การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยกระจายทีมได้อย่างไร

คุณเคยพยายามติดตามสื่อการสื่อสารต่างๆ ที่คุณใช้ในระหว่างวันหรือไม่? ตอนนี้ พวกคุณส่วนใหญ่กำลังทำงานจากระยะไกล และทีมจากระยะไกลก็ใช้เครื่องมือชุดหนึ่งด้วยเหตุผลหลายประการ:

• Stand-up call กับทีมงาน : Web conferencing tool
• การโต้ตอบกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ: อีเมลและโทรศัพท์
• ล้อเล่นอย่างรวดเร็ว อัปเดตงาน และทุกอย่างในระหว่าง: ซอฟต์แวร์แชท
• บทวิจารณ์และข้อเสนอแนะ: แฮงเอาท์วิดีโอและบันทึกหน้าจอ
• การมอบหมายงานและการติดตาม: เครื่องมือการจัดการโครงการ

นี่ไม่ใช่รายการที่ละเอียดถี่ถ้วน แต่ให้ภาพรวมที่ดีว่ารูปแบบการสื่อสารของเรามีหน้าตาเป็นอย่างไร ตอนนี้ใช้เวลาสักครู่ และดูลักษณะที่ตรงกันข้ามของเครื่องมือบางอย่างที่คุณใช้

การประชุมผ่านเว็บ โทรศัพท์ และแฮงเอาท์วิดีโอเป็นตัวอย่างของเครื่องมือสื่อสารแบบซิงโครนัส การสื่อสารในทีมต้องทำในทันที เมื่อคุณมีการสนทนาแบบซิงโครนัส คุณจะอยู่ในแบบเรียลไทม์เพื่อดำเนินการสื่อสารต่อไป

ในทางกลับกัน มีเครื่องมือต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์อีเมล โปรแกรมบันทึกหน้าจอ ซอฟต์แวร์แชท และเครื่องมือการจัดการโครงการ เมื่อคุณใช้เครื่องมือเหล่านี้ คุณจะมีตัวเลือกในการตอบกลับผู้อื่นในเวลาที่คุณต้องการ เช่นเดียวกับการแชท คุณสามารถตอบกลับได้ทันทีหรือภายหลัง เครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้เป็นเครื่องมือแบบอะซิงโครนัส และเมื่อคุณใช้เพื่อโต้ตอบกับผู้อื่น แสดงว่าคุณกำลังดื่มด่ำกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงรายละเอียดเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ข้อดีและข้อเสียของมันคืออะไร เหตุใดบริษัทจึงพึ่งพาพวกเขา และเครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่ใช้กันทั่วไปในที่ทำงานมีอะไรบ้าง

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เป็นการสนทนาที่ไม่ได้ทำแบบเรียลไทม์

เมื่อมีคนสองคนหรือมากกว่าแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยไม่คาดหวังว่าจะได้รับคำตอบในทันที พวกเขาจะคุยกันในลักษณะที่ไม่ตรงกัน เมื่อคุณมีส่วนร่วมในการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คุณมีทางเลือกในการตัดสินใจเมื่อคุณต้องการตอบกลับข้อความหรือข้อความแชทที่คุณเพิ่งได้รับจากเพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือสมาชิกในครอบครัว

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสใช้แนวทางการสื่อสารแบบสบาย ๆ แม้ว่าสิ่งนี้อาจฟังดูไม่ดีนัก แต่ก็มีประโยชน์มากมาย (ซึ่งเราจะสำรวจในบล็อกนี้ในภายหลัง) มันทำงานได้ดีสำหรับงานประเภทที่ต้องใช้เวลาสมาธินานขึ้น ด้วยการจัดการการสื่อสารส่วนใหญ่แบบอะซิงโครนัส คุณสามารถให้เวลากับตัวเองในการจดจ่อกับงานในมือ แทนที่จะใช้เวลารับสาย

การประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอกำหนดให้คุณต้องออนไลน์หรืออยู่ในแบบเรียลไทม์เพื่อแชร์ข้อมูล หากเป็นเช่นนี้ บ่อยครั้ง คุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการสื่อสารกับผู้อื่น

นี่เป็นเพียงรายละเอียดพื้นฐานของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ตอนนี้เรามาทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสกัน

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับแบบซิงโครนัส

เพื่อให้ได้มุมมองแบบองค์รวมมากขึ้น ต่อไปนี้คือตารางเปรียบเทียบโดยละเอียดที่แสดงความแตกต่างระหว่าง การสื่อสารแบบซิงโครนัสกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส  

เหตุใดบริษัทจึงพึ่งพาการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การทราบคำจำกัดความและความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและแบบอะซิงโครนัสเป็นวิธีที่ดีในการสร้างความเข้าใจในเรื่องนี้ ในส่วนนี้ของบล็อก เราจะก้าวไปอีกขั้น และค้นหาสาเหตุที่บริษัทต่างๆ อาศัยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและรวมเอาการสื่อสารนั้นไว้ในวัฒนธรรมการทำงานของพวกเขา

รูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

การหยุดชะงักน้อยลง = ผลผลิตที่สูงขึ้น การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้เป็นระยะเวลานานขึ้น เนื่องจากการสื่อสารไม่ได้ทำแบบเรียลไทม์ จึงไม่จำเป็นต้องโทรหรือประชุมระหว่างนั้น โดยอัตโนมัติช่วยให้พวกเขาทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นในเวลาที่กำหนด เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ หมกมุ่นอยู่กับประสิทธิภาพการทำงาน เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจึงกลายเป็นตัวเลือกที่เป็นธรรมชาติสำหรับพวกเขา

การสื่อสารอย่างรอบคอบระหว่างทีม

ทีมที่เชื่อมต่อกันอย่างดีสามารถเพิ่มผลผลิตได้ 25% ด้วยการพัฒนาวัฒนธรรมการทำงานแบบอะซิงโครนัส บริษัทต่างๆ สามารถคาดหวังที่จะเสริมสร้างการเชื่อมต่อระหว่างทีมเหล่านี้ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีแนวทางการทำงานเป็นทีมที่เห็นอกเห็นใจมากขึ้น

แทนที่จะจัดกำหนดการการประชุมทางวิดีโอและการโทรทุกชั่วโมง โดยใช้เครื่องมืออะซิงโครนัส อย่างน้อยงานสื่อสารบางอย่างอาจล่าช้าได้ ซึ่งจะทำให้สมาชิกในทีมมีเวลารวบรวมความคิดและคิดอย่างลึกซึ้งมากขึ้น ในระยะยาว สิ่งนี้จะส่งเสริมให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความสัมพันธ์โดยรวมที่ดีขึ้นภายในบริษัท

เมื่อคุณปล่อยให้พนักงานของคุณจดจ่ออยู่กับงาน และสร้างพื้นฐานที่มั่นคงสำหรับการสื่อสารอย่างรอบคอบกับเพื่อน ๆ จะสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกโดยรวมภายในบริษัท มันสร้างสมดุลที่ดีระหว่างการบรรลุกำหนดเวลาส่วนบุคคลและการมีส่วนร่วมในการทำงานเป็นทีมด้วยบรรยากาศการสื่อสารที่เปิดกว้าง นอกจากนี้ยังช่วยในการรักษาพนักงานไว้ เนื่องจาก 62% ของพวกเขามีแนวโน้มที่จะปฏิเสธข้อเสนองานอื่นๆ เมื่อมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมทีมในที่ทำงาน

สื่อสารได้ง่ายในเขตเวลาต่างๆ

หากคุณทำงานกับผู้คนจากสถานที่ทางภูมิศาสตร์ที่แตกต่างกันและเขตเวลาที่หลากหลาย การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะมีความสำคัญเหนือกว่าในการสื่อสาร เนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลา คุณไม่สามารถคาดหวังให้สมาชิกในทีมของคุณพร้อมสำหรับการโทรแบบซิงโครนัสทุกครั้ง

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีประโยชน์มากกว่าสำหรับการโต้ตอบกับทีมของคุณ คุณสามารถใช้การหน่วงเวลาให้เป็นประโยชน์โดยคำนึงถึงสิ่งที่คุณพูดมากขึ้น และใช้เป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นกับทีมที่อยู่ห่างไกล ดังนั้น เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจึงเป็นสิ่งที่ต้องมีในรายการทรัพยากรการทำงานระยะไกล

ช่วยในการติดตามการสื่อสาร

เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจำนวนมากขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ฟังดูเหมือนเป็นงานพิเศษเพราะการพูดเป็นธรรมชาติและง่ายกว่าเมื่อเทียบกับการเขียนที่รอบคอบ อย่างไรก็ตามมีซับในสีเงิน ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คุณสามารถติดตามการสื่อสารได้ คุณสามารถย้อนกลับ อ้างถึงการสื่อสารครั้งก่อน และวาดข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา สิ่งนี้จะมีความสำคัญมากขึ้นเมื่อคุณใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสำหรับการโต้ตอบกับลูกค้า ช่วยในการระงับข้อพิพาทและทำหน้าที่เป็นฐานความรู้สำหรับทีมงาน

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

มีบริษัทไม่กี่แห่งที่ได้รับประโยชน์จากการใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสในที่ทำงาน อีกสองสามคนจะเปลี่ยนไปทำงานทางไกลในเวลาที่จะมาถึง และนำเครื่องมือแบบอะซิงโครนัสมาใช้ ในฐานะพนักงาน คุณจะได้รับประโยชน์อะไรจากรูปแบบการสื่อสารนี้ ค้นหาในส่วนนี้ของบล็อก

ลดความเครียดทางจิตใจ

การสื่อสารแบบซิงโครนัสอาจทำให้เครียดได้หากทำบ่อยเกินไป ลองนึกภาพการเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอแบบต่อเนื่องกันโดยมีสมาชิกหลายคน คุณต้องสลับความสนใจไปมาระหว่างผู้พูดคนละคน คอยเอาใจใส่ตลอดเวลา และพูดออกมาเมื่อถึงตาคุณ

การรวมกันนี้อาจกลายเป็นปัญหาอย่างล้นหลามและในที่สุดก็นำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น ความเหนื่อยล้าของการซูม ในขณะที่การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้คุณห่างไกลจากความเครียดประเภทนี้ เมื่อคุณมีอำนาจตัดสินใจว่าต้องการสื่อสารอะไรและเมื่อไหร่ คุณจะควบคุมการสื่อสารและความสมดุลทางจิตใจได้ดีขึ้น

เข้าร่วมการสนทนาได้ง่ายขึ้น

ทุกคนไม่สบายใจที่จะเข้าร่วมการโทรออนไลน์แบบสด แม้แต่ความคิดถึงเรื่องนี้อาจเป็นประสบการณ์ที่บอบช้ำทางจิตใจสำหรับคนที่มีความวิตกกังวลทางสังคม ความประหม่าเกิดจากความกลัวที่จะถูกตัดสินหรือเปรียบเทียบกับผู้อื่น ในกรณีเช่นนี้ การเรียกแบบซิงโครนัสอาจส่งผลเสียต่อทีม

ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส พนักงานสามารถละทิ้งความรู้สึกนี้ไปได้อย่างง่ายดาย ไม่มีแรงกดดันเกี่ยวกับเสียงหรือรูปลักษณ์ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาไม่ต้องทนทุกข์ทรมานจากอาการใจสั่นเมื่อมีคนถามความคิดเห็นหรือความคิดของพวกเขา พวกเขาสามารถสร้างขึ้นในเวลาของตนเองและแบ่งปันกับผู้อื่น

ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น

พนักงานเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงาน ทำให้งานของพวกเขาน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับพวกเขา เป็นเรื่องที่เข้าใจได้เพราะพนักงานจำนวนมากให้ความสำคัญกับความสมดุลระหว่างชีวิตและงานมากกว่า การทำงานระยะไกลให้ความยืดหยุ่นในระดับหนึ่ง แต่ถ้าการสื่อสารส่วนใหญ่เป็นแบบซิงโครนัส การสื่อสารจะไม่อยู่อย่างนั้นเป็นเวลานาน ชั่วโมงการผลิตของพวกเขาใช้การโทรและการประชุม

โดยการใช้วิธีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมากขึ้น พนักงานสามารถวางแผนตารางการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาไม่เพียงแต่สามารถตัดสินใจตารางการทำงานแต่ยังเมื่อพวกเขาต้องการสื่อสารกับผู้อื่น พวกเขาได้รับอิสระมากขึ้นในการทำงานในเวลาที่ดีที่สุดโดยไม่หยุดชะงัก และกำหนดเวลาตอบกลับแชทและอีเมลในภายหลังในระหว่างวัน

งานหนัก

การทำงานเชิงลึกหมายถึงการเข้าสู่เขตการผลิตที่คุณทำงานเป็นเวลานานโดยไม่วอกแวก สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล การทำงานอย่างหนักเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการสร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ สิ่งนี้สามารถทำได้ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ด้วยการจำกัดจำนวนการโทรแบบซิงโครนัส พนักงานสามารถเข้าสู่โฟลว์และสอดส่องวิสัยทัศน์ของพวกเขาในการทำงานให้สำเร็จ

ควบคุมได้มากขึ้น

หากคุณได้อ่านบล็อกนี้มาแล้ว มีสิ่งหนึ่งที่คุณต้องเข้าใจแล้ว นั่นคือ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้คุณควบคุมกำหนดการได้มากขึ้น ตามกำหนดการ หมายถึงทั้งงานและการสื่อสาร

นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานเมื่อพวกเขาทำงานให้เสร็จ สื่อสารอย่างไตร่ตรองกับเพื่อนฝูง มีความพึงพอใจทางจิตใจที่ดีขึ้น และมีความสุขมากขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นการดีสำหรับบริษัท เนื่องจากพวกเขาไม่ต้องกังวลกับอัตราการลาออกของพนักงานที่ลดลง และใช้เงินพิเศษในการจ้างผู้มีความสามารถใหม่ทุกครั้ง นี่เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ไม่ธรรมดาซึ่งการควบคุมที่สูงขึ้นนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มากขึ้น

ข้อเสียของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีข้อดีหลายประการ ให้อิสระมากขึ้น ส่งเสริมการสื่อสารอย่างรอบคอบ สนับสนุนการทำงานที่ลึกซึ้ง และช่วยรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม มันก็มีข้อเสียอยู่บ้างที่อาจขัดขวางการทำงานประจำวัน ต่อไปนี้คือข้อเสียหลักสามประการของการใช้เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่คุณควรทราบ

อุทธรณ์ส่วนตัวน้อยลง

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทำให้มีเวลาตอบกลับการสนทนามากขึ้น แต่ในขณะที่ทำเช่นนั้น จะสูญเสียความเป็นส่วนตัวที่การสื่อสารแบบซิงโครนัสเสนอ การโต้ตอบแบบตัวต่อตัวแบบสดมีจำกัด ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อพนักงาน ระยะเวลานานขึ้นโดยไม่มีการโต้ตอบดังกล่าวสามารถทำให้พวกเขารู้สึกถูกทอดทิ้ง การปรับให้เป็นส่วนตัวในการสื่อสารก็มีความสำคัญสำหรับลูกค้าเช่นกัน

ลูกค้าร้อยละแปดสิบสี่ตกลงที่จะใช้จ่ายมากขึ้นในแบรนด์ที่ให้บริการลูกค้าเฉพาะบุคคล ในกรณีเช่นนี้ หากคุณเลือกอีเมลทางโทรศัพท์ คุณอาจสูญเสียลูกค้าไป นอกจากนี้ มีความเสี่ยงที่การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณจะถูกเข้าใจผิด ซึ่งจะเพิ่มปัญหาให้คุณ

มีเวลามากขึ้นในการดำเนินการ

ในสภาพการแข่งขัน ธุรกิจจะเติบโตได้ด้วยการดำเนินการอย่างรวดเร็ว โดยปกติ การดำเนินการเหล่านี้จะเกิดขึ้นหลังจากปรึกษาหารือกับทีมอย่างถี่ถ้วนแล้ว ในการโทรแบบซิงโครนัส สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าร่วมแบบเรียลไทม์ เสนอแนวคิด และทำสิ่งต่างๆ สิ่งนี้เป็นไปไม่ได้ด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

เนื่องจากผู้คนมีทางเลือกในการโต้ตอบกับผู้อื่นในเวลาของตนเอง พวกเขาอาจไม่เข้าร่วมทันที ทำให้กระบวนการดำเนินการล่าช้า การตัดสินใจติดอยู่ในบริเวณขอบรกในการสื่อสารที่เป็นอันตรายต่อผลกำไรของธุรกิจ หากคุณจัดการธุรกิจที่ต้องดำเนินการเกือบจะในทันที การใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสำหรับการโต้ตอบที่จำกัดจะทำให้ธุรกิจของคุณได้รับผลตอบแทนที่ดีขึ้น

ไม่เหมาะสำหรับการระดมความคิดทันที

คล้ายกับการดำเนินการอย่างรวดเร็ว การระดมความคิดแบบทันทีนั้นทำได้ไม่ดีกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส การประชุมระดมความคิดมีความสำคัญต่อการพัฒนาสภาพแวดล้อมแบบมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันภายในบริษัท ไม่ใช่การประชุมระดมความคิดทั้งหมดที่จะมีวิธีแก้ปัญหาที่เป็นรูปธรรม แต่เป็นการกระตุ้นให้พนักงานแบ่งปันความคิดและมุมมองของพวกเขา

ด้วยการโทรแบบซิงโครนัส พวกเขาสามารถทำได้ทันที และรับคำติชมด้วย พวกเขาไม่ต้องรอให้คนอื่นตอบในเวลาของพวกเขา การระดมความคิดสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือแบบอะซิงโครนัส แต่การจัดลำดับความสำคัญและความคาดหวังต้องกำหนดไว้อย่างนั้น ผู้เข้าร่วมควรได้รับคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงานแบบอะซิงโครนัส และสิ่งที่พวกเขาควรคาดหวัง

9 เครื่องมือซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่มีประสิทธิภาพ

มาค้นพบเครื่องมืออะซิงโครนัสที่พบบ่อยที่สุดที่ใช้ในสถานที่ทำงานและสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลกัน

ซอฟต์แวร์อีเมล

ด้วยการส่งอีเมลมากกว่า 3 ล้านฉบับทุกวินาที ไม่ใช่เรื่องยากเกินไปที่จะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงในการทำงานของเครื่องมือสื่อสารทางอีเมล อีเมลเป็นแบบอะซิงโครนัสเนื่องจากเมื่อคุณส่ง คุณจะไม่คาดหวังการตอบกลับทันที เป็นบรรทัดฐานที่ยอมรับได้สำหรับผู้รับในการตอบกลับในเวลาของตนเอง

เนื่องจากใช้งานง่าย อีเมลจึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ได้รับความนิยมทั้งภายในและภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสนทนาในทีมหรือการสนับสนุนลูกค้า อีเมลก็ช่วยสร้างการสื่อสารที่ชัดเจนได้เป็นอย่างดี

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นส่วนสำคัญของการทำงานประจำวันในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบองค์กรและทางไกล ทีมใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการรักษา scrum หรือ kanban board เพื่อติดตามกิจกรรม พวกเขาสื่อสารแบบอะซิงโครนัสโดยการย้ายการ์ดในหมวดหมู่ต่างๆ หมวดหมู่ส่วนใหญ่จะสะท้อนถึงงานที่ทำเสร็จแล้ว จำนวนที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และจำนวนที่ต้องเริ่ม

ทีมยังแสดงความคิดเห็นในการ์ดของกันและกันและเพิ่มสมาชิกในทีมเป็นผู้ทำงานร่วมกันเพื่อโต้ตอบกับความคืบหน้า ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นตัวอย่างที่ดีของวิธีการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นโดยไม่ต้องรับสายแบบซิงโครนัสเสมอ

ซอฟต์แวร์ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

ทีมพึ่งพาข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือที่เรียกว่าการแชทเพื่อแชร์รีวิว คำติชม และการอัปเดตที่ไม่ต้องส่งอีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันทีมักจะสั้นกว่าและสะดวกกว่าสำหรับการส่งข้อความด่วน ประหยัดเวลาและสามารถทำงานได้มากขึ้นเมื่อมีงานจำนวนมากที่ต้องทำ ทีมงานสามารถสร้างกลุ่มสนุก ๆ แยกกันเพื่อให้มีการอภิปรายที่ไม่ใช่งานโดยไม่ขัดจังหวะตารางการทำงานของพวกเขา

ซอฟต์แวร์แชร์หน้าจอ

ซอฟต์แวร์แชร์หน้าจอช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์เนื้อหาบนแล็ปท็อปหรือหน้าจอคอมพิวเตอร์กับผู้อื่นแบบอะซิงโครนัสได้ พวกเขายังสามารถบันทึกเว็บแคมพร้อมกับการบรรยายด้วยเสียง เครื่องบันทึกหน้าจอเป็นหนึ่งในเครื่องมือไม่กี่อย่างที่ช่วยในการสื่อสารผ่านวิดีโอแม้ว่าจะเป็นแบบอะซิงโครนัส

มันใช้งานได้ดีมากสำหรับการให้คำติชมส่วนตัว การบันทึกวิดีโอแนะนำการใช้งาน การฝังอีเมลต้อนรับและการนำเสนอวิดีโอด้วย ด้วยจำนวนผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่เพิ่มขึ้น เครื่องบันทึกหน้าจอจึงมีอนาคตที่สดใสในพื้นที่การสื่อสารผ่านวิดีโออย่างแน่นอน

ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้

ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาประเภทหนึ่งที่ใช้โดยบริษัทและกลุ่มบริษัทในเครือเพื่อสร้างที่เก็บข้อมูล ข้อมูลมักจะประกอบด้วยกระบวนการที่ทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึงได้

ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ได้อย่างต่อเนื่อง เป็นตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เนื่องจากช่วยให้พวกเขามีอิสระในการสร้างระบบข้อมูลร่วมกันตามจังหวะของตนเอง ผู้สร้างร่วมยังสามารถแสดงความคิดเห็นหรืออัปเดตข้อมูลของกันและกันด้วยเหตุนี้จึงทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

ซอฟต์แวร์ฟอรัมออนไลน์

ฟอรัมออนไลน์เป็นที่นิยมอย่างมากในการจูงใจพนักงานและลูกค้าในเส้นทางการเติบโตของผลิตภัณฑ์ของบริษัท ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตก็ชอบฟอรัมเช่นกัน เนื่องจาก 15% ของพวกเขามีส่วนร่วมอย่างแข็งขันโดยการอ่านและแสดงความคิดเห็นในฟอรัมและชุมชนออนไลน์ นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์สำหรับบริษัทต่างๆ เมื่อคุณสร้างชุมชนที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาสนใจในการเติบโตเป็นการส่วนตัวและไว้วางใจคุณมากขึ้น

ในฟอรัม พนักงานสามารถโพสต์คำถามเพื่อรับคำตอบจากเพื่อนร่วมทีมได้ ในทำนองเดียวกัน ลูกค้ายังสามารถโพสต์คำถาม ขอคุณสมบัติ และอัปเดตเกี่ยวกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้อีกด้วย เนื่องจากความตั้งใจในที่นี้คือแจ้งข้อมูลมากกว่าการสนทนา การสนทนาส่วนใหญ่จึงไม่ตรงกัน

ซอฟต์แวร์สำรวจ

แบบสำรวจและแบบสำรวจความคิดเห็นคล้ายกับฟอรัมออนไลน์ ความแตกต่างที่สำคัญคือการสำรวจอาจไม่ต่อเนื่อง มีการดำเนินการเป็นครั้งคราวเพื่อทำความเข้าใจความคิดเห็นของลูกค้า การทบทวนผลิตภัณฑ์ และความคาดหวังของตลาด ในทำนองเดียวกัน สามารถทำได้ภายในเพื่อให้รู้ว่าพนักงานคิดอย่างไรเกี่ยวกับบริษัท

แบบสำรวจสามารถทำได้ในลักษณะซิงโครนัส เช่น แบบสำรวจทางโทรศัพท์ อย่างไรก็ตาม แบบสำรวจแบบอะซิงโครนัสนั้นดีกว่าเพราะไม่น่ากลัวและให้เวลาคิดมากขึ้นในขณะที่แบ่งปันความคิดเห็น ในการสำรวจแบบอะซิงโครนัส บริษัทต่างๆ จะแชร์แบบฟอร์มคำติชมพร้อมคำถามที่กรอกไว้ล่วงหน้า ลูกค้าหรือพนักงานสามารถป้อนความคิดเมื่อรู้สึกอยากทำ ไม่มีแรงกดดันเกินควรในการตอบทันที

ซอฟต์แวร์ไวท์บอร์ดดิจิตอล

กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลออนไลน์เป็นเครื่องมือในการระดมความคิด แทนที่จะจัดกำหนดการวิดีโอหรือโทรศัพท์เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับแนวคิดหรือแรงบันดาลใจใหม่ๆ กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลช่วยให้คุณทำสิ่งนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพแบบเดียวกันในแบบอะซิงโครนัส นอกจากนี้ยังให้อิสระมากขึ้นในการเล่นอินเทอร์เฟซด้วยการปรับแต่งตามที่คุณต้องการ คุณสามารถสร้างบอร์ดและเพิ่มบันทึกเพื่อแบ่งปันความคิดได้

การระดมสมองฟังดูน่าดึงดูดยิ่งขึ้นเมื่อทำผ่านสื่อการสื่อสารแบบซิงโครนัส อย่างไรก็ตาม เครื่องมือแบบอะซิงโครนัส เช่น ซอฟต์แวร์ไวท์บอร์ดช่วยให้มองเห็นสิ่งต่างๆ ได้ชัดเจน ซึ่งจะปลดล็อกความเป็นไปได้ใหม่ๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุม

ผู้บริหารรู้สึกว่า 67% ของการประชุมล้มเหลวอย่างน่าสังเวชในการสื่อสารวาระหลักของการประชุม นั่นคือมากกว่า 5 ล้านการประชุมในแต่ละวัน การสูญเสียผลผลิตเป็นเรื่องสุดซึ้ง การประชุมแบบไม่มีกำหนดการเป็นอุปสรรคต่อทีมที่อยู่ห่างไกลมากขึ้น เนื่องจากพนักงานมีความรับผิดชอบส่วนบุคคลที่สูงขึ้นในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น

เพื่อให้มีการประชุมที่รอบคอบและมีเป้าหมายมากขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมจะมีประโยชน์มาก คุณไม่สามารถลบล้างการประชุมแบบซิงโครนัสได้ แต่คุณสามารถกำหนดวาระที่ดีขึ้นได้โดยใช้เครื่องมือเหล่านี้ ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมช่วยให้สมาชิกในทีมวางแผนล่วงหน้าว่าต้องการพูดคุยอะไรในการโทร พวกเขาสามารถกำหนดวาระ ไทม์ไลน์ และเพิ่มเอกสารเพื่อเน้นการทำงานร่วมกัน วิธีนี้ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนมีความชัดเจนในแผนและแนวทางการประชุมด้วยเช่นกัน

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส: กุญแจสู่ความสำเร็จของทีมทางไกล

การทำงานทางไกลเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของความรับผิดชอบและการทำงานให้เสร็จภายในไทม์ไลน์เป็นอย่างมาก ดังนั้นจึงต้องการการทำงานที่ลึกซึ้งและมีความยืดหยุ่นในการสื่อสารมากขึ้น การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีทั้ง ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถมุ่งเน้นไปที่งานในมือและกำหนดเวลาตอบกลับข้อความในภายหลังเมื่อเสร็จสิ้น สิ่งนี้ช่วยขจัดความเครียดและสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น

สิ่งนี้ใช้ได้กับทีมที่อยู่ห่างไกลจากทั่วโลกที่ทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ด้วยพนักงานทางไกลใหม่จำนวนมากที่เข้าร่วมกองพลน้อย การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะเป็นที่ต้องการมากขึ้น และเป็นที่ต้องการของทีมงานทางไกลเป็นอย่างมาก