Cómo la comunicación asíncrona ayuda a los equipos distribuidos

¿Alguna vez ha intentado realizar un seguimiento de los diferentes medios de comunicación que utiliza durante el día? En este momento, la mayoría de ustedes está trabajando de forma remota y los equipos remotos usan un conjunto de herramientas por varias razones:

• Stand-up call con el equipo : herramienta de conferencia web
• Interacciones con sus clientes y otras partes interesadas: correos electrónicos y llamadas telefónicas
• Bromas rápidas, actualizaciones de trabajo y todo lo demás: software de chat
• Reseñas y comentarios: videollamadas y grabaciones de pantalla
• Asignación y seguimiento de tareas: herramientas de gestión de proyectos

Esta no es una lista exhaustiva, pero brinda una excelente descripción general de cómo se ve nuestro patrón de comunicación. Ahora tómese un momento y observe la naturaleza contraria de algunas de las herramientas que utiliza.

Las conferencias web, las llamadas telefónicas y las videollamadas son ejemplos de herramientas de comunicación sincrónica. La comunicación del equipo debe hacerse de forma instantánea. Cuando tiene una conversación sincrónica, está presente en tiempo real para continuar con la comunicación.

Por otro lado, existen herramientas como software de correo electrónico, grabadores de pantalla, software de chat y herramientas de gestión de proyectos. Cuando utiliza estas herramientas, tiene la opción de responder a alguien en el momento que prefiera. Al igual que un chat, puede responderlo al instante o más tarde. Todas estas herramientas son herramientas asíncronas, y cuando las usa para interactuar con otros, se está entregando a una comunicación asíncrona.

En este blog, hablaremos sobre la comunicación asíncrona en detalle. Cuáles son sus ventajas y desventajas, por qué las empresas confían en ellas y cuáles son las herramientas de comunicación asíncrona más comunes que se utilizan en los lugares de trabajo.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es una conversación que no se realiza en tiempo real.

Cuando dos o más personas intercambian información sin esperar una respuesta inmediata, se dice que están conversando de forma asíncrona. Cuando participa en la comunicación asincrónica, tiene la opción de decidir cuándo desea responder al mensaje de texto o de chat que acaba de recibir de su amigo, colega o familiar.

La comunicación asincrónica adopta un enfoque relajado de la comunicación. Si bien esto puede no parecer tan bueno, viene con muchos beneficios (que exploraremos más adelante en este blog). Funciona bien para el tipo de trabajos que exigen un tiempo prolongado de concentración. Al administrar la mayor parte de la comunicación de forma asíncrona, puede darse el tiempo para concentrarse en la tarea en cuestión en lugar de dedicar tiempo a atender llamadas.

Las reuniones por teléfono o video requieren que esté en línea o presente en tiempo real para compartir información. Si esto se hace con demasiada frecuencia, la mayor parte de su tiempo se dedica a comunicarse con los demás.

Este es solo el detalle básico de la comunicación asincrónica. Ahora profundicemos en la comprensión de las diferencias entre la comunicación sincrónica y asincrónica.

Comunicación asincrónica vs. sincrónica

Para obtener una visión más holística, aquí hay una tabla de comparación detallada que muestra las diferencias entre la comunicación sincrónica y asincrónica.  

¿Por qué las empresas confían en la comunicación asíncrona?

Conocer la definición y la diferencia entre comunicación sincrónica y asincrónica es una excelente manera de comprender este tema. En esta parte del blog, daremos un paso más y descubriremos por qué las empresas confían en la comunicación asincrónica y la incluyen en su cultura laboral.

Una forma de comunicación más productiva

Menos interrupciones = mayor productividad. La comunicación asíncrona permite a los empleados trabajar en una tarea durante un período más largo. Dado que la comunicación no se realiza en tiempo real, no hay necesidad de saltar a una llamada o una reunión en el medio. Automáticamente, les ayuda a hacer más cosas en un momento específico. Dado que las empresas se obsesionan con la productividad, las herramientas de comunicación asincrónica se han convertido en una opción natural para ellas.

Comunicación reflexiva entre los equipos.

Los equipos bien conectados pueden aumentar la productividad en un 25 %. Al desarrollar una cultura de trabajo asíncrona, las empresas pueden esperar fortalecer la conectividad entre estos equipos. La comunicación asíncrona tiene un enfoque más empático para el trabajo en equipo.

En lugar de programar reuniones de video y llamadas telefónicas cada hora, mediante el uso de herramientas asincrónicas, se pueden retrasar al menos algunas tareas de comunicación. Esto les dará a los miembros del equipo más tiempo para ordenar sus pensamientos y pensar más profundamente. A la larga, esto alentará a los empleados a colaborar de manera más efectiva.

Mejor relación general dentro de la empresa.

Cuando permite que sus empleados se concentren en su trabajo y establece una base firme para una comunicación reflexiva con sus compañeros, se construye una relación positiva general dentro de la empresa. Crea un buen equilibrio entre el cumplimiento de los plazos personales y la contribución al trabajo en equipo con una atmósfera de comunicación abierta. También ayuda a retener a los empleados, ya que el 62% de ellos tiende a rechazar otras ofertas de trabajo cuando tienen una relación cercana con sus compañeros de equipo en el lugar de trabajo.

Fácil comunicación en diferentes zonas horarias.

Si trabaja con personas de diferentes ubicaciones geográficas y diversas zonas horarias, entonces la comunicación asincrónica tiene ventaja cuando se trata de comunicación. Debido a las limitaciones de tiempo, no puede esperar que todos los miembros de su equipo estén disponibles para una llamada sincrónica en todo momento.

La comunicación asíncrona es más útil para interactuar con su equipo. Puede usar el lapso de tiempo a su favor siendo más consciente de lo que dice y usarlo como una oportunidad para construir relaciones más profundas con equipos remotos. Por lo tanto, una herramienta de comunicación asíncrona es imprescindible en la lista de recursos de trabajo remoto.

Ayuda a mantener un rastro de comunicación.

Muchas herramientas de comunicación asincrónica dependen de la comunicación escrita. Esto suena como un trabajo extra porque hablar es más espontáneo y fácil en comparación con la escritura reflexiva. Sin embargo, tiene un lado positivo. Con la comunicación asincrónica, puede realizar un seguimiento de la comunicación. Siempre puede volver atrás, consultar comunicaciones anteriores y extraer nuevas ideas. Esto se vuelve más importante cuando utiliza la comunicación asincrónica para interactuar con los clientes. Ayuda en la resolución de disputas y actúa como base de conocimientos para los equipos.

Beneficios de la comunicación asíncrona

Algunas empresas están cosechando los beneficios del uso de la comunicación asincrónica en su lugar de trabajo. Algunos harán la transición al trabajo remoto en los próximos tiempos y adoptarán herramientas asincrónicas. Como empleado, ¿cuáles son los beneficios que puede esperar de esta forma de comunicación? Descúbrelo en esta sección del blog.

Menos estrés mental

La comunicación sincrónica puede resultar estresante si se realiza con demasiada frecuencia. Imagine asistir a videoconferencias consecutivas con varios miembros. Tienes que cambiar la atención entre diferentes oradores, permanecer atento todo el tiempo y hablar cuando sea tu turno.

Esta combinación puede volverse abrumadora y, en última instancia, provocar problemas como la fatiga de Zoom, mientras que la comunicación asincrónica lo mantiene alejado de este tipo de estrés. Cuando tienes el poder de decidir qué y cuándo quieres comunicarte, tienes un mejor control sobre tu comunicación y equilibrio mental.

Más fácil participar en discusiones

No todos se sienten cómodos participando en llamadas en línea en vivo. Incluso pensar en ello puede ser una experiencia traumática para alguien que tiene ansiedad social. El nerviosismo surge del miedo a ser juzgado o comparado con los demás. En tal caso, las llamadas síncronas pueden ser contraproducentes para el equipo.

Con la comunicación asíncrona, los empleados pueden dejar de lado fácilmente este sentimiento. No hay presión sobre ellos en cuanto a cómo suenan o se ven. Además, no tienen que sufrir palpitaciones cuando alguien les pide su opinión o pensamientos. Pueden construirlo en su propio tiempo y compartirlo con otros.

Mayor flexibilidad

El setenta por ciento de los empleados prefieren la flexibilidad en sus trabajos. Hace que su trabajo sea más atractivo para ellos. Esto es comprensible porque muchos empleados dan mayor importancia a su equilibrio entre el trabajo y la vida. El trabajo remoto proporciona flexibilidad hasta cierto punto. Pero si la comunicación es mayormente sincrónica, no permanece así por mucho tiempo. Sus horas productivas son tomadas por llamadas y reuniones.

Mediante el uso de métodos de comunicación más asincrónicos, los empleados pueden planificar su horario de trabajo de manera más efectiva. No solo pueden decidir el horario de trabajo, sino también cuándo quieren comunicarse con los demás. Obtienen más libertad para hacer su trabajo en el mejor momento sin interrupciones y programan la respuesta a chats y correos electrónicos más tarde durante el día.

trabajo profundo

El trabajo profundo significa ingresar a una zona productiva donde trabaja durante un período prolongado sin distracciones. Para los equipos remotos, el trabajo profundo es muy importante para producir resultados efectivos. Esto se puede lograr con la comunicación asíncrona. Al limitar la cantidad de llamadas síncronas, los empleados pueden entrar en un flujo y canalizar su visión para completar la tarea.

Mas control

Si has leído el blog hasta aquí, hay una cosa de la que ya debes haberte dado cuenta: la comunicación asíncrona te ayuda a tener más control sobre tu agenda. Por horario, significa tanto trabajo como comunicación.

Esto es importante para los empleados a medida que realizan su trabajo, se comunican de manera reflexiva con sus compañeros, tienen una mejor satisfacción mental y son mucho más felices. También es bueno para las empresas, ya que no tienen que preocuparse por las tasas más bajas de rotación de empleados y gastar dólares adicionales en la contratación de nuevos talentos cada vez. Este es uno de esos ejemplos poco convencionales donde un mayor control conduce a más resultados.

Inconvenientes de la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona tiene muchos aspectos positivos. Brinda más libertad, fomenta la comunicación reflexiva, apoya el trabajo profundo y ayuda a mantener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Sin embargo, también tiene algunos inconvenientes que pueden interponerse en el trabajo diario. Estas son las tres principales desventajas del uso de herramientas de comunicación asincrónica que debe tener en cuenta.

Menos atractivo personal

La comunicación asincrónica da más tiempo para responder a una conversación. Pero, al hacerlo, pierde la personalización que ofrece la comunicación síncrona. La interacción cara a cara en vivo es limitada, lo que puede tener un impacto negativo en los empleados. Una duración más larga sin tales interacciones puede hacer que se sientan excluidos. La personalización en la comunicación también es importante para los clientes.

El ochenta y cuatro por ciento de los clientes acordaron gastar más en una marca que brinda un servicio al cliente personalizado. En tal caso, si elige correos electrónicos en lugar de llamadas telefónicas, puede terminar perdiendo clientes. Además, siempre existe el riesgo de que su comunicación escrita se malinterprete, lo que aumentará sus problemas.

Más tiempo para tomar acciones

En un panorama competitivo, las empresas prosperan tomando medidas rápidas. Por lo general, estas acciones se toman después de tener discusiones exhaustivas con el equipo. En una llamada síncrona, cada miembro del equipo puede participar en tiempo real, presentar sus ideas y poner las cosas en marcha. Esto simplemente no es posible con la comunicación asíncrona.

Dado que las personas tienen la opción de interactuar con otros en su propio momento, es posible que no participen instantáneamente. Esto retrasa el proceso de tomar acción. Las decisiones quedan atrapadas en un limbo de comunicación que pone en peligro las ganancias comerciales. Si administra un negocio donde las acciones deben tomarse casi de inmediato, entonces el uso de la comunicación asincrónica para interacciones limitadas generará mejores retornos para su negocio.

No es bueno para una lluvia de ideas instantánea

Al igual que las acciones rápidas, la lluvia de ideas instantánea no va bien con la comunicación asíncrona. Las sesiones de lluvia de ideas son importantes para desarrollar un entorno participativo y colaborativo dentro de una empresa. No todas las reuniones de intercambio de ideas tendrán una solución concreta, pero alienta a los empleados a compartir sus ideas y puntos de vista.

Con las llamadas sincrónicas, pueden hacerlo al instante y también recibir comentarios. No tienen que esperar a que otros respondan en su momento. La lluvia de ideas se puede hacer con herramientas asincrónicas, pero la prioridad y la expectativa deben establecerse de esa manera. Los participantes deben recibir instrucciones claras sobre cómo funcionan las cosas de manera asincrónica y qué deben esperar.

9 herramientas de software para una comunicación asíncrona eficiente

Descubramos las herramientas asincrónicas más comunes utilizadas en lugares de trabajo y entornos de trabajo remotos.

software de correo electrónico

Con más de 3 millones de correos electrónicos enviados cada segundo, no es demasiado difícil relacionarse con la dinámica de trabajo de las herramientas de comunicación por correo electrónico. Los correos electrónicos son asincrónicos porque una vez que los envía, no espera una respuesta inmediata. Es una norma aceptable que el receptor responda a su propio tiempo.

Debido a la facilidad de uso, los correos electrónicos son un modo popular de comunicación dentro y fuera de la organización. Ya se trate de discusiones en equipo o de atención al cliente, los correos electrónicos hacen un gran trabajo al establecer una comunicación clara.

Software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una parte esencial del trabajo diario en un entorno de trabajo corporativo y remoto por igual. Mediante el uso de software de gestión de proyectos, los equipos mantienen un tablero scrum o kanban para realizar un seguimiento de las actividades. Se comunican de forma asíncrona moviendo cartas en diferentes categorías. Las categorías reflejan principalmente qué tareas se han completado, cuántas están en progreso y cuántas deben comenzar.

Los equipos también comentan las tarjetas de los demás y agregan miembros del equipo como colaboradores para interactuar en el progreso. El software de gestión de proyectos es un gran ejemplo de cómo puede hacer las cosas sin tener que estar siempre en una llamada sincrónica.

software de mensajería instantánea

Los equipos confían en los mensajes instantáneos, también conocidos como chats, para compartir reseñas, comentarios y actualizaciones que no requieren el envío de un correo electrónico. Los mensajes instantáneos suelen ser más cortos y más convenientes para mensajes rápidos. Ahorra tiempo y puede ser más productivo cuando hay muchas tareas pendientes de completar. Los equipos pueden crear grupos divertidos separados para tener discusiones no laborales sin interrumpir su horario de trabajo.

Software para compartir pantalla

El software para compartir pantalla permite a los usuarios compartir su contenido en una computadora portátil o en la pantalla de una computadora con otros de forma asíncrona. También pueden hacer grabaciones de cámara web junto con narración de voz. Los grabadores de pantalla son una de esas pocas herramientas que ayudan a tener comunicación por video aunque sea de manera asíncrona.

Funciona muy bien para dar retroalimentación personal, grabar videos de tutoriales, incrustar correos electrónicos de bienvenida y presentaciones de video también. Con el aumento en la cantidad de trabajadores remotos, los grabadores de pantalla seguramente tienen un futuro brillante en el espacio de la comunicación por video.

software de gestión del conocimiento

El software de gestión del conocimiento es un tipo de software de gestión de contenido utilizado por empresas y conglomerados para crear un repositorio de información. La información generalmente consta de procesos a los que pueden acceder todos los demás en la empresa.

Cualquiera puede contribuir al software de gestión del conocimiento de forma continua. Es un ejemplo de una herramienta de comunicación asíncrona, ya que les da la libertad de construir juntos un sistema de información a su propio ritmo. Los co-creadores también pueden comentar o actualizar la información de los demás, colaborando así hacia un objetivo común.

Software para foros en línea

Los foros en línea son muy populares para complacer a los empleados y clientes en el viaje de crecimiento del producto de una empresa. A los usuarios de Internet también les gustan los foros, ya que el 15% de ellos participa activamente leyendo y comentando en foros y comunidades en línea. También tiene una ventaja estratégica para las empresas; cuando construye una comunidad con partes interesadas, se interesan personalmente en el crecimiento y confían más en usted.

En un foro, los empleados pueden publicar preguntas para obtener respuestas de sus compañeros de equipo. Del mismo modo, los clientes también pueden publicar preguntas, solicitudes de funciones y actualizaciones sobre el desarrollo de productos. Dado que la intención aquí es informar en lugar de tener una conversación, las discusiones en su mayoría permanecen asincrónicas.

software de encuesta

Las encuestas y sondeos son similares a los foros en línea. La principal diferencia es que es posible que las encuestas no estén en curso. Se lleva a cabo de vez en cuando para comprender los comentarios de los clientes, la revisión del producto y las expectativas del mercado. De igual forma, también se puede hacer internamente para saber qué opinan los empleados de la empresa.

Las encuestas se pueden realizar de manera sincrónica, como las encuestas telefónicas. Sin embargo, las encuestas asincrónicas son más preferibles, ya que son menos intimidantes y brindan más tiempo para pensar mientras se comparte la retroalimentación. En una encuesta asincrónica, las empresas comparten un formulario de comentarios con preguntas precompletadas. Los clientes o empleados pueden ingresar sus pensamientos cuando tengan ganas de hacerlo. No hay presión indebida de responder inmediatamente.

software de pizarra digital

Las pizarras digitales en línea son herramientas de intercambio de ideas. En lugar de programar un video o una llamada telefónica para hablar sobre nuevas ideas o inspiraciones, las pizarras digitales le permiten hacerlo con la misma eficacia de forma asíncrona. También da más libertad para jugar con la interfaz personalizándola según sus gustos. Puede crear tableros y agregar notas para compartir ideas.

La lluvia de ideas suena más atractiva cuando se realiza a través de medios de comunicación sincrónicos. Sin embargo, las herramientas asincrónicas como el software de pizarra ayudan a ver las cosas visualmente, lo que abre nuevas posibilidades.

Software de gestión de reuniones

Los ejecutivos sienten que el 67% de las reuniones fallan estrepitosamente en la comunicación de la agenda principal de la reunión. Eso es más de 5 millones de reuniones cada día. La pérdida de productividad es abismal. Las reuniones sin agenda son más difíciles para los equipos remotos, ya que los empleados tienen una mayor responsabilidad personal de hacer las cosas.

Para tener reuniones más reflexivas y significativas, el software de gestión de reuniones es muy útil. No puede simplemente anular las reuniones sincrónicas, pero puede establecer una mejor agenda utilizando estas herramientas. El software de gestión de reuniones permite a los miembros del equipo planificar con anticipación lo que quieren discutir en la llamada. Pueden establecer agendas, cronogramas y agregar documentos para tener una colaboración enfocada. De esta manera, cada miembro del equipo también tiene muy claro el plan y el enfoque de la reunión.

Comunicación asíncrona: la clave para equipos remotos exitosos

El trabajo remoto tiene mucho que ver con asumir la responsabilidad y hacer las cosas dentro de la línea de tiempo. Por lo tanto, exige un trabajo profundo y más flexibilidad en la comunicación. La comunicación asincrónica ofrece ambos. Los trabajadores remotos pueden concentrarse en las tareas que tienen entre manos y programar la respuesta a los mensajes más tarde cuando hayan terminado. Esto elimina el estrés y asegura un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.

Esto es más aplicable para equipos remotos que están distribuidos en todo el mundo y trabajan en diferentes zonas horarias. Con tantos nuevos trabajadores remotos que se unen a la brigada, la comunicación asíncrona tendrá más demanda y será muy preferida por los equipos remotos.