Como a comunicação assíncrona ajuda as equipes distribuídas

Você já tentou acompanhar os diferentes meios de comunicação que você usa durante o dia? No momento, a maioria de vocês está trabalhando remotamente e as equipes remotas usam um conjunto de ferramentas por vários motivos:

• Chamada em pé com a equipe : Ferramenta de conferência na Web
• Interações com seus clientes e outras partes interessadas: e- mails e telefonemas
• Brincadeiras rápidas, atualizações de trabalho e tudo mais: software de bate -papo
• Comentários e feedback: videochamadas e gravações de tela
• Atribuição e rastreamento de tarefas: ferramentas de gerenciamento de projetos

Esta não é uma lista exaustiva, mas dá uma ótima visão geral de como nosso padrão de comunicação se parece. Agora, pare um momento e observe a natureza contrária de algumas das ferramentas que você usa.

Webconferência, chamadas telefônicas e chamadas de vídeo são exemplos de ferramentas de comunicação síncrona. A comunicação da equipe deve ser feita de forma instantânea. Quando você está tendo uma conversa síncrona, você está presente em tempo real para continuar a comunicação.

Por outro lado, existem ferramentas como software de e-mail, gravadores de tela, software de bate-papo e ferramentas de gerenciamento de projetos. Ao usar essas ferramentas, você tem a opção de responder a alguém no horário de sua preferência. Como um bate-papo, você pode responder instantaneamente ou mais tarde. Todas essas ferramentas são ferramentas assíncronas e, quando você as usa para interagir com outras pessoas, está se entregando à comunicação assíncrona.

Neste blog, falaremos detalhadamente sobre comunicação assíncrona. Quais são suas vantagens e desvantagens, por que as empresas confiam neles e quais são as ferramentas de comunicação assíncrona mais comuns usadas nos locais de trabalho.

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é uma conversa que não é feita em tempo real.

Quando duas ou mais pessoas trocam informações sem esperar uma resposta imediata, diz-se que estão conversando de maneira assíncrona. Ao participar de uma comunicação assíncrona, você tem a opção de decidir quando deseja responder à mensagem de texto ou bate-papo que acabou de receber de seu amigo, colega ou familiar.

A comunicação assíncrona adota uma abordagem descontraída para a comunicação. Embora isso possa não parecer tão bom, ele vem com muitos benefícios (que exploraremos mais adiante neste blog). Funciona bem para o tipo de trabalho que exige um tempo prolongado de concentração. Ao gerenciar a maior parte da comunicação de forma assíncrona, você pode ter tempo para se concentrar na tarefa em mãos, em vez de perder tempo atendendo chamadas.

As reuniões por telefone ou vídeo exigem que você esteja online ou presente em tempo real para compartilhar informações. Se isso for feito com muita frequência, grande parte do seu tempo será gasto apenas na comunicação com os outros.

Este é apenas o detalhe básico da comunicação assíncrona. Agora vamos nos aprofundar no entendimento das diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona.

Comunicação assíncrona vs. síncrona

Para obter uma visão mais holística, aqui está uma tabela de comparação detalhada mostrando as diferenças entre comunicação sincronizada e assíncrona.  

Por que as empresas confiam na comunicação assíncrona?

Conhecer a definição e a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona é uma ótima maneira de construir um entendimento sobre esse assunto. Nesta parte do blog, vamos dar um passo adiante e descobrir por que as empresas estão confiando na comunicação assíncrona e incluindo-a em sua cultura de trabalho.

Uma forma de comunicação mais produtiva

Menos interrupções = maior produtividade. A comunicação assíncrona permite que os funcionários trabalhem em uma tarefa por um período mais longo. Como a comunicação não é feita em tempo real, não há necessidade de entrar em uma chamada ou reunião no meio. Automaticamente, isso os ajuda a fazer mais coisas em um horário específico. Como as empresas estão obcecadas com a produtividade, as ferramentas de comunicação assíncrona se tornaram uma escolha natural para elas.

Comunicação criteriosa entre as equipes

Equipes bem conectadas podem aumentar a produtividade em 25%. Ao desenvolver uma cultura de trabalho assíncrona, as empresas podem esperar fortalecer a conectividade entre essas equipes. A comunicação assíncrona tem uma abordagem mais empática ao trabalho em equipe.

Em vez de agendar videoconferências e chamadas telefônicas a cada hora, usando ferramentas assíncronas, pelo menos algumas tarefas de comunicação podem ser atrasadas. Isso dará aos membros da equipe mais tempo para reunir seus pensamentos e pensar mais profundamente. A longo prazo, isso incentivará os funcionários a colaborar de forma mais eficaz.

Melhor relacionamento geral dentro da empresa

Quando você permite que seus funcionários se concentrem em seu trabalho e estabelece um terreno firme para uma comunicação ponderada com seus colegas, isso cria um relacionamento geral positivo dentro da empresa. Ele cria um bom equilíbrio entre cumprir prazos pessoais e contribuir para o trabalho em equipe com uma atmosfera de comunicação aberta. Também ajuda na retenção de funcionários, pois 62% deles tendem a rejeitar outras ofertas de emprego quando têm um relacionamento próximo com seus colegas de trabalho no local de trabalho.

Comunicação fácil em diferentes fusos horários

Se você trabalha com pessoas de diferentes localizações geográficas e fusos horários diversos, a comunicação assíncrona tem vantagem quando se trata de comunicação. Devido a limitações de tempo, você não pode esperar que todos os membros de sua equipe estejam sempre disponíveis para uma chamada síncrona.

A comunicação assíncrona é mais útil para interagir com sua equipe. Você pode usar o intervalo de tempo a seu favor sendo mais consciente sobre o que diz e como uma oportunidade para construir relacionamentos mais profundos com equipes remotas. Portanto, uma ferramenta de comunicação assíncrona é imprescindível na lista de recursos de trabalho remoto.

Ajuda a manter um rastro de comunicação

Muitas ferramentas de comunicação assíncrona dependem da comunicação escrita. Isso soa como um trabalho extra porque falar é mais espontâneo e fácil em comparação com a escrita pensativa. No entanto, tem um forro de prata. Com a comunicação assíncrona, você pode acompanhar a comunicação. Você sempre pode voltar, consultar a comunicação anterior e obter novos insights. Isso se torna mais importante quando você usa a comunicação assíncrona para interagir com os clientes. Ajuda na resolução de disputas e atua como base de conhecimento para as equipes

Benefícios da comunicação assíncrona

Algumas empresas estão colhendo os benefícios do uso da comunicação assíncrona em seu local de trabalho. Alguns farão a transição para o trabalho remoto nos próximos tempos e adotarão ferramentas assíncronas. Como funcionário, quais são os benefícios que você pode esperar dessa forma de comunicação? Descubra nesta seção do blog.

Menor estresse mental

A comunicação síncrona pode ser estressante se for feita com muita frequência. Imagine participar de videoconferências consecutivas com vários membros. Você tem que mudar a atenção entre os diferentes oradores, ficar atento o tempo todo e falar quando for a sua vez.

Essa combinação pode se tornar esmagadora e, finalmente, levar a problemas como a fadiga do Zoom, enquanto a comunicação assíncrona mantém você a quilômetros de distância desse tipo de estresse. Quando você tem o poder de decidir o que e quando quer se comunicar, você tem melhor controle sobre sua comunicação e equilíbrio mental.

Mais fácil de participar de discussões

Nem todo mundo se sente à vontade para participar de chamadas online ao vivo. Mesmo o pensamento disso pode ser uma experiência traumática para alguém com ansiedade social. O nervosismo surge do medo de ser julgado ou comparado com os outros. Nesse caso, as chamadas síncronas podem ser contraproducentes para a equipe.

Com a comunicação assíncrona, os funcionários podem facilmente deixar de lado esse sentimento. Não há pressão sobre eles sobre como eles soam ou parecem. Além disso, eles não precisam sofrer de palpitações quando alguém lhes pede opiniões ou pensamentos. Eles podem construí-lo em seu próprio tempo e compartilhá-lo com os outros.

Maior flexibilidade

Setenta por cento dos funcionários preferem flexibilidade em seus trabalhos. Isso torna seu trabalho mais atraente para eles. Isso é compreensível porque muitos funcionários dão maior importância ao equilíbrio entre vida profissional e pessoal. O trabalho remoto oferece flexibilidade até certo ponto. Mas se a comunicação é principalmente síncrona, não fica assim por muito tempo. Suas horas produtivas são tomadas por ligações e reuniões.

Ao usar métodos mais assíncronos de comunicação, os funcionários podem planejar seu horário de trabalho com mais eficiência. Eles podem não apenas decidir o horário de trabalho, mas também quando desejam se comunicar com os outros. Eles têm mais liberdade para fazer seu trabalho no melhor horário sem interrupções e agendam a resposta a chats e e-mails mais tarde durante o dia.

Trabalho profundo

Trabalho profundo significa entrar em uma zona produtiva onde você trabalha por um longo período sem distrações. Para equipes remotas, o trabalho profundo é muito importante para produzir resultados eficazes. Isso pode ser alcançado com comunicação assíncrona. Ao limitar o número de chamadas síncronas, os funcionários podem entrar em um fluxo e reduzir sua visão ao concluir a tarefa.

Mais controle

Se você leu o blog até aqui, tem uma coisa que você já deve ter percebido: a comunicação assíncrona te ajuda a ter mais controle sobre sua agenda. Por cronograma, significa trabalho e comunicação.

Isso é importante para os funcionários à medida que realizam seu trabalho, comunicam-se cuidadosamente com seus colegas, têm melhor satisfação mental e são muito mais felizes. Também é bom para as empresas, pois elas não precisam se preocupar com taxas mais baixas de rotatividade de funcionários e gastam dólares extras na contratação de novos talentos sempre. Este é um daqueles exemplos inusitados em que maior controle leva a mais resultados.

Desvantagens da comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona tem muitos aspectos positivos. Dá mais liberdade, incentiva a comunicação ponderada, apoia o trabalho profundo e ajuda a manter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. No entanto, também tem algumas desvantagens que podem atrapalhar o trabalho diário. Aqui estão as três principais desvantagens do uso de ferramentas de comunicação assíncrona que você deve conhecer.

Menos apelo pessoal

A comunicação assíncrona dá mais tempo para responder a uma conversa. Mas, ao fazer isso, perde a personalização que a comunicação síncrona oferece. A interação pessoal ao vivo é limitada, o que pode ter um impacto negativo nos funcionários. Uma duração mais longa sem essas interações pode fazer com que eles se sintam excluídos. A personalização na comunicação também é importante para os clientes.

Oitenta e quatro por cento dos clientes concordaram em gastar mais em uma marca que oferece atendimento personalizado. Nesse caso, se você estiver escolhendo e-mails em vez de telefonemas, pode acabar perdendo clientes. Além disso, há sempre o risco de sua comunicação escrita ser mal compreendida, o que aumentará seu problema

Mais tempo para realizar ações

Em um cenário competitivo, as empresas prosperam tomando ações rápidas. Normalmente, essas ações são tomadas após discussões aprofundadas com a equipe. Em uma chamada síncrona, cada membro da equipe pode participar em tempo real, apresentar suas ideias e fazer as coisas acontecerem. Isso simplesmente não é possível com comunicação assíncrona.

Como as pessoas têm a opção de interagir com outras em seu próprio tempo, elas podem não participar instantaneamente. Isso atrasa o processo de ação. As decisões ficam presas em um limbo de comunicação, comprometendo os ganhos do negócio. Se você gerencia uma empresa em que as ações precisam ser tomadas quase imediatamente, o uso de comunicação assíncrona para interações limitadas trará melhores retornos para sua empresa.

Não é bom para brainstorming instantâneo

Semelhante às ações rápidas, o brainstorming instantâneo não combina bem com a comunicação assíncrona. As sessões de brainstorming são importantes para desenvolver um ambiente participativo e colaborativo dentro de uma empresa. Nem todas as reuniões de brainstorming terão uma solução concreta, mas incentivam os funcionários a compartilhar suas ideias e pontos de vista.

Com chamadas síncronas, eles podem fazer isso instantaneamente e também obter feedback. Eles não precisam esperar que os outros respondam em seu tempo. O brainstorming pode ser feito com ferramentas assíncronas, mas a prioridade e a expectativa devem ser definidas dessa maneira. Os participantes devem receber instruções claras sobre como as coisas funcionam de maneira assíncrona e o que eles devem esperar.

9 ferramentas de software para comunicação assíncrona eficiente

Vamos descobrir as ferramentas assíncronas mais comuns usadas em locais de trabalho e ambientes de trabalho remotos.

Software de e-mail

Com mais de 3 milhões de e-mails enviados a cada segundo, não é muito difícil se relacionar com a dinâmica de trabalho das ferramentas de comunicação por e-mail. Os emails são assíncronos porque, uma vez enviados, você não espera uma resposta imediata. É uma norma aceitável para o receptor responder em seu próprio tempo.

Devido à facilidade de uso, os e-mails são um modo popular de comunicação dentro e fora da organização. Sejam discussões em equipe ou suporte ao cliente, os e-mails fazem um ótimo trabalho ao estabelecer uma comunicação clara.

Softwares de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma parte essencial do trabalho diário em um ambiente de trabalho corporativo e remoto. Usando software de gerenciamento de projetos, as equipes mantêm um scrum ou um quadro kanban para acompanhar as atividades. Eles se comunicam de forma assíncrona movendo cartões em diferentes categorias. As categorias refletem principalmente quais tarefas foram concluídas, quantas estão em andamento e quantas precisam ser iniciadas.

As equipes também comentam nos cartões uns dos outros e adicionam membros da equipe como colaboradores para interagir no progresso. O software de gerenciamento de projetos é um ótimo exemplo de como você pode fazer as coisas sem estar sempre em uma chamada síncrona.

Software de mensagens instantâneas

As equipes contam com mensagens instantâneas, também conhecidas como bate-papos, para compartilhar avaliações, comentários e atualizações que não exigem o envio de um email. As mensagens instantâneas geralmente são mais curtas e mais convenientes para mensagens rápidas. Economiza tempo e pode ser mais produtivo quando há muitas tarefas alinhadas para serem concluídas. As equipes podem criar grupos divertidos separados para ter discussões fora do trabalho sem interromper seu horário de trabalho.

Software de compartilhamento de tela

O software de compartilhamento de tela permite que os usuários compartilhem seu conteúdo em uma tela de laptop ou computador com outras pessoas de forma assíncrona. Eles também podem fazer gravação de webcam junto com narração de voz. Os gravadores de tela são uma daquelas poucas ferramentas que ajudam a ter comunicação por vídeo, ainda que de maneira assíncrona.

Funciona muito bem para dar feedback pessoal, gravar vídeos tutoriais, incorporar e-mails de boas-vindas e apresentações de vídeo também. Com o aumento do número de trabalhadores remotos, os gravadores de tela certamente têm um futuro brilhante no espaço de comunicação por vídeo.

Software de gestão do conhecimento

O software de gerenciamento de conhecimento é um tipo de software de gerenciamento de conteúdo usado por empresas e conglomerados para construir um repositório de informações. As informações geralmente consistem em processos que podem ser acessados ​​por todos os demais membros da empresa.

Qualquer pessoa pode contribuir continuamente para o software de gestão do conhecimento. É um exemplo de ferramenta de comunicação assíncrona, pois dá a eles a liberdade de construir um sistema de informação juntos em seu próprio ritmo. Os cocriadores também podem comentar ou atualizar as informações uns dos outros, colaborando para um objetivo comum.

Software de fórum online

Os fóruns online são muito populares para agradar funcionários e clientes na jornada de crescimento do produto de uma empresa. Os internautas também gostam de fóruns, pois 15% deles participam ativamente lendo e comentando em fóruns e comunidades online. Também possui uma vantagem estratégica para as empresas; quando você constrói uma comunidade com as partes interessadas, elas têm um interesse pessoal no crescimento e confiam mais em você.

Em um fórum, os funcionários podem postar perguntas para obter respostas de seus colegas de equipe. Da mesma forma, os clientes também podem postar perguntas, solicitações de recursos e atualizações sobre o desenvolvimento de produtos. Como a intenção aqui é informar em vez de conversar, as discussões permanecem assíncronas.

Software de pesquisa

Pesquisas e enquetes são semelhantes a fóruns online. A principal diferença é que as pesquisas podem não estar em andamento. É realizado de tempos em tempos para entender o feedback do cliente, a análise do produto e as expectativas do mercado. Da mesma forma, também pode ser feito internamente para saber o que os funcionários pensam sobre a empresa.

As pesquisas podem ser feitas de maneira síncrona, como pesquisas por telefone. No entanto, pesquisas assíncronas são mais preferíveis, pois são menos intimidantes e dão mais tempo para pensar ao compartilhar feedback. Em uma pesquisa assíncrona, as empresas compartilham um formulário de feedback com perguntas pré-preenchidas. Clientes ou funcionários podem inserir seus pensamentos quando quiserem. Não há pressão indevida de responder imediatamente.

Software de quadro branco

As lousas digitais online são ferramentas de brainstorming. Em vez de agendar um vídeo ou telefonema para conversar sobre novas ideias ou inspirações, as lousas digitais permitem que você faça isso com a mesma eficácia de forma assíncrona. Também dá mais liberdade para brincar com a interface, personalizando-a conforme seu gosto. Você pode criar quadros e adicionar notas para compartilhar ideias.

O brainstorming soa mais atraente quando feito em meios de comunicação síncronos. No entanto, ferramentas assíncronas, como software de quadro branco, ajudam a ver as coisas visualmente, o que abre novas possibilidades.

Software de gerenciamento de reuniões

Os executivos sentem que 67% das reuniões falham miseravelmente em comunicar a agenda principal da reunião. São mais de 5 milhões de reuniões por dia. A perda de produtividade é abismal. As reuniões sem agenda são mais difíceis para as equipes remotas, pois os funcionários têm uma responsabilidade pessoal maior de fazer as coisas.

Para ter reuniões mais ponderadas e objetivas, o software de gerenciamento de reuniões é muito útil. Você não pode simplesmente anular reuniões síncronas, mas pode definir uma agenda melhor usando essas ferramentas. O software de gerenciamento de reuniões permite que os membros da equipe planejem com antecedência o que desejam discutir na chamada. Eles podem definir agendas, cronogramas e adicionar documentos para ter uma colaboração focada. Dessa forma, todos os membros da equipe também têm clareza sobre o plano e a abordagem da reunião.

Comunicação assíncrona: a chave para equipes remotas bem-sucedidas

O trabalho remoto tem muito a ver com assumir responsabilidades e fazer as coisas dentro do cronograma. Por isso, exige um trabalho profundo e mais flexibilidade na comunicação. A comunicação assíncrona oferece ambos. Os trabalhadores remotos podem se concentrar nas tarefas disponíveis e agendar a resposta às mensagens mais tarde, quando terminarem. Isso elimina o estresse e garante um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Isso é mais aplicável para equipes remotas distribuídas em todo o mundo trabalhando em diferentes fusos horários. Com tantos novos trabalhadores remotos ingressando na brigada, a comunicação assíncrona terá mais demanda e será altamente preferida pelas equipes remotas.