12-etapowy przewodnik dotyczący wdrażania systemu zarządzania zasobami cyfrowymi

Uruchomienie programu do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) w całym przedsiębiorstwie nie jest rzeczą łatwą. Firma WL Gore and Associates, najbardziej znana ze swoich tkanin i produktów Gore-Tex, musiała właśnie to zrobić. Na konferencji MarTech Rachel Edwards, bibliotekarka Enterprise DAM, opowiedziała nam, jak to zrobili. Wyjaśniła również, dlaczego wybrana przez nich strategia minimalnej opłacalności produktu (MVP) była kluczem do jej pomyślnego uruchomienia. (Na końcu tego artykułu jest wideo z jej przemówieniem.)

Problem. Gore potrzebował DAM, ponieważ jego aktywa były wszędzie. Dyski współdzielone, zewnętrzne dyski twarde, witryny SharePoint, foldery na poszczególnych komputerach. Nie było scentralizowanego repozytorium zasobów, ustandaryzowanego procesu wyszukiwania zasobów ani zarządzania treścią. Każdy oddział, a nawet w niektórych przypadkach mniejsze pododdziały w ramach tych głównych oddziałów, miał swój własny sposób działania. Nie było spójności. Było to szczególnie bolesne dla użytkowników, którzy pracowali w wielu działach.

Co to jest MVP ? „To wersja produktu, który ma wystarczająco dużo funkcji, aby przyciągnąć uwagę i być użytecznym dla wczesnych użytkowników” — powiedział Edwards. „Ci pierwsi użytkownicy mogą następnie zweryfikować produkt i przekazać opinie i pomysły dotyczące przyszłych ulepszeń i rozwoju. Korzystanie z podejścia MVP do uruchomienia DAM ma wiele zalet, zwłaszcza jeśli Twoja firma nigdy wcześniej nie miała DAM.”

1: Poznaj wymagania

Edwards mówi, aby nie pytać interesariuszy czego chcą, pytaj czego potrzebują. Faktem jest, że mogą nie mieć pojęcia, czego chcą. „Mogą nie mieć żadnego kontekstu, w którym mogliby sformułować pytanie, jeśli właśnie dowiedzieli się, czym jest DAM i tylko na wysokim poziomie rozumieją, jak może to przynieść im korzyści w dłuższej perspektywie” – powiedziała.

Kiedy tak jest, często popełniają błędy, pragnąc wszystkiego, co według nich może zrobić system DAM, niezależnie od tego, czego faktycznie potrzebują. „To może szybko poprowadzić cię na niebezpieczną ścieżkę nadmiernej personalizacji” – powiedziała. „Nadmierna personalizacja może nie tylko negatywnie wpłynąć na wydajność Twojej witryny, ale może znacznie utrudnić Ci uaktualnianie i ulepszanie DAM na dalszych etapach”.

2: Oddziel potrzeby od pragnień

Zacznij od filtrowania wymagań w dół do potrzeb i chęci. MVP jest zasadniczo najmniejszą jednostką dostawy, która zapewnia komuś wartość. „Skup swoją energię w tworzeniu DAM na zadowoleniu innowatorów i pierwszych użytkowników technologii, którzy będą twoją hałaśliwą mniejszością i twoją grupą użytkowników końcowych” – powiedziała. „Proszę proszę swoją hałaśliwą mniejszość i niech stopniowo przyciągają innych swoim entuzjazmem dla sukcesu DAM. Będą twoimi największymi cheerleaderkami i jednym z twoich największych atutów PR.

Minimum dla DAM . U podstaw podstawowego DAM jest repozytorium do przechowywania zasobów, do których są dołączone metadane. Te metadane pozwalają znaleźć zasoby za pomocą mechanizmu wyszukiwania, gdy znajdą się w DAM, dzięki czemu można je odzyskać, gdy są potrzebne do użycia. „Jeśli masz te trzy podstawowe funkcje – przesyłanie, wyszukiwanie i pobieranie – masz swój starter DAM” – powiedział Edwards. „Masz również możliwość zainstalowania wersji prosto z pudełka dowolnego zakupionego systemu DAM. Zobacz, co system może zrobić zaraz po wyjęciu z bramy, nie martwiąc się o dostosowania”.

Wybór odpowiedniego dostawcy i platformy DAM zajęło około sześciu miesięcy. Wiele z tego czasu poświęcono na analizę ogólnych potrzeb biznesowych, jakie musi spełnić DAM. Ponieważ był to wysiłek na poziomie przedsiębiorstwa, rozwiązanie musiało być wystarczająco solidne, aby sprostać wymaganiom czterech różnych działów firmy: Fabric, Apparel, Medical i Performance Solutions.

Czytaj dalej: 20 pytań, które należy zadać dostawcom platformy zarządzania zasobami cyfrowymi podczas demonstracji

3: Zdefiniuj rolę interesariuszy

Następnie zespół ustalił, kim są interesariusze w poszczególnych dywizjach. Istotne było, aby zrozumieli swoją rolę w projekcie i zaangażowane w to zaangażowanie czasowe. „Musieliśmy się upewnić, że mogą i pozostaną w pełni zaangażowani przez cały czas trwania pracy” – powiedział Edwards. „Udział Twoich interesariuszy może znacząco pomóc lub zaszkodzić postępom i harmonogramowi Twojego projektu. Dlatego od samego początku określ jasne oczekiwania. I nie bój się usuwać lub zastępować interesariuszy, którzy nie spełniają Twoich oczekiwań.”

Celem spotkania inauguracyjnego z interesariuszami była ocena konkretnych potrzeb każdego działu. „Wiedzieliśmy, że nasza baza użytkowników nie była wyrafinowana, jeśli chodzi o korzystanie z systemów DAM, więc utrzymywaliśmy rozmowę na stosunkowo wysokim poziomie” – powiedziała. „Wykorzystaliśmy to również jako okazję do wyjaśnienia procesu MVP i ustalenia oczekiwań. Byliśmy bardzo pewni, że produkt, który otrzymają pierwszego dnia, nie jest produktem końcowym”.

Czy przeniosłeś się z domowych aplikacji do rozwiązań komercyjnych (lub odwrotnie)? Powiadom nas!

Weź udział w ankiecie dotyczącej wymiany MarTech 2022 już dziś!

MVP nie było jedyną nowością wypróbowaną w tym projekcie. Po raz pierwszy firma zastosowała zwinną metodykę dzielenia zadań na wiele krótkich faz i dostarczania pracy w częstych, mniejszych przyrostach. „Projekt DAM jest obecnie często chwalony jako pierwszy zwinny sukces Gore” – powiedział Edwards. „Ostatecznie zachęciło to inne zespoły projektowe w firmie do przyjęcia zwinnego stylu pracy”.

Klucz do sukcesu : jasna komunikacja od samego spotkania inauguracyjnego była głównym czynnikiem tego sukcesu. Edwards powiedział, że skłoniło to interesariuszy do myślenia w kategoriach mniejszych wyników. wyjaśniając, że będziemy dostarczać zaktualizowaną funkcjonalność szybciej, ale w mniejszych pakietach.

• WSKAZÓWKA : Stworzenie planu komunikacji ma kluczowe znaczenie. Określ, w jaki sposób będziesz informować interesariuszy zarówno o postępach, jak i blokadach.

4: Określ, które potrzeby dotyczą całego przedsiębiorstwa

Kiedy już masz wymagania, podziel je na dwie grupy, te specyficzne dla jednej dywizji i te, które dotyczą wszystkich dywizji.

Zespół Gore zdecydował się na stopniowe wdrażanie, zaczynając od działu medycznego. Były ku temu dwa powody. Jednym z nich było to, że Medical najlepiej zorientowała się, gdzie znajdują się ich aktywa, i zaczęła już stosować dla nich pewne konwencje nazewnictwa. Drugim było to, że mieli bardzo szczegółowe wymagania prawne i regulacyjne dotyczące ich treści, które należało uwzględnić od samego początku. „Zdaliśmy sobie z tego sprawę, jeśli od samego początku uwzględniliśmy najbardziej rygorystyczną sprawę dotyczącą zarządzania prawami” — powiedział Edwards. „Możemy być pewni, że posuwając się naprzód, gdyby zadziałało dla Medical, zadziałałoby to dla wszystkich innych”. To określiło podstawowe narzędzie do zarządzania aktywami, które inne działy będą mogły później wykorzystać i wykorzystać.

5: Nadaj priorytet czasowi, pieniądzom lub produktom

Zespół Edwarda wyznaczył 13-tygodniowe ramy czasowe na zbudowanie pierwszej wersji DAM. Na każdy tydzień pracy przeznaczyli 25 000 $ tygodniowo. „Biorąc pod uwagę czas, pieniądze i wydajność, wiedzieliśmy, że nie możemy zmaksymalizować wszystkich trzech” — powiedział Edwards. Tak więc, po ustaleniu czasu i budżetu, ograniczyli produkcję do tego, czego absolutnie potrzebowali.

• WSKAZÓWKA: Uzyskaj porady od wczesnych użytkowników. „Spośród naszych 10 000 pracowników, mieliśmy hałaśliwą mniejszość 13 zaangażowanych wczesnych użytkowników w dziale medycznym i opieraliśmy się na nich, aby zdefiniować rzeczy niezbędne, a nie miłe dla MVP”.

6: Spotkaj się z interesariuszami podczas budowy

Przez te 13 tygodni zespół spotykał się regularnie z interesariuszami w celu ciągłego dostosowywania, ponownej kalibracji i uzgadniania zmieniających się priorytetów. To znaczyło:

• Codzienne spotkania stand-up z głównym zespołem projektowym i partnerem wdrożeniowym.
• Cotygodniowe spotkania statusowe z interesariuszami.
• Dema przedstawiające postępy i aktualizacje odbywały się mniej więcej co dwa tygodnie.

Ponieważ wymagania, plany i wyniki były często poddawane ponownej ocenie, umożliwiło to zespołowi szybkie reagowanie na zmiany i blokady.

Otrzymuj codzienny biuletyn, na którym polegają marketerzy cyfrowi.

Przetwarzanie ... Proszę czekać.

SUBSKRYBUJ

Zobacz warunki.

7: Rozpocznij szkolenie zaraz po uruchomieniu

Po oficjalnym uruchomieniu MVP DAM zespół rozpoczął szkolenie użytkowników końcowych. „W każdej z tych sesji nie tylko wyjaśnialiśmy, czym dokładnie jest DAM dla tych, którzy być może wcześniej nie mieli z nim kontaktu, ale także podkreślamy fakt, że była to wersja MVP” – powiedział Edwards.

8: Zrób wszystko, co możesz, aby uzyskać opinie użytkowników

Użytkownicy musieli zrozumieć, że DAM jest w toku. Jego funkcjonalność będzie z czasem rosła i rozszerzała się. Zespół podkreślił również, że użytkownicy pomogliby to ustalić dzięki swoim informacjom zwrotnym. Zespół jasno określił, do kogo użytkownicy mogą zwracać się z pytaniami i sugestiami, i podał kilka metod, aby to zrobić. Wyjaśnili, że chcą wszelkich informacji zwrotnych, dużych lub małych, dobrych lub złych.

9: Niech się gotuje

„Po uruchomieniu programu MVP DAM użytkownicy mogą z nim żyć przez jakiś czas, a nie tylko przez kilka tygodni” — powiedział Edwards. „Zagłębienie się w szczegóły i zebranie statystyk użytkowania, które dają wystarczająco dokładny obraz tego, w jaki sposób DAM jest użyteczny, zajmuje miesiące, zanim użytkownicy naprawdę się zagłębią. Niech Twoi użytkownicy zobaczą, jak to pasuje do ich pracy i jak spełnia ich potrzeby, a potem zaczną myśleć o tym, jak mógłby robić te rzeczy lepiej”.

Pytania do zadawania użytkownikom. Ponieważ korzystają z DAM, regularnie kontaktuj się z użytkownikami. Twoje początkowe pytania:

• Co działa?
• Co nie działa?
• Jakie funkcje chciałbyś mieć, a które nie są obecnie dostępne?

10: Dowiedz się, czego nie robią użytkownicy

Dobry system DAM dostarczy Ci danych o tym, co robią z nim Twoi użytkownicy. To również powie ci, czego nie robią, że mogą być. Zapytaj ich o to.

• WSKAZÓWKA: „Kiedy Twoi użytkownicy są aktywnie zachęcani do przekazywania informacji zwrotnych, gdy wiedzą, że ich opinie są słuchane i że są cennym elementem w procesie planowania doskonalenia, to naprawdę pomaga zwiększyć zaangażowanie użytkowników i zadowolonych, zaangażowanych użytkowników może pomóc przyciągnąć bardziej zadowolonych, zaangażowanych użytkowników”.

11: Dowiedz się, gdzie jeszcze otrzymują aktywa

Twój DAM jest Twoim centralnym repozytorium wszystkich aktywów Twojej firmy. Aby odnieść sukces, musi być jedynym źródłem prawdy dla wszystkich treści. Jeśli Twoi użytkownicy nie otrzymują swoich aktywów z DAM, dowiedz się, skąd je otrzymują. Jak te inne systemy mogą zintegrować się z Twoim DAM? Czy DAM może zastąpić te systemy? Jeśli istniał system, którego używali wcześniej jako pseudo-DAM, wyłącz go. Jeśli jej wyłączenie nie jest możliwe, upewnij się, że wszystkie zasoby, które są teraz w RDN, zostały z niego usunięte.

„Prawdopodobnie jest więcej miejsc, w których użytkownicy uzyskują zasoby, niż myślisz” – powiedział Edwards. „Zadawaj pytania. Odpowiedzi, które udzielą ci dzisiaj na temat tego, jak RDN dla nich działa lub nie, mogą nie być odpowiedzią, której udzielą ci w przyszłym tygodniu, w przyszłym miesiącu, a nawet w przyszłym roku. W Gore pozostaję w stałym kontakcie z naszymi interesariuszami i mamy comiesięczne spotkania z naszymi superużytkownikami.”

12: Niech jednostki biznesowe przeprowadzają ankiety

W rok po uruchomieniu MVP DAM oddziały wysyłały swoim użytkownikom kwartalne ankiety, w których pytano, co im się w DAM podobało, a co nie, kiedy z niego korzystali, a kiedy nie, a powinni. Ta informacja zwrotna została wykorzystana zarówno do ulepszenia funkcjonalności DAM, jak i do pomocy oddziałom w usprawnianiu i ulepszaniu ich zawartości i metadanych. „Posiadamy pulpit analityczny, który pozwala nam mierzyć wykorzystanie i efektywność zasobów, dzięki czemu możemy stale ulepszać proces produkcji aktywów” — powiedział Edwards. „Możemy zobaczyć, co działa, i pozbyć się tego, co nie”.

Informacje, które powinien zawierać pulpit nawigacyjny Twojego systemu :

• Jak wyszukują użytkownicy poszczególnych jednostek biznesowych?
• Czy używają tylko pola wyszukiwania dowolnego tekstu, tylko dostarczonych filtrów wyszukiwania, czy kombinacji obu, aby znaleźć swoje zasoby? „Jeśli nie korzystają z filtrów wyszukiwania, możemy przedyskutować, w jaki sposób możemy je ulepszyć”.
• Pobrania według typu zasobu i lista najczęściej pobieranych zasobów w każdej jednostce.
• Wyszukiwane hasła wprowadzone przez użytkowników zwróciły zero wyników. Pomaga to określić, czy metadane wymagają dostosowania lub czy można utworzyć nowe zasoby spełniające potrzeby użytkowników.

DAM nie jest systemem typu „ustaw i zapomnij”. Nowi użytkownicy przyniosą nowe pytania i nowe potrzeby. Twoja praca nigdy się nie kończy. Miej oko na swoje metryki i pozostawaj aktywnie w kontakcie z użytkownikami, aby upewnić się, że Twój DAM pozostanie skuteczny jako jedyne źródło prawdy dla wszystkich aktywów Twojej firmy dziś, jutro i później.

„Program DAM jest w toku i trwa” — powiedział Edwards. „Zawsze można coś zrobić, aby poprawić sposób pracy ludzi. Jakie treści potrzebują i jak je uzyskują, zawsze się rozwijają”.