Как асинхронная связь помогает распределенным командам

Вы когда-нибудь пробовали отслеживать различные средства коммуникации, которыми вы пользуетесь в течение дня? Сейчас большинство из вас работает удаленно, и удаленные команды используют набор инструментов по разным причинам:

• Стенд-ап с командой : Инструмент для веб-конференций
• Взаимодействие с вашими клиентами и другими заинтересованными сторонами: электронная почта и телефонные звонки .
• Быстрый стеб, рабочие обновления и все, что между ними: программное обеспечение для чата
• Обзоры и отзывы: видеозвонки и записи экрана
• Постановка задач и отслеживание: инструменты управления проектами

Это не исчерпывающий список, но он дает отличное представление о том, как выглядит наш шаблон общения. Теперь найдите минутку и посмотрите на противоречивую природу некоторых инструментов, которые вы используете.

Веб-конференции, телефонные звонки и видеозвонки являются примерами инструментов синхронного общения. Коммуникация в команде должна осуществляться мгновенно. Когда вы ведете синхронный разговор, вы присутствуете в режиме реального времени, чтобы продолжить общение.

С другой стороны, есть такие инструменты, как программное обеспечение для электронной почты, средства записи экрана, программное обеспечение для чата и инструменты управления проектами. Когда вы используете эти инструменты, у вас есть возможность ответить кому-то в удобное для вас время. Как и в чате, вы можете ответить на него сразу или позже. Все эти инструменты являются асинхронными инструментами, и когда вы используете их для взаимодействия с другими, вы занимаетесь асинхронным общением.

В этом блоге мы подробно поговорим об асинхронной связи. Каковы его преимущества и недостатки, почему компании полагаются на них и какие наиболее распространенные инструменты асинхронной коммуникации используются на рабочих местах.

Что такое асинхронная связь?

Асинхронное общение — это разговор, который не происходит в режиме реального времени.

Когда два или более человека обмениваются информацией, не ожидая немедленного ответа, говорят, что они общаются асинхронно. Когда вы участвуете в асинхронном общении, у вас есть выбор, когда вы хотите ответить на текстовое сообщение или сообщение в чате, которое вы только что получили от своего друга, коллеги или члена семьи.

Асинхронная связь использует непринужденный подход к общению. Хотя это может показаться не таким уж замечательным, у него есть много преимуществ (которые мы рассмотрим позже в этом блоге). Это хорошо работает для тех видов работ, которые требуют длительного времени концентрации. Управляя большей частью коммуникации асинхронно, вы можете дать себе время сосредоточиться на текущей задаче, вместо того, чтобы тратить время на звонки.

Совещания по телефону или видео требуют, чтобы вы были в сети или присутствовали в режиме реального времени для обмена информацией. Если это делается слишком часто, большая часть вашего времени тратится только на общение с другими людьми.

Это только основные детали асинхронной связи. Теперь давайте углубимся в понимание различий между синхронной и асинхронной связью.

Асинхронная и синхронная связь

Чтобы получить более целостное представление, вот подробная сравнительная таблица, показывающая различия между синхронной и асинхронной связью.  

Почему компании полагаются на асинхронную связь?

Знание определения и различий между синхронной и асинхронной коммуникацией — отличный способ лучше понять этот предмет. В этой части блога мы сделаем еще один шаг и узнаем, почему компании полагаются на асинхронное общение и включают его в свою рабочую культуру.

Более продуктивная форма общения

Меньше перерывов = выше производительность. Асинхронная связь позволяет сотрудникам работать над задачей более длительный период. Поскольку общение не происходит в режиме реального времени, нет необходимости переключаться между звонками или встречами. Автоматически это помогает им выполнять больше дел в определенное время. Поскольку компании одержимы производительностью, инструменты асинхронной связи стали для них естественным выбором.

Продуманное общение между командами

Команды с хорошими связями могут повысить производительность на 25%. Развивая культуру асинхронной работы, компании могут рассчитывать на укрепление связи между этими командами. Асинхронное общение имеет более чуткий подход к командной работе.

Вместо того, чтобы планировать видеовстречи и телефонные звонки каждый час, используя асинхронные инструменты, можно отложить как минимум несколько коммуникационных задач. Это даст членам команды больше времени, чтобы собраться с мыслями и подумать более глубоко. В долгосрочной перспективе это будет стимулировать сотрудников к более эффективному сотрудничеству.

Улучшение общих отношений внутри компании

Когда вы позволяете своим сотрудникам сосредоточиться на своей работе и создаете прочную основу для вдумчивого общения со своими коллегами, это создает в целом позитивные отношения внутри компании. Это создает прекрасный баланс между соблюдением личных сроков и вкладом в командную работу в атмосфере открытого общения. Это также помогает удерживать сотрудников, поскольку 62% из них, как правило, отклоняют другие предложения о работе, когда у них есть близкие отношения со своими товарищами по команде на рабочем месте.

Удобное общение в разных часовых поясах

Если вы работаете с людьми из разных географических мест и разных часовых поясов, то асинхронное общение имеет преимущество, когда дело доходит до общения. Из-за ограничений по времени вы не можете ожидать, что все члены вашей команды будут доступны для синхронного вызова каждый раз.

Асинхронное общение более полезно для взаимодействия с вашей командой. Вы можете использовать временной лаг в своих интересах, более внимательно относиться к тому, что вы говорите, и использовать его как возможность построить более глубокие отношения с удаленными командами. Поэтому средство асинхронной связи обязательно должно быть в списке ресурсов для удаленной работы.

Помогает сохранить связь

Многие инструменты асинхронного общения зависят от письменного общения. Это звучит как дополнительная работа, потому что разговор более спонтанный и легкий по сравнению с вдумчивым письмом. Тем не менее, у него есть серебряная подкладка. Благодаря асинхронному обмену данными вы можете отслеживать обмен данными. Вы всегда можете вернуться, обратиться к предыдущему общению и сделать новые выводы. Это становится более важным, когда вы используете асинхронную связь для взаимодействия с клиентами. Он помогает в разрешении споров и служит базой знаний для команд.

Преимущества асинхронной связи

Несколько компаний пожинают плоды использования асинхронной связи на своем рабочем месте. В ближайшее время некоторые из них перейдут на удаленную работу и примут асинхронные инструменты. Какие преимущества вы можете ожидать как сотрудник от этой формы общения? Узнайте в этом разделе блога.

Низкий умственный стресс

Синхронное общение может вызвать стресс, если оно выполняется слишком часто. Представьте, что вы посещаете одно за другим видеовстречи с несколькими участниками. Вы должны переключать внимание между разными говорящими, все время оставаться внимательным и говорить, когда подходит ваша очередь.

Эта комбинация может стать подавляющей и в конечном итоге привести к таким проблемам, как усталость от Zoom, тогда как асинхронное общение удерживает вас от такого стресса за много миль. Когда у вас есть возможность решать, что и когда вы хотите сообщить, вы лучше контролируете свое общение и душевное равновесие.

Легче участвовать в обсуждениях

Не всем удобно участвовать в живых онлайн-звонках. Даже мысль об этом может быть травмирующим опытом для человека, страдающего социальной тревожностью. Нервозность возникает из-за боязни осуждения или сравнения с другими. В таком случае синхронные вызовы могут быть контрпродуктивными для команды.

Благодаря асинхронному общению сотрудники могут легко избавиться от этого чувства. На них не оказывается никакого давления в отношении того, как они звучат или выглядят. Более того, им не приходится страдать от учащенного сердцебиения, когда кто-то спрашивает их мнение или мысли. Они могут построить его в свое время и поделиться им с другими.

Большая гибкость

Семьдесят процентов сотрудников предпочитают гибкость в своей работе. Это делает их работу более привлекательной для них. Это понятно, потому что многие сотрудники придают большее значение балансу между работой и личной жизнью. Удаленная работа обеспечивает некоторую гибкость. Но если общение в основном синхронное, оно не остается таким в течение длительного времени. Их продуктивные часы заняты звонками и встречами.

Используя более асинхронные методы связи, сотрудники могут более эффективно планировать свой рабочий график. Они могут не только определять график работы, но и когда хотят общаться с другими. Они получают больше свободы, чтобы выполнять свою работу в лучшее время без перерывов и планировать ответы на чаты и электронные письма позже в течение дня.

Глубокая работа

Глубокая работа означает попадание в продуктивную зону, где вы работаете в течение длительного периода времени, не отвлекаясь. Для удаленных команд глубокая работа очень важна для получения эффективных результатов. Это может быть достигнуто с помощью асинхронной связи. Ограничив количество синхронных вызовов, сотрудники могут войти в поток и сконцентрироваться на выполнении задачи.

Больше контроля

Если вы дочитали этот блог до этого места, то должны уже кое-что понять: асинхронное общение помогает вам лучше контролировать свое расписание. Под графиком подразумевается и работа, и общение.

Это важно для сотрудников, поскольку они выполняют свою работу, вдумчиво общаются со своими коллегами, получают больше психологического удовлетворения и намного счастливее. Это также хорошо для компаний, поскольку им не нужно беспокоиться о снижении текучести кадров и каждый раз тратить дополнительные деньги на наем новых талантов. Это один из тех необычных примеров, когда больший контроль приводит к большему результату.

Недостатки асинхронной связи

Асинхронная связь имеет много положительных сторон. Это дает больше свободы, поощряет вдумчивое общение, поддерживает глубокую работу и помогает поддерживать лучший баланс между работой и личной жизнью. Тем не менее, у него также есть несколько недостатков, которые могут мешать повседневной работе. Вот три основных недостатка использования инструментов асинхронной связи, о которых вам следует знать.

Меньше личной привлекательности

Асинхронная связь дает больше времени для ответа на разговор. Но при этом он теряет персонализацию, которую предлагает синхронное общение. Живое общение лицом к лицу ограничено, что может негативно сказаться на сотрудниках. Более длительная продолжительность без таких взаимодействий может заставить их чувствовать себя обделенными. Персонализация в общении важна и для клиентов.

Восемьдесят четыре процента клиентов согласились тратить больше на бренд, который обеспечивает персонализированное обслуживание клиентов. В таком случае, если вы предпочитаете электронные письма телефонным звонкам, вы можете потерять клиентов. Кроме того, всегда существует риск того, что ваше письменное сообщение будет неправильно понято, что добавит вам проблем.

Больше времени на действия

В конкурентной среде предприятия процветают, предпринимая быстрые действия. Обычно эти действия предпринимаются после тщательного обсуждения с командой. В синхронном вызове каждый член команды может участвовать в режиме реального времени, выдвигать свои идеи и продвигать дела. Это просто невозможно с асинхронной связью.

Поскольку у людей есть возможность взаимодействовать с другими в свое время, они могут не участвовать мгновенно. Это задерживает процесс принятия мер. Решения застревают в коммуникационной неопределенности, ставя под угрозу прибыль бизнеса. Если вы управляете бизнесом, в котором действия должны быть предприняты почти немедленно, то использование асинхронной связи для ограниченных взаимодействий принесет большую отдачу для вашего бизнеса.

Не подходит для мгновенного мозгового штурма

Подобно быстрым действиям, мгновенный мозговой штурм плохо сочетается с асинхронным общением. Мозговые штурмы важны для создания атмосферы участия и сотрудничества внутри компании. Не все мозговые штурмы будут иметь конкретное решение, но они побуждают сотрудников делиться своими идеями и взглядами.

С синхронными вызовами они могут сделать это мгновенно, а также получить обратную связь. Им не нужно ждать, пока другие ответят в свое время. Мозговой штурм можно проводить с помощью асинхронных инструментов, но таким образом должны быть установлены приоритет и ожидания. Участникам следует дать четкие инструкции о том, как все работает в асинхронном режиме и чего им следует ожидать.

9 программных инструментов для эффективной асинхронной связи

Давайте рассмотрим наиболее распространенные асинхронные инструменты, используемые на рабочих местах и ​​в удаленных рабочих средах.

Программное обеспечение электронной почты

Каждую секунду отправляется более 3 миллионов электронных писем, поэтому нетрудно понять динамику работы инструментов для общения по электронной почте. Электронные письма асинхронны, потому что, отправив их, вы не ожидаете немедленного ответа. Для получателя приемлемой нормой является отвечать в свое время.

Благодаря простоте использования электронная почта является популярным способом общения как внутри организации, так и за ее пределами. Будь то командные обсуждения или поддержка клиентов, электронная почта отлично помогает установить четкую коммуникацию.

Программное обеспечение для управления проектами

Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной работы как в корпоративной, так и в удаленной рабочей среде. Используя программное обеспечение для управления проектами, команды поддерживают схватку или доску канбан, чтобы отслеживать действия. Они общаются асинхронно, перемещая карты в разных категориях. Категории в основном отражают, какие задачи были завершены, сколько находятся в процессе выполнения и сколько еще предстоит начать.

Команды также комментируют карточки друг друга и добавляют членов команды в качестве соавторов для взаимодействия с прогрессом. Программное обеспечение для управления проектами — отличный пример того, как вы можете добиться цели, не всегда получая синхронный вызов.

Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями

Команды полагаются на мгновенные сообщения, также известные как чаты, для обмена обзорами, отзывами и обновлениями, которые не требуют отправки по электронной почте. Мгновенные сообщения обычно короче по длине и более удобны для быстрого обмена сообщениями. Это экономит время и может быть более продуктивным, когда есть много задач, которые нужно выполнить. Команды могут создавать отдельные веселые группы для нерабочих дискуссий, не прерывая свой рабочий график.

Программное обеспечение для демонстрации экрана

Программное обеспечение для совместного использования экрана позволяет пользователям асинхронно делиться своим контентом на экране ноутбука или компьютера с другими. Они также могут делать запись с веб-камеры вместе с голосовым комментарием. Средства записи экрана — один из тех очень немногих инструментов, которые помогают осуществлять видеосвязь, хотя и асинхронно.

Он очень хорошо работает для предоставления личных отзывов, записи обучающих видеороликов, встраивания в приветственные электронные письма и видеопрезентаций. С увеличением числа удаленных сотрудников устройства записи экрана, безусловно, имеют светлое будущее в сфере видеосвязи.

Программное обеспечение для управления знаниями

Программное обеспечение для управления знаниями — это тип программного обеспечения для управления контентом, используемого компаниями и конгломератами для создания хранилища информации. Информация обычно состоит из процессов, к которым могут получить доступ все остальные сотрудники компании.

Любой может внести свой вклад в программное обеспечение для управления знаниями на постоянной основе. Это пример инструмента асинхронной связи, поскольку он дает им свободу создавать информационную систему вместе в своем собственном темпе. Соавторы также могут комментировать или обновлять информацию друг друга, тем самым сотрудничая для достижения общей цели.

Программное обеспечение для онлайн-форумов

Онлайн-форумы очень популярны для того, чтобы вовлечь сотрудников и клиентов в путь развития продукта компании. Интернет-пользователи также любят форумы, так как 15% из них активно участвуют в онлайн-форумах и сообществах, читая и оставляя комментарии. Это также имеет стратегическое преимущество для компаний; когда вы создаете сообщество с заинтересованными сторонами, они проявляют личную заинтересованность в росте и больше доверяют вам.

На форуме сотрудники могут публиковать вопросы, чтобы получить ответы от своих товарищей по команде. Точно так же клиенты могут публиковать вопросы, запросы функций и обновления по разработке продукта. Поскольку цель здесь состоит в том, чтобы информировать, а не вести беседу, обсуждения в основном остаются асинхронными.

Программное обеспечение для опросов

Опросы и опросы похожи на онлайн-форумы. Основное отличие состоит в том, что опросы могут не быть постоянными. Он проводится время от времени, чтобы понять отзывы клиентов, обзоры продуктов и ожидания рынка. Точно так же это можно сделать и внутри компании, чтобы узнать, что сотрудники думают о компании.

Опросы можно проводить синхронно, как опросы по телефону. Однако асинхронные опросы предпочтительнее, поскольку они менее пугающие и дают больше времени на размышления при обмене отзывами. В асинхронном опросе компании совместно используют форму обратной связи с предварительно заполненными вопросами. Клиенты или сотрудники могут вводить свои мысли, когда захотят. Нет необходимости отвечать немедленно.

ПО для цифровой доски

Цифровые онлайн-доски — это инструменты мозгового штурма. Вместо того, чтобы планировать видео или телефонный звонок, чтобы обсудить новые идеи или идеи, цифровые доски позволяют вам делать это с той же эффективностью асинхронным способом. Это также дает больше свободы для игры с интерфейсом, настраивая его по своему вкусу. Вы можете создавать доски и добавлять заметки, чтобы делиться идеями.

Мозговой штурм звучит более привлекательно, когда он проводится через синхронные средства связи. Однако асинхронные инструменты, такие как программное обеспечение для белой доски, помогают смотреть на вещи визуально, что открывает новые возможности.

Программное обеспечение для управления встречами

Руководители считают, что 67% собраний с треском проваливаются в донесении основной повестки собрания. Это более 5 миллионов встреч каждый день. Потеря производительности ужасна. Совещания без повестки дня больше мешают удаленным командам, поскольку сотрудники несут более высокую личную ответственность за выполнение задач.

Программное обеспечение для управления собраниями очень полезно для проведения более продуманных и целенаправленных встреч. Вы не можете просто аннулировать синхронные встречи, но вы можете установить лучшую повестку дня, используя эти инструменты. Программное обеспечение для управления собраниями позволяет членам команды заранее планировать то, что они хотят обсудить во время звонка. Они могут устанавливать повестки дня, сроки и добавлять документы для целенаправленного сотрудничества. Таким образом, каждый член команды имеет кристально ясное представление о плане встречи и подходе к ней.

Асинхронная связь: ключ к успешным удаленным командам

Удаленная работа во многом связана с ответственностью и выполнением дел в установленные сроки. Поэтому он требует глубокой работы и большей гибкости в общении. Асинхронная связь предлагает и то, и другое. Удаленные работники могут сосредоточиться на текущих задачах и запланировать ответы на сообщения позже, когда они будут выполнены. Это устраняет стресс и обеспечивает лучший баланс между работой и личной жизнью.

Это больше применимо к удаленным командам, которые распределены по всему миру и работают в разных часовых поясах. Поскольку к бригаде присоединяется так много новых удаленных сотрудников, асинхронная связь будет пользоваться большим спросом, и удаленные команды будут предпочитать ее.