In che modo la comunicazione asincrona aiuta i team distribuiti

Hai mai provato a tenere traccia dei diversi mezzi di comunicazione che utilizzi durante il giorno? Al momento, la maggior parte di voi lavora in remoto e i team remoti utilizzano una suite di strumenti per vari motivi:

• Stand-up call con il team : strumento per conferenze Web
• Interazioni con i tuoi clienti e altre parti interessate: e-mail e telefonate
• Battute rapide, aggiornamenti di lavoro e tutto il resto: software di chat
• Recensioni e feedback: videochiamate e registrazioni dello schermo
• Assegnazione e monitoraggio delle attività: strumenti di gestione del progetto

Questo non è un elenco esaustivo, ma offre un'ottima panoramica di come appare il nostro modello di comunicazione. Ora prenditi un momento e osserva la natura contrarian di alcuni degli strumenti che usi.

Le conferenze Web, le telefonate e le videochiamate sono esempi di strumenti di comunicazione sincrona. La comunicazione del team deve essere effettuata in modo istantaneo. Quando hai una conversazione sincrona, sei presente in tempo reale per continuare la comunicazione.

D'altra parte, ci sono strumenti come software di posta elettronica, registratori dello schermo, software di chat e strumenti di gestione dei progetti. Quando utilizzi questi strumenti, hai la possibilità di rispondere a qualcuno all'ora che preferisci. Come in una chat, puoi rispondere all'istante o in un secondo momento. Tutti questi strumenti sono strumenti asincroni e quando li usi per interagire con gli altri, stai indulgendo in una comunicazione asincrona.

In questo blog parleremo in dettaglio della comunicazione asincrona. Quali sono i suoi vantaggi e svantaggi, perché le aziende si affidano a loro e quali sono gli strumenti di comunicazione asincrona più comuni utilizzati nei luoghi di lavoro.

Che cos'è la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona è una conversazione non fatta in tempo reale.

Quando due o più persone si scambiano informazioni senza aspettarsi una risposta immediata, si dice che conversano in modo asincrono. Quando partecipi alla comunicazione asincrona, hai la possibilità di decidere quando vuoi rispondere al messaggio di testo o chat che hai appena ricevuto dal tuo amico, collega o familiare.

La comunicazione asincrona adotta un approccio rilassato alla comunicazione. Anche se questo potrebbe non sembrare eccezionale, ha molti vantaggi (che esploreremo più avanti in questo blog). Funziona bene per il tipo di lavori che richiedono un lungo tempo di concentrazione. Gestendo la maggior parte della comunicazione in modo asincrono, puoi concederti il ​​tempo di concentrarti sull'attività in corso invece di perdere tempo a rispondere alle chiamate.

Per riunioni telefoniche o video è necessario essere online o essere presenti in tempo reale per condividere informazioni. Se questo viene fatto troppo frequentemente, gran parte del tuo tempo viene speso solo per comunicare con gli altri.

Questo è solo il dettaglio di base della comunicazione asincrona. Ora approfondiamo la comprensione delle differenze tra comunicazione sincrona e asincrona.

Comunicazione asincrona e sincrona

Per avere una visione più olistica, ecco una tabella di confronto dettagliata che mostra le differenze tra la comunicazione sincrona e quella asincrona.  

Perché le aziende si affidano alla comunicazione asincrona?

Conoscere la definizione e la differenza tra comunicazione sincrona e asincrona è un ottimo modo per costruire una comprensione di questo argomento. In questa parte del blog faremo un ulteriore passo avanti e scopriremo perché le aziende si affidano alla comunicazione asincrona e la includono nella loro cultura del lavoro.

Una forma di comunicazione più produttiva

Meno interruzioni = maggiore produttività. La comunicazione asincrona consente ai dipendenti di lavorare su un'attività per un periodo più lungo. Poiché la comunicazione non avviene in tempo reale, non è necessario partecipare a una chiamata oa un incontro intermedio. Automaticamente, li aiuta a fare più cose in un momento specifico. Poiché le aziende sono ossessionate dalla produttività, gli strumenti di comunicazione asincroni sono diventati una scelta naturale per loro.

Comunicazione premurosa tra i team

I team ben collegati possono aumentare la produttività del 25%. Sviluppando una cultura del lavoro asincrono, le aziende possono aspettarsi di rafforzare la connettività tra questi team. La comunicazione asincrona ha un approccio più empatico al lavoro di squadra.

Invece di pianificare riunioni video e telefonate ogni ora, utilizzando strumenti asincroni, è possibile ritardare almeno alcune attività di comunicazione. Ciò darà ai membri del team più tempo per raccogliere i loro pensieri e pensare più profondamente. A lungo termine, ciò incoraggerà i dipendenti a collaborare in modo più efficace.

Migliore rapporto generale all'interno dell'azienda

Quando lasci che i tuoi dipendenti si concentrino sul loro lavoro e stabilisci un terreno solido per una comunicazione ponderata con i loro colleghi, si costruisce una relazione complessivamente positiva all'interno dell'azienda. Crea un ottimo equilibrio tra il raggiungimento delle scadenze personali e il contributo al lavoro di squadra con un'atmosfera di comunicazione aperta. Aiuta anche a trattenere i dipendenti, poiché il 62% di loro tende a rifiutare altre offerte di lavoro quando ha uno stretto rapporto con i propri compagni di squadra sul posto di lavoro.

Facile comunicazione in diversi fusi orari

Se lavori con persone di diverse località geografiche e diversi fusi orari, la comunicazione asincrona ha il sopravvento quando si tratta di comunicazione. A causa dei limiti di tempo, non puoi aspettarti che tutti i membri del tuo team siano sempre disponibili per una chiamata sincrona.

La comunicazione asincrona è più utile per interagire con il tuo team. Puoi sfruttare il ritardo temporale a tuo vantaggio essendo più consapevole di ciò che dici e sfruttarlo come un'opportunità per costruire relazioni più profonde con i team remoti. Pertanto, uno strumento di comunicazione asincrono è un must nell'elenco delle risorse di lavoro a distanza.

Aiuta a mantenere una scia di comunicazione

Molti strumenti di comunicazione asincrona dipendono dalla comunicazione scritta. Sembra un lavoro extra perché parlare è più spontaneo e facile rispetto alla scrittura ponderata. Tuttavia, ha un rivestimento d'argento. Con la comunicazione asincrona, puoi tenere traccia della comunicazione. Puoi sempre tornare indietro, fare riferimento a comunicazioni precedenti e trarre nuove intuizioni. Ciò diventa più importante quando si utilizza la comunicazione asincrona per interagire con i clienti. Aiuta nella risoluzione delle controversie e funge da base di conoscenza per i team

Vantaggi della comunicazione asincrona

Alcune aziende stanno raccogliendo i vantaggi dell'utilizzo della comunicazione asincrona sul posto di lavoro. Alcuni passeranno al lavoro a distanza nei prossimi tempi e adotteranno strumenti asincroni. Come dipendente, quali sono i vantaggi che puoi aspettarti da questa forma di comunicazione? Scoprilo in questa sezione del blog.

Minore stress mentale

La comunicazione sincrona può diventare stressante se eseguita troppo frequentemente. Immagina di partecipare a riunioni video back-to-back con più membri. Devi spostare l'attenzione tra diversi oratori, rimanere sempre attento e parlare quando è il tuo turno.

Questa combinazione può diventare opprimente e alla fine portare a problemi come l'affaticamento dello Zoom, mentre la comunicazione asincrona ti tiene lontano da questo tipo di stress. Quando hai il potere di decidere cosa e quando vuoi comunicare, hai un controllo migliore sulla tua comunicazione e sull'equilibrio mentale.

Più facile partecipare alle discussioni

Non tutti si sentono a proprio agio nel partecipare a chiamate online dal vivo. Anche solo il pensiero può essere un'esperienza traumatica per qualcuno che soffre di ansia sociale. Il nervosismo nasce dalla paura di essere giudicati o paragonati agli altri. In tal caso, le chiamate sincrone possono essere controproducenti per il team.

Con la comunicazione asincrona, i dipendenti possono facilmente lasciar andare questa sensazione. Non c'è pressione su di loro su come suonano o appaiono. Inoltre, non devono soffrire di palpitazioni quando qualcuno chiede loro opinioni o pensieri. Possono costruirlo a proprio piacimento e condividerlo con gli altri.

Maggiore flessibilità

Il settanta per cento dei dipendenti preferisce la flessibilità nel proprio lavoro. Rende il loro lavoro più attraente per loro. Questo è comprensibile perché molti dipendenti danno maggiore importanza al proprio equilibrio tra lavoro e vita privata. Il lavoro a distanza offre flessibilità in una certa misura. Ma se la comunicazione è per lo più sincrona, non rimane così per molto tempo. Le loro ore produttive sono occupate da chiamate e riunioni.

Utilizzando metodi di comunicazione più asincroni, i dipendenti possono pianificare il proprio programma di lavoro in modo più efficace. Possono non solo decidere l'orario di lavoro, ma anche quando vogliono comunicare con gli altri. Hanno più libertà di svolgere il proprio lavoro nel momento migliore senza interruzioni e pianificano le risposte alle chat e alle e-mail più avanti nel corso della giornata.

Lavoro profondo

Il lavoro profondo significa entrare in una zona produttiva in cui si lavora per un lungo periodo senza distrazioni. Per i team remoti, il lavoro approfondito è molto importante per produrre risultati efficaci. Ciò può essere ottenuto con la comunicazione asincrona. Limitando il numero di chiamate sincrone, i dipendenti possono entrare in un flusso e creare un tunnel della loro visione al completamento dell'attività.

Più controllo

Se hai letto il blog fino a qui, c'è una cosa che devi aver già realizzato: la comunicazione asincrona ti aiuta ad avere un maggiore controllo sulla tua pianificazione. Per programma, significa sia lavoro che comunicazione.

Questo è importante per i dipendenti quando portano a termine il proprio lavoro, comunicano in modo ponderato con i loro coetanei, hanno una migliore soddisfazione mentale e sono molto più felici. È anche un bene per le aziende in quanto non devono preoccuparsi di tassi di rotazione dei dipendenti più bassi e spendere dollari extra per assumere ogni volta nuovi talenti. Questo è uno di quegli esempi insoliti in cui un controllo più elevato porta a più risultati.

Svantaggi della comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona ha molti aspetti positivi. Dà più libertà, incoraggia una comunicazione ponderata, supporta il lavoro profondo e aiuta a mantenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Tuttavia, ha anche alcuni inconvenienti che possono interferire con il lavoro quotidiano. Ecco i tre principali svantaggi dell'utilizzo di strumenti di comunicazione asincroni di cui dovresti essere a conoscenza.

Meno fascino personale

La comunicazione asincrona offre più tempo per rispondere a una conversazione. Ma, così facendo, perde la personalizzazione che offre la comunicazione sincrona. L'interazione faccia a faccia dal vivo è limitata e può avere un impatto negativo sui dipendenti. Una durata più lunga senza tali interazioni può farli sentire esclusi. La personalizzazione nella comunicazione è importante anche per i clienti.

L'84% dei clienti ha concordato di spendere di più per un marchio che fornisce un servizio clienti personalizzato. In tal caso, se scegli le e-mail rispetto alle telefonate, potresti finire per perdere clienti. Inoltre, c'è sempre il rischio che la tua comunicazione scritta venga fraintesa, il che si aggiungerà al tuo problema

Più tempo per intraprendere azioni

In un panorama competitivo, le aziende prosperano intraprendendo azioni rapide. Di solito, queste azioni vengono intraprese dopo aver discusso approfonditamente con il team. In una chiamata sincrona, ogni membro del team può partecipare in tempo reale, presentare le proprie idee e avviare le attività. Questo non è possibile con la comunicazione asincrona.

Poiché le persone hanno la possibilità di interagire con gli altri a proprio piacimento, potrebbero non partecipare all'istante. Questo ritarda il processo di azione. Le decisioni rimangono bloccate in un limbo comunicativo che mette a rischio i guadagni aziendali. Se gestisci un'attività in cui le azioni devono essere intraprese quasi immediatamente, l'utilizzo della comunicazione asincrona per interazioni limitate produrrà rendimenti migliori per la tua attività.

Non va bene per il brainstorming istantaneo

Simile alle azioni veloci, il brainstorming istantaneo non va bene con la comunicazione asincrona. Le sessioni di brainstorming sono importanti per sviluppare un ambiente partecipativo e collaborativo all'interno di un'azienda. Non tutte le riunioni di brainstorming avranno una soluzione concreta, ma incoraggia i dipendenti a condividere idee e punti di vista.

Con le chiamate sincrone, possono farlo all'istante e anche ricevere feedback. Non devono aspettare che gli altri rispondano a loro tempo. Il brainstorming può essere eseguito con strumenti asincroni, ma la priorità e le aspettative devono essere impostate in questo modo. I partecipanti dovrebbero ricevere istruzioni chiare su come funzionano le cose in modo asincrono e cosa dovrebbero aspettarsi.

9 strumenti software per una comunicazione asincrona efficiente

Scopriamo gli strumenti asincroni più comuni utilizzati nei luoghi di lavoro e negli ambienti di lavoro a distanza.

Software di posta elettronica

Con oltre 3 milioni di e-mail inviate ogni secondo, non è troppo difficile relazionarsi con le dinamiche di lavoro degli strumenti di comunicazione e-mail. Le email sono asincrone perché una volta che le invii, non ti aspetti una risposta immediata. È una norma accettabile che il destinatario risponda a suo tempo.

Grazie alla facilità d'uso, le e-mail sono una modalità di comunicazione popolare all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Che si tratti di discussioni di gruppo o assistenza clienti, le e-mail fanno un ottimo lavoro per stabilire una comunicazione chiara.

Software per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti è una parte essenziale del lavoro quotidiano in un ambiente di lavoro aziendale e remoto allo stesso modo. Utilizzando il software di gestione dei progetti, i team mantengono uno Scrum o una bacheca kanban per tenere traccia delle attività. Comunicano in modo asincrono spostando le carte in diverse categorie. Le categorie riflettono principalmente quali attività sono state completate, quante sono in corso e quante devono essere avviate.

I team commentano anche le reciproche schede e aggiungono membri del team come collaboratori per interagire sui progressi. Il software di gestione dei progetti è un ottimo esempio di come puoi portare a termine le cose senza ricevere sempre una chiamata sincrona.

Software di messaggistica istantanea

I team si affidano ai messaggi istantanei, noti anche come chat per condividere recensioni, feedback e aggiornamenti che non richiedono l'invio di un'e-mail. I messaggi istantanei sono generalmente più brevi e più convenienti per la messaggistica rapida. Fa risparmiare tempo e può essere più produttivo quando ci sono molte attività in fila da completare. I team possono creare gruppi divertenti separati per avere discussioni non lavorative senza interrompere il loro programma di lavoro.

Software di condivisione dello schermo

Il software di condivisione dello schermo consente agli utenti di condividere i propri contenuti su un laptop o sullo schermo di un computer con altri in modo asincrono. Possono anche effettuare registrazioni con la webcam insieme alla narrazione vocale. I registratori dello schermo sono uno di quei pochissimi strumenti che aiutano ad avere la comunicazione video anche se in modo asincrono.

Funziona molto bene per fornire feedback personali, registrare video tutorial, incorporare e-mail di benvenuto e presentazioni video. Con l'aumento del numero di lavoratori remoti, i registratori dello schermo hanno sicuramente un brillante futuro nello spazio della comunicazione video.

Software per la gestione della conoscenza

Il software di gestione della conoscenza è un tipo di software di gestione dei contenuti utilizzato da aziende e conglomerati per creare un repository di informazioni. Le informazioni di solito sono costituite da processi a cui possono accedere tutti gli altri membri dell'azienda.

Chiunque può contribuire al software di gestione della conoscenza su base continuativa. È un esempio di strumento di comunicazione asincrono in quanto dà loro la libertà di costruire un sistema informativo insieme al proprio ritmo. I co-creatori possono anche commentare o aggiornare reciprocamente le informazioni, collaborando così verso un obiettivo comune.

Software per forum online

I forum online sono molto popolari per assecondare dipendenti e clienti nel percorso di crescita del prodotto di un'azienda. Anche agli utenti di Internet piacciono i forum, poiché il 15% di loro partecipa attivamente leggendo e commentando nei forum e nelle comunità online. Ha anche un vantaggio strategico per le aziende; quando costruisci una comunità con gli stakeholder, questi si interessano personalmente alla crescita e si fidano di più di te.

In un forum, i dipendenti possono pubblicare domande per ottenere risposte dai loro compagni di squadra. Allo stesso modo, i clienti possono anche pubblicare domande, richieste di funzionalità e aggiornamenti sullo sviluppo del prodotto. Poiché l'intenzione qui è informare piuttosto che avere una conversazione, le discussioni rimangono per lo più asincrone.

Software per sondaggi

Sondaggi e sondaggi sono simili ai forum online. La differenza principale è che i sondaggi potrebbero non essere in corso. Di tanto in tanto viene condotto per comprendere il feedback dei clienti, la recensione del prodotto e le aspettative del mercato. Allo stesso modo, può essere fatto anche internamente per sapere cosa pensano i dipendenti dell'azienda.

I sondaggi possono essere eseguiti in modo sincrono, come i sondaggi telefonici. Tuttavia, i sondaggi asincroni sono più preferibili in quanto sono meno intimidatori e danno più tempo per pensare condividendo il feedback. In un sondaggio asincrono, le aziende condividono un modulo di feedback con domande precompilate. I clienti o i dipendenti possono inserire i loro pensieri quando hanno voglia di farlo. Non vi è alcuna pressione indebita per rispondere immediatamente.

Software per lavagna digitale

Le lavagne digitali online sono strumenti di brainstorming. Invece di programmare una videochiamata o una telefonata per parlare di nuove idee o ispirazioni, le lavagne digitali ti consentono di farlo con la stessa efficacia in modo asincrono. Dà anche più libertà di giocare con l'interfaccia personalizzandola a tuo piacimento. Puoi creare bacheche e aggiungere note per condividere idee.

Il brainstorming sembra più attraente se eseguito su mezzi di comunicazione sincrona. Tuttavia, gli strumenti asincroni come il software lavagna aiutano a guardare le cose visivamente, aprendo nuove possibilità.

Software per la gestione delle riunioni

I dirigenti ritengono che il 67% delle riunioni fallisca miseramente nel comunicare l'ordine del giorno principale della riunione. Sono più di 5 milioni di riunioni ogni giorno. La perdita di produttività è abissale. Le riunioni senza agenda sono più ostacolanti per i team remoti poiché i dipendenti hanno una maggiore responsabilità personale nel portare a termine le cose.

Per organizzare riunioni più ponderate e mirate, il software di gestione delle riunioni è molto utile. Non puoi semplicemente annullare le riunioni sincrone, ma puoi impostare un'agenda migliore utilizzando questi strumenti. Il software di gestione delle riunioni consente ai membri del team di pianificare in anticipo ciò di cui desiderano discutere durante la chiamata. Possono impostare agende, scadenze e aggiungere documenti per una collaborazione mirata. In questo modo ogni membro del team è chiarissimo anche sul piano e sull'approccio della riunione.

Comunicazione asincrona: la chiave per team remoti di successo

Il lavoro a distanza riguarda molto l'assunzione di responsabilità e il portare a termine le cose entro la sequenza temporale. Pertanto, richiede un lavoro profondo e una maggiore flessibilità nella comunicazione. La comunicazione asincrona offre entrambi. I lavoratori remoti possono concentrarsi sulle attività a disposizione e programmare la risposta ai messaggi in un secondo momento, al termine. Questo elimina lo stress e garantisce un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Questo è più applicabile per i team remoti distribuiti in tutto il mondo che lavorano in diversi fusi orari. Con così tanti nuovi lavoratori remoti che si uniscono alla brigata, la comunicazione asincrona sarà più richiesta e altamente preferita dai team remoti.