Bagaimana Komunikasi Asinkron Membantu Tim Terdistribusi

Pernahkah Anda mencoba melacak berbagai media komunikasi yang Anda gunakan sepanjang hari? Saat ini, sebagian besar dari Anda bekerja dari jarak jauh, dan tim jarak jauh menggunakan seperangkat alat karena berbagai alasan:

• Panggilan stand-up dengan tim : Alat konferensi web
• Interaksi dengan pelanggan Anda dan pemangku kepentingan lainnya: Email dan panggilan telepon
• Lelucon cepat, pembaruan pekerjaan, dan semua yang ada di antaranya: Perangkat lunak obrolan
• Ulasan dan umpan balik: Panggilan video dan rekaman layar
• Penugasan dan pelacakan tugas: Alat manajemen proyek

Ini bukan daftar yang lengkap, tetapi memberikan gambaran yang bagus tentang bagaimana pola komunikasi kita terlihat. Sekarang luangkan waktu sejenak, dan lihat sifat kontrarian dari beberapa alat yang Anda gunakan.

Konferensi web, panggilan telepon, dan panggilan video adalah contoh alat komunikasi sinkron. Komunikasi tim harus dilakukan secara instan. Saat Anda melakukan percakapan sinkron, Anda hadir secara real-time untuk melakukan komunikasi.

Di sisi lain, ada alat seperti perangkat lunak email, perekam layar, perangkat lunak obrolan, dan alat manajemen proyek. Saat Anda menggunakan alat ini, Anda memiliki pilihan untuk membalas seseorang pada waktu yang Anda inginkan. Seperti obrolan, Anda dapat langsung membalasnya atau nanti. Semua alat ini adalah alat asinkron, dan ketika Anda menggunakannya untuk berinteraksi dengan orang lain, Anda terlibat dalam komunikasi asinkron.

Di blog ini, kita akan berbicara tentang komunikasi asinkron secara rinci. Apa kelebihan dan kekurangannya, mengapa perusahaan mengandalkannya, dan alat komunikasi asinkron apa yang paling umum digunakan di tempat kerja.

Apa itu komunikasi asinkron?

Komunikasi asinkron adalah percakapan yang tidak dilakukan secara real time.

Ketika dua orang atau lebih bertukar informasi tanpa mengharapkan balasan segera, mereka dikatakan berbicara secara asinkron. Saat Anda berpartisipasi dalam komunikasi asinkron, Anda memiliki pilihan untuk memutuskan kapan Anda ingin membalas pesan teks atau obrolan yang baru saja Anda terima dari teman, kolega, atau anggota keluarga Anda.

Komunikasi asinkron mengambil pendekatan komunikasi yang santai. Meskipun ini mungkin terdengar tidak terlalu bagus, namun ia memiliki banyak manfaat (yang akan kita jelajahi nanti di blog ini). Ini bekerja dengan baik untuk jenis pekerjaan yang menuntut waktu konsentrasi yang lama. Dengan mengelola sebagian besar komunikasi secara asinkron, Anda dapat memberi diri Anda waktu untuk fokus pada tugas yang ada alih-alih menghabiskan waktu untuk menerima panggilan.

Rapat telepon atau video mengharuskan Anda online atau hadir secara real-time untuk berbagi informasi. Jika ini dilakukan terlalu sering, sebagian besar waktu Anda akan dihabiskan hanya untuk berkomunikasi dengan orang lain.

Ini hanya detail dasar dari komunikasi asinkron. Sekarang mari kita melangkah lebih dalam untuk memahami perbedaan antara komunikasi sinkron dan asinkron.

Komunikasi asinkron vs. sinkron

Untuk mendapatkan tampilan yang lebih holistik, berikut adalah tabel perbandingan mendetail yang menunjukkan perbedaan antara sinkronisasi kami dan komunikasi asinkron.  

Mengapa perusahaan mengandalkan komunikasi asinkron?

Mengetahui definisi dan perbedaan antara komunikasi sinkron dan asinkron adalah cara yang bagus untuk membangun pemahaman tentang subjek ini. Di bagian blog ini, kita akan melangkah lebih jauh, dan mencari tahu mengapa perusahaan mengandalkan komunikasi asinkron dan memasukkannya ke dalam budaya kerja mereka.

Bentuk komunikasi yang lebih produktif

Lebih sedikit interupsi = produktivitas lebih tinggi. Komunikasi asinkron memungkinkan karyawan untuk mengerjakan tugas untuk waktu yang lebih lama. Karena komunikasi tidak dilakukan secara real-time, tidak perlu melakukan panggilan atau rapat di antaranya. Secara otomatis, ini membantu mereka menyelesaikan lebih banyak hal pada waktu tertentu. Ketika perusahaan terobsesi dengan produktivitas, alat komunikasi asinkron telah menjadi pilihan alami bagi mereka.

Komunikasi yang bijaksana di antara tim

Tim yang terhubung dengan baik dapat meningkatkan produktivitas sebesar 25%. Dengan mengembangkan budaya kerja asinkron, perusahaan dapat berharap untuk memperkuat konektivitas antara tim ini. Komunikasi asinkron memiliki pendekatan yang lebih empatik terhadap kerja tim.

Alih-alih menjadwalkan rapat video dan panggilan telepon setiap jam, dengan menggunakan alat asinkron, setidaknya beberapa tugas komunikasi dapat ditunda. Ini akan memberi anggota tim lebih banyak waktu untuk mengumpulkan pemikiran mereka, dan berpikir lebih dalam. Dalam jangka panjang, hal ini akan mendorong karyawan untuk berkolaborasi lebih efektif.

Hubungan keseluruhan yang lebih baik di dalam perusahaan

Ketika Anda membiarkan karyawan Anda berkonsentrasi pada pekerjaan mereka, dan membangun landasan yang kuat untuk komunikasi yang bijaksana dengan rekan-rekan mereka, itu membangun hubungan positif secara keseluruhan di dalam perusahaan. Ini menciptakan keseimbangan yang baik antara mencapai tenggat waktu pribadi dan berkontribusi pada kerja tim dengan suasana komunikasi yang terbuka. Ini juga membantu dalam mempertahankan karyawan, karena 62% dari mereka cenderung menolak tawaran pekerjaan lain ketika mereka memiliki hubungan dekat dengan rekan satu tim mereka di tempat kerja.

Komunikasi yang mudah di zona waktu yang berbeda

Jika Anda bekerja dengan orang-orang dari lokasi geografis yang berbeda dan zona waktu yang berbeda, maka komunikasi asinkron memiliki keunggulan dalam hal komunikasi. Karena keterbatasan waktu, Anda tidak dapat mengharapkan semua anggota tim Anda tersedia untuk panggilan sinkron setiap saat.

Komunikasi asinkron lebih membantu untuk berinteraksi dengan tim Anda. Anda dapat menggunakan jeda waktu untuk keuntungan Anda dengan lebih memperhatikan apa yang Anda katakan, dan menggunakannya sebagai kesempatan untuk membangun hubungan yang lebih dalam dengan tim jarak jauh. Oleh karena itu, alat komunikasi asinkron harus dimiliki dalam daftar sumber daya kerja jarak jauh.

Membantu menjaga jejak komunikasi

Banyak alat komunikasi asinkron bergantung pada komunikasi tertulis. Ini terdengar seperti pekerjaan ekstra karena berbicara lebih spontan dan mudah dibandingkan dengan menulis yang penuh pemikiran. Namun, ia memiliki lapisan perak. Dengan komunikasi asinkron, Anda dapat melacak komunikasi. Anda selalu dapat kembali, merujuk ke komunikasi sebelumnya, dan menarik wawasan baru. Ini menjadi lebih penting ketika Anda menggunakan komunikasi asinkron untuk berinteraksi dengan pelanggan. Ini membantu dalam penyelesaian perselisihan dan bertindak sebagai basis pengetahuan untuk tim

Manfaat komunikasi asinkron

Beberapa perusahaan menuai manfaat menggunakan komunikasi asinkron di tempat kerja mereka. Beberapa akan beralih ke pekerjaan jarak jauh di masa mendatang, dan mengadopsi alat asinkron. Sebagai seorang karyawan, apa manfaat yang dapat Anda harapkan dari bentuk komunikasi ini? Cari tahu di bagian blog ini.

Menurunkan tekanan mental

Komunikasi yang sinkron bisa membuat stres jika dilakukan terlalu sering. Bayangkan menghadiri rapat video back-to-back dengan banyak anggota. Anda harus mengalihkan perhatian di antara pembicara yang berbeda, tetap penuh perhatian sepanjang waktu, dan angkat bicara saat giliran Anda.

Kombinasi ini dapat menjadi luar biasa dan pada akhirnya menyebabkan masalah seperti kelelahan Zoom, sedangkan komunikasi asinkron membuat Anda jauh dari stres semacam ini. Ketika Anda memiliki kekuatan untuk memutuskan apa dan kapan Anda ingin berkomunikasi, Anda memiliki kontrol yang lebih baik atas komunikasi dan keseimbangan mental Anda.

Lebih mudah untuk berpartisipasi dalam diskusi

Tidak semua orang merasa nyaman berpartisipasi dalam panggilan online langsung. Bahkan memikirkannya bisa menjadi pengalaman traumatis bagi seseorang yang memiliki kecemasan sosial. Kegugupan muncul dari rasa takut dihakimi atau dibandingkan dengan orang lain. Dalam kasus seperti itu, panggilan sinkron dapat menjadi kontraproduktif bagi tim.

Dengan komunikasi asinkron, karyawan dapat dengan mudah melepaskan perasaan ini. Tidak ada tekanan pada mereka tentang bagaimana mereka terdengar atau terlihat. Selain itu, mereka tidak harus menderita palpitasi ketika seseorang meminta pendapat atau pemikiran mereka. Mereka dapat membangunnya dalam waktu mereka sendiri dan membaginya dengan orang lain.

Fleksibilitas yang lebih besar

Tujuh puluh persen karyawan lebih menyukai fleksibilitas dalam pekerjaan mereka. Itu membuat pekerjaan mereka lebih menarik bagi mereka. Hal ini dapat dimengerti karena banyak karyawan yang lebih mementingkan keseimbangan kehidupan kerja mereka. Kerja jarak jauh memberikan fleksibilitas sampai batas tertentu. Tetapi jika komunikasi sebagian besar sinkron, itu tidak akan bertahan lama. Jam produktif mereka diambil melalui telepon dan rapat.

Dengan menggunakan metode komunikasi yang lebih asinkron, karyawan dapat merencanakan jadwal kerja mereka dengan lebih efektif. Mereka tidak hanya dapat menentukan jadwal kerja tetapi juga kapan mereka ingin berkomunikasi dengan orang lain. Mereka mendapatkan lebih banyak kebebasan untuk melakukan pekerjaan mereka pada waktu terbaik tanpa gangguan, dan menjadwalkan membalas obrolan dan email di kemudian hari.

Pekerjaan yang mendalam

Pekerjaan yang mendalam berarti masuk ke zona produktif di mana Anda bekerja untuk waktu yang lama tanpa gangguan. Untuk tim jarak jauh, kerja mendalam sangat penting untuk menghasilkan hasil yang efektif. Ini dapat dicapai dengan komunikasi asinkron. Dengan membatasi jumlah panggilan sinkron, karyawan dapat masuk ke alur dan menggali visi mereka dalam menyelesaikan tugas.

Lebih banyak kontrol

Jika Anda telah membaca blog sampai di sini, ada satu hal yang pasti sudah Anda sadari: komunikasi asinkron membantu Anda memiliki kontrol lebih besar atas jadwal Anda. Dengan jadwal, itu berarti pekerjaan dan komunikasi.

Ini penting bagi karyawan saat mereka menyelesaikan pekerjaan mereka, berkomunikasi dengan baik dengan rekan-rekan mereka, memiliki kepuasan mental yang lebih baik, dan jauh lebih bahagia. Ini juga bagus untuk perusahaan karena mereka tidak perlu khawatir tentang tingkat pergantian karyawan yang lebih rendah, dan menghabiskan uang ekstra untuk merekrut bakat baru setiap saat. Ini adalah salah satu contoh off-beat di mana kontrol yang lebih tinggi menghasilkan lebih banyak hasil.

Kelemahan komunikasi asinkron

Komunikasi asinkron memiliki banyak hal positif. Ini memberi lebih banyak kebebasan, mendorong komunikasi yang bijaksana, mendukung pekerjaan yang mendalam, dan membantu menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Namun, ia juga memiliki beberapa kelemahan yang dapat menghalangi pekerjaan sehari-hari. Berikut adalah tiga kelemahan utama menggunakan alat komunikasi asinkron yang harus Anda waspadai.

Daya tarik pribadi kurang

Komunikasi asinkron memberikan lebih banyak waktu untuk membalas percakapan. Tapi, saat melakukan itu kehilangan personalisasi yang ditawarkan komunikasi sinkron. Interaksi tatap muka langsung terbatas yang dapat berdampak negatif pada karyawan. Durasi yang lebih lama tanpa interaksi semacam itu dapat membuat mereka merasa tersisih. Personalisasi dalam komunikasi juga penting bagi pelanggan.

Delapan puluh empat persen pelanggan setuju untuk membelanjakan lebih banyak untuk merek yang menyediakan layanan pelanggan yang dipersonalisasi. Dalam contoh seperti itu, jika Anda memilih email daripada panggilan telepon, Anda mungkin akan kehilangan pelanggan. Selain itu, selalu ada risiko komunikasi tertulis Anda disalahpahami yang akan menambah masalah Anda

Lebih banyak waktu dalam mengambil tindakan

Dalam lanskap kompetitif, bisnis berkembang dengan mengambil tindakan cepat. Biasanya, tindakan ini diambil setelah berdiskusi dengan tim secara menyeluruh. Dalam panggilan sinkron, setiap anggota tim dapat berpartisipasi secara real-time, mengemukakan ide-ide mereka, dan membuat segalanya berjalan lancar. Ini tidak mungkin dilakukan dengan komunikasi asinkron.

Karena orang memiliki pilihan untuk berinteraksi dengan orang lain pada waktu mereka sendiri, mereka mungkin tidak berpartisipasi secara instan. Ini menunda proses pengambilan tindakan. Keputusan terjebak dalam limbo komunikasi yang membahayakan keuntungan bisnis. Jika Anda mengelola bisnis di mana tindakan harus segera diambil, maka menggunakan komunikasi asinkron untuk interaksi terbatas akan menghasilkan pengembalian yang lebih baik untuk bisnis Anda.

Tidak bagus untuk brainstorming instan

Mirip dengan tindakan cepat, brainstorming instan tidak berjalan dengan baik dengan komunikasi asinkron. Sesi brainstorming penting untuk mengembangkan lingkungan partisipatif dan kolaboratif dalam perusahaan. Tidak semua pertemuan brainstorming akan memiliki solusi konkret, tetapi mendorong karyawan untuk berbagi ide dan pandangan mereka.

Dengan panggilan sinkron, mereka dapat melakukannya secara instan, dan mendapatkan umpan balik juga. Mereka tidak perlu menunggu orang lain untuk membalas pada waktunya. Brainstorming dapat dilakukan dengan alat asinkron, tetapi prioritas dan harapan harus ditetapkan seperti itu. Para peserta harus diberi instruksi yang jelas tentang bagaimana segala sesuatunya berjalan dengan cara yang tidak sinkron, dan apa yang mereka harapkan.

9 alat perangkat lunak untuk komunikasi asinkron yang efisien

Mari temukan alat asinkron paling umum yang digunakan di tempat kerja dan lingkungan kerja jarak jauh.

Perangkat lunak email

Dengan lebih dari 3 juta email terkirim setiap detik, tidak terlalu sulit untuk menghubungkan dinamika kerja alat komunikasi email. Email tidak sinkron karena begitu Anda mengirimnya, Anda tidak mengharapkan tanggapan langsung. Merupakan norma yang dapat diterima bagi penerima untuk membalas pada waktu mereka sendiri.

Karena kemudahan penggunaan, email adalah mode komunikasi yang populer di dalam dan di luar organisasi. Baik itu diskusi tim atau dukungan pelanggan, email sangat membantu dalam membangun komunikasi yang jelas.

Perangkat lunak manajemen proyek

Manajemen proyek adalah bagian penting dari pekerjaan sehari-hari di lingkungan kerja perusahaan dan jarak jauh. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, tim memelihara scrum atau papan kanban untuk melacak aktivitas. Mereka berkomunikasi secara asinkron dengan memindahkan kartu dalam kategori yang berbeda. Kategori sebagian besar mencerminkan tugas apa yang telah diselesaikan, berapa banyak yang sedang berlangsung, dan berapa banyak yang harus dimulai.

Tim juga mengomentari kartu satu sama lain dan menambahkan anggota tim sebagai kolaborator untuk berinteraksi dalam kemajuan. Perangkat lunak manajemen proyek adalah contoh yang bagus tentang bagaimana Anda dapat menyelesaikan sesuatu tanpa selalu melakukan panggilan sinkron.

Perangkat lunak pesan instan

Tim mengandalkan pesan instan, juga dikenal sebagai obrolan untuk berbagi ulasan, umpan balik, dan pembaruan yang tidak memerlukan pengiriman email. Pesan instan biasanya lebih pendek dan lebih nyaman untuk pesan cepat. Menghemat waktu dan bisa lebih produktif ketika ada banyak tugas yang harus diselesaikan. Tim dapat membuat grup menyenangkan yang terpisah untuk berdiskusi di luar pekerjaan tanpa mengganggu jadwal kerja mereka.

Perangkat lunak berbagi layar

Perangkat lunak berbagi layar memungkinkan pengguna untuk berbagi konten mereka di layar laptop atau komputer dengan orang lain secara asinkron. Mereka juga dapat melakukan perekaman webcam bersama dengan narasi suara. Perekam layar adalah salah satu dari sedikit alat yang membantu komunikasi video meskipun secara asinkron.

Ini bekerja sangat baik untuk memberikan umpan balik pribadi, merekam video tutorial, menyematkan email selamat datang dan presentasi video juga. Dengan peningkatan jumlah pekerja jarak jauh, perekam layar pasti memiliki masa depan yang cerah di ruang komunikasi video.

Perangkat lunak manajemen pengetahuan

Perangkat lunak manajemen pengetahuan adalah jenis perangkat lunak manajemen konten yang digunakan oleh perusahaan dan konglomerat untuk membangun gudang informasi. Informasi biasanya terdiri dari proses yang dapat diakses oleh semua orang di perusahaan.

Siapa pun dapat berkontribusi pada perangkat lunak manajemen pengetahuan secara berkelanjutan. Ini adalah contoh alat komunikasi asinkron karena memberi mereka kebebasan untuk membangun sistem informasi bersama dengan kecepatan mereka sendiri. Rekan pembuat juga dapat mengomentari atau memperbarui informasi satu sama lain sehingga berkolaborasi menuju tujuan bersama.

Perangkat lunak forum online

Forum online sangat populer untuk memanjakan karyawan dan pelanggan dalam perjalanan pertumbuhan produk perusahaan. Pengguna internet juga menyukai forum, karena 15% dari mereka berpartisipasi aktif dengan membaca dan berkomentar di forum dan komunitas online. Ini juga memiliki keuntungan strategis bagi perusahaan; ketika Anda membangun komunitas dengan pemangku kepentingan, mereka menaruh minat pribadi pada pertumbuhan dan lebih mempercayai Anda.

Dalam sebuah forum, karyawan dapat memposting pertanyaan untuk mendapatkan jawaban dari rekan satu tim mereka. Demikian pula, pelanggan juga dapat memposting pertanyaan, permintaan fitur, dan pembaruan tentang pengembangan produk. Karena tujuannya di sini adalah untuk menginformasikan daripada melakukan percakapan, sebagian besar diskusi tetap tidak sinkron.

Perangkat lunak survei

Survei dan jajak pendapat mirip dengan forum online. Perbedaan utama adalah bahwa survei mungkin tidak berlangsung. Ini dilakukan dari waktu ke waktu untuk memahami umpan balik pelanggan, ulasan produk, dan harapan pasar. Demikian pula, dapat juga dilakukan secara internal untuk mengetahui apa yang karyawan pikirkan tentang perusahaan.

Survei dapat dilakukan secara sinkron, seperti survei telepon. Namun, survei asinkron lebih disukai karena tidak terlalu mengintimidasi dan memberikan lebih banyak waktu untuk berpikir sambil berbagi umpan balik. Dalam survei asinkron, perusahaan membagikan formulir umpan balik dengan pertanyaan yang telah diisi sebelumnya. Pelanggan atau karyawan dapat memasukkan pikiran mereka ketika mereka merasa ingin melakukannya. Tidak ada tekanan yang tidak semestinya untuk menjawab dengan segera.

Perangkat lunak papan tulis digital

Papan tulis digital online adalah alat brainstorming. Alih-alih menjadwalkan panggilan video atau telepon untuk membicarakan ide atau inspirasi baru, papan tulis digital memungkinkan Anda melakukannya dengan efektivitas yang sama secara asinkron. Ini juga memberikan lebih banyak kebebasan untuk bermain-main dengan antarmuka dengan menyesuaikannya sesuai keinginan Anda. Anda dapat membuat papan dan menambahkan catatan untuk berbagi ide.

Brainstorming terdengar lebih menarik bila dilakukan melalui media komunikasi sinkron. Namun, alat asinkron seperti perangkat lunak papan tulis membantu melihat hal-hal secara visual yang membuka kemungkinan baru.

Perangkat lunak manajemen rapat

Para eksekutif merasa bahwa 67% rapat gagal total dalam mengkomunikasikan agenda utama rapat. Itu lebih dari 5 juta pertemuan setiap hari. Kehilangan produktivitas sangat buruk. Rapat tanpa agenda lebih menghambat tim jarak jauh karena karyawan memiliki tanggung jawab pribadi yang lebih tinggi untuk menyelesaikan sesuatu.

Untuk mengadakan rapat yang lebih bijaksana dan terarah, perangkat lunak manajemen rapat sangat membantu. Anda tidak bisa hanya membatalkan rapat sinkron, tetapi Anda dapat mengatur agenda yang lebih baik dengan menggunakan alat ini. Perangkat lunak manajemen rapat memberdayakan anggota tim untuk merencanakan ke depan apa yang ingin mereka diskusikan dalam panggilan. Mereka dapat mengatur agenda, garis waktu, dan menambahkan dokumen agar kolaborasi terfokus. Dengan cara ini, setiap anggota tim juga sangat jelas tentang rencana dan pendekatan rapat.

Komunikasi asinkron: kunci sukses tim jarak jauh

Bekerja dari jarak jauh adalah tentang memiliki tanggung jawab dan menyelesaikan sesuatu sesuai jadwal. Oleh karena itu, menuntut kerja yang mendalam dan lebih banyak fleksibilitas dalam komunikasi. Komunikasi asinkron menawarkan keduanya. Pekerja jarak jauh dapat fokus pada tugas yang ada dan menjadwalkan membalas pesan nanti setelah selesai. Ini menghilangkan stres dan memastikan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Ini lebih berlaku untuk tim jarak jauh yang didistribusikan di seluruh dunia yang bekerja di zona waktu yang berbeda. Dengan begitu banyak pekerja jarak jauh baru bergabung dengan brigade, komunikasi asinkron akan lebih diminati, dan sangat disukai oleh tim jarak jauh.