Una guida in 12 fasi per l'implementazione di un sistema di gestione delle risorse digitali

Avviare un programma di gestione delle risorse digitali (DAM) a livello aziendale non è una cosa facile. WL Gore and Associates, meglio conosciuta per i suoi tessuti e prodotti Gore-Tex, si è trovata a dover fare proprio questo. Alla conferenza MarTech, Rachel Edwards, la bibliotecaria di Enterprise DAM dell'azienda, ci ha spiegato come hanno fatto. Ha anche spiegato perché la strategia MVP (Minimum Viable Product) che hanno scelto è stata la chiave per il suo lancio di successo. (C'è un video del suo discorso alla fine di questo articolo.)

Il problema. Gore aveva bisogno di un DAM perché le sue risorse erano ovunque. Drive condivisi, dischi rigidi esterni, siti SharePoint, cartelle su singoli PC. Non esisteva un repository centralizzato di risorse, nessun processo standardizzato per trovare le risorse e nessuna governance dei contenuti. Ogni divisione, e anche in alcuni casi, suddivisioni più piccole all'interno di quelle divisioni primarie, avevano il proprio modo di fare le cose. Non c'era coerenza. Ciò è stato particolarmente doloroso per gli utenti che hanno lavorato in più divisioni.

Cos'è l'MVP ? "È la versione di un prodotto che ha caratteristiche sufficienti per attrarre ed essere utilizzabile dai primi utenti", ha affermato Edwards. “I primi utenti possono quindi convalidare il prodotto e fornire feedback e idee per miglioramenti e sviluppi futuri. L'utilizzo dell'approccio MVP per lanciare il tuo DAM ha molti vantaggi, soprattutto se la tua azienda non ha mai avuto un DAM prima".

1: Scopri i requisiti

Edwards dice di non chiedere agli stakeholder cosa vogliono, ma di cosa hanno bisogno. Il fatto è che potrebbero non avere idea di cosa vogliono. "Potrebbero non avere alcun contesto per formulare la domanda se hanno appena scoperto cos'è un DAM e hanno solo una comprensione di alto livello di come potrebbe avvantaggiarli a lungo termine", ha affermato.

Quando questo è il caso, spesso tendono a peccare dal lato di volere tutto ciò che pensano che un sistema DAM possa eventualmente fare, indipendentemente da ciò di cui hanno effettivamente bisogno che faccia. "Questo può portarti rapidamente lungo il pericoloso percorso dell'eccessiva personalizzazione", ha detto. "L'eccessiva personalizzazione non solo può influire negativamente sulle prestazioni del tuo sito, ma può ostacolare in modo significativo la tua capacità di aggiornare e migliorare il tuo DAM più avanti."

2: Separare i bisogni dai desideri

Inizia filtrando i requisiti in base alle esigenze rispetto ai desideri. L'MVP è essenzialmente l'unità di consegna più piccola che fornisce valore a qualcuno. "Concentra la tua energia nella creazione del tuo DAM sul compiacere gli innovatori e i primi utilizzatori della tecnologia che saranno la tua minoranza rumorosa e il tuo pool di utenti finali", ha affermato. “Prego la vostra minoranza rumorosa e lasciate che gradualmente attirino gli altri con il loro entusiasmo per il successo del DAM. Saranno le tue più grandi cheerleader e una delle tue più grandi risorse di pubbliche relazioni.

Il minimo per un DAM . Al centro, un DAM di base è un repository per archiviare risorse a cui sono collegati metadati. Tali metadati ti consentono di trovare le risorse tramite un meccanismo di ricerca una volta che si trovano nel DAM, in modo da poterle recuperare quando ne hai bisogno per l'uso. "Se hai queste tre funzioni di base - caricamento, ricerca e download - hai il tuo DAM iniziale", ha affermato Edwards. “Hai anche la possibilità di installare la versione pronta all'uso di qualsiasi sistema DAM che hai acquistato. Scopri cosa può fare il sistema subito senza preoccuparti delle personalizzazioni.

Ci sono voluti circa sei mesi per scegliere il fornitore e la piattaforma DAM giusti. Gran parte di quel tempo è stato dedicato all'analisi delle esigenze aziendali complessive che il DAM deve soddisfare. Poiché si trattava di uno sforzo a livello aziendale, la soluzione doveva essere sufficientemente robusta da soddisfare i requisiti delle quattro diverse divisioni dell'azienda: Fabric, Apparel, Medical e Performance Solutions.

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3: Definire il ruolo degli stakeholder

Successivamente, il team ha determinato chi fossero le parti interessate in ciascuna divisione. Era essenziale che capissero il loro ruolo nel progetto e l'impegno di tempo necessario. "Dovevamo assicurarci che potessero e rimanessero pienamente coinvolti per tutta la durata del lavoro", ha affermato Edwards. “La partecipazione dei tuoi stakeholder può aiutare in modo significativo o danneggiare i progressi e la tempistica del tuo progetto. Quindi stabilisci aspettative chiare fin dall'inizio. E non aver paura di rimuovere o sostituire gli stakeholder che non soddisfano le tue aspettative”.

Il fulcro dell'incontro di avvio con le parti interessate è stato la valutazione delle esigenze specifiche di ciascuna divisione. "Sapevamo che la nostra base di utenti non era sofisticata quando si trattava di utilizzare i sistemi DAM, quindi abbiamo mantenuto la conversazione a un livello relativamente alto", ha affermato. "Abbiamo anche sfruttato questa opportunità per spiegare il processo di MVP e definire le aspettative. Eravamo molto chiari sul fatto che il prodotto che avrebbero ricevuto il primo giorno non era il prodotto finale".

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MVP non è stata l'unica novità provata in questo progetto. Questa è stata anche la prima volta che l'azienda ha utilizzato la metodologia agile di suddividere le attività in più fasi brevi e fornire il lavoro con incrementi frequenti e più piccoli. "Il progetto DAM è ora spesso lodato come il primo successo agile di Gore", ha affermato Edwards. "Alla fine ha incoraggiato altri team di progetto dell'azienda ad adottare lo stile di lavoro agile".

La chiave del successo : una comunicazione chiara fin dall'inizio della riunione è stata un fattore importante per quel successo. Edwards ha affermato che ha portato le parti interessate a pensare in termini di risultati più piccoli. spiegando che forniremo funzionalità aggiornate più velocemente ma in pacchetti più piccoli.

• SUGGERIMENTO : la creazione di un piano di comunicazione è fondamentale. Definisci come informerai le parti interessate sia dei progressi che dei blocchi.

4: Determinare quali esigenze sono a livello aziendale

Una volta che hai i requisiti, dividili in due gruppi, quelli specifici di una divisione e quelli che si applicano a tutte le divisioni.

Il team di Gore ha deciso di fare un lancio graduale a partire dalla divisione medica. C'erano due ragioni per questo. Uno era perché Medical aveva la migliore comprensione di dove si trovassero le loro risorse e aveva già iniziato a utilizzare alcune convenzioni di denominazione per loro. L'altro era che avevano requisiti di conformità legale e normativa molto specifici per il loro contenuto che dovevano essere presi in considerazione fin dall'inizio. "Ci siamo resi conto che se avessimo tenuto conto del caso più rigoroso di gestione dei diritti fin dall'inizio", ha affermato Edwards. "Potremmo essere fiduciosi andando avanti che se avesse funzionato per Medical, avrebbe funzionato per tutti gli altri". Ciò ha determinato lo strumento di base di gestione delle risorse che le altre divisioni avrebbero potuto utilizzare e su cui basarsi in seguito.

5: Dai priorità a tempo, denaro o output

Il team di Edward ha fissato un lasso di tempo di 13 settimane per la costruzione di questa prima versione del DAM. Hanno preventivato $ 25.000 a settimana per il lavoro di ogni settimana. "Prendendo in considerazione tempo, denaro e produzione, sapevamo che non potevamo massimizzare tutti e tre", ha detto Edwards. Quindi, dopo aver impostato il tempo e il budget, hanno ridotto l'output a ciò di cui avevano assolutamente bisogno.

• SUGGERIMENTO: chiedi consiglio ai primi utenti. "Sui nostri 10.000 dipendenti, avevamo una rumorosa minoranza di 13 early adopters coinvolti nella divisione medica e ci siamo affidati a loro per definire i must-have e i nice to have per l'MVP".

6: Incontra le parti interessate durante la costruzione

Durante queste 13 settimane, il team si è incontrato regolarmente con le parti interessate al fine di adeguare, ricalibrare e concordare continuamente il cambiamento delle priorità. Quello significava:

• Incontri quotidiani in piedi con il team di progetto principale e il partner di implementazione.
• Incontri settimanali di stato con le parti interessate.
• Le demo che mostravano i progressi e gli aggiornamenti si svolgevano ogni due settimane circa.

Poiché i requisiti, i piani e i risultati sono stati rivalutati frequentemente, ciò ha consentito al team di rispondere rapidamente alle modifiche e ai blocchi.

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7: Inizia l'allenamento non appena avvii

Dopo aver lanciato ufficialmente l'MVP DAM, il team ha iniziato la formazione degli utenti finali. "In ciascuna di queste sessioni, non solo abbiamo spiegato cos'è esattamente un DAM per coloro che forse non ne erano stati esposti prima, ma sottolineiamo anche il fatto che questa era la versione MVP", ha affermato Edwards.

8: Fai tutto il possibile per ottenere il feedback degli utenti

Era essenziale per gli utenti capire che il DAM era un work in progress. La sua funzionalità continuerà a crescere e ad espandersi nel tempo. Il team ha anche sottolineato che gli utenti aiuterebbero a determinarlo attraverso il loro feedback. Il team ha chiarito a chi gli utenti possono rivolgersi con domande e suggerimenti e ha fornito loro diversi metodi per farlo. Hanno chiarito che volevano qualsiasi feedback, grande o piccolo, buono o cattivo.

9: Lascia cuocere a fuoco lento

"Una volta che il tuo MVP DAM è attivo, fai in modo che gli utenti convivano con esso per un po' e non solo per poche settimane", ha affermato Edwards. “Ci vogliono mesi prima che gli utenti si occupino davvero e tu raccolga statistiche sull'utilizzo che ti diano un quadro sufficientemente accurato di come viene utilizzato il DAM per essere utile. Chiedi ai tuoi utenti di vedere come si adatta al loro lavoro e come soddisfa le loro esigenze e poi possono iniziare a pensare a come potrebbe fare meglio queste cose".

Domande da porre agli utenti. Poiché stanno utilizzando il DAM, verifica regolarmente con i tuoi utenti. Le tue domande iniziali:

• Cosa funziona?
• Cosa non funziona?
• Quali funzionalità ti piacerebbe avere che non sono attualmente disponibili?

10: Scopri cosa non fanno gli utenti

Un buon sistema DAM ti fornirà dati su ciò che i tuoi utenti stanno facendo con esso. Questo ti dirà anche cosa non stanno facendo che potrebbero essere. Chiediglielo.

• SUGGERIMENTO: "Quando i tuoi utenti vengono attivamente incoraggiati a fornire feedback quando sanno che il loro feedback viene ascoltato e che sono un elemento prezioso nel processo di pianificazione del miglioramento, aiuta davvero a stimolare il coinvolgimento degli utenti e utenti felici e coinvolti può aiutare ad attirare utenti più felici e coinvolti".

11: Scopri dove stanno ottenendo risorse

Il tuo DAM è il tuo repository centrale per tutte le risorse della tua azienda. Affinché abbia successo, deve essere l'unica fonte di verità per tutti i tuoi contenuti. Se i tuoi utenti non ottengono i loro asset dal DAM, scopri da dove li ottengono. Come possono questi altri sistemi integrarsi con il tuo DAM? Il DAM può sostituire quei sistemi? Se esisteva un sistema che utilizzavano in precedenza come pseudo-DAM, disattivarlo. Se non è possibile disattivarlo, assicurati che tutte le risorse che ora si trovano nel DAM siano state rimosse da esso.

"Probabilmente ci sono più posti là fuori in cui gli utenti ottengono risorse di quanto tu creda", ha affermato Edwards. “Continua a fare le domande. Le risposte che ti danno oggi su come il DAM funziona o non funziona per loro potrebbero non essere la risposta che ti daranno la prossima settimana, il mese prossimo o anche l'anno prossimo. In Gore rimango in contatto regolare con i nostri stakeholder e abbiamo incontri mensili con i nostri super utenti”.

12: Chiedi alle unità aziendali di fare sondaggi

Nell'anno successivo al lancio dell'MVP DAM, le divisioni hanno inviato sondaggi trimestrali ai propri utenti, chiedendo loro cosa gli piaceva e cosa non gli piaceva del DAM, quando lo usavano e quando non lo facevano, ma avrebbero dovuto. Quel feedback è stato utilizzato sia per migliorare la funzionalità del DAM sia per aiutare le divisioni a semplificare e migliorare i propri contenuti e metadati. "Abbiamo un dashboard di analisi che ci consente di misurare l'utilizzo e l'efficacia delle risorse in modo da poter migliorare continuamente il processo di produzione delle risorse", ha affermato Edwards. "Possiamo vedere cosa funziona e sbarazzarci di ciò che non funziona."

Informazioni che la dashboard del tuo sistema dovrebbe fornire :

• Come cercano gli utenti di ciascuna business unit?
• Stanno usando solo la casella di ricerca di testo libera, solo i filtri di ricerca forniti per loro o una combinazione di entrambi per trovare le loro risorse? "Se non utilizzano i filtri di ricerca, possiamo discutere di come potremmo essere in grado di migliorarli".
• Download per tipo di risorsa e un elenco delle risorse scaricate più di frequente in ciascuna unità.
• I termini di ricerca inseriti dagli utenti non hanno restituito risultati. Questo aiuta a determinare se i metadati devono essere modificati o se è possibile creare nuove risorse per soddisfare le esigenze degli utenti.

Un DAM non è un sistema imposta e dimentica. I nuovi utenti porteranno nuove domande e nuove esigenze. Il tuo lavoro non è mai finito. Tieni d'occhio le tue metriche e rimani attivamente coinvolto con i tuoi utenti per assicurarti che il tuo DAM rimanga efficace come unica fonte di verità per tutte le risorse della tua azienda oggi, domani e oltre.

"Il programma DAM è in corso e sostenuto", ha affermato Edwards. “C'è sempre qualcosa che puoi fare per migliorare il modo in cui le persone lavorano. Il contenuto di cui hanno bisogno e il modo in cui lo ottengono è in continua evoluzione".