Șabloane de e-mail pentru memento de întâlnire pentru a reduce numărul de neprezentări

Ți s-a întâmplat, nu-i așa: te-ai dus înainte și înapoi, găsind o oră de întâlnire, iar când a venit acea zi, te-ai grăbit să-ți treacă prin sarcini, astfel încât să poți acorda întâlnirii toată atenția ta nedivizată.

Apoi ai stat acolo într-o cameră Zoom goală, realizând că ai rămas fantomă.

Să fii fantomizat e nasol, dar nu trebuie să se întâmple. Deși nu poți schimba modul în care altcineva își programează timpul, îi poți da un ghiont ușor, astfel încât întâlnirea ta să rămână în prim-plan.

Cercetările de la WildApricot indică faptul că trimiterea a patru șabloane de e-mail de memento pentru evenimente vă poate tripla rata de participare.

Deci, ce ar trebui să spună e-mailul de memento al întâlnirii? Pentru a răspunde, vom împărtăși șapte șabloane de e-mail de memento de întâlnire pe care sunteți binevenit să le utilizați pentru fluxurile de lucru, întâlniri și seminarii web.

• Confirmarea întâlnirii
• Memento ocazional
• Gânt Bland
• E-mail de salvare a datei
• Memento demonstrativ de vânzări
• Anunț cu o zi înainte de întâlnire
• Memento pentru aceeași zi
• Cele mai bune practici prin e-mail de memento

Utilizați aceste șabloane de e-mail pentru mementouri pentru întâlniri

E-mailul de confirmare este crucial. Este prima urmărire pe care o va primi prospectul tău după ce programează o întâlnire cu tine. Ar trebui să conțină detalii precum numele evenimentului, data, ora și formatul întâlnirii (la distanță, în persoană sau apel telefonic).

De asemenea, doriți să îl utilizați pentru a le îndrepta atenția către conținut relevant (cărți electronice, evenimente, videoclipuri) care îi va face entuziasmați să se conecteze cu dvs. Perspectivii sunt cei mai implicați imediat după programarea unei întâlniri cu dvs., așa că profitați cu atenție de această perioadă de implicare ridicată.

Iată cum vă sugerăm să abordați e-mailul de confirmare a întâlnirii:

E-mail de confirmare a întâlnirii

Subiect: Confirmarea întâlnirii dvs. la (ora) la (data)

E-mail de memento a întâlnirii ocazionale

În urmă cu douăzeci de ani, oamenii erau mai formali și mai rigidi în întâlnirile cu clienții la distanță. Unele mărci au înlocuit invitațiile formale cu e-mailuri mai calde și mai discrete.

Știm că acesta nu este stilul tuturor, dar în cazul în care este al tău, am vrut să împărtășim un șablon de memento a întâlnirii mai casual. Poftim:

Subiect: Nu uita! Întâlnire cu (nume) la (ora) la (data)!

… Sau, dacă nu vă place, încercați-l pe acesta:

Un ghiont delicat pentru o întâlnire viitoare

Subiect: Memento prietenos: întâlnire la (data) la (ora)

Simțiți-vă liber să dinamizați aceste șabloane după cum doriți, cu limbajul și stilul dvs. Nu exagera și transformă-ți e-mailul de urmărire cu memento blând într-unul „înfiorător”.

Sfat: Luați în considerare să trimiteți mesaje destinatarului în afara e-mailului. Trimiteți o solicitare personalizată de conectare LinkedIn sau urmăriți-le pe Twitter pentru a stabili un canal direct B2B.

E-mail de memento „Salvați data”.

Avem tendința de a ne planifica viața profesională în zile sau săptămâni, dar nu este neobișnuit să rezervăm o întâlnire care este la câteva săptămâni sau chiar luni distanță. Întâlniri ca aceasta sunt un pic de noroc, deoarece uneori, participanții dvs. vor uita complet de asta.

Deci ce poți face?

Trimiteți un e-mail de urmărire la jumătatea perioadei dintre momentul în care a fost programată întâlnirea și ziua întâlnirii. Acest lucru ar trebui să ajute la jogging memoria participanților.

Iată un șablon de e-mail pe care îl puteți folosi pentru o întâlnire în viitorul îndepărtat:

Subiect: Salvați data: (numele evenimentului) - (data)!

Sfat de prospectare: pentru a le stimula interesul, surprinde-i cu un cadou de afaceri cu Alyce. Dacă îți alegi bine cadoul, le vei atrage cu adevărat atenția. Doar asigurați-vă că alegeți ceva concentrat pe interesele lor, nu pe ale dvs.

E-mail de reamintire a demonstrației de vânzări

Dacă întâlnirea dvs. viitoare este în mod special pentru a demonstra produsul dvs. pentru clientul potențial, ați putea prefera să utilizați mesajul de memento pentru a contura un itinerariu pentru apelul de vânzări. Oferându-le în avans un itinerariu, îi va genera anticipare și îi va ajuta să rezolve orice întrebări pe care trebuie să le pună înainte de demonstrație.

Iată cum vă sugerăm să abordați e-mailul de urmărire cu demonstrația de vânzări:

Subiect: aveți o demonstrație a (produsului) programată pentru (ora) în (ziua)

Vorbind despre demonstrațiile de vânzări, puteți evita neprezentările pentru întâlnirile rezervate cu aceste idei de cadouri pentru potențiali.

Cu o zi înainte de memento de întâlnire

Lucrurile se pot schimba rapid între momentul în care programați o întâlnire și întâlnirea în sine. De aceea trebuie să trimiteți un e-mail cu 24 de ore înainte de întâlnire. Oferă participanților dvs. șansa de a-și muta programul înainte de a fi prea târziu.

Vă recomandăm să folosiți această notificare specială de memento pentru a crea hype pentru întâlnire. Includeți informații suplimentare despre ceea ce veți acoperi și împărtășiți câteva resurse pe care le pot folosi pentru a se pregăti. Este mai puțin probabil ca oamenii să reprogrameze o întâlnire de care sunt încântați.

Iată cum vă recomandăm să abordați acest exemplu prietenos de e-mail de memento:

Subiect: Memento rapid! Avem o întâlnire viitoare la (ora) mâine

Memento pentru ziua întâlnirii

În sfârșit, ajungem la dimineața evenimentului. Este acum sau niciodată și vă recomandăm să trimiteți acel e-mail de memento.

Păstrați aceste e-mailuri directe și posibile. Ideea este că doriți ca acesta să ajungă în Gmail sau în căsuța lor de e-mail principală, evitând să pară promoțional.

Iată ce vă sugerăm să includeți:

Subiect: link de zoom pentru (ora) (titlul întâlnirii)

Cele mai bune practici prin e-mail pentru memento de întâlnire

Dorim să vă oferim sfaturi utile pentru a vă evidenția mementourile prin e-mail într-o căsuță de e-mail plină de mesaje care luptă pentru atenția participanților dvs.

• Fii conversațional. Perspectorii vor aprecia dacă e-mailurile tale sună mai mult ca și cum ar fi fost scrise de o persoană decât de un robot. Folosind tonul potrivit, veți obține răspunsul corect.
• Fii concis. Este posibil ca oamenii să citească un e-mail primit din notificările aplicației lor mobile. Dacă nu l-ați spune într-un mesaj text, nu îl includeți.
• Puneți detaliile cheie în subiectul e-mailului. Îți găsește mai ușor e-mailul clienților potențiali în timp ce își scanează căsuța de e-mail (adesea aglomerată).
• Includeți întotdeauna detaliile cheie ale întâlnirii. Includeți scopul întâlnirii, titlul întâlnirii, tot ce trebuie să aducă participanții și depășiți orice întrebări frecvente pe care le poate avea participantul. Păstrați informațiile suplimentare concise.
• Exprimați recunoștință și grație. Acceptați realitatea că unele întâlniri pot fi epuizante. Arată-ți recunoștința și grația dacă oamenii trebuie să-ți reprogrameze întâlnirea viitoare.
• Includeți detaliile de contact, astfel încât participanții să poată anula sau reprograma. Aceste detalii ar trebui să includă numărul dvs. de telefon și adresa de e-mail. Nu este neobișnuit ca oamenii să răspundă printr-un mesaj text sau prin e-mail simplu.
• Nu trimiteți e-mailuri zilnice de memento. Acest lucru îi irită pe participanți. Scopul tău este doar să servești ca un memento util, nu să-i mustreți pentru a se supune. E-mailurile excesive sunt o pacoste și vor fi eliminate ca notificările aplicațiilor mobile.
• Utilizați software-ul de automatizare și programare e-mail. Acest lucru vă va reduce în mod substanțial volumul de muncă. Folosiți software-ul inteligent de automatizare a marketingului pentru a trimite e-mailuri cu o dată dinamică.
• Personalizați șabloanele de e-mail de memento. Cercetările de la McKinsey arată că 61% dintre consumatori „se așteaptă ca companiile să ofere interacțiuni personalizate”. În plus, 76% dintre clienți „devin frustrați” atunci când interacțiunile nu sunt personalizate. Așadar, asigurați-vă că vă adresați oamenilor după nume.

Optimizați e-mailurile pentru lizibilitate și acțiune

Un punct de luat la inimă este că doriți ca confirmările de întâlnire să fie ușor de înțeles și să fie afișate bine pe ecranele destinatarului. Furnizorul de analize de e-mail Litmus urmărește software-ul de e-mail pe care oamenii îl folosesc pentru a citi mesajele.

Iar cota de piață nu este una de trecut cu vederea. Dispozitivele Apple reprezintă aproape două treimi din consumul de e-mail, mai mult de două ori față de Gmail.

Concluzia aici este că trebuie să vă asigurați că e-mailurile de memento a întâlnirii arată grozav pe iPhone, iPad și Apple Mail.

Cum să trimiteți automat mementouri pentru întâlniri

Uneori este necesar să trimiteți un e-mail de memento de pe o platformă de întâlnire.

De ce? Zoom este cel mai probabil inclus pe lista albă de furnizorii de e-mail și include orice informații de apelare, coduri de acces și link-uri la aplicații pentru a participa la întâlniri.

Cum să trimiteți e-mailuri de confirmare în Zoom

1. Conectați-vă la portalul web Zoom.
2. În meniul de navigare, faceți clic pe pagina Întâlniri sau seminarii web.
3. Găsiți sesiunea programată pe care doriți să o editați și faceți clic pe subiect.
4. Faceți clic pe fila Invitații (pentru seminarii web) sau pe fila Înregistrare (pentru întâlniri).
5. Găsiți secțiunea Gestionați participanții (seminarii web) sau Gestionați participanții (întâlniri) și faceți clic pe Editați sau Vizualizați în partea dreaptă. Aceasta va deschide lista de înregistrați pentru această întâlnire sau webinar.
6. Faceți clic pe fila Aprobat (acesta poate să nu fie vizibil dacă utilizați aprobarea automată) și găsiți numele solicitantului înregistrării.
7. Faceți clic pe numele lor și apoi pe butonul Retrimiteți e-mailul de confirmare pentru a trimite din nou e-mailul de confirmare solicitantului înregistrării.
8. (Opțional) Retrimiteți e-mailurile de confirmare în bloc, selectând mai mulți solicitanți și făcând clic pe butonul Retrimiteți e-mailul de confirmare.

Fiți mulțumiți pentru implicare.
Deschide mai multe uși cu Alyce →

Evitați neprezentările cu șabloanele de e-mail de memento

Trimiterea de e-mailuri de confirmare la timp poate fi diferența dintre potențialul dvs. uitând de evenimentul viitor și apariția lor la timp și pregătită.

Pentru putere de foc suplimentară, trimiteți cadouri personale, relevante și atente de la Alyce. Echipa dvs. de vânzări va aprecia să aibă noi modalități de a intra în legătură cu potențialii și clienții.

Merită să investiți în e-mailurile dvs. de memento - alegeți un șablon care se aliniază cu tonul prietenos al mărcii dvs., luați în considerare subiectul e-mailului, personalizați-l pentru destinatar și păstrați-l simplu.

Sperăm că șabloanele de e-mail pe care le-am împărtășit în acest articol v-au ajutat să navigați în lumea adesea dificilă a trimiterii de mementouri prin e-mail. Simțiți-vă liber să le folosiți pe toate.

Sursa datelor: https://wildapricot.com/blog/how-we-increased-online-event-registrations-by-200-with-a-3-email-reminder-formula