Asenkron İletişim Dağıtılmış Ekiplere Nasıl Yardımcı Olur?

Gün içinde kullandığınız farklı iletişim mecralarını takip etmeyi hiç denediniz mi? Şu anda çoğunuz uzaktan çalışıyorsunuz ve uzak ekipler çeşitli nedenlerle bir dizi araç kullanıyor:

• Ekiple stand-up görüşmesi : Web konferansı aracı
• Müşterileriniz ve diğer paydaşlarla etkileşimler: E-postalar ve telefon görüşmeleri
• Hızlı şaka, iş güncellemeleri ve aradaki her şey: Sohbet yazılımı
• İncelemeler ve geri bildirimler: Görüntülü aramalar ve ekran kayıtları
• Görev atama ve izleme: Proje yönetimi araçları

Bu kapsamlı bir liste değildir, ancak iletişim modelimizin nasıl göründüğüne dair harika bir genel bakış sunar. Şimdi bir dakikanızı ayırın ve kullandığınız bazı araçların karşıt doğasına bakın.

Web konferansı, telefon görüşmeleri ve video görüşmeleri, eşzamanlı iletişim araçlarına örnektir. Ekip iletişimi anında yapılmalıdır. Senkronize bir görüşme yaptığınızda, iletişimi sürdürmek için gerçek zamanlı olarak hazır bulunursunuz.

Öte yandan, e-posta yazılımı, ekran kaydediciler, sohbet yazılımı ve proje yönetimi araçları gibi araçlar var. Bu araçları kullandığınızda, istediğiniz zaman birine yanıt verme seçeneğiniz vardır. Bir sohbet gibi, anında veya daha sonra yanıtlayabilirsiniz. Bu araçların tümü asenkron araçlardır ve bunları başkalarıyla etkileşim kurmak için kullandığınızda, asenkron iletişimin keyfine varırsınız.

Bu blogda asenkron iletişimden detaylı olarak bahsedeceğiz. Avantajları ve dezavantajları nelerdir, şirketler neden onlara güvenir ve işyerlerinde kullanılan en yaygın asenkron iletişim araçları nelerdir.

Asenkron iletişim nedir?

Asenkron iletişim , gerçek zamanlı olarak yapılmayan bir konuşmadır.

İki veya daha fazla kişi, anında yanıt almayı beklemeden bilgi alışverişinde bulunduğunda, eşzamansız bir şekilde sohbet ettikleri söylenir. Eşzamansız iletişime katıldığınızda, arkadaşınızdan, meslektaşınızdan veya aile üyenizden yeni aldığınız metin veya sohbet mesajını ne zaman yanıtlamak istediğinize karar verme seçeneğiniz vardır.

Asenkron iletişim, iletişime rahat bir yaklaşım getirir. Bu kulağa o kadar iyi gelmese de, pek çok faydası vardır (bunu daha sonra bu blogda keşfedeceğiz). Uzun bir konsantrasyon süresi gerektiren işler için iyi çalışır. İletişimin çoğunu eşzamansız olarak yöneterek, arama yapmak için zaman harcamak yerine elinizdeki göreve odaklanmak için kendinize zaman verebilirsiniz.

Telefon veya görüntülü toplantılar, bilgi paylaşmak için çevrimiçi olmanızı veya gerçek zamanlı olarak bulunmanızı gerektirir. Bu sık sık yapılırsa , zamanınızın büyük bir kısmı sadece başkalarıyla iletişim kurmaya harcanır.

Bu sadece asenkron iletişimin temel detayıdır. Şimdi senkron ve asenkron iletişim arasındaki farkları anlamak için daha derine inelim.

Asenkron ve senkronize iletişim

Daha bütünsel bir görünüm elde etmek için, senkron us ve asenkron iletişim arasındaki farkları gösteren ayrıntılı bir karşılaştırma tablosu burada.  

Şirketler neden asenkron iletişime güveniyor?

Senkron ve asenkron iletişim arasındaki tanımı ve farkı bilmek, bu konuyu anlamanın harika bir yoludur. Blogun bu bölümünde, bir adım daha ileri gideceğiz ve şirketlerin neden asenkron iletişime güvendiğini ve bunu çalışma kültürlerine dahil ettiğini öğreneceğiz.

Daha üretken bir iletişim biçimi

Daha az kesinti = daha yüksek verimlilik. Asenkron iletişim, çalışanların bir görev üzerinde daha uzun süre çalışmasına olanak tanır. İletişim gerçek zamanlı olarak yapılmadığından, arada bir görüşmeye veya görüşmeye atlamanıza gerek yoktur. Otomatik olarak, belirli bir zamanda daha fazla iş yapmalarına yardımcı olur. Şirketler üretkenliğe takıntılı hale geldikçe, asenkron iletişim araçları onlar için doğal bir seçim haline geldi.

Ekipler arasında düşünceli iletişim

İyi bağlanmış ekipler üretkenliği %25 oranında artırabilir. Şirketler, asenkron bir çalışma kültürü geliştirerek bu ekipler arasındaki bağlantıyı güçlendirmeyi bekleyebilirler. Asenkron iletişim, ekip çalışmasına daha empatik bir yaklaşıma sahiptir.

Her saat başı görüntülü toplantı ve telefon görüşmesi planlamak yerine, asenkron araçlar kullanılarak en az birkaç iletişim görevi ertelenebilir. Bu, ekip üyelerine düşüncelerini toplamak ve daha derin düşünmek için daha fazla zaman verecektir. Uzun vadede bu, çalışanları daha etkin bir şekilde işbirliği yapmaya teşvik edecektir.

Şirket içinde daha iyi genel ilişki

Çalışanlarınızın işlerine konsantre olmalarına ve meslektaşlarıyla düşünceli bir iletişim için sağlam bir zemin oluşturmasına izin verdiğinizde, şirket içinde genel olarak olumlu bir ilişki kurulur. Kişisel teslim tarihlerine ulaşmak ile açık bir iletişim atmosferiyle ekip çalışmasına katkıda bulunmak arasında iyi bir denge kurar. Ayrıca, çalışanların %62'si işyerinde takım arkadaşlarıyla yakın bir ilişki içinde olduklarında diğer iş tekliflerini reddetme eğiliminde olduklarından, çalışanları elde tutmaya yardımcı olur.

Farklı zaman dilimlerinde kolay iletişim

Farklı coğrafi konumlardan ve farklı zaman dilimlerinden insanlarla çalışıyorsanız, iletişim söz konusu olduğunda asenkron iletişimin üstünlüğü vardır. Zaman sınırlamaları nedeniyle, tüm ekip üyelerinizin her seferinde senkronize bir çağrı için hazır olmasını bekleyemezsiniz.

Eşzamansız iletişim, ekibinizle etkileşim kurmak için daha yararlıdır. Söyledikleriniz konusunda daha dikkatli davranarak gecikmeyi kendi yararınıza kullanabilir ve bunu uzak ekiplerle daha derin ilişkiler kurmak için bir fırsat olarak kullanabilirsiniz. Bu nedenle, bir asenkron iletişim aracı, uzak çalışma kaynakları listesinde olmazsa olmazlardandır.

Bir iletişim izi tutmaya yardımcı olur

Birçok asenkron iletişim aracı yazılı iletişime bağlıdır. Bu fazladan bir iş gibi geliyor çünkü konuşmak, düşünceli yazmaya kıyasla daha spontane ve daha kolay. Ancak, gümüş bir astarı var. Asenkron iletişim ile iletişimi takip edebilirsiniz. Her zaman geri dönebilir, önceki iletişime başvurabilir ve yeni bilgiler edinebilirsiniz. Müşterilerle etkileşim kurmak için eşzamansız iletişim kullandığınızda bu daha önemli hale gelir. Anlaşmazlıkların çözümüne yardımcı olur ve ekipler için bir bilgi tabanı görevi görür.

Asenkron iletişimin faydaları

Birkaç şirket, iş yerlerinde asenkron iletişim kullanmanın faydalarından yararlanıyor. Birkaçı önümüzdeki zamanlarda uzaktan çalışmaya geçecek ve asenkron araçları benimseyecektir. Bir çalışan olarak bu iletişim biçiminden bekleyebileceğiniz faydalar nelerdir? Blogun bu bölümünde öğrenin.

Daha düşük zihinsel stres

Senkron iletişim çok sık yapılırsa stresli olabilir. Birden fazla üyeyle arka arkaya görüntülü toplantılara katıldığınızı hayal edin. Dikkatinizi farklı konuşmacılar arasında değiştirmeniz, her zaman dikkatli olmanız ve sıranız geldiğinde konuşmanız gerekir.

Bu kombinasyon bunaltıcı olabilir ve sonuçta Zoom yorgunluğu gibi sorunlara yol açabilirken, asenkron iletişim sizi bu tür stresten kilometrelerce uzak tutar. Ne zaman ve ne zaman iletişim kurmak istediğinize karar verme gücüne sahip olduğunuzda, iletişiminiz ve zihinsel dengeniz üzerinde daha iyi kontrol sahibi olursunuz.

Tartışmalara katılmak daha kolay

Herkes canlı çevrimiçi aramalara katılma konusunda rahat değildir. Bunun düşüncesi bile sosyal kaygısı olan biri için travmatik bir deneyim olabilir. Sinirlilik, yargılanma veya başkalarıyla karşılaştırılma korkusundan kaynaklanır. Böyle bir durumda, senkronize çağrılar ekip için ters etki yapabilir.

Asenkron iletişim ile çalışanlar bu duygudan kolayca kurtulabilir. Sesleri veya görünüşleri konusunda üzerlerinde herhangi bir baskı yoktur. Üstelik birileri onlara fikir veya düşüncelerini sorduğunda çarpıntı yaşamazlar. Kendi zamanlarında inşa edebilir ve başkalarıyla paylaşabilirler.

Daha fazla esneklik

Çalışanların yüzde yetmişi işlerinde esnekliği tercih ediyor. İşlerini onlar için daha çekici kılıyor. Bu anlaşılabilir bir durumdur çünkü birçok çalışan iş-yaşam dengesine daha fazla önem vermektedir. Uzaktan çalışma bir dereceye kadar esneklik sağlar. Ancak iletişim çoğunlukla senkron ise, uzun süre bu şekilde kalmaz. Verimli saatleri aramalar ve toplantılarla alınır.

Daha asenkron iletişim yöntemleri kullanarak çalışanlar çalışma programlarını daha etkin bir şekilde planlayabilirler. Sadece çalışma takvimine değil, başkalarıyla ne zaman iletişim kurmak istediklerine de karar verebilirler. İşlerini en iyi zamanda kesintisiz olarak yapma konusunda daha fazla özgürlüğe sahip oluyorlar ve günün ilerleyen saatlerinde sohbetlere ve e-postalara yanıt vermeyi planlıyorlar.

Derin iş

Derin çalışma, dikkatiniz dağılmadan uzun süre çalıştığınız üretken bir bölgeye girmek anlamına gelir. Uzak ekipler için, etkili sonuçlar üretmek için derin çalışma çok önemlidir. Bu, asenkron iletişim ile sağlanabilir. Eşzamanlı çağrıların sayısını sınırlayarak, çalışanlar bir akışa girebilir ve görevi tamamlama konusundaki vizyonlarını tünelleyebilir.

Daha fazla kontrol

Blogu buraya kadar okuduysanız, zaten fark etmiş olmanız gereken bir şey var: eşzamansız iletişim, programınız üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanıza yardımcı olur. Programa göre, hem iş hem de iletişim anlamına gelir.

Bu, işlerini yapan, akranlarıyla düşünceli bir şekilde iletişim kuran, daha iyi zihinsel doyuma sahip olan ve çok daha mutlu olan çalışanlar için önemlidir. Ayrıca, daha düşük çalışan devir oranları hakkında endişelenmeleri ve her seferinde yeni yetenekleri işe almak için ekstra dolar harcamaları gerekmediğinden şirketler için de iyidir. Bu, daha yüksek kontrolün daha fazla sonuca yol açtığı sıra dışı örneklerden biridir.

Asenkron iletişimin dezavantajları

Asenkron iletişimin birçok olumlu yönü vardır. Daha fazla özgürlük verir, düşünceli iletişimi teşvik eder, derin çalışmayı destekler ve daha iyi bir iş-yaşam dengesinin korunmasına yardımcı olur. Bununla birlikte, günlük işlerin önüne geçebilecek birkaç dezavantajı da vardır. Eşzamansız iletişim araçlarını kullanmanın bilmeniz gereken üç büyük dezavantajı burada.

Daha az kişisel çekicilik

Asenkron iletişim, bir konuşmayı yanıtlamak için daha fazla zaman verir. Ancak bunu yaparken senkron iletişimin sunduğu kişiselleştirme özelliğini kaybeder. Canlı yüz yüze etkileşim sınırlıdır ve bu da çalışanlar üzerinde olumsuz etki yaratabilir. Bu tür etkileşimler olmadan daha uzun bir süre, kendilerini dışlanmış hissetmelerine neden olabilir. İletişimde kişiselleştirme müşteriler için de önemlidir.

Müşterilerin yüzde seksen dördü, kişiselleştirilmiş müşteri hizmeti sunan bir markaya daha fazla harcama yapmayı kabul etti. Böyle bir durumda, telefon görüşmeleri yerine e-postaları seçerseniz, müşterilerinizi kaybedebilirsiniz. Ayrıca, her zaman yazılı iletişiminizin yanlış anlaşılma riski vardır ve bu da sıkıntınızı artırır.

Aksiyon almak için daha fazla zaman

Rekabet ortamında, işletmeler hızlı aksiyonlar alarak gelişirler. Genellikle bu eylemler, ekiple kapsamlı görüşmeler yapıldıktan sonra gerçekleştirilir. Eşzamanlı bir çağrıda, her ekip üyesi gerçek zamanlı olarak katılabilir, fikirlerini ortaya koyabilir ve işleri yoluna koyabilir. Bu sadece asenkron iletişim ile mümkün değildir.

İnsanlar kendi zamanlarında başkalarıyla etkileşim kurma seçeneğine sahip olduklarından, anında katılmayabilirler. Bu, önlem alma sürecini geciktirir. Kararlar, ticari kazançları tehlikeye atan bir iletişim arafında sıkışıp kalır. Eylemlerin neredeyse hemen yapılması gereken bir işletmeyi yönetiyorsanız, sınırlı etkileşimler için eşzamansız iletişim kullanmak işletmeniz için daha iyi getiri sağlayacaktır.

Anlık beyin fırtınası için iyi değil

Hızlı hareketlere benzer şekilde, anlık beyin fırtınası asenkron iletişimle iyi gitmez. Beyin fırtınası oturumları, bir şirket içinde katılımcı ve işbirlikçi bir ortam geliştirmek için önemlidir. Tüm beyin fırtınası toplantılarının somut bir çözümü olmaz, ancak çalışanları fikir ve görüşlerini paylaşmaya teşvik eder.

Senkron çağrılarla anında yapabilirler ve geri bildirim de alabilirler. Başkalarının zamanında cevap vermesini beklemek zorunda değiller. Beyin fırtınası asenkron araçlarla yapılabilir, ancak öncelik ve beklenti bu şekilde ayarlanmalıdır. Katılımcılara işlerin asenkron bir şekilde nasıl yürüdüğü ve ne beklemeleri gerektiği konusunda net talimatlar verilmelidir.

Verimli asenkron iletişim için 9 yazılım aracı

İş yerlerinde ve uzak çalışma ortamlarında kullanılan en yaygın eşzamansız araçları ortaya çıkaralım.

E-posta yazılımı

Her saniye gönderilen 3 milyondan fazla e-posta ile, e-posta iletişim araçlarının çalışma dinamikleriyle ilişki kurmak çok zor değil. E-postalar eşzamansızdır çünkü bir kez gönderdiğinizde anında yanıt beklemezsiniz. Alıcının kendi zamanında yanıt vermesi kabul edilebilir bir normdur.

Kullanım kolaylığı nedeniyle, e-postalar kurum içinde ve dışında popüler bir iletişim şeklidir. Ekip tartışmaları veya müşteri desteği olsun, e-postalar net iletişim kurma konusunda harika bir iş çıkarır.

Proje yönetimi yazılımı

Proje yönetimi, hem kurumsal hem de uzaktan çalışma ortamında günlük çalışmanın önemli bir parçasıdır. Ekipler, proje yönetimi yazılımını kullanarak etkinliklerin kaydını tutmak için bir saldırı veya kanban panosu tutar. Farklı kategorilerdeki kartları hareket ettirerek asenkron iletişim kurarlar. Kategoriler çoğunlukla hangi görevlerin tamamlandığını, kaç tanesinin devam ettiğini ve kaç tanesinin başlatılması gerektiğini yansıtır.

Ekipler ayrıca birbirlerinin kartları hakkında yorum yapar ve ilerlemeyle ilgili etkileşimde bulunmak için ekip üyelerini ortak çalışan olarak ekler. Proje yönetimi yazılımı, her zaman senkronize bir çağrıya girmeden işleri nasıl halledebileceğinizin harika bir örneğidir.

Anında mesajlaşma yazılımı

Ekipler, e-posta göndermeyi gerektirmeyen incelemeleri, geri bildirimleri ve güncellemeleri paylaşmak için sohbet olarak da bilinen anlık iletilere güvenir. Anlık mesajların uzunluğu genellikle daha kısadır ve hızlı mesajlaşma için daha uygundur. Tamamlanması gereken birçok görev olduğunda zaman kazandırır ve daha üretken olabilir. Takımlar, çalışma programlarını kesintiye uğratmadan iş dışı tartışmalar yapmak için ayrı eğlenceli gruplar oluşturabilir.

Ekran paylaşım yazılımı

Ekran paylaşım yazılımı, kullanıcıların bir dizüstü bilgisayar veya bilgisayar ekranındaki içeriklerini eşzamansız olarak başkalarıyla paylaşmalarına olanak tanır. Ayrıca sesli anlatımla birlikte web kamerası kaydı da yapabilirler. Ekran kaydediciler, asenkron bir şekilde de olsa görüntülü iletişim kurmaya yardımcı olan çok az araçtan biridir.

Kişisel geri bildirim vermek, eğitim videoları kaydetmek, hoş geldiniz e-postalarına ve video sunumlarına yerleştirmek için de çok iyi çalışıyor. Uzaktan çalışan sayısındaki artışla birlikte, ekran kaydedicilerin video iletişim alanında kesinlikle parlak bir geleceği var.

Bilgi yönetimi yazılımı

Bilgi yönetimi yazılımı, şirketler ve holdingler tarafından bir bilgi deposu oluşturmak için kullanılan bir tür içerik yönetimi yazılımıdır. Bilgiler genellikle şirketteki diğer herkesin erişebileceği süreçlerden oluşur.

Herkes bilgi yönetimi yazılımına sürekli olarak katkıda bulunabilir. Onlara kendi hızlarında birlikte bir bilgi sistemi oluşturma özgürlüğü verdiği için asenkron bir iletişim aracı örneğidir. Birlikte yaratıcılar ayrıca birbirlerinin bilgilerini yorumlayabilir veya güncelleyebilir, böylece ortak bir hedef doğrultusunda işbirliği yapabilirler.

Çevrimiçi forum yazılımı

Çevrimiçi forumlar, bir şirketin ürün geliştirme yolculuğunda çalışanları ve müşterileri şımartmak için çok popülerdir. İnternet kullanıcıları da forumları sever, çünkü bunların %15'i çevrimiçi forumlarda ve topluluklarda okuyarak ve yorum yaparak aktif olarak katılır. Ayrıca şirketler için stratejik bir avantaja sahiptir; Paydaşlarla bir topluluk oluşturduğunuzda, büyümeyle kişisel olarak ilgilenirler ve size daha fazla güvenirler.

Bir forumda çalışanlar, takım arkadaşlarından yanıt almak için sorular gönderebilir. Benzer şekilde, müşteriler de ürün geliştirmeyle ilgili sorular, özellik istekleri ve güncellemeler gönderebilirler. Buradaki amaç sohbet etmek yerine bilgilendirmek olduğu için tartışmalar çoğunlukla asenkron olarak kalıyor.

Anket yazılımı

Anketler ve anketler çevrimiçi forumlara benzer. En büyük fark, anketlerin devam etmeyebileceğidir. Müşteri geri bildirimlerini, ürün incelemelerini ve pazar beklentilerini anlamak için zaman zaman gerçekleştirilir. Benzer şekilde, çalışanların şirket hakkında ne düşündüklerini bilmek de dahili olarak yapılabilir.

Anketler, telefon anketleri gibi senkronize bir şekilde yapılabilir. Bununla birlikte, asenkron anketler, daha az korkutucu oldukları ve geri bildirim paylaşırken düşünmek için daha fazla zaman verdikleri için daha fazla tercih edilir. Eşzamansız bir ankette şirketler, önceden doldurulmuş sorular içeren bir geri bildirim formu paylaşır. Müşteriler veya çalışanlar, yapmak istediklerinde düşüncelerini girebilirler. Hemen cevap vermek için gereksiz bir baskı yoktur.

Dijital beyaz tahta yazılımı

Çevrimiçi dijital beyaz tahtalar beyin fırtınası araçlarıdır. Yeni fikirler veya ilhamlar hakkında konuşmak için bir video veya telefon görüşmesi planlamak yerine, dijital beyaz tahtalar bunu aynı etkinlikle eşzamansız bir şekilde yapmanıza olanak tanır. Ayrıca, beğeninize göre özelleştirerek arayüzle oynamak için daha fazla özgürlük sağlar. Fikirleri paylaşmak için panolar oluşturabilir ve notlar ekleyebilirsiniz.

Beyin fırtınası, senkron iletişim ortamları üzerinden yapıldığında daha çekici geliyor. Bununla birlikte, beyaz tahta yazılımı gibi eşzamansız araçlar, yeni olasılıkların kilidini açan şeylere görsel olarak bakmaya yardımcı olur.

Toplantı yönetim yazılımı

Yöneticiler, toplantıların %67'sinin toplantının ana gündemini iletmede sefil bir şekilde başarısız olduğunu düşünüyor. Bu, her gün 5 milyondan fazla toplantı demek. Verimlilik kaybı berbat. Çalışanların işleri halletmek için daha yüksek kişisel sorumlulukları olduğundan, gündemsiz toplantılar uzak ekipler için daha fazla engel oluşturuyor.

Daha düşünceli ve amaçlı toplantılar yapmak için toplantı yönetim yazılımı çok faydalıdır. Senkronize toplantıları öylece iptal edemezsiniz, ancak bu araçları kullanarak daha iyi bir gündem belirleyebilirsiniz. Toplantı yönetimi yazılımı, ekip üyelerinin görüşmede görüşmek istediklerini önceden planlamalarına olanak tanır. Odaklanmış işbirliğine sahip olmak için gündemler, zaman çizelgeleri belirleyebilir ve belgeler ekleyebilirler. Bu şekilde, her ekip üyesi de toplantı planı ve yaklaşımı konusunda çok nettir.

Asenkron iletişim: başarılı uzak ekiplerin anahtarı

Uzaktan çalışma, sorumluluk sahibi olmak ve işleri zaman çizelgesi içinde yapmakla ilgilidir. Bu nedenle, derin bir çalışma ve iletişimde daha fazla esneklik gerektirir. Asenkron iletişim her ikisini de sunar. Uzaktan çalışanlar, eldeki görevlere odaklanabilir ve işleri bittiğinde mesajları yanıtlamayı daha sonra planlayabilir. Bu, stresi ortadan kaldırır ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlar.

Bu, dünya çapında farklı saat dilimlerinde çalışan uzak ekipler için daha geçerlidir. Tugaya bu kadar çok yeni uzaktan çalışanın katılmasıyla, asenkron iletişim daha fazla talep görecek ve uzak ekipler tarafından yüksek oranda tercih edilecek.