異步通信如何幫助分佈式團隊

您是否嘗試過跟踪您在白天使用的不同通信媒介？ 現在，你們中的大多數人都在遠程工作，遠程團隊出於各種原因使用一套工具：

• 與團隊通話：網絡會議工具
• 與您的客戶和其他利益相關者的互動：電子郵件和電話
• 快速開玩笑、工作更新以及介於兩者之間的一切：聊天軟件
• 評論和反饋：視頻通話和屏幕錄像
• 任務分配和跟踪：項目管理工具

這不是一個詳盡的列表，但它很好地概述了我們的通信模式的外觀。 現在花點時間，看看你使用的一些工具的逆勢性質。

網絡會議、電話和視頻通話是同步通信工具的示例。 團隊溝通必須即時完成。 當您進行同步對話時，您會實時在場進行交流。

另一方面，還有電子郵件軟件、屏幕錄像機、聊天軟件和項目管理工具等工具。 當您使用這些工具時，您可以選擇在您喜歡的時間回复某人。 就像聊天一樣，您可以立即或稍後回复。 所有這些工具都是異步工具，當您使用它們與他人交互時，您就沉迷於異步通信。

在這篇博客中，我們將詳細討論異步通信。 它的優點和缺點是什麼，公司為什麼要依賴它們，以及工作場所中最常用的異步通信工具是什麼。

什麼是異步通信？

異步通信是一種非實時進行的對話。

當兩個或更多的人交換信息而不期望立即得到答复時，他們被稱為異步對話。 當您參與異步通信時，您可以選擇何時回复您剛從朋友、同事或家人那裡收到的短信或聊天消息。

異步通信採用一種悠閒的方式進行通信。 雖然這聽起來可能不是那麼好，但它帶來了很多好處（我們將在本博客後面進行探討）。 它適用於需要長時間集中註意力的工作。 通過異步管理大部分通信，您可以讓自己有時間專注於手頭的任務，而不是花時間接聽電話。

電話或視頻會議要求您在線或實時出席以共享信息。 如果經常這樣做，您的大部分時間都會花在與他人交流上。

這只是異步通信的基本細節。現在讓我們深入了解同步和異步通信之間的區別。

異步與同步通信

為了獲得更全面的視圖，這裡有一個詳細的比較表，顯示了同步和異步通信之間的差異。  

為什麼公司依賴異步通信？

了解同步通信和異步通信之間的定義和區別是建立對該主題的理解的好方法。 在博客的這一部分，我們將更進一步，找出為什麼公司依賴異步通信並將其包含在他們的工作文化中。

更高效的溝通方式

更少的中斷 = 更高的生產力。 異步通信允許員工在更長的時間內完成一項任務。 由於通信不是實時進行的，因此無需在其間進行通話或會議。 它會自動幫助他們在特定時間完成更多事情。 隨著公司對生產力的痴迷，異步通信工具已成為他們的自然選擇。

團隊之間的周到溝通

連接良好的團隊可以將生產力提高 25%。 通過發展異步工作文化，公司可以期望加強這些團隊之間的聯繫。 異步通信對團隊合作有一種更善解人意的方法。

通過使用異步工具，至少可以延遲一些通信任務，而不是每小時安排一次視頻會議和電話。 這將給團隊成員更多的時間來收集他們的想法，並進行更深入的思考。 從長遠來看，這將鼓勵員工更有效地協作。

更好的公司內部整體關係

當你讓你的員工專注於他們的工作，並為與他們的同事進行深思熟慮的溝通奠定堅實的基礎時，它會在公司內部建立一種整體積極的關係。 它在實現個人截止日期和通過開放的溝通氛圍促進團隊合作之間創造了良好的平衡。 這也有助於留住員工，因為當他們與工作場所的隊友關係密切時，62% 的人傾向於拒絕其他工作機會。

不同時區輕鬆溝通

如果您與來自不同地理位置和不同時區的人一起工作，那麼異步通信在通信方面佔據上風。 由於時間限制，您不能期望所有團隊成員每次都可以進行同步呼叫。

異步通信更有助於與您的團隊進行交互。 您可以通過更加註意自己所說的話來利用時間滯後，並將其作為與遠程團隊建立更深層次關係的機會。 因此，異步通信工具是遠程工作資源列表中的必備工具。

有助於保持溝通的軌跡

許多異步通信工具依賴於書面通信。 這聽起來像是額外的工作，因為與深思熟慮的寫作相比，談話更加自發和容易。 然而，它有一線希望。 使用異步通信，您可以跟踪通信。 您可以隨時返回，參考之前的交流，並得出新的見解。 當您使用異步通信與客戶交互時，這一點變得更加重要。 它有助於解決爭議並充當團隊的知識庫

異步通信的好處

一些公司正在從工作場所使用異步通信中獲益。 少數人將在未來過渡到遠程工作，並採用異步工具。 作為一名員工，您可以從這種溝通方式中獲得哪些好處？ 在博客的這一部分中查找。

降低精神壓力

如果過於頻繁地進行同步通信，可能會帶來壓力。 想像一下與多個成員一起參加背靠背視頻會議。 你必須在不同的演講者之間切換注意力，時刻保持專注，輪到你的時候大聲說出來。

這種組合可能會變得勢不可擋，並最終導致諸如 Zoom 疲勞之類的問題，而異步通信使您遠離這種壓力。 當您有權決定要交流的內容和時間時，您就可以更好地控制自己的交流和心理平衡。

更容易參與討論

並不是每個人都樂於參與實時在線通話。 對於有社交焦慮的人來說，即使想到它也可能是一種痛苦的經歷。 緊張源於害怕被評判或與他人比較。 在這種情況下，同步調用對團隊來說可能會適得其反。

通過異步通信，員工可以輕鬆擺脫這種感覺。 他們的聲音或外觀沒有壓力。 此外，當有人詢問他們的意見或想法時，他們不必心悸。 他們可以在自己的時間建造它並與他人分享。

更大的靈活性

70% 的員工更喜歡工作的靈活性。 這使他們的工作對他們更具吸引力。 這是可以理解的，因為很多員工更加重視工作與生活的平衡。 遠程工作在一定程度上提供了靈活性。 但如果通信主要是同步的，那麼它不會長時間保持這種狀態。 他們的生產時間被電話和會議佔用。

通過使用更異步的溝通方法，員工可以更有效地計劃他們的工作日程。 他們不僅可以決定工作日程，還可以決定何時與他人交流。 他們可以更自由地在最佳時間不受干擾地完成工作，並安排在當天晚些時候回复聊天和電子郵件。

深度工作

深度工作意味著進入一個生產區，在那裡您可以長時間工作而不會分心。 對於遠程團隊來說，深入的工作對於產生有效的結果非常重要。 這可以通過異步通信來實現。 通過限制同步呼叫的數量，員工可以進入流程並在完成任務時縮小他們的願景。

更多控制

如果您已經閱讀到這裡的博客，那麼您一定已經意識到一件事：異步通信可以幫助您更好地控制您的日程安排。 按計劃，它意味著工作和溝通。

這對員工來說很重要，因為他們完成了工作，與同事進行了深思熟慮的溝通，獲得了更好的精神滿足感，並且更加快樂。 這對公司也有好處，因為他們不必擔心員工流失率降低，並且每次都花費額外的錢來招聘新人才。 這是那些不同尋常的例子之一，其中更高的控制會導致更多的結果。

異步通信的缺點

異步通信有很多優點。 它提供更多自由，鼓勵深思熟慮的溝通，支持深度工作，並有助於保持更好的工作與生活平衡。 但是，它也有一些缺點，可能會影響日常工作。 以下是您應該注意的使用異步通信工具的三個主要缺點。

較少的個人吸引力

異步通信為回復對話提供了更多時間。 但是，在這樣做的同時，它失去了同步通信提供的個性化。 現場面對面的互動是有限的，這會對員工產生負面影響。 沒有這種互動的持續時間更長會讓他們感到被忽視。 溝通中的個性化對客戶也很重要。

84% 的客戶同意在提供個性化客戶服務的品牌上花費更多。 在這種情況下，如果您選擇電子郵件而不是電話，您最終可能會失去客戶。 此外，您的書面溝通總是存在被誤解的風險，這會增加您的麻煩

有更多時間採取行動

在競爭激烈的環境中，企業通過快速行動而蓬勃發展。 通常，這些行動是在與團隊進行徹底討論後採取的。 在同步通話中，每個團隊成員都可以實時參與，提出自己的想法，讓事情順利進行。 這在異步通信中是不可能的。

由於人們可以選擇在自己的時間與他人互動，因此他們可能不會立即參與。 這會延遲採取行動的過程。 決策陷入溝通困境，危及業務收益。 如果您管理的企業幾乎必須立即採取行動，那麼使用異步通信進行有限的交互將為您的企業帶來更好的回報。

不適合即時頭腦風暴

與快速行動類似，即時頭腦風暴不適用於異步通信。 頭腦風暴會議對於在公司內建立參與和協作的環境非常重要。 並非所有頭腦風暴會議都會有具體的解決方案，但它鼓勵員工分享他們的想法和觀點。

通過同步調用，他們可以立即完成，並獲得反饋。 他們不必等待其他人及時回复。 頭腦風暴可以使用異步工具來完成，但必須以這種方式設置優先級和期望。 應該向參與者明確說明事情是如何以異步方式進行的，以及他們應該期待什麼。

用於高效異步通信的 9 個軟件工具

讓我們揭開工作場所和遠程工作環境中最常用的異步工具。

電子郵件軟件

每秒發送超過 300 萬封電子郵件，不難理解電子郵件通信工具的工作動態。 電子郵件是異步的，因為一旦您發送它們，您就不會期望立即響應。 接收者在自己的時間回復是可以接受的規範。

由於易於使用，電子郵件是組織內外的一種流行的通信方式。 無論是團隊討論還是客戶支持，電子郵件都可以很好地建立清晰的溝通。

項目管理軟件

項目管理是企業和遠程工作環境中日常工作的重要組成部分。 使用項目管理軟件，團隊維護一個 scrum 或一個看板來跟踪活動。 它們通過移動不同類別的卡片進行異步通信。 這些類別主要反映了已完成的任務、正在進行的任務以及必須開始的任務。

團隊還可以對彼此的卡片進行評論，並將團隊成員添加為協作者以就進度進行交互。 項目管理軟件是一個很好的例子，說明如何在不總是進行同步調用的情況下完成工作。

即時通訊軟件

團隊依靠即時消息（也稱為聊天）來共享不需要發送電子郵件的評論、反饋和更新。 即時消息通常長度更短，更便於快速發送消息。 當有許多任務要完成時，它可以節省時間並且可以提高工作效率。 團隊可以創建單獨的有趣小組來進行非工作討論，而不會中斷他們的工作日程。

屏幕共享軟件

屏幕共享軟件允許用戶在筆記本電腦或計算機屏幕上與他人異步共享他們的內容。 他們還可以進行網絡攝像頭錄製以及語音旁白。 屏幕錄像機是幫助進行視頻通信的極少數工具之一，儘管是以異步方式進行的。

它非常適合提供個人反饋、錄製教程視頻、嵌入歡迎電子郵件和視頻演示。 隨著遠程工作者數量的增加，屏幕錄像機在視頻通信領域肯定會有光明的前景。

知識管理軟件

知識管理軟件是公司和企業集團用來構建信息存儲庫的一種內容管理軟件。 這些信息通常包含公司中其他所有人都可以訪問的流程。

任何人都可以持續為知識管理軟件做出貢獻。 這是異步通信工具的一個示例，因為它使他們可以自由地按照自己的節奏一起構建信息系統。 共同創作者還可以評論或更新彼此的信息，從而朝著共同的目標進行合作。

在線論壇軟件

在線論壇非常受歡迎，可以讓員工和客戶沉迷於公司的產品增長之旅。 互聯網用戶也喜歡論壇，因為其中 15% 的人通過在線論壇和社區閱讀和評論積極參與。 它對公司也有戰略優勢； 當您與利益相關者建立一個社區時，他們會對增長產生個人興趣並更加信任您。

在論壇中，員工可以發布問題以從隊友那裡獲得答案。 同樣，客戶也可以發布有關產品開發的問題、功能請求和更新。 由於這裡的目的是通知而不是進行對話，因此討論大多保持異步。

調查軟件

調查和民意調查類似於在線論壇。 主要區別在於調查可能不會持續進行。 它不時進行，以了解客戶反饋、產品評論和市場期望。 同樣，也可以在內部進行，以了解員工對公司的看法。

調查可以以同步方式進行，例如電話調查。 但是，異步調查更可取，因為它們不那麼令人生畏，並且在分享反饋時有更多時間思考。 在異步調查中，公司共享帶有預填問題的反饋表。 客戶或員工可以在他們想做的時候輸入他們的想法。 沒有立即回答的過度壓力。

數字白板軟件

在線數字白板是頭腦風暴工具。 數字白板無需安排視頻或電話來談論新想法或靈感，而是讓您以異步方式以同樣的效率做到這一點。 通過根據您的喜好自定義界面，它還提供了更多使用界面的自由。 您可以創建板並添加註釋以分享想法。

通過同步通信媒介進行頭腦風暴聽起來更有吸引力。 然而，像白板軟件這樣的異步工具有助於直觀地看待事物，從而開啟新的可能性。

會議管理軟件

高管們認為 67% 的會議在傳達會議的主要議程方面非常失敗。 每天有超過 500 萬次會議。 生產力損失慘不忍睹。 由於員工對完成工作負有更高的個人責任，因此無議程會議對遠程團隊的阻礙更大。

為了進行更周到和有目的的會議，會議管理軟件非常有幫助。 您不能僅僅取消同步會議，而是可以使用這些工具設置更好的議程。 會議管理軟件使團隊成員能夠提前計劃他們想在通話中討論的內容。 他們可以設置議程、時間表並添加文檔以進行集中協作。 這樣，每個團隊成員也對會議計劃和方法一清二楚。

異步通信：遠程團隊成功的關鍵

遠程工作在很大程度上是關於承擔責任並在時間表內完成工作。 因此，它需要深入的工作和更大的溝通靈活性。 異步通信提供了兩者。 遠程工作人員可以專注於手頭的任務，並安排在完成後回复消息。 這可以消除壓力並確保更好的工作與生活平衡。

這更適用於分佈在全球不同時區工作的遠程團隊。 隨著這麼多新的遠程工作人員加入該大隊，異步通信將受到更多需求，並且受到遠程團隊的高度青睞。