實施數字資產管理系統的 12 步指南

啟動企業範圍的數字資產管理 (DAM) 計劃並非易事。 WL Gore and Associates 以其 Gore-Tex 面料和產品而聞名，它發現自己不得不這樣做。 在 MarTech 會議上，該公司的 Enterprise DAM 圖書館員 Rachel Edwards 向我們介紹了他們是如何做到的。 她還解釋了為什麼他們選擇的最小可行產品 (MVP) 策略是其成功推出的關鍵。 （本文末尾有一段她的演講視頻。）

問題。 Gore 需要一個 DAM，因為它的資產無處不在。 共享驅動器、外部硬盤驅動器、SharePoint 站點、個人電腦上的文件夾。 沒有集中的資產存儲庫，沒有用於查找資產的標準化流程，也沒有內容治理。 每個部門，甚至在某些情況下，這些主要部門中的較小部門，都有自己的做事方式。 沒有一致性。 這對於跨多個部門工作的用戶來說尤其痛苦。

什麼是MVP ？ “這是一個產品的版本，它具有足夠的功能來吸引早期採用者並可供早期採用者使用，”Edwards 說。 “然後，這些早期採用者可以驗證產品並為未來的改進和開發提供反饋和想法。 使用 MVP 方法來啟動您的 DAM 有很多好處，特別是如果您的公司以前從未有過 DAM。”

1：了解需求

愛德華茲說，不要問利益相關者他們想要什麼，而要問他們需要什麼。 事實是他們可能不知道自己想要什麼。 她說：“如果他們剛剛發現 DAM 是什麼，並且對它如何從長遠來看使他們受益只有一個高層次的理解，他們可能沒有任何背景來提出這個問題。”

在這種情況下，他們往往傾向於錯誤地想要他們認為 DAM 系統可能做的一切，而不管他們實際需要它做什麼。 “這會很快導致你走上過度定制的危險道路，”她說。 “過度定制不僅會對您的網站性能產生負面影響，還會嚴重阻礙您在未來進一步升級和增強 DAM 的能力。”

2：將需求與需求分開

首先將需求過濾為需求與需求。 MVP 本質上是為某人提供價值的最小交付單元。 “把你的精力集中在創建你的 DAM 上，取悅創新者和技術的早期採用者，他們將成為你嘈雜的少數群體和你的最終用戶群，”她說。 “請你們吵鬧的少數派，讓他們以對 DAM 成功的熱情逐漸拉攏其他人。 他們將成為你最大的啦啦隊員，也是你最大的公關資產之一。”

DAM 的最小值。 基本 DAM 的核心是一個存儲庫，用於存儲附加了元數據的資產。 該元數據允許您在 DAM 中通過搜索機制找到資產，因此您可以在需要使用它們時將它們取回。 “如果你有這三個基本功能——上傳、搜索和下載——你就有了你的入門 DAM，”Edwards 說。 “您還可以選擇安裝您購買的任何 DAM 系統的開箱即用版本。 看看系統一開始就可以做什麼，而不必擔心定制。”

選擇合適的 DAM 供應商和平台花了大約六個月的時間。 大部分時間都花在分析 DAM 必須滿足的整體業務需求上。 因為這是企業級的工作，所以該解決方案必須足夠強大，以適應公司四個不同部門的要求：面料、服裝、醫療和性能解決方案。

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3：定義利益相關者的角色

接下來，團隊確定每個部門的利益相關者。 他們必須了解他們在項目中的角色以及所涉及的時間承諾。 “我們需要確保他們能夠並且將在工作期間保持充分參與，”愛德華茲說。 “利益相關者的參與可以極大地幫助或損害項目的進度和時間表。 因此，從一開始就設定明確的期望。 並且不要害怕移除或替換不符合您期望的利益相關者。”

與利益相關者的啟動會議的重點是評估每個部門的具體需求。 “我們知道，在使用 DAM 系統時，我們的用戶群並不復雜，因此我們將對話保持在相對較高的水平，”她說。 “我們還以此為契機來解釋 MVP 流程並設定期望。 我們非常清楚，他們在第一天收到的產品並不是最終產品。”

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MVP 並不是這個項目中唯一嚐試的新事物。 這也是該公司首次使用敏捷方法將任務分解為多個短階段並以頻繁的較小增量交付工作。 “DAM 項目現在經常被稱讚為 Gore 的第一個敏捷成功，”Edwards 說。 “它最終鼓勵了公司的其他項目團隊採用敏捷的工作方式。”

成功的關鍵：從啟動會議開始就進行清晰的溝通是成功的主要因素。 愛德華茲說，它讓利益相關者考慮到較小的可交付成果。 解釋說我們將更快地提供更新的功能，但包更小。

• 提示：制定溝通計劃至關重要。 定義您將如何告知利益相關者進展和阻礙。

4：確定哪些需求是企業範圍的

一旦你有了需求，就將它們分成兩組，一組特定於一個部門，另一組適用於所有部門。

戈爾團隊決定從醫療部門開始分階段推出。 這有兩個原因。 一是因為 Medical 最了解他們的資產所在的位置，並且已經開始為他們使用一些命名約定。 另一個是他們對他們的內容有非常具體的法律和監管合規要求，必須從一開始就考慮到這些要求。 “我們意識到，如果我們從一開始就考慮到最嚴格的權限管理案例，”愛德華茲說。 “我們可以有信心向前邁進，如果它適用於醫療，它就會適用於其他所有人。” 這決定了其他部門以後可以使用和構建的基線資產管理工具。

5：優先考慮時間、金錢或產出

Edward 的團隊為構建 DAM 的第一個版本設定了 13 週的時間框架。 他們每週為每週的工作預算 25,000 美元。 “考慮到時間、金錢和產出，我們知道我們無法最大化這三者，”Edwards 說。 因此，在確定了時間和預算後，他們將產出削減到他們絕對需要的水平。

• 提示：從早期採用者那裡獲得建議。 “在我們的 10,000 名員工中，我們在醫療部門有 13 名參與的早期採用者中的一小部分，我們依靠他們來定義 MVP 的必備品與必備品。”

6：在構建期間與利益相關者會面

在這 13 周中，團隊定期與利益相關者會面，以不斷調整、重新校準並就不斷變化的優先事項達成一致。 這意味著：

• 與核心項目團隊和實施合作夥伴的每日站立會議。
• 與利益相關者的每週狀態會議。
• 大約每兩週舉行一次展示進度和更新的演示。

由於經常重新評估需求、計劃和結果，這使團隊能夠快速響應變化和阻礙。

7：一啟動就開始訓練

一旦他們正式啟動了 MVP DAM，團隊就開始了最終用戶培訓。 “在每一次會議中，我們不僅為那些以前可能沒有接觸過 DAM 的人解釋了 DAM 究竟是什麼，而且我們還強調這是 MVP 版本，”Edwards 說。

8：盡你所能獲得用戶反饋

用戶必須了解 DAM 是一項正在進行的工作。 隨著時間的推移，它的功能將繼續增長和擴展。 該團隊還強調，用戶將通過他們的反饋來幫助確定這一點。 該團隊明確了用戶可以向誰提出問題和建議，並為他們提供了幾種方法。 他們明確表示，他們想要任何和所有的反饋，無論大小，好或壞。

9：讓它煨一下

“一旦你的 MVP DAM 上線，讓用戶使用它一段時間，而不僅僅是幾週，”Edwards 說。 “用戶需要幾個月的時間才能真正深入了解並收集使用統計數據，這些統計數據可以讓你足夠準確地了解 DAM 的使用情況。 讓您的用戶了解它如何融入他們的工作以及它如何滿足他們的需求，然後他們就可以開始思考它如何才能更好地完成這些事情。”

要問用戶的問題。 當他們使用 DAM 時，請定期與您的用戶聯繫。 您最初的問題：

• 什麼在起作用？
• 什麼不工作？
• 您希望擁有哪些當前不可用的功能？

10：找出用戶沒有做什麼

一個好的 DAM 系統將為您提供有關您的用戶正在使用它的數據。 這也將告訴您他們沒有做的事情。 問他們。

• 提示： “當您的用戶被積極鼓勵提供反饋時，他們知道他們的反饋正在被傾聽，並且他們是改進計劃過程中的重要部分，這確實有助於推動用戶參與和快樂、參與的用戶可以幫助吸引更多快樂、參與的用戶。”

11：找出他們在哪裡獲得資產

您的 DAM 是您公司所有資產的中央存儲庫。 為了使其成功，它需要成為您所有內容的唯一真實來源。 如果您的用戶沒有從 DAM 獲得他們的資產，請找出他們從哪裡獲得這些資產。 這些其他系統如何與您的 DAM 集成？ DAM 可以取代那些系統嗎？ 如果他們以前使用過一個系統作為偽 DAM，請將其關閉。 如果無法關閉它，請確保 DAM 中的所有資產都已從其中移除。

“用戶獲取資產的地方可能比你想像的要多，”愛德華茲說。 “繼續問問題。 他們今天給你的關於 DAM 如何為他們工作或不為他們工作的答案可能不是他們下週、下個月甚至明年給你的答案。 在戈爾，我與我們的利益相關者保持定期聯繫，我們每月與超級用戶舉行會議。”

12：讓業務部門做調查

在 MVP DAM 推出後的一年中，各部門向其用戶發送季度調查，詢問他們喜歡和不喜歡 DAM 的哪些方面，他們何時使用它，何時不使用它，但應該使用它。 該反饋用於增強 DAM 的功能，並幫助各部門精簡和改進其內容和元數據。 “我們有一個分析儀表板，使我們能夠衡量資產使用情況和有效性，因此我們可以不斷改進資產生產流程，”Edwards 說。 “我們可以看到什麼是有效的，並擺脫什麼是無效的。”

您的系統儀表板應提供的信息：

• 各業務單位的用戶搜索情況如何？
• 他們只是使用自由文本搜索框，僅使用為他們提供的搜索過濾器，還是兩者結合來查找他們的資產？ “如果他們沒有使用搜索過濾器，我們可以討論如何改進它們。”
• 按資產類型下載和每個單元中最常下載的資產列表。
• 用戶輸入的搜索詞返回零結果。 這有助於確定是否需要調整元數據，或者是否可以創建新資產以滿足用戶的需求。

DAM 不是一勞永逸的系統。 新用戶會帶來新的問題和新的需求。 你的工作永遠不會完成。 密切關注您的指標並與您的用戶保持積極互動，以確保您的 DAM 作為您公司今天、明天及以後所有資產的單一事實來源保持成功。

“DAM 項目正在持續進行中，”Edwards 說。 “總有一些事情可以改善人們的工作方式。 他們需要什麼內容以及他們如何獲得這些內容總是在不斷變化。”