Jak komunikacja asynchroniczna pomaga zespołom rozproszonym

Czy kiedykolwiek próbowałeś śledzić różne środki komunikacji, z których korzystasz w ciągu dnia? Obecnie większość z was pracuje zdalnie, a zespoły zdalne używają zestawu narzędzi z różnych powodów:

• Stała rozmowa z zespołem : Narzędzie do prowadzenia konferencji internetowych
• Interakcje z klientami i innymi interesariuszami: e-maile i rozmowy telefoniczne
• Szybkie przekomarzanie się, aktualizacje pracy i wszystko pomiędzy: Oprogramowanie do czatu
• Recenzje i opinie: rozmowy wideo i nagrania ekranu
• Przypisywanie i śledzenie zadań: Narzędzia do zarządzania projektami

Nie jest to wyczerpująca lista, ale daje doskonały przegląd tego, jak wygląda nasz wzorzec komunikacji. Teraz poświęć chwilę i spójrz na przekorną naturę niektórych narzędzi, których używasz.

Konferencje internetowe, rozmowy telefoniczne i rozmowy wideo to przykłady narzędzi komunikacji synchronicznej. Komunikacja w zespole musi odbywać się błyskawicznie. Kiedy prowadzisz synchroniczną rozmowę, jesteś obecny w czasie rzeczywistym, aby kontynuować komunikację.

Z drugiej strony istnieją narzędzia, takie jak oprogramowanie do obsługi poczty e-mail, rejestratory ekranu, oprogramowanie do czatu i narzędzia do zarządzania projektami. Korzystając z tych narzędzi, możesz odpowiedzieć komuś w preferowanym przez siebie czasie. Podobnie jak na czacie, możesz odpowiedzieć od razu lub później. Wszystkie te narzędzia są narzędziami asynchronicznymi, a kiedy używasz ich do interakcji z innymi, oddajesz się komunikacji asynchronicznej.

W tym blogu omówimy szczegółowo komunikację asynchroniczną. Jakie są jego zalety i wady, dlaczego firmy na nich polegają i jakie są najczęściej używane narzędzia komunikacji asynchronicznej w miejscach pracy.

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Komunikacja asynchroniczna to rozmowa, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym.

Kiedy dwie lub więcej osób wymienia informacje, nie oczekując natychmiastowej odpowiedzi, mówi się, że rozmawiają w sposób asynchroniczny. Kiedy uczestniczysz w komunikacji asynchronicznej, możesz zdecydować, kiedy chcesz odpowiedzieć na wiadomość tekstową lub wiadomość na czacie, którą właśnie otrzymałeś od przyjaciela, kolegi lub członka rodziny.

Komunikacja asynchroniczna ma wyluzowane podejście do komunikacji. Chociaż może to nie brzmieć tak wspaniale, ma wiele zalet (które omówimy w dalszej części tego bloga). Sprawdza się dobrze w przypadku prac wymagających dłuższego czasu koncentracji. Zarządzając większością komunikacji asynchronicznie, możesz dać sobie czas na skupienie się na zadaniu zamiast spędzać czas na odbieraniu połączeń.

Spotkania telefoniczne lub wideo wymagają obecności online lub obecności w czasie rzeczywistym w celu udostępniania informacji. Jeśli robisz to zbyt często, większość czasu spędzasz tylko na komunikowaniu się z innymi.

To tylko podstawowy szczegół komunikacji asynchronicznej. Przejdźmy teraz głębiej do zrozumienia różnic między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną.

Komunikacja asynchroniczna a synchroniczna

Aby uzyskać bardziej całościowy obraz, przedstawiamy szczegółową tabelę porównawczą pokazującą różnice między komunikacją synchroniczną a asynchroniczną.  

Dlaczego firmy stawiają na komunikację asynchroniczną?

Znajomość definicji i różnicy między komunikacją synchroniczną a asynchroniczną to świetny sposób na budowanie zrozumienia tego tematu. W tej części bloga pójdziemy o krok dalej i dowiemy się, dlaczego firmy stawiają na komunikację asynchroniczną i włączają ją w swoją kulturę pracy.

Bardziej produktywna forma komunikacji

Mniej przerw = wyższa produktywność. Komunikacja asynchroniczna pozwala pracownikom pracować nad zadaniem przez dłuższy czas. Ponieważ komunikacja nie odbywa się w czasie rzeczywistym, nie ma potrzeby wskakiwania do rozmowy lub spotkania w międzyczasie. Automatycznie pomaga im zrobić więcej rzeczy w określonym czasie. Ponieważ firmy mają obsesję na punkcie produktywności, narzędzia komunikacji asynchronicznej stały się dla nich naturalnym wyborem.

Przemyślana komunikacja między zespołami

Dobrze połączone zespoły mogą zwiększyć produktywność o 25%. Opracowując asynchroniczną kulturę pracy, firmy mogą oczekiwać wzmocnienia łączności między tymi zespołami. Komunikacja asynchroniczna ma bardziej empatyczne podejście do pracy zespołowej.

Zamiast planować spotkania wideo i rozmowy telefoniczne co godzinę za pomocą narzędzi asynchronicznych, co najmniej kilka zadań komunikacyjnych może zostać opóźnionych. To da członkom zespołu więcej czasu na zebranie myśli i głębsze przemyślenie. W dłuższej perspektywie zachęci to pracowników do bardziej efektywnej współpracy.

Lepsze ogólne relacje w firmie

Kiedy pozwalasz swoim pracownikom skoncentrować się na swojej pracy i tworzysz solidne podstawy do przemyślanej komunikacji z kolegami, buduje to ogólnie pozytywne relacje w firmie. Tworzy doskonałą równowagę między dotrzymywaniem osobistych terminów a przyczynianiem się do pracy zespołowej z otwartą atmosferą komunikacji. Pomaga również w utrzymaniu pracowników, ponieważ 62% z nich ma tendencję do odrzucania innych ofert pracy, gdy mają bliskie relacje z kolegami z zespołu w miejscu pracy.

Łatwa komunikacja w różnych strefach czasowych

Jeśli pracujesz z ludźmi z różnych lokalizacji geograficznych i różnych stref czasowych, wtedy komunikacja asynchroniczna ma przewagę, jeśli chodzi o komunikację. Ze względu na ograniczenia czasowe nie można oczekiwać, że wszyscy członkowie zespołu będą zawsze dostępni do połączenia synchronicznego.

Komunikacja asynchroniczna jest bardziej pomocna w interakcji z zespołem. Możesz wykorzystać opóźnienie na swoją korzyść, będąc bardziej świadomym tego, co mówisz, i wykorzystać to jako okazję do nawiązania głębszych relacji z zespołami zdalnymi. Dlatego narzędzie do komunikacji asynchronicznej jest niezbędne na liście zasobów pracy zdalnej.

Pomaga zachować ślad komunikacji

Wiele narzędzi komunikacji asynchronicznej zależy od komunikacji pisemnej. Brzmi to jak dodatkowa praca, ponieważ mówienie jest bardziej spontaniczne i łatwiejsze niż przemyślane pisanie. Ma jednak srebrną podszewkę. Dzięki komunikacji asynchronicznej możesz śledzić komunikację. Zawsze możesz się cofnąć, odwołać się do poprzedniej komunikacji i wyciągnąć nowe spostrzeżenia. Staje się to ważniejsze, gdy używasz komunikacji asynchronicznej do interakcji z klientami. Pomaga w rozwiązywaniu sporów i stanowi bazę wiedzy dla zespołów

Korzyści z komunikacji asynchronicznej

Kilka firm czerpie korzyści z używania komunikacji asynchronicznej w swoim miejscu pracy. Niektórzy w nadchodzących czasach przejdą do pracy zdalnej i przyjmą narzędzia asynchroniczne. Jako pracownik, jakich korzyści możesz oczekiwać od tej formy komunikacji? Dowiedz się w tej sekcji bloga.

Niższy stres psychiczny

Komunikacja synchroniczna może być stresująca, jeśli jest wykonywana zbyt często. Wyobraź sobie, że bierzesz udział w kolejnych spotkaniach wideo z wieloma członkami. Musisz przełączać uwagę między różnymi mówcami, cały czas pozostawać uważnym i odzywać się, gdy nadejdzie Twoja kolej.

Ta kombinacja może stać się przytłaczająca i ostatecznie prowadzić do problemów, takich jak zmęczenie Zoom, podczas gdy komunikacja asynchroniczna trzyma cię z dala od tego rodzaju stresu. Kiedy masz moc decydowania o tym, co i kiedy chcesz się komunikować, masz lepszą kontrolę nad komunikacją i równowagą psychiczną.

Łatwiejsze uczestnictwo w dyskusjach

Nie każdy czuje się komfortowo, biorąc udział w rozmowach online na żywo. Nawet myśl o tym może być traumatycznym przeżyciem dla kogoś, kto ma lęk społeczny. Nerwowość wynika ze strachu przed byciem osądzanym lub porównywanym z innymi. W takim przypadku wywołania synchroniczne mogą przynieść zespołowi efekt przeciwny do zamierzonego.

Dzięki komunikacji asynchronicznej pracownicy mogą łatwo pozbyć się tego uczucia. Nie ma na nich presji, jak brzmią lub wyglądają. Co więcej, nie muszą cierpieć na kołatanie serca, gdy ktoś pyta ich o opinie lub przemyślenia. Potrafią ją zbudować w swoim czasie i podzielić się nią z innymi.

Większą elastyczność

Siedemdziesiąt procent pracowników preferuje elastyczność w swojej pracy. To sprawia, że ​​ich praca jest dla nich bardziej atrakcyjna. Jest to zrozumiałe, ponieważ wielu pracowników przywiązuje większą wagę do równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Praca zdalna zapewnia do pewnego stopnia elastyczność. Ale jeśli komunikacja jest w większości synchroniczna, to nie pozostaje tak przez długi czas. Ich produktywne godziny zabierają telefony i spotkania.

Dzięki zastosowaniu bardziej asynchronicznych metod komunikacji pracownicy mogą efektywniej planować swój grafik pracy. Mogą nie tylko decydować o harmonogramie pracy, ale także kiedy chcą komunikować się z innymi. Dostają więcej swobody, aby wykonywać swoją pracę w najlepszym czasie bez przerw i planują odpowiadanie na czaty i e-maile później w ciągu dnia.

Głęboka praca

Głęboka praca oznacza wejście do strefy produktywnej, w której pracujesz przez dłuższy czas bez rozpraszania się. Dla zespołów zdalnych głęboka praca jest bardzo ważna dla osiągania skutecznych wyników. Można to osiągnąć dzięki komunikacji asynchronicznej. Ograniczając liczbę połączeń synchronicznych, pracownicy mogą wejść w przepływ i tunelować swoją wizję wykonania zadania.

Większa kontrola

Jeśli czytałeś bloga do tej pory, jest jedna rzecz, o której musiałeś już wiedzieć: komunikacja asynchroniczna pomaga ci mieć większą kontrolę nad swoim harmonogramem. Zgodnie z harmonogramem oznacza to zarówno pracę, jak i komunikację.

Jest to ważne dla pracowników, ponieważ wykonują swoją pracę, komunikują się z rówieśnikami w sposób przemyślany, mają większą satysfakcję psychiczną i są dużo szczęśliwsi. Jest to również dobre dla firm, ponieważ nie muszą się martwić o mniejszą rotację pracowników i za każdym razem wydawać dodatkowe dolary na zatrudnianie nowych talentów. To jeden z tych niecodziennych przykładów, w których wyższa kontrola prowadzi do lepszych wyników.

Wady komunikacji asynchronicznej

Komunikacja asynchroniczna ma wiele zalet. Daje więcej swobody, zachęca do przemyślanej komunikacji, wspiera głęboką pracę i pomaga zachować lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ma jednak również kilka wad, które mogą przeszkadzać w codziennej pracy. Oto trzy główne wady korzystania z asynchronicznych narzędzi komunikacyjnych, o których powinieneś wiedzieć.

Mniej osobisty urok

Komunikacja asynchroniczna daje więcej czasu na odpowiedź na rozmowę. Ale robiąc to, traci personalizację, którą oferuje komunikacja synchroniczna. Interakcja twarzą w twarz na żywo jest ograniczona, co może mieć negatywny wpływ na pracowników. Dłuższy czas bez takich interakcji może sprawić, że poczują się pominięci. Personalizacja w komunikacji jest ważna również dla klientów.

Osiemdziesiąt cztery procent klientów zgodziło się wydać więcej na markę, która zapewnia spersonalizowaną obsługę klienta. W takim przypadku, jeśli wybierasz e-maile zamiast rozmów telefonicznych, możesz stracić klientów. Co więcej, zawsze istnieje ryzyko, że Twoja pisemna komunikacja zostanie źle zrozumiana, co przysporzy Ci kłopotów

Więcej czasu na podjęcie działań

W konkurencyjnym otoczeniu firmy prosperują, podejmując szybkie działania. Zazwyczaj działania te podejmowane są po dokładnych dyskusjach z zespołem. W połączeniu synchronicznym każdy członek zespołu może uczestniczyć w czasie rzeczywistym, przedstawiać swoje pomysły i uruchamiać sprawy. Nie jest to możliwe w przypadku komunikacji asynchronicznej.

Ponieważ ludzie mają możliwość interakcji z innymi w swoim czasie, mogą nie uczestniczyć natychmiast. Opóźnia to proces podejmowania działań. Decyzje utkną w otchłani komunikacyjnej, zagrażając zyskom biznesowym. Jeśli zarządzasz firmą, w której działania muszą być podejmowane niemal natychmiast, użycie komunikacji asynchronicznej w przypadku ograniczonych interakcji przyniesie lepsze zyski dla Twojej firmy.

Nie nadaje się do natychmiastowej burzy mózgów

Podobnie jak w przypadku szybkich akcji, błyskawiczna burza mózgów nie pasuje do komunikacji asynchronicznej. Sesje burzy mózgów są ważne dla stworzenia w firmie środowiska partycypacyjnego i współpracy. Nie wszystkie spotkania z burzą mózgów będą miały konkretne rozwiązanie, ale zachęcają pracowników do dzielenia się swoimi pomysłami i poglądami.

Dzięki połączeniom synchronicznym mogą to zrobić natychmiast, a także uzyskać informacje zwrotne. Nie muszą czekać, aż inni odpowiedzą w swoim czasie. Burzę mózgów można przeprowadzić za pomocą narzędzi asynchronicznych, ale w ten sposób należy ustawić priorytet i oczekiwania. Uczestnicy powinni otrzymać jasne instrukcje, jak sprawy mają się asynchronicznie i czego powinni się spodziewać.

9 narzędzi programowych do wydajnej komunikacji asynchronicznej

Odkryjmy najpopularniejsze narzędzia asynchroniczne używane w miejscach pracy i środowiskach pracy zdalnej.

Oprogramowanie e-mail

Z ponad 3 milionami e-maili wysyłanych co sekundę, nie jest trudno odnieść się do dynamiki pracy narzędzi do komunikacji e-mail. Wiadomości e-mail są asynchroniczne, ponieważ po ich wysłaniu nie oczekujesz natychmiastowej odpowiedzi. Jest to dopuszczalna norma, aby odbiorca odpowiadał w swoim czasie.

Ze względu na łatwość obsługi e-maile są popularnym sposobem komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Niezależnie od tego, czy są to dyskusje zespołowe, czy obsługa klienta, e-maile świetnie sprawdzają się w nawiązywaniu jasnej komunikacji.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami jest istotną częścią codziennej pracy zarówno w środowisku korporacyjnym, jak i zdalnym. Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, zespoły utrzymują Scrum lub tablicę kanban, aby śledzić działania. Komunikują się asynchronicznie, przenosząc karty w różnych kategoriach. Kategorie w większości odzwierciedlają, jakie zadania zostały zakończone, ile jest w toku, a ile trzeba rozpocząć.

Zespoły również komentują nawzajem swoje karty i dodają członków zespołu jako współpracowników do interakcji nad postępem. Oprogramowanie do zarządzania projektami jest doskonałym przykładem tego, jak można załatwić sprawy bez konieczności nawiązywania połączenia synchronicznego.

Oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych

Zespoły korzystają z wiadomości błyskawicznych, znanych również jako czaty, w celu udostępniania recenzji, opinii i aktualizacji, które nie wymagają wysyłania wiadomości e-mail. Wiadomości błyskawiczne są zwykle krótsze i wygodniejsze do szybkiego przesyłania wiadomości. Oszczędza czas i może być bardziej produktywny, gdy jest wiele zadań do wykonania. Zespoły mogą tworzyć oddzielne, zabawne grupy, aby prowadzić dyskusje poza pracą bez zakłócania harmonogramu pracy.

Oprogramowanie do udostępniania ekranu

Oprogramowanie do udostępniania ekranu umożliwia użytkownikom asynchroniczne udostępnianie treści na ekranie laptopa lub komputera innym osobom. Mogą również nagrywać kamerę internetową wraz z narracją głosową. Rejestratory ekranu to jedno z niewielu narzędzi, które pomagają w komunikacji wideo, choć w sposób asynchroniczny.

Działa bardzo dobrze w przypadku przekazywania osobistych opinii, nagrywania filmów instruktażowych, osadzania w e-mailach powitalnych i prezentacji wideo. Wraz ze wzrostem liczby pracowników zdalnych rejestratory ekranu z pewnością mają przed sobą świetlaną przyszłość w przestrzeni komunikacji wideo.

Oprogramowanie do zarządzania wiedzą

Oprogramowanie do zarządzania wiedzą to rodzaj oprogramowania do zarządzania treścią używanego przez firmy i konglomeraty do budowania repozytorium informacji. Informacje zazwyczaj składają się z procesów, do których dostęp mają wszyscy inni w firmie.

Każdy może na bieżąco wnosić wkład w oprogramowanie do zarządzania wiedzą. Jest to przykład narzędzia komunikacji asynchronicznej, ponieważ daje im możliwość wspólnego budowania systemu informacyjnego we własnym tempie. Współtwórcy mogą również komentować lub aktualizować informacje od siebie nawzajem, współpracując w ten sposób w celu osiągnięcia wspólnego celu.

Oprogramowanie forum online

Fora internetowe są bardzo popularne, ponieważ pozwalają pracownikom i klientom pomagać w rozwoju produktów firmy. Internauci również lubią fora, ponieważ 15% z nich aktywnie uczestniczy, czytając i komentując na forach i społecznościach internetowych. Ma również strategiczną przewagę dla firm; kiedy budujesz społeczność z interesariuszami, są oni osobiście zainteresowani rozwojem i bardziej Ci ufają.

Na forum pracownicy mogą publikować pytania, aby uzyskać odpowiedzi od swoich kolegów z zespołu. Podobnie klienci mogą również publikować pytania, prośby o funkcje i aktualizacje dotyczące rozwoju produktu. Ponieważ intencją jest informowanie, a nie prowadzenie rozmowy, dyskusje w większości pozostają asynchroniczne.

Oprogramowanie ankietowe

Ankiety i ankiety są podobne do forów internetowych. Główna różnica polega na tym, że ankiety mogą nie być w toku. Jest przeprowadzany od czasu do czasu, aby zrozumieć opinie klientów, recenzje produktów i oczekiwania rynku. Podobnie można to zrobić wewnętrznie, aby dowiedzieć się, co pracownicy myślą o firmie.

Ankiety można przeprowadzać w sposób synchroniczny, jak ankiety telefoniczne. Jednak ankiety asynchroniczne są bardziej preferowane, ponieważ są mniej onieśmielające i dają więcej czasu na myślenie podczas dzielenia się opiniami. W ankiecie asynchronicznej firmy udostępniają formularz opinii ze wstępnie wypełnionymi pytaniami. Klienci lub pracownicy mogą wprowadzać swoje myśli, kiedy mają na to ochotę. Nie ma nadmiernej presji natychmiastowej odpowiedzi.

Oprogramowanie do tablicy cyfrowej

Cyfrowe tablice online to narzędzia do burzy mózgów. Zamiast umawiać się na wideo lub rozmowę telefoniczną, aby porozmawiać o nowych pomysłach lub inspiracjach, cyfrowe tablice pozwalają to robić z taką samą skutecznością w sposób asynchroniczny. Daje również większą swobodę w zabawie z interfejsem, dostosowując go zgodnie z własnymi upodobaniami. Możesz tworzyć tablice i dodawać notatki, aby dzielić się pomysłami.

Burza mózgów brzmi bardziej atrakcyjnie, gdy odbywa się za pośrednictwem synchronicznych mediów komunikacyjnych. Jednak narzędzia asynchroniczne, takie jak oprogramowanie do tablic, pomagają spojrzeć na rzeczy wizualnie, co otwiera nowe możliwości.

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami

Kierownictwo uważa, że ​​67% spotkań nie udaje się sromotnie komunikować główny program spotkania. To ponad 5 milionów spotkań każdego dnia. Utrata produktywności jest fatalna. Spotkania bez harmonogramu są bardziej utrudnione dla zespołów zdalnych, ponieważ pracownicy ponoszą większą osobistą odpowiedzialność za wykonanie zadań.

Aby mieć bardziej przemyślane i celowe spotkania, bardzo pomocne jest oprogramowanie do zarządzania spotkaniami. Nie możesz po prostu unieważnić spotkań synchronicznych, ale możesz ustalić lepszy program za pomocą tych narzędzi. Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami umożliwia członkom zespołu planowanie z wyprzedzeniem tego, co chcą omówić podczas rozmowy. Mogą ustalać agendy, harmonogramy i dodawać dokumenty, aby skoncentrować się na współpracy. W ten sposób każdy członek zespołu ma również jasny plan spotkania i podejście.

Komunikacja asynchroniczna: klucz do udanych zespołów zdalnych

Praca zdalna to dużo odpowiedzialności i wykonywania zadań na czas. Dlatego wymaga głębokiej pracy i większej elastyczności w komunikacji. Komunikacja asynchroniczna oferuje jedno i drugie. Pracownicy zdalni mogą skoncentrować się na wykonywanych zadaniach i planować odpowiadanie na wiadomości później, gdy skończą. Eliminuje to stres i zapewnia lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Jest to bardziej odpowiednie dla zespołów zdalnych, które są rozmieszczone na całym świecie i pracują w różnych strefach czasowych. Przy tak dużej liczbie nowych pracowników zdalnych dołączających do brygady, komunikacja asynchroniczna będzie bardziej potrzebna i wysoce preferowana przez zespoły zdalne.