Wie asynchrone Kommunikation verteilten Teams hilft

Haben Sie schon einmal versucht, den Überblick über die verschiedenen Kommunikationsmedien zu behalten, die Sie tagsüber verwenden? Derzeit arbeiten die meisten von Ihnen remote, und Remote-Teams verwenden aus verschiedenen Gründen eine Reihe von Tools:

• Stand-up-Call mit dem Team : Webkonferenz-Tool
• Interaktionen mit Ihren Kunden und anderen Stakeholdern: E-Mails und Telefonanrufe
• Schnelles Geplänkel, Arbeitsupdates und alles dazwischen: Chat-Software
• Bewertungen und Feedback: Videoanrufe und Bildschirmaufzeichnungen
• Aufgabenzuweisung und -verfolgung: Projektmanagement-Tools

Dies ist keine vollständige Liste, aber sie gibt einen guten Überblick darüber, wie unser Kommunikationsmuster aussieht. Nehmen Sie sich nun einen Moment Zeit und betrachten Sie die gegensätzliche Natur einiger der Tools, die Sie verwenden.

Webkonferenzen, Telefonanrufe und Videoanrufe sind Beispiele für synchrone Kommunikationstools. Die Teamkommunikation muss sofort erfolgen. Wenn Sie ein synchrones Gespräch führen, sind Sie in Echtzeit anwesend, um die Kommunikation fortzusetzen.

Auf der anderen Seite gibt es Tools wie E-Mail-Software, Bildschirmaufzeichnung, Chat-Software und Projektmanagement-Tools. Wenn Sie diese Tools verwenden, haben Sie die Wahl, jemandem zu Ihrer bevorzugten Zeit zu antworten. Wie bei einem Chat können Sie sofort oder später darauf antworten. Alle diese Tools sind asynchrone Tools, und wenn Sie sie verwenden, um mit anderen zu interagieren, geben Sie sich der asynchronen Kommunikation hin.

In diesem Blog werden wir ausführlich über asynchrone Kommunikation sprechen. Was sind ihre Vor- und Nachteile, warum verlassen sich Unternehmen darauf und was sind die am häufigsten verwendeten asynchronen Kommunikationstools am Arbeitsplatz?

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone Kommunikation ist eine Konversation, die nicht in Echtzeit stattfindet.

Wenn zwei oder mehr Personen Informationen austauschen, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten, sprechen sie asynchron. Wenn Sie an der asynchronen Kommunikation teilnehmen, haben Sie die Wahl, wann Sie auf die Text- oder Chat-Nachricht antworten möchten, die Sie gerade von Ihrem Freund, Kollegen oder Familienmitglied erhalten haben.

Asynchrone Kommunikation verfolgt einen entspannten Kommunikationsansatz. Auch wenn sich das nicht so toll anhört, bringt es viele Vorteile mit sich (die wir später in diesem Blog untersuchen werden). Es eignet sich gut für die Art von Jobs, die eine längere Zeit der Konzentration erfordern. Indem Sie den größten Teil der Kommunikation asynchron verwalten, können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, anstatt Zeit mit der Annahme von Anrufen zu verbringen.

Bei Telefon- oder Videokonferenzen müssen Sie online oder in Echtzeit anwesend sein, um Informationen auszutauschen. Wenn Sie dies zu häufig tun, wird ein Großteil Ihrer Zeit nur für die Kommunikation mit anderen aufgewendet.

Dies ist nur das grundlegende Detail der asynchronen Kommunikation. Lassen Sie uns nun tiefer in das Verständnis der Unterschiede zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation einsteigen.

Asynchrone vs. synchrone Kommunikation

Um eine ganzheitlichere Sicht zu erhalten, finden Sie hier eine detaillierte Vergleichstabelle, die die Unterschiede zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zeigt.  

Warum setzen Unternehmen auf asynchrone Kommunikation?

Die Definition und den Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu kennen, ist eine großartige Möglichkeit, ein Verständnis für dieses Thema aufzubauen. In diesem Teil des Blogs gehen wir einen Schritt weiter und erfahren, warum Unternehmen auf asynchrone Kommunikation setzen und diese in ihre Arbeitskultur integrieren.

Eine produktivere Form der Kommunikation

Weniger Unterbrechungen = höhere Produktivität. Durch die asynchrone Kommunikation können Mitarbeiter länger an einer Aufgabe arbeiten. Da die Kommunikation nicht in Echtzeit erfolgt, müssen Sie nicht zwischendurch in einen Anruf oder ein Meeting einsteigen. Automatisch hilft es ihnen, mehr Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen. Da Unternehmen von der Produktivität besessen sind, sind asynchrone Kommunikationstools für sie zu einer natürlichen Wahl geworden.

Durchdachte Kommunikation zwischen Teams

Gut vernetzte Teams können die Produktivität um 25 % steigern. Durch die Entwicklung einer asynchronen Arbeitskultur können Unternehmen erwarten, die Konnektivität zwischen diesen Teams zu stärken. Asynchrone Kommunikation hat einen empathischeren Ansatz für die Teamarbeit.

Anstatt stündlich Videomeetings und Telefonate zu planen, können durch den Einsatz asynchroner Tools zumindest einige Kommunikationsaufgaben verzögert werden. Dies gibt den Teammitgliedern mehr Zeit, ihre Gedanken zu sammeln und tiefer zu denken. Langfristig wird dies die Mitarbeiter dazu ermutigen, effektiver zusammenzuarbeiten.

Bessere Gesamtbeziehung innerhalb des Unternehmens

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren lassen und eine solide Grundlage für eine durchdachte Kommunikation mit ihren Kollegen schaffen, baut dies eine insgesamt positive Beziehung innerhalb des Unternehmens auf. Es schafft eine feine Balance zwischen dem Erreichen persönlicher Termine und dem Beitrag zur Teamarbeit mit einer offenen Kommunikationsatmosphäre. Es hilft auch dabei, Mitarbeiter zu halten, da 62 % von ihnen dazu neigen, andere Stellenangebote abzulehnen, wenn sie eine enge Beziehung zu ihren Teamkollegen am Arbeitsplatz haben.

Einfache Kommunikation in verschiedenen Zeitzonen

Wenn Sie mit Menschen aus verschiedenen geografischen Orten und verschiedenen Zeitzonen arbeiten, dann hat die asynchrone Kommunikation die Oberhand, wenn es um die Kommunikation geht. Aus Zeitgründen können Sie nicht erwarten, dass alle Ihre Teammitglieder jedes Mal für einen synchronen Anruf verfügbar sind.

Asynchrone Kommunikation ist hilfreicher für die Interaktion mit Ihrem Team. Sie können die Zeitverzögerung zu Ihrem Vorteil nutzen, indem Sie achtsamer darauf achten, was Sie sagen, und sie als Gelegenheit nutzen, tiefere Beziehungen zu Remote-Teams aufzubauen. Daher ist ein asynchrones Kommunikationstool ein Muss in der Liste der Remote-Arbeitsressourcen.

Hilft, eine Spur der Kommunikation zu behalten

Viele asynchrone Kommunikationsmittel sind auf schriftliche Kommunikation angewiesen. Das klingt nach zusätzlicher Arbeit, weil das Reden spontaner und einfacher ist als das nachdenkliche Schreiben. Es hat jedoch einen Silberstreif am Horizont. Mit der asynchronen Kommunikation können Sie die Kommunikation verfolgen. Sie können jederzeit zurückgehen, auf frühere Kommunikation verweisen und neue Erkenntnisse gewinnen. Dies wird wichtiger, wenn Sie die asynchrone Kommunikation für die Interaktion mit Kunden verwenden. Es hilft bei der Streitbeilegung und fungiert als Wissensbasis für die Teams

Vorteile der asynchronen Kommunikation

Einige Unternehmen profitieren von den Vorteilen der asynchronen Kommunikation an ihrem Arbeitsplatz. Einige wenige werden in den kommenden Zeiten auf Remote-Arbeit umstellen und asynchrone Tools einsetzen. Welche Vorteile können Sie als Mitarbeiter von dieser Form der Kommunikation erwarten? Finden Sie es in diesem Abschnitt des Blogs heraus.

Geringerer psychischer Stress

Synchrone Kommunikation kann stressig werden, wenn sie zu häufig durchgeführt wird. Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an aufeinanderfolgenden Videokonferenzen mit mehreren Mitgliedern teil. Sie müssen die Aufmerksamkeit zwischen verschiedenen Sprechern wechseln, die ganze Zeit aufmerksam bleiben und sich zu Wort melden, wenn Sie an der Reihe sind.

Diese Kombination kann überwältigend werden und letztendlich zu Problemen wie Zoom-Müdigkeit führen, während asynchrone Kommunikation Sie meilenweit von dieser Art von Stress fernhält. Wenn Sie selbst entscheiden können, was und wann Sie kommunizieren möchten, haben Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Kommunikation und Ihr geistiges Gleichgewicht.

Einfachere Teilnahme an Diskussionen

Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, an Live-Online-Anrufen teilzunehmen. Schon der Gedanke daran kann für jemanden mit sozialer Angst eine traumatische Erfahrung sein. Die Nervosität entsteht aus der Angst, beurteilt oder mit anderen verglichen zu werden. In einem solchen Fall können synchrone Aufrufe für das Team kontraproduktiv sein.

Mit asynchroner Kommunikation können Mitarbeiter dieses Gefühl leicht loslassen. Es gibt keinen Druck auf sie, wie sie klingen oder aussehen. Außerdem müssen sie nicht unter Herzklopfen leiden, wenn sie jemand nach ihrer Meinung oder ihren Gedanken fragt. Sie können es in ihrer eigenen Zeit erstellen und mit anderen teilen.

Größere Flexibilität

Siebzig Prozent der Arbeitnehmer bevorzugen Flexibilität in ihrem Job. Das macht ihren Job für sie attraktiver. Dies ist verständlich, da viele Arbeitnehmer der Work-Life-Balance einen höheren Stellenwert einräumen. Fernarbeit bietet bis zu einem gewissen Grad Flexibilität. Aber wenn die Kommunikation größtenteils synchron ist, bleibt das nicht lange so. Ihre produktiven Stunden werden durch Anrufe und Meetings belegt.

Durch den Einsatz von asynchroneren Kommunikationsmethoden können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit effektiver planen. Sie können nicht nur den Arbeitsplan bestimmen, sondern auch, wann sie mit anderen kommunizieren möchten. Sie erhalten mehr Freiheit, ihre Arbeit ohne Unterbrechungen zur besten Zeit zu erledigen, und können die Beantwortung von Chats und E-Mails später im Laufe des Tages planen.

Tiefe Arbeit

Deep Work bedeutet, in eine produktive Zone zu gelangen, in der Sie über einen längeren Zeitraum ohne Ablenkung arbeiten. Für Remote-Teams ist intensive Arbeit sehr wichtig, um effektive Ergebnisse zu erzielen. Dies kann durch asynchrone Kommunikation erreicht werden. Durch die Begrenzung der Anzahl synchroner Anrufe können Mitarbeiter in einen Flow kommen und ihre Vision bei der Erledigung der Aufgabe tunneln.

Mehr Kontrolle

Wenn Sie den Blog bis hierher gelesen haben, müssen Sie eines bereits erkannt haben: asynchrone Kommunikation hilft Ihnen, mehr Kontrolle über Ihren Zeitplan zu haben. Unter Zeitplan versteht man sowohl Arbeit als auch Kommunikation.

Dies ist wichtig für Mitarbeiter, da sie ihre Arbeit erledigen, nachdenklich mit ihren Kollegen kommunizieren, eine bessere geistige Zufriedenheit haben und viel glücklicher sind. Es ist auch gut für Unternehmen, da sie sich keine Sorgen über niedrigere Mitarbeiterfluktuationsraten machen müssen und jedes Mal zusätzliche Dollars für die Einstellung neuer Talente ausgeben müssen. Dies ist eines dieser ausgefallenen Beispiele, bei denen eine höhere Kontrolle zu mehr Ergebnissen führt.

Nachteile der asynchronen Kommunikation

Asynchrone Kommunikation hat viele Vorteile. Es gibt mehr Freiheit, fördert eine durchdachte Kommunikation, unterstützt Deep Work und hilft, eine bessere Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Allerdings hat es auch ein paar Nachteile, die einem bei der täglichen Arbeit im Wege stehen können. Hier sind die drei Hauptnachteile der Verwendung asynchroner Kommunikationstools, die Sie kennen sollten.

Weniger persönlicher Reiz

Asynchrone Kommunikation gibt mehr Zeit, um auf eine Konversation zu antworten. Dabei geht jedoch die Personalisierung verloren, die die synchrone Kommunikation bietet. Die direkte Interaktion von Angesicht zu Angesicht ist begrenzt, was sich negativ auf die Mitarbeiter auswirken kann. Eine längere Dauer ohne solche Interaktionen kann dazu führen, dass sie sich ausgeschlossen fühlen. Personalisierung in der Kommunikation ist auch für Kunden wichtig.

84 % der Kunden stimmten zu, mehr Geld für eine Marke auszugeben, die personalisierten Kundenservice bietet. Wenn Sie in einem solchen Fall E-Mails statt Telefonanrufe bevorzugen, verlieren Sie möglicherweise Kunden. Darüber hinaus besteht immer die Gefahr, dass Ihre schriftliche Kommunikation missverstanden wird, was Ihre Probleme noch verstärkt

Mehr Zeit zum Handeln

In einer wettbewerbsintensiven Landschaft gedeihen Unternehmen, indem sie schnell handeln. Normalerweise werden diese Maßnahmen nach ausführlichen Diskussionen mit dem Team ergriffen. In einem synchronen Call kann jedes Teammitglied in Echtzeit teilnehmen, seine Ideen einbringen und Dinge ins Rollen bringen. Dies ist bei asynchroner Kommunikation einfach nicht möglich.

Da die Menschen die Wahl haben, zu ihrer eigenen Zeit mit anderen zu interagieren, nehmen sie möglicherweise nicht sofort teil. Dies verzögert den Prozess des Handelns. Entscheidungen geraten in eine Kommunikationsschwierigkeit und gefährden Geschäftsgewinne. Wenn Sie ein Unternehmen leiten, in dem Maßnahmen fast sofort ergriffen werden müssen, erzielt die Verwendung asynchroner Kommunikation für begrenzte Interaktionen bessere Erträge für Ihr Unternehmen.

Nicht gut für sofortiges Brainstorming

Ähnlich wie schnellfüßige Aktionen verträgt sich sofortiges Brainstorming nicht gut mit asynchroner Kommunikation. Brainstorming-Sitzungen sind wichtig, um ein partizipatives und kollaboratives Umfeld innerhalb eines Unternehmens zu entwickeln. Nicht alle Brainstorming-Meetings haben eine konkrete Lösung, aber es ermutigt die Mitarbeiter, ihre Ideen und Ansichten auszutauschen.

Mit synchronen Anrufen können sie dies sofort tun und erhalten auch Feedback. Sie müssen nicht darauf warten, dass andere in ihrer Zeit antworten. Brainstorming kann mit asynchronen Tools durchgeführt werden, aber die Priorität und die Erwartung müssen so festgelegt werden. Die Teilnehmer sollten klare Anweisungen erhalten, wie die Dinge auf asynchrone Weise ablaufen und was sie erwarten sollten.

9 Softwaretools für effiziente asynchrone Kommunikation

Lassen Sie uns die häufigsten asynchronen Tools aufdecken, die an Arbeitsplätzen und in Remote-Arbeitsumgebungen verwendet werden.

E-Mail-Software

Bei über 3 Millionen E-Mails, die jede Sekunde versendet werden, ist es nicht allzu schwer, sich mit der Arbeitsdynamik von E-Mail-Kommunikationstools vertraut zu machen. E-Mails sind asynchron, da Sie nach dem Senden keine sofortige Antwort erwarten. Es ist eine akzeptable Norm, dass der Empfänger zu seiner eigenen Zeit antwortet.

Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit sind E-Mails ein beliebtes Kommunikationsmittel innerhalb und außerhalb der Organisation. Ob Teamdiskussionen oder Kundensupport, E-Mails leisten hervorragende Arbeit, um eine klare Kommunikation herzustellen.

Projektmanagement-Software

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit in einem Unternehmens- und Remote-Arbeitsumfeld gleichermaßen. Mithilfe von Projektmanagement-Software pflegen Teams ein Scrum- oder Kanban-Board, um die Aktivitäten im Auge zu behalten. Sie kommunizieren asynchron, indem sie Karten in verschiedenen Kategorien verschieben. Die Kategorien spiegeln hauptsächlich wider, welche Aufgaben abgeschlossen wurden, wie viele in Bearbeitung sind und wie viele begonnen werden müssen.

Teams kommentieren auch die Karten der anderen und fügen Teammitglieder als Mitarbeiter hinzu, um über den Fortschritt zu interagieren. Projektmanagement-Software ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie Dinge erledigen können, ohne immer in einen synchronen Anruf zu geraten.

Instant-Messaging-Software

Teams verlassen sich auf Sofortnachrichten, die auch als Chats bezeichnet werden, um Bewertungen, Feedback und Updates auszutauschen, für die keine E-Mail gesendet werden muss. Instant Messages sind in der Regel kürzer und bequemer für schnelles Messaging. Es spart Zeit und kann produktiver sein, wenn viele Aufgaben zu erledigen sind. Teams können separate lustige Gruppen erstellen, um arbeitsfreie Diskussionen zu führen, ohne ihren Arbeitsplan zu unterbrechen.

Screen-Sharing-Software

Screen-Sharing-Software ermöglicht es Benutzern, ihre Inhalte auf einem Laptop- oder Computerbildschirm asynchron mit anderen zu teilen. Sie können auch Webcam-Aufnahmen zusammen mit Sprachkommentaren machen. Bildschirmrekorder sind eines der wenigen Tools, die bei der Videokommunikation helfen, wenn auch auf asynchrone Weise.

Es funktioniert sehr gut, um persönliches Feedback zu geben, Tutorial-Videos aufzunehmen, in Willkommens-E-Mails und Videopräsentationen einzubetten. Mit der steigenden Zahl von Telearbeitern haben Bildschirmschreiber sicherlich eine glänzende Zukunft im Bereich der Videokommunikation.

Wissensmanagement-Software

Wissensmanagement-Software ist eine Art von Content-Management-Software, die von Unternehmen und Konglomeraten zum Aufbau eines Informationsspeichers verwendet wird. Die Informationen bestehen in der Regel aus Prozessen, auf die alle anderen im Unternehmen zugreifen können.

Jeder kann kontinuierlich zur Wissensmanagement-Software beitragen. Es ist ein Beispiel für ein asynchrones Kommunikationstool, da es ihnen die Freiheit gibt, gemeinsam ein Informationssystem in ihrem eigenen Tempo aufzubauen. Co-Schöpfer können auch die Informationen der anderen kommentieren oder aktualisieren und so auf ein gemeinsames Ziel hin zusammenarbeiten.

Software für Online-Foren

Online-Foren sind sehr beliebt, um Mitarbeiter und Kunden beim Produktwachstum eines Unternehmens zu unterstützen. Internetnutzer mögen auch Foren, da 15 % von ihnen aktiv teilnehmen, indem sie in Online-Foren und -Communitys lesen und kommentieren. Es hat auch einen strategischen Vorteil für Unternehmen; Wenn Sie eine Community mit Stakeholdern aufbauen, zeigen diese ein persönliches Interesse am Wachstum und vertrauen Ihnen mehr.

In einem Forum können Mitarbeiter Fragen stellen, um Antworten von ihren Teamkollegen zu erhalten. In ähnlicher Weise können Kunden auch Fragen, Feature-Anfragen und Updates zur Produktentwicklung posten. Da hier eher informiert als diskutiert werden soll, bleiben die Diskussionen meist asynchron.

Umfrage-Software

Umfragen und Abstimmungen ähneln Online-Foren. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Umfragen möglicherweise nicht fortgesetzt werden. Es wird von Zeit zu Zeit durchgeführt, um Kundenfeedback, Produktbewertungen und Markterwartungen zu verstehen. Ebenso kann es auch intern geschehen, um zu erfahren, was die Mitarbeiter über das Unternehmen denken.

Umfragen können wie telefonische Umfragen synchron durchgeführt werden. Asynchrone Umfragen sind jedoch vorzuziehen, da sie weniger einschüchternd sind und mehr Zeit zum Nachdenken beim Austausch von Feedback geben. Bei einer asynchronen Umfrage teilen Unternehmen ein Feedback-Formular mit vorausgefüllten Fragen. Kunden oder Mitarbeiter können ihre Gedanken eingeben, wenn sie Lust dazu haben. Es besteht kein unangemessener Druck, sofort zu antworten.

Software für digitale Whiteboards

Digitale Online-Whiteboards sind Brainstorming-Tools. Anstatt einen Video- oder Telefonanruf zu planen, um über neue Ideen oder Inspirationen zu sprechen, können Sie dies mit digitalen Whiteboards asynchron mit der gleichen Effektivität tun. Es gibt auch mehr Freiheit, mit der Benutzeroberfläche herumzuspielen, indem Sie sie nach Ihren Wünschen anpassen. Sie können Boards erstellen und Notizen hinzufügen, um Ideen auszutauschen.

Brainstorming klingt attraktiver, wenn es über synchrone Kommunikationsmedien erfolgt. Asynchrone Tools wie Whiteboard-Software helfen jedoch dabei, Dinge visuell zu betrachten, was neue Möglichkeiten eröffnet.

Meeting-Management-Software

Führungskräfte sind der Meinung, dass 67 % der Meetings bei der Vermittlung der Hauptagenda des Meetings kläglich versagen. Das sind mehr als 5 Millionen Meetings pro Tag. Der Produktivitätsverlust ist miserabel. Agendalose Meetings sind für Remote-Teams ein größeres Hindernis, da die Mitarbeiter eine höhere persönliche Verantwortung dafür tragen, Dinge zu erledigen.

Um durchdachtere und zielgerichtetere Meetings zu haben, ist eine Meeting-Management-Software sehr hilfreich. Sie können synchrone Meetings nicht einfach annullieren, aber Sie können mit diesen Tools eine bessere Tagesordnung festlegen. Meeting-Management-Software ermöglicht es Teammitgliedern, im Voraus zu planen, was sie in dem Anruf besprechen möchten. Sie können Tagesordnungen und Zeitpläne festlegen und Dokumente hinzufügen, um eine gezielte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Auf diese Weise ist auch jedem Teammitglied der Besprechungsplan und -ansatz klar.

Asynchrone Kommunikation: der Schlüssel zu erfolgreichen Remote-Teams

Bei der Fernarbeit geht es viel darum, Verantwortung zu übernehmen und Dinge innerhalb der Zeitleiste zu erledigen. Daher erfordert es intensive Arbeit und mehr Flexibilität in der Kommunikation. Asynchrone Kommunikation bietet beides. Remote-Mitarbeiter können sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren und die Beantwortung von Nachrichten später planen, wenn sie fertig sind. Das baut Stress ab und sorgt für eine bessere Work-Life-Balance.

Dies gilt eher für Remote-Teams, die weltweit verteilt sind und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Mit so vielen neuen Remote-Mitarbeitern, die der Brigade beitreten, wird die asynchrone Kommunikation stärker nachgefragt und von Remote-Teams stark bevorzugt.