デジタル資産管理システムを実装するための12ステップのガイド
公開: 2022-05-12企業全体のデジタル資産管理(DAM)プログラムを開始するのは簡単なことではありません。 ゴアテックスのファブリックと製品で最もよく知られているWLGoreand Associatesは、まさにそれを実行する必要があることに気づきました。 MarTech Conferenceで、同社のEnterpriseDAMライブラリアンであるRachelEdwardsが、その方法を説明してくれました。 彼女はまた、彼らが選んだ最小実行可能製品(MVP)戦略が、発売を成功させる鍵である理由を説明しました。 (この記事の最後に彼女の講演のビデオがあります。)
問題。 ゴアはその資産がいたるところにあったのでDAMを必要としていました。 共有ドライブ、外付けハードドライブ、SharePointサイト、個々のPC上のフォルダー。 資産の集中リポジトリ、資産を見つけるための標準化されたプロセス、およびコンテンツガバナンスはありませんでした。 各部門、場合によっては、それらの主要部門内のより小さな下位部門には、独自の方法がありました。 一貫性はありませんでした。 これは、複数の部門にまたがって作業するユーザーにとって特に苦痛でした。
MVPとは何ですか? 「これは、アーリーアダプターを引き付けて使用するのに十分な機能を備えた製品のバージョンです」とEdwards氏は述べています。 「これらの早期採用者は、製品を検証し、将来の機能強化と開発のためのフィードバックとアイデアを提供できます。 MVPアプローチを使用してDAMを起動することには、特に会社がこれまでDAMを使用したことがない場合に、多くの利点があります。」
1:要件を確認する
エドワーズは、利害関係者に何が欲しいかを尋ねるのではなく、何が必要かを尋ねると言います。 事実、彼らは彼らが何を望んでいるのかについて何も知らないかもしれません。 「彼らがDAMとは何かを知り、それが長期的にどのように彼らに利益をもたらすかについての高レベルの理解しか持っていない場合、彼らは質問を組み立てる文脈を持っていないかもしれません」と彼女は言いました。
その場合、実際に何をする必要があるかに関係なく、DAMシステムで実行できると思われるすべてのことを望んでいるという側面に誤りを犯す傾向があります。 「これにより、過剰なカスタマイズという危険な道をすぐにたどることができます」と彼女は言いました。 「過度のカスタマイズは、サイトのパフォーマンスに悪影響を与えるだけでなく、将来的にDAMをアップグレードおよび拡張する機能を大幅に妨げる可能性があります。」

2:ニーズをウォンツから分離する
要件をニーズとウォンツに絞り込むことから始めます。 MVPは基本的に、誰かに価値を提供する最小の配信単位です。 「騒がしい少数派とエンドユーザーのプールとなるイノベーターとテクノロジーの早期採用者を喜ばせることにエネルギーを集中させてください」と彼女は言いました。 「騒がしい少数派を喜ばせ、DAMの成功への熱意を持って徐々に他の人々を引き寄せさせてください。 彼らはあなたの最大のチアリーダーであり、あなたの最大のPR資産の1つになるでしょう。」
DAMの最小値。 基本的なDAMは、メタデータが添付されたアセットを格納するためのリポジトリです。 このメタデータを使用すると、アセットがDAMに入ると、検索メカニズムを介してアセットを見つけることができるため、必要なときにアセットを元に戻すことができます。 「アップロード、検索、ダウンロードの3つの基本機能があれば、スターターDAMができます」とEdwards氏は述べています。 「購入したDAMシステムの箱から出してすぐにインストールするオプションもあります。 カスタマイズを気にせずに、システムがゲートからすぐに何ができるかを確認してください。」
適切なDAMベンダーとプラットフォームを選択するのに約6か月かかりました。 その時間の多くは、DAMが満たさなければならない全体的なビジネスニーズの分析に費やされました。 これは企業レベルの取り組みであったため、ソリューションは、ファブリック、アパレル、医療、パフォーマンスソリューションという会社の4つの多様な部門の要件に対応するのに十分な堅牢性を備えている必要がありました。
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3:利害関係者の役割を定義する
次に、チームは各部門の利害関係者を決定しました。 彼らがプロジェクトでの彼らの役割とそれに伴う時間のコミットメントを理解することが不可欠でした。 「私たちは、彼らが仕事の期間中、完全に関与し続けることができ、そしてそうなることを確認する必要がありました」とエドワーズは言いました。 「利害関係者の参加は、プロジェクトの進捗とタイムラインを大幅に助けたり、傷つけたりする可能性があります。 したがって、最初から明確な期待を設定します。 そして、あなたの期待に応えていない利害関係者を削除または置き換えることを恐れないでください。」
利害関係者とのキックオフミーティングの焦点は、各部門の特定のニーズを評価することでした。 「DAMシステムの使用に関しては、ユーザーベースが洗練されていないことを知っていたので、会話を比較的高いレベルに保ちました」と彼女は言いました。 「また、これをMVPプロセスを説明し、期待を設定する機会として使用しました。 彼らが初日に受け取る製品が最終製品ではないことは非常に明白でした。」

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このプロジェクトで試みられた新しいことはMVPだけではありませんでした。 また、タスクを複数の短いフェーズに分割し、頻繁に小さな増分で作業を提供するアジャイル手法を使用したのは、これが初めてでした。 「DAMプロジェクトは現在、ゴアの最初のアジャイル成功として頻繁に賞賛されています」とエドワーズ氏は述べています。 「最終的には、会社の他のプロジェクトチームがアジャイルな作業スタイルを採用することを奨励しました。」
成功の秘訣:キックオフミーティングからの明確なコミュニケーションが成功の主な要因でした。 エドワーズ氏は、より小さな成果物の観点から利害関係者に考えさせたと述べた。 更新された機能をより速く、より小さなパッケージで提供することを説明します。
- ヒント:コミュニケーション計画を作成することは非常に重要です。 進捗状況とブロッカーの両方を関係者に通知する方法を定義します。
4:企業全体のニーズを特定する
要件を取得したら、それらを2つのグループに分割します。1つの部門に固有のものと、すべての部門に適用されるものです。
ゴアチームは、医療部門から段階的に展開することを決定しました。 これには2つの理由があります。 1つは、Medicalが資産の場所を最もよく把握しており、すでにいくつかの命名規則を使用し始めていたためです。 もう1つは、コンテンツに関して非常に具体的な法規制の順守要件があり、最初から説明する必要があったことです。 「私たちは、最初から最も厳しい権利管理事件を説明した場合、私たちは気づきました」とエドワーズは言いました。 「それが医療のために機能すれば、それは他のすべての人のために機能するだろうと私たちは前進することに自信を持つことができます。」 これにより、他の部門が後で使用および構築できるベースライン資産管理ツールが決定されました。
5:時間、お金、または出力を優先する
エドワードのチームは、この最初のバージョンのDAMを構築するための13週間の時間枠を設定しました。 彼らは毎週の仕事のために週に25,000ドルの予算を立てました。 「時間、お金、生産量を考慮すると、3つすべてを最大化することはできないことがわかっていました」とEdwards氏は述べています。 そこで、時間と予算を設定した後、彼らは出力を絶対に必要なものに減らしました。

- ヒント:アーリーアダプターからアドバイスをもらいましょう。 「10,000人の従業員のうち、医療部門で13人のアーリーアダプターに従事している騒々しい少数派がいて、MVPの必須アイテムと便利なアイテムを定義するために彼らに頼りました。」
6:ビルド中に関係者と会う
この13週間を通じて、チームは定期的に利害関係者と会い、優先順位の変更を継続的に調整、再調整、および合意しました。 つまり、次のことを意味します。
- コアプロジェクトチームおよび実装パートナーとの毎日のスタンドアップミーティング。
- 利害関係者との毎週のステータス会議。
- 進捗状況と更新を表示するデモが約2週間ごとに開催されました。
要件、計画、および結果が頻繁に再評価されたため、チームは変更やブロッカーに迅速に対応することができました。
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7:起動したらすぐにトレーニングを開始します
彼らがMVPDAMを正式に立ち上げた後、チームはエンドユーザートレーニングを開始しました。 「これらの各セッションでは、DAMに一度も触れたことがない人のために、DAMが正確に何であるかを説明しただけでなく、これがMVPバージョンであったという事実も強調しました」とEdwards氏は述べています。
8:ユーザーからのフィードバックを得るためにできる限りのことをする
DAMが進行中の作業であることをユーザーが理解することが不可欠でした。 その機能は、時間の経過とともに成長し、拡大し続けるでしょう。 チームはまた、ユーザーがフィードバックを通じてこれを判断するのに役立つことを強調しました。 チームは、ユーザーが質問や提案で誰に連絡できるかを明確にし、そうするためのいくつかの方法を提供しました。 彼らは、大小を問わず、良いか悪いかを問わず、あらゆるフィードバックが必要であることを明確にしました。

9:煮てみましょう
「MVPDAMが稼働したら、数週間だけでなく、しばらくの間、ユーザーにMVPDAMを使用してもらいます」とEdwards氏は述べています。 「ユーザーが実際に掘り下げて、DAMがどのように使用されているかを十分に正確に把握できる使用統計を収集するには、数か月かかります。 ユーザーに、それが自分の仕事にどのように適合するか、そしてそれがどのようにニーズを満たすかを見てもらい、それからユーザーはそれがそれらのことをより良くする方法について考え始めることができます。」
ユーザーに尋ねる質問。 彼らはDAMを使用しているので、定期的にユーザーにチェックインしてください。 あなたの最初の質問:
- 何が機能していますか?
- 何が機能していないのですか?
- 現在利用できない機能を希望しますか?
10:ユーザーが行っていないことを確認する
優れたDAMシステムは、ユーザーがそれを使って何をしているかについてのデータを提供します。 それはまた、彼らがしている可能性のあることを彼らがしていないことを教えてくれます。 それについて彼らに聞いてください。
- ヒント: 「ユーザーがフィードバックを聞いていることを知っているときに積極的にフィードバックを提供するように促され、改善計画プロセスの貴重な部分である場合、ユーザーのエンゲージメントと満足のいくエンゲージメントのあるユーザーを促進するのに役立ちます。より幸せで熱心なユーザーを呼び込むのに役立ちます。」
11:他にどこで資産を取得しているかを調べます
DAMは、会社のすべての資産の中央リポジトリです。 それが成功するためには、それがすべてのコンテンツの唯一の正しい情報源である必要があります。 ユーザーがDAMからアセットを取得していない場合は、どこからアセットを取得しているかを調べます。 これらの他のシステムをDAMとどのように統合できますか? DAMはそれらのシステムを置き換えることができますか? 以前に疑似DAMとして使用していたシステムがあった場合は、それをオフにします。 オフにできない場合は、現在DAMにあるすべてのアセットが削除されていることを確認してください。
「ユーザーが資産を取得している場所は、あなたが思っているよりも多いでしょう」とエドワーズ氏は述べています。 「質問を続けてください。 DAMがどのように機能しているか、または機能していないかについて、彼らが今日あなたに与える答えは、来週、来月、さらには来年もあなたに与える答えではないかもしれません。 ゴアでは、関係者と定期的に連絡を取り合っており、スーパーユーザーと毎月ミーティングを行っています。」
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12:ビジネスユニットに調査を行わせる
MVP DAMの発売の翌年、部門は四半期ごとの調査をユーザーに送信し、DAMの好きなところと嫌いなところ、いつ使用したのか、いつ使用しなかったのかを尋ねました。 このフィードバックは、DAMの機能を強化し、部門がコンテンツとメタデータを合理化および改善するのを支援するために使用されました。 「資産の使用状況と有効性を測定できる分析ダッシュボードがあるため、資産の生産プロセスを継続的に改善できます」とエドワーズ氏は述べています。 「何が機能しているかを確認し、機能していないものを取り除くことができます。」
システムのダッシュボードが提供する必要のある情報:
- 各ビジネスユニットのユーザーはどのように検索していますか?
- フリーテキストの検索ボックスを使用しているだけですか、提供されている検索フィルターのみを使用しているのですか、それとも両方を組み合わせてアセットを検索しているのですか? 「彼らが検索フィルターを利用していない場合、私たちはそれらをどのように改善できるかについて話し合うことができます。」
- アセットタイプ別のダウンロードと、各ユニットで最も頻繁にダウンロードされるアセットのリスト。
- ユーザーが入力した検索用語はゼロの結果を返しました。 これは、メタデータを調整する必要があるかどうか、またはユーザーのニーズを満たすために新しいアセットを作成できるかどうかを判断するのに役立ちます。
DAMは、設定して忘れるシステムではありません。 新しいユーザーは、新しい質問と新しいニーズをもたらします。 あなたの仕事は決して終わらない。 メトリックに注意を払い、ユーザーと積極的に関わり続けて、DAMが今日、明日、そしてそれ以降のすべての会社の資産の信頼できる唯一の情報源として成功し続けるようにします。
「DAMプログラムは継続的かつ継続的です」とエドワーズは述べています。 「人々の働き方を改善するためにできることは常にあります。 必要なコンテンツとそのコンテンツの入手方法は常に進化しています。」