Panduan 12 langkah untuk menerapkan sistem manajemen aset digital

Meluncurkan program manajemen aset digital (DAM) di seluruh perusahaan bukanlah hal yang mudah. WL Gore and Associates, yang terkenal dengan kain dan produk Gore-Tex, mendapati dirinya harus melakukan hal itu. Di The MarTech Conference, Rachel Edwards, pustakawan Enterprise DAM perusahaan, memandu kami melalui cara mereka melakukannya. Dia juga menjelaskan mengapa strategi produk minimum yang layak (MVP) yang mereka pilih adalah kunci keberhasilan peluncurannya. (Ada video ceramahnya di akhir artikel ini.)

Masalah. Gore membutuhkan DAM karena asetnya ada di mana-mana. Drive bersama, hard drive eksternal, situs SharePoint, folder di masing-masing PC. Tidak ada gudang aset terpusat, tidak ada proses standar untuk menemukan aset, dan tidak ada tata kelola konten. Setiap divisi, dan bahkan dalam beberapa kasus, subdivisi yang lebih kecil di dalam divisi utama tersebut, memiliki cara mereka sendiri dalam melakukan sesuatu. Tidak ada konsistensi. Ini sangat menyakitkan bagi pengguna yang bekerja di beberapa divisi.

Apa itu MVP ? "Ini adalah versi produk yang memiliki fitur yang cukup untuk menarik dan dapat digunakan oleh pengguna awal," kata Edwards. “Pengadopsi awal itu kemudian dapat memvalidasi produk dan memberikan umpan balik dan ide untuk peningkatan dan pengembangan di masa depan. Menggunakan pendekatan MVP untuk meluncurkan DAM Anda memiliki banyak manfaat, terutama jika perusahaan Anda belum pernah memiliki DAM sebelumnya.”

1: Cari tahu persyaratannya

Edwards mengatakan jangan tanya pemangku kepentingan apa yang mereka inginkan, tanyakan apa yang mereka butuhkan. Faktanya adalah mereka mungkin tidak tahu apa yang mereka inginkan. “Mereka mungkin tidak memiliki konteks untuk membingkai pertanyaan jika mereka baru mengetahui apa itu DAM dan hanya memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang bagaimana hal itu dapat menguntungkan mereka dalam jangka panjang,” katanya.

Ketika itu terjadi, mereka sering cenderung untuk berbuat salah dengan menginginkan semua yang mereka pikir dapat dilakukan oleh sistem DAM, terlepas dari apa yang sebenarnya mereka butuhkan untuk dilakukan. "Ini dapat dengan cepat membawa Anda ke jalur berbahaya dari penyesuaian berlebihan," katanya. “Penyesuaian berlebihan tidak hanya dapat berdampak negatif pada kinerja situs Anda, tetapi juga dapat secara signifikan menghambat kemampuan Anda untuk meningkatkan dan meningkatkan DAM Anda lebih jauh lagi.”

2: Pisahkan kebutuhan dari keinginan

Mulailah dengan menyaring persyaratan ke kebutuhan versus keinginan. MVP pada dasarnya adalah unit pengiriman terkecil yang memberikan nilai kepada seseorang. “Fokuskan energi Anda dalam menciptakan DAM Anda untuk menyenangkan para inovator dan pengadopsi awal teknologi yang akan menjadi minoritas berisik Anda dan kumpulan pengguna akhir Anda,” katanya. “Tolong minoritas berisik Anda dan biarkan mereka secara bertahap menarik yang lain dengan antusiasme mereka untuk keberhasilan DAM. Mereka akan menjadi pemandu sorak terbesar Anda dan salah satu aset PR terbesar Anda.”

Minimum untuk sebuah DAM . Pada intinya, DAM dasar adalah repositori untuk menyimpan aset yang memiliki metadata yang melekat padanya. Metadata tersebut memungkinkan Anda menemukan aset melalui mekanisme pencarian setelah berada di DAM, sehingga Anda dapat mengeluarkannya kembali saat Anda membutuhkannya untuk digunakan. “Jika Anda memiliki tiga fungsi dasar ini – unggah, cari, dan unduh – Anda memiliki DAM starter Anda,” kata Edwards. “Anda juga memiliki opsi untuk menginstal versi langsung dari sistem DAM apa pun yang Anda beli. Lihat apa yang dapat dilakukan sistem langsung dari gerbang tanpa khawatir tentang penyesuaian.”

Butuh waktu sekitar enam bulan untuk memilih vendor dan platform DAM yang tepat. Sebagian besar waktu itu dihabiskan untuk menganalisis keseluruhan kebutuhan bisnis yang harus dipenuhi DAM. Karena ini adalah upaya tingkat perusahaan, solusinya harus cukup kuat untuk mengakomodasi kebutuhan empat divisi perusahaan yang beragam: Fabric, Apparel, Medical, dan Performance Solutions.

Baca selanjutnya: 20 pertanyaan untuk ditanyakan kepada vendor platform manajemen aset digital selama demo

3: Tentukan peran pemangku kepentingan

Selanjutnya, tim menentukan siapa saja pemangku kepentingan di masing-masing divisi. Adalah penting bahwa mereka memahami peran mereka dalam proyek dan komitmen waktu yang terlibat. “Kami perlu memastikan bahwa mereka dapat dan akan tetap terlibat penuh selama pekerjaan berlangsung,” kata Edwards. “Partisipasi pemangku kepentingan Anda dapat secara signifikan membantu atau merugikan kemajuan dan garis waktu proyek Anda. Jadi tetapkan harapan yang jelas sejak awal. Dan jangan takut untuk menghapus atau mengganti pemangku kepentingan yang tidak memenuhi harapan Anda.”

Fokus pertemuan kickoff dengan para pemangku kepentingan adalah menilai kebutuhan spesifik masing-masing divisi. “Kami tahu bahwa basis pengguna kami tidak canggih dalam hal menggunakan sistem DAM, jadi kami menjaga percakapan tetap tinggi,” katanya. “Kami juga menggunakan ini sebagai kesempatan untuk menjelaskan proses MVP dan menetapkan ekspektasi. Kami sangat jelas bahwa produk yang akan mereka terima pada hari pertama bukanlah produk akhir.”

Sudahkah Anda pindah dari aplikasi warisan lokal ke solusi komersial (atau sebaliknya)? Beritahu kami!

Ikuti Survei Penggantian MarTech 2022 hari ini!

MVP bukan satu-satunya hal baru yang dicoba pada proyek ini. Ini juga pertama kalinya perusahaan menggunakan metodologi tangkas untuk membagi tugas menjadi beberapa fase pendek dan memberikan pekerjaan dalam peningkatan yang lebih kecil. “Proyek DAM sekarang sering dipuji sebagai kesuksesan tangkas pertama Gore,” kata Edwards. “Ini pada akhirnya mendorong tim proyek lain di perusahaan untuk mengadopsi gaya kerja yang gesit.”

Kunci keberhasilan : Komunikasi yang jelas sejak pertemuan awal merupakan faktor utama dalam keberhasilan itu. Edwards mengatakan itu membuat para pemangku kepentingan berpikir dalam hal hasil yang lebih kecil. menjelaskan bahwa kami akan memberikan fungsionalitas yang diperbarui lebih cepat tetapi dalam paket yang lebih kecil.

• TIPS : Membuat rencana komunikasi sangat penting. Tentukan bagaimana Anda akan memberi tahu pemangku kepentingan tentang kemajuan dan pemblokiran.

4: Tentukan kebutuhan mana yang mencakup seluruh perusahaan

Setelah Anda memiliki persyaratan, bagi menjadi dua kelompok, yang khusus untuk satu divisi dan yang berlaku untuk semua divisi.

Tim Gore memutuskan untuk melakukan peluncuran bertahap dimulai dengan divisi Medis. Ada dua alasan untuk ini. Salah satunya karena Medical memiliki pemahaman terbaik tentang di mana aset mereka berada dan sudah mulai menggunakan beberapa konvensi penamaan untuk mereka. Yang lainnya adalah bahwa mereka memiliki persyaratan kepatuhan hukum dan peraturan yang sangat spesifik di sekitar konten mereka yang harus diperhitungkan sejak awal. “Kami menyadari bahwa jika kami memperhitungkan kasus manajemen hak yang paling ketat sejak awal,” kata Edwards. “Kami dapat yakin untuk bergerak maju bahwa jika itu berhasil untuk Medis, itu akan berhasil untuk semua orang.” Ini menentukan alat manajemen aset dasar yang dapat digunakan dan dikembangkan oleh divisi lain nanti.

5: Prioritaskan waktu, uang, atau hasil

Tim Edward menetapkan kerangka waktu 13 minggu untuk membangun versi pertama DAM ini. Mereka menganggarkan $25.000 seminggu untuk pekerjaan setiap minggu. “Dengan mempertimbangkan waktu, uang, dan hasil, kami tahu bahwa kami tidak dapat memaksimalkan ketiganya,” kata Edwards. Jadi, setelah mengatur waktu dan anggaran, mereka kemudian mengupas hasilnya sesuai kebutuhan mereka.

• TIPS: Dapatkan saran dari pengguna awal. “Dari 10.000 karyawan kami, kami memiliki minoritas berisik dari 13 pengguna awal yang terlibat di divisi Medis, dan kami bersandar pada mereka untuk menentukan must-have versus nice to have untuk MVP.”

6: Bertemu dengan pemangku kepentingan selama pembangunan

Selama 13 minggu ini, tim bertemu secara teratur dengan para pemangku kepentingan untuk terus menyesuaikan, mengkalibrasi ulang, dan menyepakati perubahan prioritas. Itu berarti:

• Pertemuan stand-up harian dengan tim proyek inti dan mitra implementasi.
• Pertemuan status mingguan dengan pemangku kepentingan.
• Demo yang menampilkan kemajuan dan pembaruan diadakan setiap dua minggu sekali.

Karena persyaratan, rencana, dan hasil sering dievaluasi ulang, ini memungkinkan tim untuk merespons perubahan dan pemblokiran dengan cepat.

Dapatkan buletin harian yang diandalkan oleh pemasar digital.

Memproses ... tunggu sebentar.

LANGGANAN

Lihat istilah.

7: Mulai pelatihan segera setelah Anda meluncurkan

Begitu mereka secara resmi meluncurkan DAM MVP, tim memulai pelatihan pengguna akhir. “Dalam setiap sesi tersebut, kami tidak hanya menjelaskan apa sebenarnya DAM itu bagi mereka yang mungkin belum pernah terkena DAM sebelumnya, tetapi kami juga menekankan fakta bahwa ini adalah versi MVP,” kata Edwards.

8: Lakukan semua yang Anda bisa untuk mendapatkan umpan balik pengguna

Penting bagi pengguna untuk memahami bahwa DAM masih dalam proses. Fungsionalitasnya akan terus tumbuh dan berkembang seiring waktu. Tim juga menekankan pengguna akan membantu menentukan ini melalui umpan balik mereka. Tim memperjelas siapa yang dapat dihubungi pengguna dengan pertanyaan dan saran dan memberikan beberapa metode bagi mereka untuk melakukannya. Mereka menjelaskan bahwa mereka menginginkan setiap dan semua umpan balik, besar atau kecil, baik atau buruk.

9: Biarkan mendidih

“Setelah DAM MVP Anda aktif, minta pengguna untuk menggunakannya untuk sementara waktu dan bukan hanya untuk beberapa minggu,” kata Edwards. “Butuh waktu berbulan-bulan bagi pengguna untuk benar-benar menggali dan bagi Anda untuk mengumpulkan statistik penggunaan yang memberi Anda gambaran yang cukup akurat tentang bagaimana DAM digunakan agar berguna. Mintalah pengguna Anda melihat bagaimana itu cocok dengan pekerjaan mereka dan bagaimana itu memenuhi kebutuhan mereka dan kemudian mereka dapat mulai berpikir tentang bagaimana itu bisa melakukan hal-hal itu dengan lebih baik.”

Pertanyaan untuk diajukan kepada pengguna. Saat mereka menggunakan DAM, hubungi pengguna Anda secara teratur. Pertanyaan awal Anda:

• Apa yang berhasil?
• Apa yang tidak berfungsi?
• Fitur apa yang ingin Anda miliki yang saat ini tidak tersedia?

10: Cari tahu apa yang tidak dilakukan pengguna

Sistem DAM yang baik akan memberi Anda data tentang apa yang dilakukan pengguna Anda dengannya. Itu juga akan memberi tahu Anda apa yang tidak mereka lakukan. Tanyakan kepada mereka tentang itu.

• TIPS: “Ketika pengguna Anda secara aktif didorong untuk memberikan umpan balik ketika mereka tahu bahwa umpan balik mereka didengarkan, dan bahwa mereka adalah bagian yang berharga dalam proses perencanaan peningkatan, itu sangat membantu untuk mendorong keterlibatan pengguna dan pengguna yang bahagia dan terlibat. dapat membantu mendatangkan pengguna yang lebih bahagia dan terlibat.”

11: Cari tahu dari mana lagi mereka mendapatkan aset

DAM Anda adalah gudang pusat untuk semua aset perusahaan Anda. Agar berhasil, itu harus menjadi satu-satunya sumber kebenaran untuk semua konten Anda. Jika pengguna Anda tidak mendapatkan aset mereka dari DAM, cari tahu dari mana mereka mendapatkannya. Bagaimana sistem lain tersebut dapat terintegrasi dengan DAM Anda? Dapatkah DAM menggantikan sistem tersebut? Jika ada sistem yang mereka gunakan sebagai pseudo-DAM sebelumnya, matikan. Jika mematikannya tidak memungkinkan, pastikan semua aset yang sekarang ada di DAM telah dihapus darinya.

“Kemungkinan ada lebih banyak tempat di luar sana di mana pengguna mendapatkan aset daripada yang Anda sadari,” kata Edwards. “Teruslah bertanya. Jawaban yang mereka berikan hari ini tentang bagaimana DAM bekerja atau tidak untuk mereka mungkin bukan jawaban yang mereka berikan kepada Anda minggu depan, bulan depan, atau bahkan tahun depan. Di Gore, saya tetap berhubungan secara teratur dengan pemangku kepentingan kami dan kami mengadakan pertemuan bulanan dengan pengguna super kami.”

12: Minta unit bisnis melakukan survei

Pada tahun setelah peluncuran MVP DAM, divisi mengirimkan survei triwulanan kepada pengguna mereka, menanyakan apa yang mereka suka dan tidak suka tentang DAM, kapan mereka menggunakannya dan kapan tidak, tetapi seharusnya. Umpan balik itu digunakan untuk meningkatkan fungsionalitas DAM dan untuk membantu divisi dengan merampingkan dan meningkatkan konten dan metadata mereka. “Kami memiliki dasbor analitik yang memungkinkan kami mengukur penggunaan dan efektivitas aset sehingga kami dapat terus meningkatkan proses produksi aset,” kata Edwards. "Kita bisa melihat apa yang berhasil dan menyingkirkan apa yang tidak."

Informasi yang harus disediakan oleh dasbor sistem Anda :

• Bagaimana pencarian setiap pengguna unit bisnis?
• Apakah mereka hanya menggunakan kotak pencarian teks gratis, hanya filter pencarian yang disediakan untuk mereka, atau kombinasi keduanya untuk menemukan aset mereka? “Jika mereka tidak menggunakan filter pencarian, kami dapat mendiskusikan bagaimana kami dapat meningkatkannya.”
• Unduhan menurut jenis aset dan daftar aset yang paling sering diunduh di setiap unit.
• Istilah penelusuran yang dimasukkan oleh pengguna tidak menghasilkan apa-apa. Ini membantu menentukan apakah metadata perlu disesuaikan, atau jika ada aset baru yang dapat dibuat untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

DAM bukanlah sistem set-it-and-forget-it. Pengguna baru akan membawa pertanyaan baru dan kebutuhan baru. Pekerjaan Anda tidak pernah selesai. Perhatikan metrik Anda dan tetap aktif terlibat dengan pengguna Anda untuk memastikan bahwa DAM Anda tetap sukses sebagai satu-satunya sumber kebenaran untuk semua aset perusahaan Anda hari ini, besok, dan seterusnya.

“Program DAM terus berjalan dan berkelanjutan,” kata Edwards. “Selalu ada sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan cara orang bekerja. Konten apa yang mereka butuhkan dan bagaimana mereka mendapatkan konten itu selalu berkembang.”