非同期通信が分散チームにどのように役立つか

1 日に使用するさまざまな通信媒体を追跡しようとしたことがありますか? 現在、ほとんどの人がリモートで作業しており、リモート チームはさまざまな理由で一連のツールを使用しています。

• チームとのスタンドアップ コール: Web 会議ツール
• 顧客やその他の利害関係者とのやり取り:メールや電話
• ちょっとした冗談、仕事の更新、その間のすべて:チャット ソフトウェア
• レビューとフィードバック:ビデオ通話と画面録画
• タスクの割り当てと追跡:プロジェクト管理ツール

これは完全なリストではありませんが、私たちのコミュニケーション パターンがどのように見えるかを大まかに示しています。 ここで少し時間を取って、使用するいくつかのツールの逆張りの性質を見てみましょう。

Web 会議、電話、ビデオ通話は同期コミュニケーション ツールの例です。 チームのコミュニケーションは瞬時に行う必要があります。 同期的な会話をしている場合、コミュニケーションを続けるためにリアルタイムで存在しています。

一方で、メールソフトやスクリーンレコーダー、チャットソフト、プロジェクト管理ツールなどのツールもあります。 これらのツールを使用すると、好きな時間に誰かに返信することができます。 チャットのように、すぐにまたは後で返信できます。 これらのツールはすべて非同期ツールであり、それらを使用して他のユーザーとやり取りするときは、非同期通信に夢中になっていることになります。

このブログでは、非同期通信について詳しく説明します。 その利点と欠点、企業が依存する理由、職場で使用される最も一般的な非同期通信ツールは何ですか。

非同期通信とは

非同期通信は、リアルタイムで行われない会話です。

2 人以上の人がすぐに返事を期待せずに情報を交換する場合、それらは非同期で会話していると言われます。 非同期通信に参加する場合、友人、同僚、または家族から受信したばかりのテキスト メッセージまたはチャット メッセージにいつ返信するかを選択できます。

非同期通信では、通信に対してのんびりとしたアプローチが取られます。 これはそれほど素晴らしいとは思えないかもしれませんが、多くのメリットがあります (このブログの後半で説明します)。 長時間の集中を必要とする種類の仕事に適しています。 ほとんどの通信を非同期で管理することにより、通話に時間を費やす代わりに、目の前のタスクに集中する時間を確保できます。

電話またはビデオ会議では、情報を共有するために、オンラインまたはリアルタイムで出席する必要があります。 これが頻繁に行われると、他の人とのコミュニケーションだけに多くの時間が費やされます。

これは、非同期通信の基本的な詳細に過ぎません。では、同期通信と非同期通信の違いをより深く理解していきましょう。

非同期通信と同期通信

より全体的な見方を得るために、同期通信と非同期通信の違いを示す詳細な比較表を次に示します。  

企業が非同期通信に頼るのはなぜですか?

同期通信と非同期通信の定義と違いを知ることは、この主題を理解するための優れた方法です。 ブログのこの部分では、さらに一歩踏み込んで、企業が非同期通信に依存し、それを職場文化に取り入れている理由を明らかにします。

より生産的なコミュニケーションの形

中断が減る = 生産性が向上します。 非同期通信により、従業員はタスクに長時間取り組むことができます。 コミュニケーションはリアルタイムで行われないため、途中で通話や会議に参加する必要はありません。 自動的に、特定の時間により多くのことを成し遂げるのに役立ちます。 企業は生産性に執着しているため、非同期通信ツールは当然の選択となっています。

チーム間の思慮深いコミュニケーション

つながりのあるチームは、生産性を 25% 向上させることができます。 非同期的なワーク カルチャーを発展させることで、企業はこれらのチーム間のつながりを強化することが期待できます。 非同期通信には、チームワークに対するより共感的なアプローチがあります。

1 時間ごとにビデオ会議や電話をスケジュールする代わりに、非同期ツールを使用することで、少なくともいくつかのコミュニケーション タスクを遅らせることができます。 これにより、チーム メンバーが考えをまとめ、より深く考えるための時間が増えます。 長期的には、これは従業員がより効果的に協力することを促進します。

社内の全体的な関係の改善

従業員が自分の仕事に集中できるようにし、同僚との思慮深いコミュニケーションのための確固たる基盤を確立すると、会社内に全体的に前向きな関係が築かれます。 個人の締め切りを守ることと、オープンなコミュニケーション環境でチームワークに貢献することとの間の絶妙なバランスを生み出します。 また、職場でチームメイトと親密な関係にある場合、従業員の 62% が他の仕事のオファーを拒否する傾向があるため、従業員の維持にも役立ちます。

異なるタイムゾーンでの簡単なコミュニケーション

さまざまな地理的場所やさまざまなタイム ゾーンの人々と仕事をしている場合、コミュニケーションに関しては非同期コミュニケーションが有利です。 時間制限があるため、すべてのチーム メンバーが毎回同期通話に対応できるとは期待できません。

非同期通信は、チームとのやり取りに役立ちます。 自分の発言にもっと注意を払うことでタイム ラグを有利に利用し、リモート チームとより深い関係を構築する機会として利用できます。 したがって、非同期通信ツールは、リモート ワーク リソースのリストに含まれている必要があります。

コミュニケーションの痕跡を残すのに役立ちます

多くの非同期通信ツールは、書面による通信に依存しています。 思慮深い執筆に比べて、話すことはより自然で簡単であるため、これは余計な作業のように思えます。 ただし、銀の裏地があります。 非同期通信を使用すると、通信を追跡できます。 いつでも戻って、以前のコミュニケーションを参照し、新しい洞察を引き出すことができます。 これは、顧客とのやり取りに非同期通信を使用する場合に、より重要になります。 紛争解決に役立ち、チームの知識ベースとして機能します

非同期通信の利点

いくつかの企業は、職場で非同期通信を使用するメリットを享受しています。 今後リモートワークに移行し、非同期ツールを採用する人もいます。 従業員として、この形式のコミュニケーションからどのようなメリットが期待できますか? ブログのこのセクションで調べてください。

精神的ストレスの軽減

同期通信は、頻繁に行うとストレスがたまる可能性があります。 複数のメンバーと連続してビデオ会議に参加することを想像してみてください。 話者ごとに注意を切り替え、常に注意を払い、自分の番になったら声を上げなければなりません。

この組み合わせは圧倒され、最終的にズーム疲労などの問題につながる可能性がありますが、非同期通信ではこの種のストレスから何マイルも遠ざけられます。 何をいつコミュニケーションするかを決定する力があれば、コミュニケーションとメンタルバランスをより適切に制御できます.

議論に参加しやすい

誰もがライブのオンライン通話に参加することに慣れているわけではありません。 社会不安障害を抱えている人にとっては、そのことを考えただけでもトラウマになることがあります。 緊張は、他人と判断されたり比較されたりすることへの恐怖から生じます。 このような場合、同期呼び出しはチームにとって逆効果になる可能性があります。

非同期通信を使用すると、従業員はこの感覚を簡単に手放すことができます。 彼らがどのように聞こえるか、どのように見えるかについて、彼らにプレッシャーはありません。 さらに、誰かに意見や考えを求められたときに動悸に苦しむ必要はありません。 彼らは自分の時間にそれを構築し、他の人と共有することができます.

柔軟性の向上

従業員の 70% は、仕事の柔軟性を好みます。 それは彼らにとって彼らの仕事をより魅力的にします。 多くの従業員がワークライフバランスをより重視しているため、これは理解できます。 リモートワークは、ある程度の柔軟性を提供します。 しかし、通信がほとんど同期的である場合、その状態が長く続くことはありません。 彼らの生産的な時間は、通話と会議に費やされます。

より非同期的な通信方法を使用することで、従業員は自分の勤務スケジュールをより効果的に計画できます。 彼らは仕事のスケジュールを決めるだけでなく、他の人とコミュニケーションをとりたいときも決めることができます。 彼らは中断することなく最適な時間に仕事をする自由を手に入れ、チャットやメールへの返信をその日の遅い時間にスケジュールすることができます。

ディープワーク

ディープワークとは、気が散ることなく長時間作業できる生産的なゾーンに入ることを意味します。 リモートチームにとって、効果的な結果を生み出すためには、深い作業が非常に重要です。 これは、非同期通信で実現できます。 同期呼び出しの数を制限することで、従業員はフローに入り、タスクの完了についてビジョンを掘り下げることができます。

より詳細な制御

ここまでブログを読んだ方なら、もう 1 つ気付いているはずです。非同期通信を使用すると、スケジュールをより細かく制御できます。 スケジュールでは、仕事とコミュニケーションの両方を意味します。

これは、従業員が仕事を成し遂げ、同僚と思慮深くコミュニケーションを取り、より良い精神的満足を得て、より幸せになるために重要です。 また、従業員の離職率の低下を心配する必要がなく、毎回新しい人材を採用するために余分なお金を費やす必要がないため、企業にとっても良いことです. これは、より高いコントロールがより多くの結果につながる、風変わりな例の 1 つです。

非同期通信の欠点

非同期通信には多くの利点があります。 より多くの自由を与え、思慮深いコミュニケーションを促進し、深い仕事をサポートし、より良いワークライフ バランスを維持するのに役立ちます。 ただし、日常業務に支障をきたす可能性があるという欠点もあります。 ここでは、非同期通信ツールを使用する際に知っておくべき 3 つの主な欠点を示します。

個人的な魅力が少ない

非同期通信では、会話に応答する時間が長くなります。 しかし、それを行うと、同期通信が提供するパーソナライズが失われます。 ライブの対面でのやり取りは制限されており、従業員に悪影響を与える可能性があります。 このようなやり取りが長時間行われないと、取り残されたと感じる可能性があります。 コミュニケーションにおけるパーソナライゼーションは、顧客にとっても重要です。

顧客の 84% が、パーソナライズされた顧客サービスを提供するブランドにより多くの費用をかけることに同意しました。 このような場合、電話ではなくメールを選択していると、顧客を失う可能性があります。 さらに、あなたの書面によるコミュニケーションが誤解されるリスクが常にあり、それがあなたのトラブルを助長します

行動を起こす時間が増える

競争の激しい環境では、ビジネスは迅速な行動によって繁栄します。 通常、これらのアクションは、チームとの十分な議論の後に行われます。 同期通話では、すべてのチーム メンバーがリアルタイムで参加し、アイデアを提案し、物事を進めることができます。 これは、非同期通信では不可能です。

人々は自分の時間に他の人と交流する選択肢があるため、すぐに参加できない場合があります. これにより、行動を起こすプロセスが遅れます。 意思決定がコミュニケーションの行き詰まりに行き詰まり、ビジネスの利益を危うくします。 ほぼ即時にアクションを実行する必要があるビジネスを管理している場合、限られた対話に非同期通信を使用すると、ビジネスの収益が向上します。

インスタント ブレーンストーミングには不向き

素早い行動と同様に、即時のブレインストーミングは非同期通信ではうまくいきません。 ブレインストーミング セッションは、企業内に参加型の共同作業環境を構築するために重要です。 すべてのブレインストーミング ミーティングで具体的な解決策が得られるわけではありませんが、従業員がアイデアや意見を共有することを奨励します。

同期呼び出しを使用すると、すぐに実行でき、フィードバックも得られます。 時間内に他の人が返信するのを待つ必要はありません。 ブレインストーミングは非同期ツールで行うことができますが、優先順位と期待値はそのように設定する必要があります。 参加者には、物事が非同期的にどのように機能するか、および何を期待すべきかについて明確な指示を与える必要があります。

効率的な非同期通信のための 9 つのソフトウェア ツール

職場やリモート作業環境で使用される最も一般的な非同期ツールを明らかにしましょう。

メールソフト

毎秒 300 万通を超えるメールが送信されているため、メール通信ツールの動作ダイナミクスを理解するのはそれほど難しくありません。 電子メールは、一度送信するとすぐに応答することを期待しないため、非同期です。 受信者が自分の時間に返信することは、許容される標準です。

使いやすさから、電子メールは組織内外で人気のある通信手段です。 チーム ディスカッションでもカスタマー サポートでも、メールは明確なコミュニケーションを確立するのに優れています。

プロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト管理は、企業環境やリモート作業環境での日常業務に欠かせないものです。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、チームはスクラムまたはかんばんボードを維持し、活動を追跡します。 それらは、異なるカテゴリのカードを移動することによって非同期的に通信します。 カテゴリは主に、完了したタスク、進行中のタスクの数、および開始する必要があるタスクを反映しています。

また、チームは互いのカードにコメントし、チーム メンバーを共同作業者として追加して、進行状況についてやり取りします。 プロジェクト管理ソフトウェアは、常に同期電話に出なくても物事を成し遂げる方法の良い例です。

インスタント メッセージング ソフトウェア

チームはインスタント メッセージ (チャットとも呼ばれます) を使用して、電子メールを送信する必要のないレビュー、フィードバック、更新を共有します。 インスタント メッセージは通常、長さが短く、クイック メッセージングに便利です。 完了する必要のあるタスクが多数ある場合は、時間を節約し、生産性を高めることができます。 チームは、仕事のスケジュールを中断することなく、仕事以外のディスカッションを行うための個別の楽しいグループを作成できます。

画面共有ソフト

画面共有ソフトウェアを使用すると、ユーザーはラップトップまたはコンピューターの画面上のコンテンツを他のユーザーと非同期で共有できます。 また、音声ナレーションと一緒にウェブカメラの記録を行うこともできます。 スクリーン レコーダーは、非同期ではありますが、ビデオ通信を行うのに役立つ数少ないツールの 1 つです。

個人的なフィードバックを提供したり、チュートリアルビデオを録画したり、ウェルカムメールやビデオプレゼンテーションに埋め込んだりするのにも非常に適しています. リモート ワーカーの増加に伴い、スクリーン レコーダーはビデオ コミュニケーションの分野で明るい未来を迎えています。

知識管理ソフトウェア

ナレッジ管理ソフトウェアは、企業やコングロマリットが情報のリポジトリを構築するために使用する一種のコンテンツ管理ソフトウェアです。 情報は通常、社内の他の全員がアクセスできるプロセスで構成されています。

誰でも継続的にナレッジ マネジメント ソフトウェアに貢献できます。 これは非同期通信ツールの一例であり、情報システムを自分のペースで一緒に構築する自由を提供します。 共同作成者は、お互いの情報にコメントしたり更新したりして、共通の目標に向かって協力することもできます。

オンライン フォーラム ソフトウェア

オンライン フォーラムは、企業の製品の成長過程に従業員や顧客を夢中にさせるために非常に人気があります。 インターネット ユーザーもフォーラムが好きで、その 15% はオンライン フォーラムやコミュニティを読んだりコメントしたりして積極的に参加しています。 また、企業にとっても戦略的な利点があります。 利害関係者とコミュニティを構築すると、彼らは成長に個人的な関心を持ち、あなたをより信頼してくれます。

フォーラムでは、従業員は質問を投稿してチームメイトから回答を得ることができます。 同様に、顧客は製品開発に関する質問、機能要求、更新情報を投稿することもできます。 ここでの意図は会話ではなく情報提供であるため、議論はほとんど非同期のままです。

測量ソフト

調査と投票は、オンライン フォーラムに似ています。 主な違いは、調査が進行中ではない可能性があることです。 顧客からのフィードバック、製品レビュー、市場の期待を理解するために随時実施されます。 同様に、従業員が会社についてどう考えているかを知るために、社内でも行うことができます。

調査は、電話調査のように同期的に行うことができます。 ただし、非同期アンケートの方が威圧感が少なく、フィードバックを共有しながら考える時間が増えるため、より好ましいです。 非同期調査では、企業は事前に入力された質問を含むフィードバック フォームを共有します。 顧客や従業員は、やりたいときに自分の考えを入力できます。 すぐに答えなければならないという過度のプレッシャーはありません。

デジタル ホワイトボード ソフトウェア

オンライン デジタル ホワイトボードはブレインストーミング ツールです。 新しいアイデアやインスピレーションについて話すためにビデオ通話や電話会議をスケジュールする代わりに、デジタル ホワイトボードを使用すると、非同期の方法で同じ効果を得ることができます。 また、好みに応じてカスタマイズすることで、インターフェイスを自由に操作できます。 ボードを作成し、メモを追加してアイデアを共有できます。

ブレーンストーミングは、同期通信媒体を介して行うと、より魅力的に聞こえます。 ただし、ホワイトボード ソフトウェアのような非同期ツールは、物事を視覚的に見るのに役立ち、新しい可能性を解き放ちます。

会議管理ソフトウェア

エグゼクティブは、会議の 67% が会議の主要議題の伝達に無残に失敗していると感じています。 これは、毎日 500 万件を超える会議です。 生産性の損失は深刻です。 従業員は物事を成し遂げるというより高い個人的責任を負っているため、議題のない会議はリモートチームにとってより妨げになります。

より思慮深く目的のある会議を行うには、会議管理ソフトウェアが非常に役立ちます。 同期会議を無効にすることはできませんが、これらのツールを使用してより良い議題を設定できます。 会議管理ソフトウェアを使用すると、チーム メンバーは通話で話したい内容を前もって計画できます。 議題、タイムラインを設定し、ドキュメントを追加して、集中的なコラボレーションを行うことができます。 このようにして、すべてのチーム メンバーは会議の計画とアプローチについても非常に明確になります。

非同期通信: リモート チームの成功の鍵

リモートワークは、責任を持ち、タイムライン内で物事を成し遂げることが重要です。 そのため、深い作業とコミュニケーションの柔軟性が求められます。 非同期通信は両方を提供します。 リモート ワーカーは、手元のタスクに集中し、完了したら後でメッセージに返信するようにスケジュールできます。 これにより、ストレスが解消され、より良いワークライフバランスが保証されます。

これは、世界中に分散し、異なるタイム ゾーンで作業しているリモート チームに適しています。 非常に多くの新しいリモート ワーカーが旅団に加わることで、非同期通信の需要が高まり、リモート チームに非常に好まれるようになります。