Cum ajută comunicarea asincronă echipele distribuite

Ați încercat vreodată să urmăriți diferitele medii de comunicare pe care le utilizați în timpul zilei? În acest moment, majoritatea dintre voi lucrați de la distanță, iar echipele de la distanță folosesc o suită de instrumente din diferite motive:

• Stand-up call cu echipa : instrument de conferință web
• Interacțiuni cu clienții dvs. și cu alte părți interesate: e-mailuri și apeluri telefonice
• Batjocuri rapide, actualizări de lucru și tot ce se află între ele: software de chat
• Recenzii și feedback: apeluri video și înregistrări de ecran
• Atribuirea și urmărirea sarcinilor: instrumente de management de proiect

Aceasta nu este o listă exhaustivă, dar oferă o imagine de ansamblu excelentă asupra modului în care arată modelul nostru de comunicare. Acum ia un moment și uită-te la natura contrarie a unora dintre instrumentele pe care le folosești.

Conferințele web, apelurile telefonice și apelurile video sunt exemple de instrumente de comunicare sincronă. Comunicarea în echipă trebuie să se facă pe o bază instantanee. Când ai o conversație sincronă, ești prezent în timp real pentru a continua comunicarea.

Pe de altă parte, există instrumente precum software-ul de e-mail, înregistrarea de ecran, software-ul de chat și instrumente de management de proiect. Când utilizați aceste instrumente, aveți posibilitatea de a răspunde cuiva la ora preferată. Asemenea unui chat, puteți răspunde instantaneu sau mai târziu. Toate aceste instrumente sunt instrumente asincrone și, atunci când le folosiți pentru a interacționa cu ceilalți, vă bucurați de comunicarea asincronă.

În acest blog, vom vorbi în detaliu despre comunicarea asincronă. Care sunt beneficiile și dezavantajele sale, de ce companiile se bazează pe ele și care sunt cele mai comune instrumente de comunicare asincronă utilizate la locurile de muncă.

Ce este comunicarea asincronă?

Comunicarea asincronă este o conversație care nu se desfășoară în timp real.

Când două sau mai multe persoane fac schimb de informații fără a se aștepta să primească un răspuns imediat, se spune că ei conversează într-o manieră asincronă. Când participați la o comunicare asincronă, aveți posibilitatea de a decide când doriți să răspundeți la mesajul text sau chat pe care tocmai l-ați primit de la prietenul, colegul sau membrul familiei.

Comunicarea asincronă adoptă o abordare relaxată a comunicării. Deși acest lucru poate să nu sune atât de grozav, vine cu o mulțime de beneficii (pe care le vom explora mai târziu în acest blog). Funcționează bine pentru genul de locuri de muncă care necesită un timp prelungit de concentrare. Gestionând cea mai mare parte a comunicării în mod asincron, vă puteți acorda timp să vă concentrați asupra sarcinii în mână, în loc să petreceți timp pentru a primi apeluri.

Întâlnirile telefonice sau video necesită să fii online sau să fii prezent în timp real pentru a partaja informații. Dacă acest lucru este făcut în mod frecvent, o mare parte din timpul tău este cheltuit doar pentru a comunica cu ceilalți.

Acesta este doar detaliul de bază al comunicării asincrone. Acum să ne aprofundăm în înțelegerea diferențelor dintre comunicarea sincronă și asincronă.

Comunicare asincronă vs. sincronă

Pentru a obține o vedere mai holistică, iată un tabel de comparație detaliat care arată diferențele dintre comunicarea sincronă și cea asincronă.  

De ce se bazează companiile pe comunicarea asincronă?

Cunoașterea definiției și a diferenței dintre comunicarea sincronă și asincronă este o modalitate excelentă de a construi o înțelegere a acestui subiect. În această parte a blogului, vom face un pas mai departe și vom afla de ce companiile se bazează pe comunicarea asincronă și o includ în cultura lor de lucru.

O formă mai productivă de comunicare

Mai puține întreruperi = productivitate mai mare. Comunicarea asincronă permite angajaților să lucreze la o sarcină pentru o perioadă mai lungă. Deoarece comunicarea nu se face în timp real, nu este nevoie să accesați un apel sau o întâlnire între ele. În mod automat, îi ajută să facă mai multe lucruri la un moment dat. Pe măsură ce companiile sunt obsedate de productivitate, instrumentele de comunicare asincronă au devenit o alegere naturală pentru ele.

Comunicare atentă între echipe

Echipele bine conectate pot crește productivitatea cu 25%. Prin dezvoltarea unei culturi de lucru asincrone, companiile se pot aștepta să consolideze conectivitatea dintre aceste echipe. Comunicarea asincronă are o abordare mai empatică a muncii în echipă.

În loc să programați întâlniri video și apeluri telefonice la fiecare oră, folosind instrumente asincrone, cel puțin câteva sarcini de comunicare pot fi amânate. Acest lucru le va oferi membrilor echipei mai mult timp pentru a-și aduna gândurile și pentru a gândi mai profund. Pe termen lung, acest lucru va încuraja angajații să colaboreze mai eficient.

Relație generală mai bună în cadrul companiei

Când îi permiteți angajaților să se concentreze asupra muncii lor și stabiliți un teren ferm pentru o comunicare atentă cu colegii lor, se construiește o relație generală pozitivă în cadrul companiei. Creează un echilibru fin între atingerea termenelor limită personale și contribuția la munca în echipă cu o atmosferă de comunicare deschisă. De asemenea, ajută la reținerea angajaților, deoarece 62% dintre aceștia tind să respingă alte oferte de muncă atunci când au o relație strânsă cu colegii lor la locul de muncă.

Comunicare ușoară în diferite fusuri orare

Dacă lucrați cu oameni din diferite locații geografice și diverse fusuri orare, atunci comunicarea asincronă are mâna de sus atunci când vine vorba de comunicare. Din cauza limitărilor de timp, nu vă puteți aștepta ca toți membrii echipei dvs. să fie disponibili pentru un apel sincron de fiecare dată.

Comunicarea asincronă este mai utilă pentru a interacționa cu echipa ta. Puteți folosi decalajul în avantajul dvs., fiind mai atent la ceea ce spuneți și folosiți-l ca o oportunitate de a construi relații mai profunde cu echipele aflate la distanță. Prin urmare, un instrument de comunicare asincronă este un must-have în lista resurselor de lucru la distanță.

Ajută la păstrarea unei piste de comunicare

Multe instrumente de comunicare asincronă depind de comunicarea scrisă. Acest lucru sună a muncă suplimentară, deoarece vorbirea este mai spontană și mai ușoară în comparație cu scrierea atentă. Cu toate acestea, are o căptușeală de argint. Cu comunicarea asincronă, puteți urmări comunicarea. Puteți oricând să vă întoarceți, să vă referiți la comunicarea anterioară și să obțineți noi perspective. Acest lucru devine mai important atunci când utilizați comunicarea asincronă pentru a interacționa cu clienții. Ajută la soluționarea disputelor și acționează ca o bază de cunoștințe pentru echipe

Beneficiile comunicării asincrone

Câteva companii culeg beneficiile utilizării comunicării asincrone la locul lor de muncă. Câțiva vor trece la munca de la distanță în perioadele următoare și vor adopta instrumente asincrone. Ca angajat, care sunt beneficiile la care te poți aștepta de la această formă de comunicare? Aflați în această secțiune a blogului.

Reduceți stresul mental

Comunicarea sincronă poate deveni stresantă dacă este făcută prea des. Imaginați-vă că participați la întâlniri video consecutive cu mai mulți membri. Trebuie să schimbi atenția între difuzoare diferite, să fii atent tot timpul și să vorbești când este rândul tău.

Această combinație poate deveni copleșitoare și poate duce în cele din urmă la probleme precum oboseala Zoom, în timp ce comunicarea asincronă te ține la kilometri departe de acest tip de stres. Când aveți puterea de a decide ce și când doriți să comunicați, aveți un control mai bun asupra comunicării și asupra echilibrului mental.

Mai ușor să participați la discuții

Nu toată lumea se simte confortabil să participe la apeluri online live. Chiar și gândul la asta poate fi o experiență traumatizantă pentru cineva care are anxietate socială. Nervozitatea apare din teama de a fi judecat sau comparat cu ceilalti. Într-un astfel de caz, apelurile sincrone pot fi contraproductive pentru echipă.

Cu comunicarea asincronă, angajații pot renunța cu ușurință la acest sentiment. Nu există nicio presiune asupra lor cu privire la modul în care sună sau arată. Mai mult, nu trebuie să sufere de palpitații atunci când cineva le cere părerile sau gândurile. Îl pot construi în timpul lor și îl pot împărtăși cu ceilalți.

Flexibilitate mai mare

Șaptezeci la sută dintre angajați preferă flexibilitatea în locurile de muncă. Le face meseria mai atractivă pentru ei. Acest lucru este de înțeles deoarece mulți angajați acordă o importanță mai mare echilibrului dintre viața profesională și viața privată. Lucrarea la distanță oferă flexibilitate într-o anumită măsură. Dar dacă comunicarea este în mare parte sincronă, nu rămâne așa mult timp. Orele lor productive sunt luate de apeluri și întâlniri.

Utilizând mai multe metode asincrone de comunicare, angajații își pot planifica programul de lucru mai eficient. Ei nu pot decide doar programul de lucru, ci și când vor să comunice cu ceilalți. Au mai multă libertate de a-și face treaba la cel mai bun moment, fără întreruperi și programează răspunsul la chaturi și e-mailuri mai târziu în timpul zilei.

Muncă profundă

Munca profundă înseamnă a intra într-o zonă productivă în care lucrezi pentru o perioadă lungă de timp, fără distragere. Pentru echipele aflate la distanță, munca profundă este foarte importantă pentru a obține rezultate eficiente. Acest lucru se poate realiza prin comunicarea asincronă. Prin limitarea numărului de apeluri sincrone, angajații pot intra într-un flux și își pot tunel viziunea la finalizarea sarcinii.

Mai mult control

Dacă ați citit blogul până aici, există un lucru de care trebuie să fi realizat deja: comunicarea asincronă vă ajută să aveți mai mult control asupra programului dvs. Prin program, înseamnă atât muncă, cât și comunicare.

Acest lucru este important pentru angajați, deoarece își fac treaba, comunică atent cu colegii lor, au o satisfacție mentală mai bună și sunt mult mai fericiți. Este, de asemenea, bun pentru companii, deoarece acestea nu trebuie să-și facă griji cu privire la ratele mai mici de rotație a angajaților și să cheltuiască dolari în plus pentru angajarea de noi talente de fiecare dată. Acesta este unul dintre acele exemple neconvenționale în care un control mai ridicat duce la mai multe rezultate.

Dezavantajele comunicării asincrone

Comunicarea asincronă are multe aspecte pozitive. Oferă mai multă libertate, încurajează comunicarea atentă, susține munca profundă și ajută la menținerea unui echilibru mai bun între viața profesională și viața privată. Cu toate acestea, are și câteva dezavantaje care pot veni în calea muncii zilnice. Iată cele trei dezavantaje majore ale utilizării instrumentelor de comunicare asincronă de care ar trebui să fii conștient.

Mai puțin atracție personală

Comunicarea asincronă oferă mai mult timp pentru a răspunde la o conversație. Dar, în timp ce face asta, pierde personalizarea pe care o oferă comunicarea sincronă. Interacțiunea directă față în față este limitată, ceea ce poate avea un impact negativ asupra angajaților. O durată mai lungă fără astfel de interacțiuni îi poate face să se simtă excluși. Personalizarea în comunicare este importantă și pentru clienți.

Optzeci și patru la sută dintre clienți au fost de acord să cheltuiască mai mult pentru o marcă care oferă servicii personalizate pentru clienți. Într-o astfel de situație, dacă alegeți e-mailuri în locul apelurilor telefonice, este posibil să pierdeți clienți. În plus, există întotdeauna riscul ca comunicarea dvs. scrisă să fie înțeleasă greșit, ceea ce vă va spori problemele

Mai mult timp în acțiuni

Într-un peisaj competitiv, afacerile prosperă prin acțiuni rapide. De obicei, aceste acțiuni sunt întreprinse după discuții aprofundate cu echipa. Într-un apel sincron, fiecare membru al echipei poate participa în timp real, își poate prezenta ideile și poate pune lucrurile în mișcare. Acest lucru nu este posibil cu comunicarea asincronă.

Deoarece oamenii au posibilitatea de a interacționa cu ceilalți la timpul lor, este posibil să nu participe instantaneu. Acest lucru întârzie procesul de acțiune. Deciziile rămân blocate într-un limbo de comunicare, punând în pericol câștigurile de afaceri. Dacă gestionați o afacere în care acțiunile trebuie întreprinse aproape imediat, atunci utilizarea comunicării asincrone pentru interacțiuni limitate va aduce profituri mai bune pentru afacerea dvs.

Nu este bun pentru brainstorming instantaneu

Similar cu acțiunile rapide, brainstormingul instantaneu nu merge bine cu comunicarea asincronă. Sesiunile de brainstorming sunt importante pentru a dezvolta un mediu participativ și colaborativ în cadrul unei companii. Nu toate întâlnirile de brainstorming vor avea o soluție concretă, dar îi încurajează pe angajați să-și împărtășească ideile și opiniile.

Cu apelurile sincrone, aceștia o pot face instantaneu și pot primi și feedback. Nu trebuie să aștepte ca alții să răspundă la timpul lor. Brainstormingul se poate face cu instrumente asincrone, dar prioritatea și așteptările trebuie stabilite astfel. Participanților ar trebui să li se ofere instrucțiuni clare despre cum se desfășoară lucrurile într-un mod asincron și la ce ar trebui să se aștepte.

9 instrumente software pentru comunicarea asincronă eficientă

Să descoperim cele mai comune instrumente asincrone utilizate la locurile de muncă și mediile de lucru la distanță.

Software de e-mail

Cu peste 3 milioane de e-mailuri trimise în fiecare secundă, nu este prea greu să te raportezi la dinamica de lucru a instrumentelor de comunicare prin e-mail. E-mailurile sunt asincrone, deoarece odată ce le trimiteți, nu vă așteptați la un răspuns imediat. Este o normă acceptabilă ca receptorul să răspundă la timpul său.

Datorită ușurinței de utilizare, e-mailurile sunt un mod popular de comunicare în interiorul și în afara organizației. Fie că este vorba de discuții în echipă sau de asistență pentru clienți, e-mailurile fac o treabă excelentă în stabilirea unei comunicări clare.

Software de management de proiect

Managementul proiectelor este o parte esențială a muncii zilnice atât într-un mediu de lucru corporativ, cât și la distanță. Folosind software-ul de management al proiectelor, echipele mențin un scrum sau un panou kanban pentru a ține evidența activităților. Ei comunică asincron prin mutarea cărților în diferite categorii. Categoriile reflectă în principal ce sarcini au fost finalizate, câte sunt în desfășurare și câte trebuie începute.

Echipele comentează, de asemenea, cardurile celorlalte și adaugă membri ai echipei ca colaboratori pentru a interacționa asupra progresului. Software-ul de gestionare a proiectelor este un exemplu excelent al modului în care puteți duce lucrurile la bun sfârșit fără a fi întotdeauna la un apel sincron.

Software de mesagerie instantanee

Echipele se bazează pe mesajele instantanee, cunoscute și sub denumirea de chat-uri, pentru a împărtăși recenzii, feedback și actualizări care nu necesită trimiterea unui e-mail. Mesajele instantanee sunt de obicei mai scurte și mai convenabile pentru mesaje rapide. Economisește timp și poate fi mai productiv atunci când sunt multe sarcini pregătite pentru a fi finalizate. Echipele pot crea grupuri distractive separate pentru a avea discuții fără a-și întrerupe programul de lucru.

Software de partajare a ecranului

Software-ul de partajare a ecranului permite utilizatorilor să-și partajeze conținutul de pe ecranul unui laptop sau computer cu alții în mod asincron. Ei pot, de asemenea, să înregistreze webcam împreună cu narațiune vocală. Înregistratoarele de ecran sunt unul dintre acele puține instrumente care ajută la comunicarea video, deși într-o manieră asincronă.

Funcționează foarte bine pentru a oferi feedback personal, pentru a înregistra videoclipuri tutoriale, pentru a include e-mailuri de bun venit și prezentări video. Odată cu creșterea numărului de lucrători la distanță, înregistratoarele de ecran au cu siguranță un viitor strălucit în spațiul comunicațiilor video.

Software de management al cunoștințelor

Software-ul de management al cunoștințelor este un tip de software de management al conținutului utilizat de companii și conglomerate pentru a construi un depozit de informații. Informațiile constau de obicei din procese care pot fi accesate de toți ceilalți din companie.

Oricine poate contribui la software-ul de management al cunoștințelor în mod continuu. Este un exemplu de instrument de comunicare asincronă, deoarece le oferă libertatea de a construi împreună un sistem informațional în propriul ritm. Co-creatorii pot, de asemenea, să comenteze sau să își actualizeze informațiile reciproc, colaborând astfel către un obiectiv comun.

Software de forum online

Forumurile online sunt foarte populare pentru a satisface angajații și clienții în călătoria de creștere a produselor unei companii. Și utilizatorilor de internet le plac forumurile, deoarece 15% dintre ei participă activ citind și comentând în forumuri și comunități online. De asemenea, are un avantaj strategic pentru companii; atunci când construiești o comunitate cu părțile interesate, aceștia se interesează personal de creștere și au mai multă încredere în tine.

Într-un forum, angajații pot posta întrebări pentru a obține răspunsuri de la colegii lor. În mod similar, clienții pot posta întrebări, solicitări de funcții și actualizări privind dezvoltarea produsului. Întrucât aici intenția este de a informa mai degrabă decât de a avea o conversație, discuțiile rămân în mare parte asincrone.

Software de sondaj

Sondajele și sondajele sunt similare cu forumurile online. Diferența majoră este că anchetele pot să nu fie în desfășurare. Se desfășoară din când în când pentru a înțelege feedback-ul clienților, revizuirea produselor și așteptările pieței. În mod similar, se poate face și pe plan intern pentru a ști ce cred angajații despre companie.

Sondajele pot fi efectuate într-o manieră sincronă, cum ar fi sondajele telefonice. Cu toate acestea, sondajele asincrone sunt mai de preferat, deoarece sunt mai puțin intimidante și oferă mai mult timp de gândire în timp ce distribuiți feedback. Într-un sondaj asincron, companiile partajează un formular de feedback cu întrebări completate în prealabil. Clienții sau angajații își pot introduce gândurile atunci când au chef să o facă. Nu există presiune nejustificată de a răspunde imediat.

Software pentru tablă digitală

Tablourile digitale online sunt instrumente de brainstorming. În loc să programați un video sau un apel telefonic pentru a vorbi despre noi idei sau inspirații, tablele digitale vă permit să faceți acest lucru cu aceeași eficiență într-un mod asincron. Oferă, de asemenea, mai multă libertate de a vă juca cu interfața, personalizând-o după cum doriți. Puteți crea panouri și adăuga note pentru a împărtăși idei.

Brainstorming-ul sună mai atractiv atunci când se face pe medii de comunicare sincrone. Cu toate acestea, instrumentele asincrone, cum ar fi software-ul pentru tablă albă, vă ajută să priviți lucrurile vizual, ceea ce deblochează noi posibilități.

Software de management al întâlnirilor

Directorii consideră că 67% dintre ședințe eșuează lamentabil în comunicarea agendei principale a întâlnirii. Adică peste 5 milioane de întâlniri în fiecare zi. Pierderea productivității este abisală. Întâlnirile fără agendă sunt mai dificile pentru echipele de la distanță, deoarece angajații au o responsabilitate personală mai mare de a duce lucrurile la bun sfârșit.

Pentru a avea întâlniri mai bine gândite și mai precise, software-ul de management al întâlnirilor este de mare ajutor. Nu puteți anula pur și simplu întâlnirile sincrone, dar puteți seta o agendă mai bună folosind aceste instrumente. Software-ul de gestionare a întâlnirilor dă putere membrilor echipei să planifice din timp ceea ce doresc să discute în apel. Ei pot stabili agende, calendare și pot adăuga documente pentru a avea o colaborare concentrată. În acest fel, fiecare membru al echipei este foarte clar în ceea ce privește planul și abordarea întâlnirii.

Comunicare asincronă: cheia echipelor de succes la distanță

Lucrul de la distanță înseamnă mult despre deținerea responsabilității și realizarea lucrurilor în termen. Prin urmare, necesită muncă profundă și mai multă flexibilitate în comunicare. Comunicarea asincronă oferă ambele. Lucrătorii de la distanță se pot concentra pe sarcinile disponibile și pot programa răspunsul la mesaje mai târziu, când au terminat. Acest lucru elimină stresul și asigură un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.

Acest lucru este mai aplicabil pentru echipele de la distanță care sunt distribuite în întreaga lume și lucrează în diferite fusuri orare. Cu atât de mulți lucrători noi la distanță care se alătură brigadei, comunicarea asincronă va fi mai solicitată și foarte preferată de echipele de la distanță.