비동기 통신이 분산된 팀을 돕는 방법

하루 동안 사용하는 다양한 커뮤니케이션 매체를 추적해 본 적이 있습니까? 현재 대부분의 사람들은 원격으로 작업하고 있으며 원격 팀은 다음과 같은 다양한 이유로 도구 모음을 사용합니다.

• 팀과의 스탠드업 콜 : 웹 회의 도구
• 고객 및 기타 이해 관계자와의 상호 작용: 이메일 및 전화 통화
• 간단한 농담, 업무 업데이트 및 그 사이의 모든 것: 채팅 소프트웨어
• 리뷰 및 피드백: 영상 통화 및 화면 녹화
• 작업 할당 및 추적: 프로젝트 관리 도구

이것은 완전한 목록은 아니지만 우리의 커뮤니케이션 패턴이 어떻게 보이는지에 대한 훌륭한 개요를 제공합니다. 이제 잠시 시간을 내어 사용하는 일부 도구의 반대 특성을 살펴보십시오.

웹 회의, 전화 통화 및 화상 통화는 동기식 통신 도구의 예입니다. 팀 커뮤니케이션은 즉각적으로 이루어져야 합니다. 동기식 대화를 할 때 실시간으로 참석하여 커뮤니케이션을 계속합니다.

반면에 이메일 소프트웨어, 스크린 레코더, 채팅 소프트웨어 및 프로젝트 관리 도구와 같은 도구가 있습니다. 이러한 도구를 사용할 때 원하는 시간에 누군가에게 답장을 보낼 수 있습니다. 채팅처럼 즉시 또는 나중에 답장을 보낼 수 있습니다. 이 모든 도구는 비동기식 도구이며 다른 사람과 상호 작용할 때 사용하면 비동기식 통신에 탐닉하게 됩니다.

이 블로그에서는 비동기 통신에 대해 자세히 설명합니다. 장점과 단점은 무엇이며 기업이 이를 의존하는 이유는 무엇이며 직장에서 가장 많이 사용되는 비동기식 커뮤니케이션 도구는 무엇입니까?

비동기 통신이란 무엇입니까?

비동기식 통신 은 실시간으로 이루어지지 않는 대화입니다.

두 명 이상의 사람들이 즉각적인 응답을 기대하지 않고 정보를 교환할 때 비동기 방식으로 대화한다고 합니다. 비동기식 통신에 참여할 때 친구, 동료 또는 가족으로부터 방금 받은 문자 또는 채팅 메시지에 답장을 보낼 시기를 결정할 수 있습니다.

비동기식 통신은 통신에 대해 느긋한 접근 방식을 취합니다. 이것이 그렇게 좋게 들리지 않을 수도 있지만 많은 이점이 있습니다(이 블로그의 뒷부분에서 살펴보겠습니다). 장시간 집중을 요하는 업무에 적합합니다. 대부분의 통신을 비동기식으로 관리함으로써 전화를 받는 데 시간을 소비하는 대신 현재 진행 중인 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

전화 또는 화상 회의에서 정보를 공유하려면 온라인 상태이거나 실시간으로 참석해야 합니다. 이 작업을 너무 자주 수행하면 대부분의 시간을 다른 사람과 의사소통하는 데 사용합니다.

이것은 비동기 통신의 기본적인 세부 사항일 뿐입니다. 이제 동기 통신과 비동기 통신의 차이점을 더 깊이 이해해 보겠습니다.

비동기식 대 동기식 통신

보다 전체적인 관점을 얻기 위해 다음은 동기식 통신과 비동기식 통신의 차이점을 보여주는 자세한 비교 표입니다.  

기업이 비동기식 통신에 의존하는 이유는 무엇입니까?

동기 및 비동기 통신의 정의와 차이점을 아는 것은 이 주제에 대한 이해를 구축하는 좋은 방법입니다. 블로그의 이 부분에서 우리는 한 걸음 더 나아가 왜 기업들이 비동기식 커뮤니케이션에 의존하고 이를 업무 문화에 포함하는지 알아볼 것입니다.

보다 생산적인 커뮤니케이션 형태

더 적은 중단 = 더 높은 생산성. 비동기식 통신을 통해 직원은 더 오랜 기간 동안 작업을 수행할 수 있습니다. 실시간으로 의사 소통이 이루어지지 않기 때문에 중간에 통화나 회의에 뛰어들 필요가 없습니다. 자동으로 특정 시간에 더 많은 작업을 수행하는 데 도움이 됩니다. 기업이 생산성에 집착함에 따라 비동기식 통신 도구는 자연스러운 선택이 되었습니다.

팀 간의 사려 깊은 커뮤니케이션

잘 연결된 팀은 생산성을 25%까지 높일 수 있습니다. 비동기식 작업 문화를 개발함으로써 기업은 이러한 팀 간의 연결성을 강화할 수 있습니다. 비동기식 커뮤니케이션은 팀워크에 대해 보다 공감적인 접근 방식을 취합니다.

매시간 화상 회의와 전화 통화를 예약하는 대신 비동기식 도구를 사용하여 최소한 몇 가지 커뮤니케이션 작업을 지연할 수 있습니다. 이것은 팀원들이 생각을 모으고 더 깊이 생각할 시간을 줄 것입니다. 장기적으로 이것은 직원들이 보다 효과적으로 협업하도록 장려할 것입니다.

회사 내 전반적인 관계 개선

직원들이 업무에 집중할 수 있도록 하고 동료와 사려 깊은 의사 소통을 위한 확고한 기반을 구축하면 회사 내에서 전반적으로 긍정적인 관계가 형성됩니다. 개인 마감일을 달성하는 것과 열린 의사 소통 분위기에서 팀워크에 기여하는 것 사이에서 균형을 잘 잡습니다. 또한 직원의 62%가 직장에서 동료와 친밀한 관계를 가질 때 다른 일자리 제안을 거부하는 경향이 있기 때문에 직원 유지에 도움이 됩니다.

다양한 시간대의 간편한 커뮤니케이션

서로 다른 지리적 위치와 다양한 시간대의 사람들과 작업하는 경우 비동기식 통신이 통신에서 우위를 점합니다. 시간 제한으로 인해 모든 팀 구성원이 매번 동기 호출에 사용할 수 있을 것으로 기대할 수는 없습니다.

비동기식 통신은 팀과의 상호 작용에 더 유용합니다. 당신은 당신이 말하는 것에 더 주의를 기울임으로써 당신에게 유리하게 시간 지연을 사용할 수 있고, 그것을 원격 팀과 더 깊은 관계를 구축할 수 있는 기회로 사용할 수 있습니다. 따라서 비동기식 통신 도구는 원격 작업 자원 목록에 반드시 있어야 합니다.

의사 소통의 흔적을 유지하는 데 도움이됩니다.

많은 비동기 통신 도구는 서면 통신에 의존합니다. 사려깊은 글쓰기에 비해 말하기가 더 자연스럽고 쉽기 때문에 이것은 추가 작업처럼 들립니다. 그러나 은색 안감이 있습니다. 비동기식 통신을 사용하면 통신을 추적할 수 있습니다. 언제든지 돌아가서 이전 커뮤니케이션을 참조하고 새로운 통찰력을 얻을 수 있습니다. 이는 고객과 상호 작용하기 위해 비동기식 통신을 사용할 때 더욱 중요해집니다. 분쟁 해결에 도움이 되며 팀의 지식 기반 역할을 합니다.

비동기 통신의 이점

일부 회사는 직장에서 비동기식 통신을 사용하여 이점을 누리고 있습니다. 일부는 앞으로 원격 작업으로 전환하고 비동기식 도구를 채택할 것입니다. 직원으로서 이러한 형태의 커뮤니케이션에서 기대할 수 있는 이점은 무엇입니까? 블로그의 이 섹션에서 알아보십시오.

정신적 스트레스 감소

동기 통신은 너무 자주 수행하면 스트레스를 받을 수 있습니다. 여러 회원과 연달아 화상 회의에 참석한다고 상상해 보세요. 다른 화자들 사이에서 주의를 전환하고 항상 주의를 기울이고 자신의 차례가 되면 말해야 합니다.

이 조합은 압도적일 수 있고 궁극적으로 Zoom 피로와 같은 문제로 이어질 수 있지만 비동기식 통신은 이러한 종류의 스트레스에서 멀리 떨어져 있습니다. 무엇을 언제 의사소통하고 싶은지 결정할 수 있는 권한이 있을 때 의사소통과 정신적 균형을 더 잘 통제할 수 있습니다.

토론에 더 쉽게 참여할 수 있습니다.

모든 사람이 실시간 온라인 통화에 참여하는 것이 편안한 것은 아닙니다. 생각만 해도 사회적 불안이 있는 사람에게는 트라우마가 될 수 있습니다. 긴장은 다른 사람과 비교되거나 평가받는 것에 대한 두려움에서 발생합니다. 이러한 경우 동기 호출은 팀에 비생산적일 수 있습니다.

비동기식 커뮤니케이션을 통해 직원들은 이러한 감정을 쉽게 놓을 수 있습니다. 소리나 모양에 대한 압박은 없습니다. 또한, 누군가가 자신의 의견이나 생각을 물을 때 두근거림으로 고통받을 필요가 없습니다. 그들은 자신의 시간에 그것을 구성하고 다른 사람들과 공유할 수 있습니다.

유연성 향상

직원의 70%는 업무의 유연성을 선호합니다. 그것은 그들의 직업을 그들에게 더 매력적으로 만듭니다. 많은 직원들이 일과 삶의 균형을 더 중요하게 생각하기 때문에 이것은 이해할 수 있습니다. 원격 근무는 어느 정도 유연성을 제공합니다. 그러나 통신이 대부분 동기식이라면 오랫동안 그렇게 유지되지 않습니다. 그들의 생산적인 시간은 전화와 회의로 이루어집니다.

보다 비동기적인 커뮤니케이션 방법을 사용하여 직원은 작업 일정을 보다 효과적으로 계획할 수 있습니다. 그들은 작업 일정을 결정할 수 있을 뿐만 아니라 다른 사람들과 소통하고 싶을 때 결정할 수 있습니다. 그들은 방해받지 않고 가장 좋은 시간에 일을 할 수 있는 더 많은 자유를 얻고 낮 시간에 채팅과 이메일에 답장을 예약할 수 있습니다.

깊은 작업

딥 워크는 산만함 없이 장기간 작업할 수 있는 생산적인 영역에 들어가는 것을 의미합니다. 원격 팀의 경우 효과적인 결과를 생성하기 위해 깊은 작업이 매우 중요합니다. 이것은 비동기 통신으로 달성할 수 있습니다. 동기식 호출의 수를 제한함으로써 직원은 흐름에 참여하고 작업 완료에 대한 비전을 터널링할 수 있습니다.

더 많은 제어

여기까지 블로그를 읽었다면 이미 깨달은 것이 하나 있습니다. 비동기 통신은 일정을 더 잘 제어할 수 있도록 도와줍니다. 일정상 업무와 소통을 의미합니다.

이것은 직원들이 업무를 완수하고, 동료와 사려 깊게 의사 소통하고, 정신적 만족도가 향상되고, 훨씬 더 행복해지기 때문에 중요합니다. 또한 낮은 직원 이직률에 대해 걱정할 필요가 없고 매번 새로운 인재를 고용하는 데 추가 비용을 지출할 필요가 없기 때문에 회사에도 좋습니다. 이것은 더 높은 제어가 더 많은 결과로 이어지는 특이한 예 중 하나입니다.

비동기 통신의 단점

비동기식 통신에는 많은 장점이 있습니다. 그것은 더 많은 자유를 주고, 사려 깊은 의사 소통을 장려하고, 깊은 작업을 지원하고, 더 나은 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다. 그러나 일상 업무에 지장을 줄 수 있는 몇 가지 단점도 있습니다. 다음은 알고 있어야 하는 비동기식 통신 도구를 사용할 때의 세 가지 주요 단점입니다.

덜 개인적인 호소력

비동기식 통신은 대화에 응답할 시간을 더 많이 제공합니다. 그러나 그렇게 하는 동안 동기식 통신이 제공하는 개인화를 잃게 됩니다. 실시간 대면 상호 작용이 제한되어 직원에게 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 그러한 상호 작용이 없는 더 긴 기간은 소외감을 느끼게 할 수 있습니다. 커뮤니케이션의 개인화는 고객에게도 중요합니다.

고객의 84%가 개인화된 고객 서비스를 제공하는 브랜드에 더 많은 비용을 지출하는 데 동의했습니다. 이러한 경우 전화 통화보다 이메일을 선택하면 결국 고객을 잃을 수 있습니다. 또한 서면 의사 소통이 오해를 불러 일으킬 위험이 항상 있습니다.

조치를 취하는 데 더 많은 시간

경쟁이 치열한 환경에서 기업은 신속한 조치를 취함으로써 번창합니다. 일반적으로 이러한 조치는 팀과 충분히 논의한 후 수행됩니다. 동기식 호출에서 모든 팀 구성원은 실시간으로 참여하고 아이디어를 제시하고 일이 진행되도록 할 수 있습니다. 이것은 비동기 통신에서는 불가능합니다.

사람들은 자신의 시간에 다른 사람들과 상호 작용할 수 있는 선택권이 있기 때문에 즉시 참여하지 않을 수 있습니다. 이것은 조치를 취하는 과정을 지연시킵니다. 의사 결정은 비즈니스 이익을 위태롭게 하는 의사 소통의 림보에 갇히게 됩니다. 거의 즉시 조치를 취해야 하는 비즈니스를 관리하는 경우 제한된 상호 작용에 대해 비동기식 통신을 사용하면 비즈니스에 더 나은 수익을 얻을 수 있습니다.

즉각적인 브레인스토밍에 적합하지 않음

발빠른 행동과 마찬가지로 즉각적인 브레인스토밍은 비동기식 커뮤니케이션과 잘 어울리지 않습니다. 브레인스토밍 세션은 회사 내에서 참여적이고 협업적인 환경을 개발하는 데 중요합니다. 모든 브레인스토밍 회의에 구체적인 해결책이 있는 것은 아니지만 직원들이 아이디어와 견해를 공유하도록 권장합니다.

동기식 호출을 사용하면 즉시 수행하고 피드백도 얻을 수 있습니다. 그들은 다른 사람들이 제 시간에 응답할 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 브레인스토밍은 비동기식 도구로 수행할 수 있지만 우선순위와 기대치는 그렇게 설정되어야 합니다. 참가자는 비동기 방식으로 작동하는 방식과 예상해야 할 사항에 대한 명확한 지침을 받아야 합니다.

효율적인 비동기 통신을 위한 9가지 소프트웨어 도구

직장 및 원격 작업 환경에서 가장 많이 사용되는 비동기식 도구에 대해 알아보겠습니다.

이메일 소프트웨어

초당 300만 개 이상의 이메일이 전송되므로 이메일 커뮤니케이션 도구의 작동 역학을 이해하는 것은 그리 어렵지 않습니다. 이메일은 일단 보내면 즉각적인 응답을 기대하지 않기 때문에 비동기식입니다. 수신자가 자신의 시간에 응답하는 것은 허용되는 표준입니다.

사용 용이성으로 인해 이메일은 조직 내부 및 외부에서 널리 사용되는 커뮤니케이션 모드입니다. 팀 토론이든 고객 지원이든 이메일은 명확한 의사 소통을 구축하는 데 큰 역할을 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어

프로젝트 관리는 기업 및 원격 근무 환경 모두에서 일상적인 작업의 필수적인 부분입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 팀은 활동을 추적하기 위해 스크럼 또는 간판 보드를 유지 관리합니다. 그들은 서로 다른 범주의 카드를 이동하여 비동기식으로 통신합니다. 범주는 대부분 완료된 작업, 진행 중인 작업의 수 및 시작해야 하는 작업의 수를 반영합니다.

팀은 또한 서로의 카드에 댓글을 달고 팀원을 공동 작업자로 추가하여 진행 상황에 대해 상호 작용할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 항상 동기 호출 없이 작업을 완료할 수 있는 방법의 좋은 예입니다.

인스턴트 메시징 소프트웨어

팀은 채팅이라고도 하는 인스턴트 메시지를 사용하여 이메일을 보낼 필요가 없는 리뷰, 피드백 및 업데이트를 공유합니다. 인스턴트 메시지는 일반적으로 길이가 짧고 빠른 메시징에 더 편리합니다. 완료해야 할 작업이 많을 때 시간을 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다. 팀은 업무 일정을 방해하지 않고 업무 외 토론을 하기 위해 별도의 재미있는 그룹을 만들 수 있습니다.

화면 공유 소프트웨어

화면 공유 소프트웨어를 사용하면 사용자가 랩톱 또는 컴퓨터 화면의 콘텐츠를 다른 사람과 비동기적으로 공유할 수 있습니다. 그들은 또한 음성 내레이션과 함께 웹캠 녹화를 할 수 있습니다. 스크린 레코더는 비동기 방식이지만 비디오 통신을 지원하는 몇 안 되는 도구 중 하나입니다.

개인적인 피드백을 제공하고, 튜토리얼 비디오를 녹화하고, 환영 이메일 및 비디오 프리젠테이션에 포함하는 데 매우 잘 작동합니다. 원격 작업자의 수가 증가함에 따라 비디오 통신 공간에서 스크린 레코더의 미래는 분명히 밝습니다.

지식 관리 소프트웨어

지식 관리 소프트웨어는 기업 및 대기업에서 정보 저장소를 구축하는 데 사용하는 콘텐츠 관리 소프트웨어 유형입니다. 정보는 일반적으로 회사의 다른 모든 사람이 액세스할 수 있는 프로세스로 구성됩니다.

누구나 지식 관리 소프트웨어에 지속적으로 기여할 수 있습니다. 그것은 그들 자신의 속도로 정보 시스템을 함께 구축할 수 있는 자유를 제공하는 비동기식 통신 도구의 한 예입니다. 공동 제작자는 또한 서로의 정보에 대해 댓글을 달거나 업데이트하여 공동의 목표를 위해 협력할 수 있습니다.

온라인 포럼 소프트웨어

온라인 포럼은 회사의 제품 성장 여정에서 직원과 고객을 만족시키기 위해 매우 인기가 있습니다. 인터넷 사용자도 포럼을 좋아합니다. 그 중 15%는 온라인 포럼과 커뮤니티에서 읽고 댓글을 달면서 적극적으로 참여합니다. 또한 회사에 전략적 이점이 있습니다. 이해 관계자와 함께 커뮤니티를 구축하면 성장에 개인적인 관심을 갖고 더 많이 신뢰하게 됩니다.

포럼에서 직원들은 질문을 게시하여 팀원들로부터 답변을 얻을 수 있습니다. 마찬가지로 고객은 제품 개발에 대한 질문, 기능 요청 및 업데이트를 게시할 수도 있습니다. 여기서 의도는 대화보다는 정보를 제공하는 것이므로 토론은 대부분 비동기식으로 유지됩니다.

측량 소프트웨어

설문 조사 및 설문 조사는 온라인 포럼과 유사합니다. 가장 큰 차이점은 설문조사가 진행되지 않을 수 있다는 것입니다. 고객 피드백, 제품 리뷰 및 시장 기대치를 이해하기 위해 수시로 수행됩니다. 마찬가지로 직원들이 회사에 대해 어떻게 생각하는지 알기 위해 내부적으로 수행할 수도 있습니다.

설문조사는 전화 설문조사와 같이 동기식으로 수행할 수 있습니다. 그러나 비동기식 설문조사는 덜 위협적이고 피드백을 공유하는 동안 생각할 시간을 더 많이 주기 때문에 더 선호됩니다. 비동기식 설문조사에서 기업은 미리 채워진 질문과 함께 피드백 양식을 공유합니다. 고객이나 직원은 하고 싶을 때 자신의 생각을 입력할 수 있습니다. 즉시 응답해야 한다는 과도한 압력은 없습니다.

디지털 화이트보드 소프트웨어

온라인 디지털 화이트보드는 브레인스토밍 도구입니다. 새로운 아이디어나 영감에 대해 이야기하기 위해 화상 통화나 전화 통화를 예약하는 대신 디지털 화이트보드를 사용하면 동일한 효과를 비동기 방식으로 수행할 수 있습니다. 또한 원하는 대로 사용자 정의하여 인터페이스를 더 자유롭게 사용할 수 있습니다. 보드를 만들고 메모를 추가하여 아이디어를 공유할 수 있습니다.

브레인스토밍은 동기식 통신 매체를 통해 수행될 때 더 매력적으로 들립니다. 그러나 화이트보드 소프트웨어와 같은 비동기 도구는 새로운 가능성을 열어주는 시각적으로 사물을 보는 데 도움이 됩니다.

회의 관리 소프트웨어

경영진은 회의의 67%가 회의의 주요 안건을 제대로 전달하지 못한다고 생각합니다. 매일 500만 건이 넘는 회의가 있습니다. 생산성 손실이 심합니다. 일정 없는 회의는 직원이 일을 처리하는 데 더 높은 개인적 책임을 지기 때문에 원격 팀에게 더 방해가 됩니다.

보다 사려 깊고 목적이 있는 회의를 하려면 회의 관리 소프트웨어가 매우 유용합니다. 동기 회의를 무효화할 수는 없지만 이러한 도구를 사용하여 더 나은 의제를 설정할 수 있습니다. 회의 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원들이 통화에서 논의할 내용을 미리 계획할 수 있습니다. 의제, 일정을 설정하고 문서를 추가하여 집중적인 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 팀원도 회의 계획과 접근 방식을 명확하게 알 수 있습니다.

비동기식 커뮤니케이션: 성공적인 원격 팀의 열쇠

원격 근무는 책임감을 갖고 일정 내에서 작업을 완료하는 것과 관련이 있습니다. 따라서 심도 있는 작업과 의사 소통의 유연성이 필요합니다. 비동기식 통신은 두 가지를 모두 제공합니다. 원격 작업자는 현재 작업에 집중하고 작업이 완료되면 나중에 메시지에 회신하도록 예약할 수 있습니다. 이것은 스트레스를 제거하고 더 나은 일과 삶의 균형을 보장합니다.

이는 서로 다른 시간대에서 작업하는 전 세계에 분산되어 있는 원격 팀에 더 적합합니다. 많은 새로운 원격 작업자가 여단에 합류함에 따라 비동기식 통신에 대한 수요가 더 많아지고 원격 팀에서 선호하게 될 것입니다.