Un guide en 12 étapes pour la mise en œuvre d'un système de gestion des actifs numériques

Lancer un programme de gestion des actifs numériques (DAM) à l'échelle de l'entreprise n'est pas chose aisée. WL Gore and Associates, mieux connu pour son tissu et ses produits Gore-Tex, s'est retrouvé obligé de faire exactement cela. Lors de la conférence MarTech, Rachel Edwards, bibliothécaire Enterprise DAM de l'entreprise, nous a expliqué comment ils l'ont fait. Elle a également expliqué pourquoi la stratégie de produit minimum viable (MVP) qu'ils avaient choisie était la clé de son lancement réussi. (Il y a une vidéo de son discours à la fin de cet article.)

Le problème. Gore avait besoin d'un DAM parce que ses actifs étaient partout. Disques partagés, disques durs externes, sites SharePoint, dossiers sur des PC individuels. Il n'y avait pas de référentiel centralisé d'actifs, pas de processus standardisé pour trouver des actifs et pas de gouvernance de contenu. Chaque division, et même dans certains cas, des subdivisions plus petites au sein de ces divisions primaires, avaient leur propre façon de faire les choses. Il n'y avait aucune cohérence. Cela était particulièrement pénible pour les utilisateurs qui travaillaient dans plusieurs divisions.

Qu'est-ce que le MVP ? "C'est la version d'un produit qui a juste assez de fonctionnalités pour attirer et être utilisable par les premiers utilisateurs", a déclaré Edwards. « Ces premiers utilisateurs peuvent ensuite valider le produit et fournir des commentaires et des idées pour de futures améliorations et développements. L'utilisation de l'approche MVP pour lancer votre DAM présente de nombreux avantages, surtout si votre entreprise n'a jamais eu de DAM auparavant.

1 : Découvrez les exigences

Edwards dit de ne pas demander aux parties prenantes ce qu'elles veulent, demandez-leur ce dont elles ont besoin. Le fait est qu'ils n'ont peut-être aucune idée de ce qu'ils veulent. "Ils n'ont peut-être aucun contexte pour formuler la question s'ils viennent de découvrir ce qu'est un DAM et n'ont qu'une compréhension de haut niveau de la façon dont cela pourrait leur être bénéfique à long terme", a-t-elle déclaré.

Lorsque c'est le cas, ils ont souvent tendance à pécher par excès de vouloir tout ce qu'ils pensent qu'un système DAM peut faire, indépendamment de ce qu'ils en ont réellement besoin. "Cela peut rapidement vous conduire sur la voie dangereuse de la sur-personnalisation", a-t-elle déclaré. "La personnalisation excessive peut non seulement affecter négativement les performances de votre site, mais elle peut également entraver considérablement votre capacité à mettre à niveau et à améliorer votre DAM plus tard."

2 : Séparez les besoins des désirs

Commencez par filtrer les exigences jusqu'aux besoins par rapport aux désirs. Le MVP est essentiellement la plus petite unité de livraison qui apporte de la valeur à quelqu'un. "Concentrez votre énergie dans la création de votre DAM pour plaire aux innovateurs et aux premiers utilisateurs de la technologie qui seront votre minorité bruyante et votre bassin d'utilisateurs finaux", a-t-elle déclaré. « Faites plaisir à votre bruyante minorité et laissez-la progressivement attirer les autres avec leur enthousiasme pour le succès du DAM. Ils seront vos plus grandes pom-pom girls et l'un de vos plus grands atouts en matière de relations publiques. »

Le minimum pour un DAM . À la base, un DAM de base est un référentiel pour stocker les actifs auxquels sont attachées des métadonnées. Ces métadonnées vous permettent de trouver les actifs via un mécanisme de recherche une fois qu'ils sont dans le DAM, afin que vous puissiez les récupérer lorsque vous en avez besoin pour les utiliser. "Si vous disposez de ces trois fonctions de base - télécharger, rechercher et télécharger - vous avez votre DAM de démarrage", a déclaré Edwards. « Vous avez également la possibilité d'installer la version prête à l'emploi de n'importe quel système DAM que vous avez acheté. Voyez ce que le système peut faire dès le départ sans vous soucier des personnalisations.

Il a fallu environ six mois pour choisir le bon fournisseur et la bonne plate-forme DAM. Une grande partie de ce temps a été consacrée à l'analyse des besoins commerciaux globaux auxquels le DAM doit répondre. Comme il s'agissait d'un effort au niveau de l'entreprise, la solution devait être suffisamment robuste pour répondre aux exigences des quatre divisions diverses de l'entreprise : Tissu, Vêtements, Médical et Solutions de performance.

Lire ensuite : 20 questions à poser aux fournisseurs de plateformes de gestion des actifs numériques pendant la démonstration

3 : Définir le rôle des parties prenantes

Ensuite, l'équipe a déterminé qui étaient les parties prenantes dans chaque division. Il était essentiel qu'ils comprennent leurs rôles dans le projet et le temps qu'ils y consacrent. "Nous devions nous assurer qu'ils pouvaient et resteraient pleinement engagés pendant toute la durée des travaux", a déclaré Edwards. "La participation de vos parties prenantes peut considérablement aider ou nuire à l'avancement et au calendrier de votre projet. Définissez donc des attentes claires dès le départ. Et n'ayez pas peur de supprimer ou de remplacer les parties prenantes qui ne répondent pas à vos attentes.

L'objectif de la réunion de lancement avec les parties prenantes était d'évaluer les besoins spécifiques de chaque division. "Nous savions que notre base d'utilisateurs n'était pas sophistiquée lorsqu'il s'agissait d'utiliser des systèmes DAM, nous avons donc maintenu la conversation à un niveau relativement élevé", a-t-elle déclaré. « Nous en avons également profité pour expliquer le processus MVP et définir les attentes. Nous étions très clairs sur le fait que le produit qu'ils recevraient le premier jour n'était pas le produit final.

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MVP n'était pas la seule nouvelle chose essayée sur ce projet. C'était également la première fois que l'entreprise utilisait la méthodologie agile consistant à diviser les tâches en plusieurs phases courtes et à livrer le travail par incréments fréquents et plus petits. « Le projet DAM est maintenant fréquemment salué comme le premier succès agile de Gore », a déclaré Edwards. "Cela a finalement encouragé d'autres équipes de projet de l'entreprise à adopter le style de travail agile."

Clé du succès : Une communication claire dès la réunion de lancement a été un facteur majeur de ce succès. Edwards a déclaré que cela avait amené les parties prenantes à réfléchir en termes de livrables plus petits. expliquant que nous fournirions des fonctionnalités mises à jour plus rapidement, mais dans des packages plus petits.

• ASTUCE : Créer un plan de communication est essentiel. Définissez comment vous informerez les parties prenantes des progrès et des blocages.

4 : Déterminer les besoins à l'échelle de l'entreprise

Une fois que vous avez les exigences, divisez-les en deux groupes, celles spécifiques à une division et celles qui s'appliquent à toutes les divisions.

L'équipe Gore a décidé de procéder à un déploiement progressif en commençant par la division médicale. Il y avait deux raisons à cela. La première était que Medical avait la meilleure idée de l'emplacement de leurs actifs et avait déjà commencé à utiliser certaines conventions de dénomination pour eux. L'autre était qu'ils avaient des exigences de conformité légales et réglementaires très spécifiques concernant leur contenu qui devaient être prises en compte dès le départ. "Nous avons réalisé que si nous tenions compte du cas de gestion des droits le plus strict dès le début", a déclaré Edwards. "Nous pouvons être sûrs que si cela fonctionnait pour Medical, cela fonctionnerait pour tout le monde." Cela a déterminé l'outil de base de gestion des actifs que les autres divisions pourraient utiliser et développer ultérieurement.

5 : Prioriser le temps, l'argent ou la production

L'équipe d'Edward s'est fixé un délai de 13 semaines pour construire cette première version du DAM. Ils ont budgétisé 25 000 $ par semaine pour le travail de chaque semaine. "En tenant compte du temps, de l'argent et de la production, nous savions que nous ne pouvions pas maximiser les trois", a déclaré Edwards. Ainsi, après avoir défini le temps et le budget, ils ont ensuite réduit la production à ce dont ils avaient absolument besoin.

• ASTUCE : obtenez des conseils d'utilisateurs précoces. "Sur nos 10 000 employés, nous avions une minorité bruyante de 13 adopteurs précoces engagés dans la division médicale, et nous nous sommes appuyés sur eux pour définir les incontournables par rapport aux agréables à avoir pour le MVP."

6 : Rencontrez les parties prenantes pendant la construction

Tout au long de ces 13 semaines, l'équipe a rencontré régulièrement les parties prenantes afin d'ajuster, de recalibrer et de s'accorder en permanence sur l'évolution des priorités. Cela signifiait :

• Réunions debout quotidiennes avec l'équipe principale du projet et le partenaire de mise en œuvre.
• Réunions de statut hebdomadaires avec les parties prenantes.
• Des démos affichant les progrès et les mises à jour ont eu lieu environ toutes les deux semaines.

Étant donné que les exigences, les plans et les résultats étaient fréquemment réévalués, cela a permis à l'équipe de réagir rapidement aux changements et aux obstacles.

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7 : Commencez à vous entraîner dès le lancement

Une fois qu'ils ont officiellement lancé le MVP DAM, l'équipe a commencé la formation des utilisateurs finaux. "Dans chacune de ces sessions, nous avons non seulement expliqué ce qu'est exactement un DAM pour ceux qui n'en avaient peut-être jamais été exposés auparavant, mais nous avons également souligné le fait qu'il s'agissait de la version MVP", a déclaré Edwards.

8 : Faites tout votre possible pour obtenir des commentaires des utilisateurs

Il était essentiel que les utilisateurs comprennent que le DAM était un travail en cours. Ses fonctionnalités continueraient de croître et de se développer au fil du temps. L'équipe a également souligné que les utilisateurs aideraient à déterminer cela grâce à leurs commentaires. L'équipe a clairement indiqué à qui les utilisateurs pouvaient s'adresser en cas de questions et de suggestions et leur a fourni plusieurs méthodes pour le faire. Ils ont clairement indiqué qu'ils voulaient tous les commentaires, grands ou petits, bons ou mauvais.

9 : Laisser mijoter

"Une fois que votre MVP DAM est en ligne, faites en sorte que les utilisateurs vivent avec lui pendant un certain temps et pas seulement pendant quelques semaines", a déclaré Edwards. « Il faut des mois pour que les utilisateurs creusent vraiment et que vous rassembliez des statistiques d'utilisation qui vous donnent une image suffisamment précise de la façon dont le DAM est utilisé pour être utile. Demandez à vos utilisateurs de voir comment cela s'intègre dans leur travail et comment cela répond à leurs besoins, puis ils peuvent commencer à réfléchir à la façon dont cela pourrait mieux faire ces choses.

Questions à poser aux utilisateurs. Pendant qu'ils utilisent le DAM, contactez régulièrement vos utilisateurs. Vos questions initiales :

• Qu'est-ce qui marche ?
• Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?
• Quelles fonctionnalités aimeriez-vous avoir qui ne sont pas disponibles actuellement ?

10 : Découvrez ce que les utilisateurs ne font pas

Un bon système DAM vous fournira des données sur ce que vos utilisateurs en font. Cela vous indiquera également ce qu'ils ne font pas qu'ils pourraient être. Demandez-leur à ce sujet.

• ASTUCE : "Lorsque vos utilisateurs sont activement encouragés à fournir des commentaires alors qu'ils savent que leurs commentaires sont écoutés et qu'ils constituent un élément précieux dans le processus de planification de l'amélioration, cela aide vraiment à stimuler l'engagement des utilisateurs et des utilisateurs heureux et engagés. peut aider à attirer des utilisateurs plus heureux et engagés.

11 : Découvrez où ils obtiennent des actifs

Votre DAM est votre référentiel central pour tous les actifs de votre entreprise. Pour qu'il réussisse, il doit être la seule source de vérité pour l'ensemble de votre contenu. Si vos utilisateurs n'obtiennent pas leurs actifs du DAM, découvrez d'où ils les obtiennent. Comment ces autres systèmes peuvent-ils s'intégrer à votre DAM ? Le DAM peut-il remplacer ces systèmes ? S'il y avait un système qu'ils utilisaient auparavant comme pseudo-DAM, éteignez-le. S'il n'est pas possible de le désactiver, assurez-vous que tous les actifs qui se trouvent maintenant dans le DAM en ont été supprimés.

"Il y a probablement plus d'endroits où les utilisateurs obtiennent des actifs que vous ne le pensez", a déclaré Edwards. « Continuez à poser les questions. Les réponses qu'ils vous donnent aujourd'hui sur la façon dont le DAM fonctionne ou non pour eux ne sont peut-être pas la réponse qu'ils vous donneront la semaine prochaine, le mois prochain ou même l'année prochaine. Chez Gore, je reste en contact régulier avec nos parties prenantes et nous avons des réunions mensuelles avec nos super utilisateurs. »

12 : Demandez aux unités commerciales de faire des enquêtes

Dans l'année qui a suivi le lancement du MVP DAM, les divisions ont envoyé des enquêtes trimestrielles à leurs utilisateurs, leur demandant ce qu'ils aimaient et n'aimaient pas du DAM, quand ils l'utilisaient et quand ils ne l'utilisaient pas, mais auraient dû. Ces commentaires ont été utilisés à la fois pour améliorer la fonctionnalité du DAM et pour aider les divisions à rationaliser et à améliorer leur contenu et leurs métadonnées. "Nous avons un tableau de bord d'analyse qui nous permet de mesurer l'utilisation et l'efficacité des actifs afin que nous puissions continuellement améliorer le processus de production d'actifs", a déclaré Edwards. "Nous pouvons voir ce qui fonctionne et nous débarrasser de ce qui ne fonctionne pas."

Informations que le tableau de bord de votre système doit fournir :

• Comment les utilisateurs de chaque unité commerciale effectuent-ils des recherches ?
• Utilisent-ils uniquement le champ de recherche en texte libre, uniquement les filtres de recherche qui leur sont fournis, ou une combinaison des deux pour trouver leurs ressources ? "S'ils n'utilisent pas les filtres de recherche, nous pouvons discuter de la manière dont nous pourrions les améliorer."
• Téléchargements par type d'actif et liste des actifs les plus fréquemment téléchargés dans chaque unité.
• Les termes de recherche saisis par les utilisateurs n'ont renvoyé aucun résultat. Cela permet de déterminer si les métadonnées doivent être ajustées ou si de nouvelles ressources peuvent être créées pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Un DAM n'est pas un système de réglage et d'oubli. Les nouveaux utilisateurs apporteront de nouvelles questions et de nouveaux besoins. Votre travail n'est jamais terminé. Gardez vos yeux sur vos métriques et restez activement engagé avec vos utilisateurs pour vous assurer que votre DAM reste une source unique de vérité pour tous les actifs de votre entreprise aujourd'hui, demain et au-delà.

"Le programme DAM est continu et soutenu", a déclaré Edwards. « Il y a toujours quelque chose que vous pouvez faire pour améliorer la façon dont les gens travaillent. Le contenu dont ils ont besoin et la manière dont ils obtiennent ce contenu évoluent constamment. »