异步通信如何帮助分布式团队

您是否尝试过跟踪您在白天使用的不同通信媒介？ 现在，你们中的大多数人都在远程工作，远程团队出于各种原因使用一套工具：

• 与团队通话：网络会议工具
• 与您的客户和其他利益相关者的互动：电子邮件和电话
• 快速开玩笑、工作更新以及介于两者之间的一切：聊天软件
• 评论和反馈：视频通话和屏幕录像
• 任务分配和跟踪：项目管理工具

这不是一个详尽的列表，但它很好地概述了我们的通信模式的外观。 现在花点时间，看看你使用的一些工具的逆势性质。

网络会议、电话和视频通话是同步通信工具的示例。 团队沟通必须即时完成。 当您进行同步对话时，您会实时在场进行交流。

另一方面，还有电子邮件软件、屏幕录像机、聊天软件和项目管理工具等工具。 当您使用这些工具时，您可以选择在您喜欢的时间回复某人。 就像聊天一样，您可以立即或稍后回复。 所有这些工具都是异步工具，当您使用它们与他人交互时，您就沉迷于异步通信。

在这篇博客中，我们将详细讨论异步通信。 它的优点和缺点是什么，公司为什么要依赖它们，以及工作场所中最常用的异步通信工具是什么。

什么是异步通信？

异步通信是一种非实时进行的对话。

当两个或更多的人交换信息而不期望立即得到答复时，他们被称为异步对话。 当您参与异步通信时，您可以选择何时回复您刚从朋友、同事或家人那里收到的短信或聊天消息。

异步通信采用一种悠闲的方式进行通信。 虽然这听起来可能不是那么好，但它带来了很多好处（我们将在本博客后面进行探讨）。 它适用于需要长时间集中注意力的工作。 通过异步管理大部分通信，您可以让自己有时间专注于手头的任务，而不是花时间接听电话。

电话或视频会议要求您在线或实时出席以共享信息。 如果经常这样做，您的大部分时间都会花在与他人交流上。

这只是异步通信的基本细节。现在让我们深入了解同步和异步通信之间的区别。

异步与同步通信

为了获得更全面的视图，这里有一个详细的比较表，显示了同步和异步通信之间的差异。  

为什么公司依赖异步通信？

了解同步通信和异步通信之间的定义和区别是建立对该主题的理解的好方法。 在博客的这一部分，我们将更进一步，找出为什么公司依赖异步通信并将其包含在他们的工作文化中。

更高效的沟通方式

更少的中断 = 更高的生产力。 异步通信允许员工在更长的时间内完成一项任务。 由于通信不是实时进行的，因此无需在其间进行通话或会议。 它会自动帮助他们在特定时间完成更多事情。 随着公司对生产力的痴迷，异步通信工具已成为他们的自然选择。

团队之间的周到沟通

连接良好的团队可以将生产力提高 25%。 通过发展异步工作文化，公司可以期望加强这些团队之间的联系。 异步通信对团队合作有一种更善解人意的方法。

通过使用异步工具，至少可以延迟一些通信任务，而不是每小时安排一次视频会议和电话。 这将给团队成员更多的时间来收集他们的想法，并进行更深入的思考。 从长远来看，这将鼓励员工更有效地协作。

更好的公司内部整体关系

当你让你的员工专注于他们的工作，并为与他们的同事进行深思熟虑的沟通奠定坚实的基础时，它会在公司内部建立一种整体的积极关系。 它在实现个人截止日期和通过开放的沟通氛围促进团队合作之间创造了良好的平衡。 这也有助于留住员工，因为当他们与工作场所的队友关系密切时，62% 的人倾向于拒绝其他工作机会。

不同时区轻松沟通

如果您与来自不同地理位置和不同时区的人一起工作，那么异步通信在通信方面占据上风。 由于时间限制，您不能期望所有团队成员每次都可以进行同步呼叫。

异步通信更有助于与您的团队进行交互。 您可以通过更加注意自己所说的话来利用时间滞后，并将其作为与远程团队建立更深层次关系的机会。 因此，异步通信工具是远程工作资源列表中的必备工具。

有助于保持沟通的轨迹

许多异步通信工具依赖于书面通信。 这听起来像是额外的工作，因为与深思熟虑的写作相比，谈话更加自发和容易。 然而，它有一线希望。 使用异步通信，您可以跟踪通信。 您可以随时返回，参考之前的交流，并得出新的见解。 当您使用异步通信与客户交互时，这一点变得更加重要。 它有助于解决争议并充当团队的知识库

异步通信的好处

一些公司正在从工作场所使用异步通信中获益。 少数人将在未来过渡到远程工作，并采用异步工具。 作为一名员工，您可以从这种沟通方式中获得哪些好处？ 在博客的这一部分中查找。

降低精神压力

如果过于频繁地进行同步通信，可能会带来压力。 想象一下与多个成员一起参加背靠背视频会议。 你必须在不同的演讲者之间切换注意力，时刻保持专注，轮到你的时候大声说出来。

这种组合可能会变得势不可挡，并最终导致诸如 Zoom 疲劳之类的问题，而异步通信使您远离这种压力。 当您有权决定要交流的内容和时间时，您就可以更好地控制自己的交流和心理平衡。

更容易参与讨论

并不是每个人都乐于参与实时在线通话。 对于有社交焦虑的人来说，即使想到它也可能是一种痛苦的经历。 紧张源于害怕被评判或与他人比较。 在这种情况下，同步调用对团队来说可能会适得其反。

通过异步通信，员工可以轻松摆脱这种感觉。 他们的声音或外观没有压力。 此外，当有人询问他们的意见或想法时，他们不必心悸。 他们可以在自己的时间建造它并与他人分享。

更大的灵活性

70% 的员工更喜欢工作的灵活性。 这使他们的工作对他们更具吸引力。 这是可以理解的，因为很多员工更加重视工作与生活的平衡。 远程工作在一定程度上提供了灵活性。 但如果通信主要是同步的，那么它不会长时间保持这种状态。 他们的生产时间被电话和会议占用。

通过使用更异步的沟通方法，员工可以更有效地计划他们的工作日程。 他们不仅可以决定工作日程，还可以决定何时与他人交流。 他们可以更自由地在最佳时间不受干扰地完成工作，并安排在当天晚些时候回复聊天和电子邮件。

深度工作

深度工作意味着进入一个生产区，在那里您可以长时间工作而不会分心。 对于远程团队来说，深入的工作对于产生有效的结果非常重要。 这可以通过异步通信来实现。 通过限制同步呼叫的数量，员工可以进入流程并在完成任务时缩小他们的愿景。

更多控制

如果您已经阅读到这里的博客，那么您一定已经意识到一件事：异步通信可以帮助您更好地控制您的日程安排。 按计划，它意味着工作和沟通。

这对员工来说很重要，因为他们完成了工作，与同事进行了深思熟虑的沟通，获得了更好的精神满足感，并且更加快乐。 这对公司也有好处，因为他们不必担心员工流失率降低，并且每次都花费额外的钱来招聘新人才。 这是那些不同寻常的例子之一，其中更高的控制会导致更多的结果。

异步通信的缺点

异步通信有很多优点。 它提供更多自由，鼓励深思熟虑的沟通，支持深度工作，并有助于保持更好的工作与生活平衡。 但是，它也有一些缺点，可能会影响日常工作。 以下是您应该注意的使用异步通信工具的三个主要缺点。

较少的个人吸引力

异步通信为回复对话提供了更多时间。 但是，在这样做的同时，它失去了同步通信提供的个性化。 现场面对面的互动是有限的，这会对员工产生负面影响。 没有这种互动的持续时间更长会让他们感到被忽视。 沟通中的个性化对客户也很重要。

84% 的客户同意在提供个性化客户服务的品牌上花费更多。 在这种情况下，如果您选择电子邮件而不是电话，您最终可能会失去客户。 此外，您的书面沟通总是存在被误解的风险，这会增加您的麻烦

有更多时间采取行动

在竞争激烈的环境中，企业通过快速行动而蓬勃发展。 通常，这些行动是在与团队进行彻底讨论后采取的。 在同步通话中，每个团队成员都可以实时参与，提出他们的想法，让事情顺利进行。 这在异步通信中是不可能的。

由于人们可以选择在自己的时间与他人互动，因此他们可能不会立即参与。 这会延迟采取行动的过程。 决策陷入沟通困境，危及业务收益。 如果您管理的企业几乎必须立即采取行动，那么使用异步通信进行有限的交互将为您的企业带来更好的回报。

不适合即时头脑风暴

与快速行动类似，即时头脑风暴不适用于异步通信。 头脑风暴会议对于在公司内建立参与和协作的环境非常重要。 并非所有头脑风暴会议都会有具体的解决方案，但它鼓励员工分享他们的想法和观点。

通过同步调用，他们可以立即完成，并获得反馈。 他们不必等待其他人及时回复。 头脑风暴可以使用异步工具来完成，但必须以这种方式设置优先级和期望。 应该向参与者明确说明事情是如何以异步方式进行的，以及他们应该期待什么。

用于高效异步通信的 9 个软件工具

让我们揭开工作场所和远程工作环境中最常用的异步工具。

电子邮件软件

每秒发送超过 300 万封电子邮件，不难理解电子邮件通信工具的工作动态。 电子邮件是异步的，因为一旦您发送它们，您就不会期望立即响应。 接收者在自己的时间回复是可以接受的规范。

由于易于使用，电子邮件是组织内外的一种流行的通信方式。 无论是团队讨论还是客户支持，电子邮件都可以很好地建立清晰的沟通。

项目管理软件

项目管理是企业和远程工作环境中日常工作的重要组成部分。 使用项目管理软件，团队维护一个 scrum 或一个看板来跟踪活动。 它们通过移动不同类别的卡片进行异步通信。 这些类别主要反映了已完成的任务、正在进行的任务以及必须开始的任务。

团队还可以对彼此的卡片进行评论，并将团队成员添加为协作者以就进度进行交互。 项目管理软件是一个很好的例子，说明如何在不总是进行同步调用的情况下完成工作。

即时通讯软件

团队依靠即时消息（也称为聊天）来共享不需要发送电子邮件的评论、反馈和更新。 即时消息通常长度更短，更便于快速发送消息。 当有许多任务要完成时，它可以节省时间并且可以提高工作效率。 团队可以创建单独的有趣小组来进行非工作讨论，而不会中断他们的工作日程。

屏幕共享软件

屏幕共享软件允许用户在笔记本电脑或计算机屏幕上与他人异步共享他们的内容。 他们还可以进行网络摄像头录制以及语音旁白。 屏幕录像机是帮助进行视频通信的极少数工具之一，尽管是以异步方式进行的。

它非常适合提供个人反馈、录制教程视频、嵌入欢迎电子邮件和视频演示。 随着远程工作者数量的增加，屏幕录像机在视频通信领域肯定会有光明的前景。

知识管理软件

知识管理软件是公司和企业集团用来构建信息存储库的一种内容管理软件。 这些信息通常包含公司中其他所有人都可以访问的流程。

任何人都可以持续为知识管理软件做出贡献。 这是异步通信工具的一个示例，因为它使他们可以自由地按照自己的节奏一起构建信息系统。 共同创作者还可以评论或更新彼此的信息，从而朝着共同的目标进行合作。

在线论坛软件

在线论坛非常受欢迎，可以让员工和客户沉迷于公司的产品增长之旅。 互联网用户也喜欢论坛，因为其中 15% 的人通过在线论坛和社区阅读和评论积极参与。 它对公司也有战略优势； 当您与利益相关者建立一个社区时，他们会对增长产生个人兴趣并更加信任您。

在论坛中，员工可以发布问题以从队友那里获得答案。 同样，客户也可以发布有关产品开发的问题、功能请求和更新。 由于这里的目的是通知而不是进行对话，因此讨论大多保持异步。

调查软件

调查和民意调查类似于在线论坛。 主要区别在于调查可能不会持续进行。 它不时进行，以了解客户反馈、产品评论和市场期望。 同样，也可以在内部进行，以了解员工对公司的看法。

调查可以以同步方式进行，例如电话调查。 但是，异步调查更可取，因为它们不那么令人生畏，并且在分享反馈时有更多时间思考。 在异步调查中，公司共享带有预填问题的反馈表。 客户或员工可以在他们想做的时候输入他们的想法。 没有立即回答的过度压力。

数字白板软件

在线数字白板是头脑风暴工具。 数字白板无需安排视频或电话来谈论新想法或灵感，而是让您以异步方式以同样的效率做到这一点。 通过根据您的喜好自定义界面，它还提供了更多使用界面的自由。 您可以创建板并添加注释以分享想法。

通过同步通信媒介进行头脑风暴听起来更有吸引力。 然而，像白板软件这样的异步工具有助于直观地看待事物，从而开启新的可能性。

会议管理软件

高管们认为 67% 的会议在传达会议的主要议程方面非常失败。 每天有超过 500 万次会议。 生产力损失惨不忍睹。 由于员工对完成工作负有更高的个人责任，因此无议程会议对远程团队的阻碍更大。

为了进行更周到和有目的的会议，会议管理软件非常有帮助。 您不能仅仅取消同步会议，而是可以使用这些工具设置更好的议程。 会议管理软件使团队成员能够提前计划他们想在通话中讨论的内容。 他们可以设置议程、时间表并添加文档以进行集中协作。 这样，每个团队成员也对会议计划和方法一清二楚。

异步通信：远程团队成功的关键

远程工作在很大程度上是关于承担责任并在时间表内完成工作。 因此，它需要深入的工作和更大的沟通灵活性。 异步通信提供了两者。 远程工作人员可以专注于手头的任务，并安排在完成后回复消息。 这可以消除压力并确保更好的工作与生活平衡。

这更适用于分布在全球不同时区工作的远程团队。 随着这么多新的远程工作人员加入该大队，异步通信将受到更多需求，并且受到远程团队的高度青睐。