Comment la communication asynchrone aide les équipes distribuées

Avez-vous déjà essayé de garder une trace des différents supports de communication que vous utilisez au cours de la journée ? À l'heure actuelle, la plupart d'entre vous travaillent à distance et les équipes distantes utilisent une suite d'outils pour diverses raisons :

• Stand-up call avec l'équipe : outil de web conférence
• Interactions avec vos clients et autres parties prenantes : e-mails et appels téléphoniques
• Bavardage rapide, mises à jour de travail et tout le reste : logiciel de chat
• Avis et commentaires : appels vidéo et enregistrements d'écran
• Affectation et suivi des tâches : outils de gestion de projet

Cette liste n'est pas exhaustive, mais elle donne un bon aperçu de l'apparence de notre modèle de communication. Maintenant, prenez un moment et regardez la nature contraire de certains des outils que vous utilisez.

Les conférences Web, les appels téléphoniques et les appels vidéo sont des exemples d'outils de communication synchrone. La communication d'équipe doit se faire sur une base instantanée. Lorsque vous avez une conversation synchrone, vous êtes présent en temps réel pour poursuivre la communication.

D'autre part, il existe des outils tels que les logiciels de messagerie, les enregistreurs d'écran, les logiciels de chat et les outils de gestion de projet. Lorsque vous utilisez ces outils, vous avez le choix de répondre à quelqu'un à l'heure de votre choix. Comme un chat, vous pouvez y répondre instantanément ou plus tard. Tous ces outils sont des outils asynchrones, et lorsque vous les utilisez pour interagir avec les autres, vous vous livrez à une communication asynchrone.

Dans ce blog, nous parlerons en détail de la communication asynchrone. Quels sont ses avantages et ses inconvénients, pourquoi les entreprises comptent-elles sur eux et quels sont les outils de communication asynchrone les plus couramment utilisés sur les lieux de travail.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone est une conversation qui ne se fait pas en temps réel.

Lorsque deux personnes ou plus échangent des informations sans s'attendre à obtenir une réponse immédiate, on dit qu'elles conversent de manière asynchrone. Lorsque vous participez à une communication asynchrone, vous avez le choix de décider quand vous souhaitez répondre au SMS ou au message de chat que vous venez de recevoir de votre ami, collègue ou membre de votre famille.

La communication asynchrone adopte une approche décontractée de la communication. Bien que cela ne semble pas si génial, cela présente de nombreux avantages (que nous explorerons plus tard dans ce blog). Cela fonctionne bien pour le type d'emplois qui exigent un temps de concentration prolongé. En gérant la plupart des communications de manière asynchrone, vous pouvez vous donner le temps de vous concentrer sur la tâche en cours au lieu de passer du temps à prendre des appels.

Les réunions téléphoniques ou vidéo nécessitent que vous soyez en ligne ou présent en temps réel pour partager des informations. Si cela est fait trop fréquemment, une grande partie de votre temps est consacrée à la simple communication avec les autres.

Ce n'est que le détail de base de la communication asynchrone. Maintenant, approfondissons la compréhension des différences entre la communication synchrone et asynchrone.

Communication asynchrone vs synchrone

Pour avoir une vue plus globale, voici un tableau comparatif détaillé montrant les différences entre la communication synchrone et asynchrone.  

Pourquoi les entreprises misent-elles sur la communication asynchrone ?

Connaître la définition et la différence entre communication synchrone et asynchrone est un excellent moyen de comprendre ce sujet. Dans cette partie du blog, nous irons plus loin et découvrirons pourquoi les entreprises misent sur la communication asynchrone et l'incluent dans leur culture de travail.

Une forme de communication plus productive

Moins d'interruptions = plus de productivité. La communication asynchrone permet aux employés de travailler sur une tâche plus longtemps. Étant donné que la communication ne se fait pas en temps réel, il n'est pas nécessaire de sauter dans un appel ou une réunion entre les deux. Automatiquement, cela les aide à faire plus de choses à un moment précis. Alors que les entreprises sont obsédées par la productivité, les outils de communication asynchrones sont devenus un choix naturel pour elles.

Une communication réfléchie entre les équipes

Des équipes bien connectées peuvent augmenter la productivité de 25 %. En développant une culture de travail asynchrone, les entreprises peuvent espérer renforcer la connectivité entre ces équipes. La communication asynchrone a une approche plus empathique du travail d'équipe.

Au lieu de planifier des réunions vidéo et des appels téléphoniques toutes les heures, en utilisant des outils asynchrones, au moins quelques tâches de communication peuvent être retardées. Cela donnera aux membres de l'équipe plus de temps pour rassembler leurs idées et réfléchir plus profondément. À long terme, cela encouragera les employés à collaborer plus efficacement.

Meilleure relation globale au sein de l'entreprise

Lorsque vous laissez vos employés se concentrer sur leur travail et établissez une base solide pour une communication réfléchie avec leurs pairs, cela crée une relation globalement positive au sein de l'entreprise. Il crée un juste équilibre entre le respect des délais personnels et la contribution au travail d'équipe dans une atmosphère de communication ouverte. Cela aide également à retenir les employés, car 62 % d'entre eux ont tendance à rejeter d'autres offres d'emploi lorsqu'ils entretiennent une relation étroite avec leurs coéquipiers sur le lieu de travail.

Communication facile dans différents fuseaux horaires

Si vous travaillez avec des personnes de différents emplacements géographiques et de divers fuseaux horaires, la communication asynchrone a le dessus en matière de communication. En raison des contraintes de temps, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tous les membres de votre équipe soient disponibles pour un appel synchrone à chaque fois.

La communication asynchrone est plus utile pour interagir avec votre équipe. Vous pouvez utiliser le décalage temporel à votre avantage en étant plus attentif à ce que vous dites et l'utiliser comme une opportunité de construire des relations plus profondes avec des équipes distantes. Par conséquent, un outil de communication asynchrone est un incontournable dans la liste des ressources de travail à distance.

Aide à garder une trace de communication

De nombreux outils de communication asynchrone dépendent de la communication écrite. Cela ressemble à du travail supplémentaire, car parler est plus spontané et plus facile que d'écrire de manière réfléchie. Cependant, il a une doublure argentée. Avec la communication asynchrone, vous pouvez suivre la communication. Vous pouvez toujours revenir en arrière, vous référer aux communications précédentes et tirer de nouvelles idées. Cela devient plus important lorsque vous utilisez la communication asynchrone pour interagir avec les clients. Il aide à la résolution des litiges et agit comme une base de connaissances pour les équipes

Avantages de la communication asynchrone

Quelques entreprises récoltent les bénéfices de l'utilisation de la communication asynchrone sur leur lieu de travail. Quelques-uns passeront au travail à distance dans les temps à venir et adopteront des outils asynchrones. En tant qu'employé, quels sont les avantages que vous pouvez attendre de cette forme de communication ? A découvrir dans cette rubrique du blog.

Réduction du stress mental

La communication synchrone peut devenir stressante si elle est effectuée trop fréquemment. Imaginez assister à des réunions vidéo consécutives avec plusieurs membres. Vous devez changer d'attention entre les différents orateurs, rester attentif tout le temps et parler quand c'est votre tour.

Cette combinaison peut devenir écrasante et finalement conduire à des problèmes comme la fatigue du zoom, alors que la communication asynchrone vous éloigne à des kilomètres de ce type de stress. Lorsque vous avez le pouvoir de décider quoi et quand vous voulez communiquer, vous avez un meilleur contrôle sur votre communication et votre équilibre mental.

Participer plus facilement aux discussions

Tout le monde n'est pas à l'aise de participer à des appels en ligne en direct. Même le simple fait d'y penser peut être une expérience traumatisante pour quelqu'un souffrant d'anxiété sociale. La nervosité provient de la peur d'être jugé ou comparé aux autres. Dans un tel cas, les appels synchrones peuvent être contre-productifs pour l'équipe.

Avec la communication asynchrone, les employés peuvent facilement abandonner ce sentiment. Il n'y a aucune pression sur eux quant à leur son ou leur apparence. De plus, ils n'ont pas à souffrir de palpitations lorsque quelqu'un leur demande leur avis ou leurs pensées. Ils peuvent le construire à leur rythme et le partager avec les autres.

Une plus grande flexibilité

Soixante-dix pour cent des employés préfèrent la flexibilité dans leur travail. Cela rend leur travail plus attrayant pour eux. Cela est compréhensible car de nombreux employés accordent une plus grande importance à leur équilibre travail-vie personnelle. Le travail à distance offre une certaine flexibilité. Mais si la communication est principalement synchrone, elle ne le reste pas longtemps. Leurs heures productives sont occupées par des appels et des réunions.

En utilisant des méthodes de communication plus asynchrones, les employés peuvent planifier leur horaire de travail plus efficacement. Ils peuvent non seulement décider de l'horaire de travail, mais aussi quand ils veulent communiquer avec les autres. Ils obtiennent plus de liberté pour faire leur travail au meilleur moment sans interruption, et programment de répondre aux chats et aux e-mails plus tard dans la journée.

Travail en profondeur

Le travail en profondeur signifie entrer dans une zone productive où vous travaillez pendant une période prolongée sans distraction. Pour les équipes distantes, le travail en profondeur est très important pour produire des résultats efficaces. Ceci peut être réalisé avec une communication asynchrone. En limitant le nombre d'appels synchrones, les employés peuvent entrer dans un flux et canaliser leur vision sur l'accomplissement de la tâche.

Plus de contrôle

Si vous avez lu le blog jusqu'ici, il y a une chose que vous devez déjà avoir compris : la communication asynchrone vous aide à avoir plus de contrôle sur votre emploi du temps. Par horaire, cela signifie à la fois travail et communication.

Ceci est important pour les employés car ils font leur travail, communiquent de manière réfléchie avec leurs pairs, ont une meilleure satisfaction mentale et sont beaucoup plus heureux. C'est également bon pour les entreprises, car elles n'ont pas à se soucier de la baisse des taux de rotation des employés et à dépenser des dollars supplémentaires pour embaucher de nouveaux talents à chaque fois. C'est l'un de ces exemples décalés où un contrôle plus élevé conduit à plus de résultats.

Inconvénients de la communication asynchrone

La communication asynchrone a de nombreux avantages. Cela donne plus de liberté, encourage une communication réfléchie, soutient le travail en profondeur et aide à maintenir un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Cependant, il présente également quelques inconvénients qui peuvent entraver le travail quotidien. Voici les trois principaux inconvénients de l'utilisation d'outils de communication asynchrone dont vous devez être conscient.

Moins d'attrait personnel

La communication asynchrone donne plus de temps pour répondre à une conversation. Mais, ce faisant, il perd la personnalisation qu'offre la communication synchrone. L'interaction en face à face en direct est limitée, ce qui peut avoir un impact négatif sur les employés. Une durée plus longue sans de telles interactions peut les faire se sentir exclus. La personnalisation de la communication est également importante pour les clients.

Quatre-vingt-quatre pour cent des clients ont convenu de dépenser plus pour une marque qui offre un service client personnalisé. Dans un tel cas, si vous choisissez les e-mails plutôt que les appels téléphoniques, vous risquez de perdre des clients. De plus, il y a toujours un risque que votre communication écrite soit mal comprise, ce qui ajoutera à vos ennuis.

Plus de temps pour prendre des mesures

Dans un paysage concurrentiel, les entreprises prospèrent en prenant des mesures rapides. Habituellement, ces actions sont prises après des discussions approfondies avec l'équipe. Lors d'un appel synchrone, chaque membre de l'équipe peut participer en temps réel, proposer ses idées et faire avancer les choses. Ce n'est tout simplement pas possible avec la communication asynchrone.

Comme les gens ont le choix d'interagir avec les autres à leur propre rythme, ils peuvent ne pas participer instantanément. Cela retarde le processus d'action. Les décisions restent bloquées dans les limbes de la communication, mettant en péril les gains commerciaux. Si vous gérez une entreprise où des actions doivent être entreprises presque immédiatement, l'utilisation de la communication asynchrone pour des interactions limitées générera de meilleurs rendements pour votre entreprise.

Pas bon pour le brainstorming instantané

Semblable aux actions rapides, le brainstorming instantané ne va pas bien avec la communication asynchrone. Les séances de brainstorming sont importantes pour développer un environnement participatif et collaboratif au sein d'une entreprise. Toutes les réunions de brainstorming n'auront pas de solution concrète, mais cela encourage les employés à partager leurs idées et leurs points de vue.

Avec les appels synchrones, ils peuvent le faire instantanément et obtenir également des commentaires. Ils n'ont pas à attendre que les autres répondent en leur temps. Le brainstorming peut être fait avec des outils asynchrones, mais la priorité et les attentes doivent être définies de cette façon. Les participants doivent recevoir des instructions claires sur la façon dont les choses se déroulent de manière asynchrone et sur ce à quoi ils doivent s'attendre.

9 outils logiciels pour une communication asynchrone efficace

Découvrons les outils asynchrones les plus couramment utilisés sur les lieux de travail et les environnements de travail à distance.

Logiciel de messagerie

Avec plus de 3 millions d'e-mails envoyés chaque seconde, il n'est pas trop difficile de comprendre la dynamique de travail des outils de communication par e-mail. Les e-mails sont asynchrones car une fois que vous les avez envoyés, vous n'attendez pas de réponse immédiate. C'est une norme acceptable pour le récepteur de répondre à son propre rythme.

En raison de leur facilité d'utilisation, les e-mails sont un mode de communication populaire à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Qu'il s'agisse de discussions d'équipe ou d'assistance client, les e-mails permettent d'établir une communication claire.

Logiciel de gestion de projet

La gestion de projet est une partie essentielle du travail quotidien dans un environnement de travail en entreprise et à distance. À l'aide d'un logiciel de gestion de projet, les équipes maintiennent un scrum ou un tableau kanban pour garder une trace des activités. Ils communiquent de manière asynchrone en déplaçant les cartes dans différentes catégories. Les catégories reflètent principalement les tâches terminées, combien sont en cours et combien doivent être commencées.

Les équipes commentent également les cartes des autres et ajoutent des membres de l'équipe en tant que collaborateurs pour interagir sur la progression. Le logiciel de gestion de projet est un excellent exemple de la façon dont vous pouvez faire avancer les choses sans toujours passer un appel synchrone.

Logiciel de messagerie instantanée

Les équipes s'appuient sur les messages instantanés, également appelés chats, pour partager des avis, des commentaires et des mises à jour qui ne nécessitent pas l'envoi d'un e-mail. Les messages instantanés sont généralement plus courts et plus pratiques pour la messagerie rapide. Cela permet de gagner du temps et peut être plus productif lorsqu'il y a de nombreuses tâches à accomplir. Les équipes peuvent créer des groupes amusants séparés pour avoir des discussions hors travail sans interrompre leur horaire de travail.

Logiciel de partage d'écran

Un logiciel de partage d'écran permet aux utilisateurs de partager leur contenu sur un ordinateur portable ou un écran d'ordinateur avec d'autres de manière asynchrone. Ils peuvent également effectuer un enregistrement par webcam avec une narration vocale. Les enregistreurs d'écran sont l'un des rares outils qui permettent d'avoir une communication vidéo, bien que de manière asynchrone.

Cela fonctionne très bien pour donner des commentaires personnels, enregistrer des vidéos de didacticiel, intégrer des e-mails de bienvenue et des présentations vidéo également. Avec l'augmentation du nombre de travailleurs à distance, les enregistreurs d'écran ont sûrement un bel avenir dans l'espace de la communication vidéo.

Logiciel de gestion des connaissances

Le logiciel de gestion des connaissances est un type de logiciel de gestion de contenu utilisé par les entreprises et les conglomérats pour créer un référentiel d'informations. Les informations consistent généralement en des processus accessibles à tous les autres membres de l'entreprise.

Tout le monde peut contribuer au logiciel de gestion des connaissances de manière continue. C'est un exemple d'outil de communication asynchrone car il leur donne la liberté de construire ensemble un système d'information à leur rythme. Les co-créateurs peuvent également commenter ou mettre à jour les informations les uns des autres, collaborant ainsi vers un objectif commun.

Logiciel de forum en ligne

Les forums en ligne sont très populaires pour faire participer les employés et les clients au parcours de croissance des produits d'une entreprise. Les internautes aiment aussi les forums, puisque 15 % d'entre eux participent activement en lisant et en commentant les forums et communautés en ligne. Il présente également un avantage stratégique pour les entreprises ; Lorsque vous construisez une communauté avec des parties prenantes, elles s'intéressent personnellement à la croissance et vous font davantage confiance.

Dans un forum, les employés peuvent poster des questions pour obtenir des réponses de leurs coéquipiers. De même, les clients peuvent également publier des questions, des demandes de fonctionnalités et des mises à jour sur le développement de produits. Puisque l'intention ici est d'informer plutôt que d'avoir une conversation, les discussions restent pour la plupart asynchrones.

Logiciel d'enquête

Les enquêtes et les sondages sont similaires aux forums en ligne. La principale différence est que les enquêtes peuvent ne pas être en cours. Il est effectué de temps à autre pour comprendre les commentaires des clients, les avis sur les produits et les attentes du marché. De même, cela peut aussi se faire en interne pour savoir ce que les salariés pensent de l'entreprise.

Les sondages peuvent être effectués de manière synchrone, comme les sondages téléphoniques. Cependant, les sondages asynchrones sont préférables car ils sont moins intimidants et donnent plus de temps pour réfléchir tout en partageant les commentaires. Dans une enquête asynchrone, les entreprises partagent un formulaire de commentaires avec des questions pré-remplies. Les clients ou les employés peuvent entrer leurs pensées quand ils en ont envie. Il n'y a pas de pression excessive pour répondre immédiatement.

Logiciel de tableau blanc numérique

Les tableaux blancs numériques en ligne sont des outils de brainstorming. Au lieu de programmer une vidéo ou un appel téléphonique pour parler de nouvelles idées ou inspirations, les tableaux blancs numériques vous permettent de le faire avec la même efficacité de manière asynchrone. Cela donne également plus de liberté pour jouer avec l'interface en la personnalisant selon vos goûts. Vous pouvez créer des tableaux et ajouter des notes pour partager des idées.

Le brainstorming semble plus attrayant lorsqu'il est effectué sur des supports de communication synchrones. Cependant, des outils asynchrones comme les logiciels de tableau blanc aident à regarder les choses visuellement, ce qui ouvre de nouvelles possibilités.

Logiciel de gestion de réunion

Les dirigeants estiment que 67% des réunions échouent lamentablement à communiquer l'ordre du jour principal de la réunion. C'est plus de 5 millions de réunions chaque jour. La perte de productivité est abyssale. Les réunions sans ordre du jour sont plus gênantes pour les équipes distantes, car les employés ont une responsabilité personnelle plus élevée de faire avancer les choses.

Pour avoir des réunions plus réfléchies et plus ciblées, un logiciel de gestion de réunion est très utile. Vous ne pouvez pas simplement annuler les réunions synchrones, mais vous pouvez définir un meilleur ordre du jour en utilisant ces outils. Un logiciel de gestion de réunion permet aux membres de l'équipe de planifier à l'avance ce dont ils veulent discuter lors de l'appel. Ils peuvent définir des agendas, des échéanciers et ajouter des documents pour avoir une collaboration ciblée. De cette façon, chaque membre de l'équipe est parfaitement clair sur le plan et l'approche de la réunion.

La communication asynchrone : la clé du succès des équipes distantes

Le travail à distance consiste en grande partie à assumer des responsabilités et à faire avancer les choses dans les délais. Par conséquent, cela demande un travail approfondi et plus de flexibilité dans la communication. La communication asynchrone offre les deux. Les télétravailleurs peuvent se concentrer sur les tâches à accomplir et planifier la réponse aux messages plus tard lorsqu'ils sont terminés. Cela élimine le stress et assure un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Cela s'applique davantage aux équipes distantes réparties dans le monde entier et travaillant dans différents fuseaux horaires. Avec autant de nouveaux travailleurs à distance rejoignant la brigade, la communication asynchrone sera de plus en plus demandée et hautement préférée par les équipes à distance.