합니다. 이러한 세부 정보에는 전화 번호와 이메일 주소가 포함되어야 합니다. 사람들이 문자 메시지나 일반 텍스트 이메일로 답장을 보내는 것은 드문 일이 아닙니다.
- 매일 알림 이메일을 보내지 마십시오. 이것은 참석자를 짜증나게 합니다. 당신의 목표는 단지 도움이 되는 알림 역할을 하는 것입니다. 과도한 이메일은 골칫거리이며 모바일 앱 알림처럼 스와이프하여 삭제됩니다.
- 자동화 및 이메일 예약 소프트웨어를 사용합니다. 이렇게 하면 작업량이 크게 줄어듭니다. 지능형 마케팅 자동화 소프트웨어를 활용하여 동적 날짜가 포함된 이메일을 보내십시오.
- 미리 알림 이메일 템플릿을 개인화하십시오. McKinsey의 연구에 따르면 소비자의 61%가 "기업이 개인화된 상호 작용을 제공하기를 기대"합니다. 또한 고객의 76%는 상호 작용이 개인화되지 않을 때 "불만족"합니다. 따라서 사람들의 이름을 반드시 불러야 합니다.
가독성 및 작업을 위해 이메일 최적화
한 가지 명심해야 할 점은 약속 확인이 쉽게 이해되고 수신자의 화면에 잘 표시되기를 원한다는 것입니다. 이메일 분석 제공업체 Litmus는 사람들이 메시지를 읽는 데 사용하는 이메일 소프트웨어를 추적합니다.
그리고 시장 점유율도 간과할 수 없습니다. Apple 기기는 이메일 소비의 거의 2/3를 차지하며 Gmail의 두 배 이상입니다.
여기서 결론은 회의 알림 이메일이 iPhone, iPad 및 Apple Mail에서 멋지게 보이도록 해야 한다는 것입니다.
자동으로 회의 알림을 보내는 방법
회의 플랫폼에서 미리 알림 이메일을 발송해야 하는 경우가 있습니다.
왜요? Zoom은 이메일 제공업체에서 화이트리스트에 추가했을 가능성이 높으며 회의에 참석하기 위한 전화 접속 정보, 암호 및 앱 링크가 포함되어 있습니다.
Zoom에서 확인 이메일을 보내는 방법
- Zoom 웹 포털에 로그인합니다.
- 탐색 메뉴에서 회의 또는 웹 세미나 페이지를 클릭합니다.
- 편집하려는 예약된 세션을 찾아 주제를 클릭합니다.
- 초대 탭(웹 세미나의 경우) 또는 등록 탭(회의의 경우)을 클릭합니다.
- 참석자 관리(웹 세미나) 또는 등록자 관리(회의) 섹션을 찾아 오른쪽에서 편집 또는 보기를 클릭합니다. 그러면 이 회의 또는 웨비나의 등록자 목록이 열립니다.
- 승인됨 탭(자동 승인을 사용하는 경우 표시되지 않을 수 있음)을 클릭하고 등록자 이름을 찾으십시오.
- 이름을 클릭한 다음 확인 이메일 재전송 버튼을 클릭하여 등록자에게 확인 이메일을 다시 보냅니다.
- (선택 사항) 여러 등록자를 선택하고 확인 이메일 재전송 버튼을 클릭하여 확인 이메일을 일괄 재전송합니다.
귀하의 지원에 감사드립니다.
앨리스와 더 많은 문 열기 →
미리 알림 이메일 템플릿으로 노쇼 방지
적시에 확인 이메일을 보내는 것은 잠재 고객이 예정된 이벤트를 잊어버리는 것과 제시간에 도착하여 준비된 것 사이의 차이가 될 수 있습니다.
추가 화력을 위해 Alyce로부터 개인적이고 적절하며 사려 깊은 선물을 보내십시오. 영업 팀 은 잠재 고객 및 고객과 연결할 수 있는 새로운 방법을 갖게 된 것을 높이 평가할 것입니다.
미리 알림 이메일에 투자할 가치가 있습니다. 브랜드의 친근한 어조에 맞는 템플릿을 선택하고, 이메일 제목을 고려하고, 수신자에게 맞춤 설정하고, 단순하게 유지하세요.
이 기사에서 공유한 이메일 템플릿이 이메일 미리 알림을 보내는 종종 까다로운 세계를 탐색하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 모두 자유롭게 사용하세요.
데이터 소스: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula