디지털 자산 관리 시스템 구현을 위한 12단계 가이드

게시 됨: 2022-05-12

전사적 디지털 자산 관리(DAM) 프로그램을 시작하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. Gore-Tex 원단과 제품으로 가장 잘 알려진 WL Gore and Associates는 바로 그 일을 해야 한다는 사실을 깨달았습니다. The MarTech Conference에서 회사의 Enterprise DAM 사서인 Rachel Edwards가 우리에게 그들이 어떻게 했는지 설명했습니다. 그녀는 또한 그들이 선택한 MVP(Minimum Viable Product) 전략이 성공적인 출시의 핵심인 이유에 대해서도 설명했습니다. (이 기사 말미에 그녀의 연설 동영상이 있습니다.)

문제. Gore는 자산이 도처에 있었기 때문에 DAM이 필요했습니다. 공유 드라이브, 외장 하드 드라이브, SharePoint 사이트, 개별 PC의 폴더. 중앙 집중식 자산 저장소도 없었고 자산을 찾기 위한 표준화된 프로세스도 없었고 콘텐츠 거버넌스도 없었습니다. 각 부서, 그리고 어떤 경우에는 이러한 주요 부서 내의 더 작은 하위 부서에도 고유한 작업 방식이 있었습니다. 일관성이 없었습니다. 이것은 여러 부서에서 일하는 사용자에게 특히 고통스러웠습니다.

MVP는 무엇입니까 ? Edwards는 “얼리 어답터의 관심을 끌고 사용할 수 있는 기능을 충분히 갖춘 제품 버전입니다. “이러한 얼리 어답터는 제품을 검증하고 향후 개선 및 개발을 위한 피드백과 아이디어를 제공할 수 있습니다. MVP 접근 방식을 사용하여 DAM을 시작하면 많은 이점이 있습니다. 특히 회사에서 이전에 DAM을 사용한 적이 없는 경우에는 더욱 그렇습니다.”

1: 요구 사항 알아보기

Edwards는 이해 관계자에게 그들이 원하는 것이 무엇인지 묻지 말고 그들이 필요한 것을 물어보십시오. 사실 그들은 자신이 원하는 것이 무엇인지 모를 수도 있습니다. 그녀는 "그들이 DAM이 무엇인지 막 알고 그것이 장기적으로 그들에게 어떤 혜택을 줄 수 있는지에 대한 높은 수준의 이해만 있다면 질문을 구성할 맥락이 없을 것"이라고 말했습니다.

이 경우 실제로 수행해야 하는 작업에 관계없이 DAM 시스템이 할 수 있다고 생각하는 모든 것을 원하는 측면에서 오류를 범하는 경향이 있습니다. 그녀는 "이렇게 하면 과도하게 맞춤화하는 위험한 길로 빠르게 빠져나갈 수 있습니다."라고 말했습니다. "과도한 사용자 지정은 사이트 성능에 부정적인 영향을 미칠 뿐만 아니라 향후 DAM을 업그레이드하고 향상시키는 능력을 크게 방해할 수 있습니다."

2: 욕구와 욕구를 분리하라

요구 사항 대 필요 사항에 따라 요구 사항을 필터링하는 것으로 시작하십시오. MVP는 본질적으로 누군가에게 가치를 제공하는 가장 작은 전달 단위입니다. 그녀는 “DAM을 만드는 데 에너지를 집중하여 시끄러운 소수이자 최종 사용자 풀이 될 기술의 혁신가와 얼리 어답터를 기쁘게 하는 데 집중하십시오.”라고 말했습니다. “시끄러운 소수를 기쁘게 하고 DAM의 성공에 대한 열정으로 다른 소수를 점차 끌어들일 수 있도록 하십시오. 그들은 당신의 가장 큰 치어리더이자 가장 큰 PR 자산 중 하나가 될 것입니다.”

DAM의 최소값 . 기본적으로 기본 DAM은 메타데이터가 첨부된 자산을 저장하는 리포지토리입니다. 해당 메타데이터를 사용하면 자산이 DAM에 있으면 검색 메커니즘을 통해 자산을 찾을 수 있으므로 사용할 필요가 있을 때 다시 가져올 수 있습니다. "업로드, 검색 및 다운로드의 세 가지 기본 기능이 있다면 스타터 DAM이 있는 것입니다."라고 Edwards는 말했습니다. “또한 구입한 DAM 시스템의 즉시 사용 가능한 버전을 설치할 수 있는 옵션이 있습니다. 사용자 정의에 대한 걱정 없이 시스템이 즉시 수행할 수 있는 작업을 확인하십시오.”

올바른 DAM 공급업체와 플랫폼을 선택하는 데 약 6개월이 걸렸습니다. 그 시간의 대부분은 DAM이 충족해야 하는 전반적인 비즈니스 요구 사항을 분석하는 데 사용되었습니다. 이것은 엔터프라이즈 수준의 노력이었기 때문에 솔루션은 회사의 4가지 다양한 사업부인 Fabric, Apparel, Medical 및 Performance Solutions의 요구 사항을 수용할 수 있을 만큼 충분히 강력해야 했습니다.

다음 읽기: 데모 중 디지털 자산 관리 플랫폼 공급업체에 물어볼 20가지 질문

3: 이해 관계자의 역할 정의

다음으로 팀은 각 사업부의 이해 관계자가 누구인지 결정했습니다. 프로젝트에서 자신의 역할과 관련된 시간을 이해하는 것이 중요했습니다. Edwards는 "우리는 그들이 작업 기간 동안 완전히 참여할 수 있고 유지할 수 있는지 확인해야 했습니다."라고 말했습니다. “이해관계자의 참여는 프로젝트의 진행 상황과 일정을 크게 돕거나 해칠 수 있습니다. 따라서 처음부터 명확한 기대치를 설정하십시오. 기대에 미치지 못하는 이해 관계자를 제거하거나 교체하는 것을 두려워하지 마십시오.”

이해 관계자와의 시작 회의의 초점은 각 부서의 특정 요구 사항을 평가하는 것이었습니다. "DAM 시스템을 사용할 때 사용자 기반이 정교하지 않다는 것을 알고 있었기 때문에 대화를 비교적 높은 수준으로 유지했습니다."라고 그녀는 말했습니다. “또한 이를 MVP 프로세스를 설명하고 기대치를 설정하는 기회로 삼았습니다. 우리는 그들이 첫날에 받을 제품이 최종 제품이 아님을 분명히 했습니다.”

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MVP는 이 프로젝트에서 시도된 유일한 새로운 것이 아닙니다. 이것은 또한 회사가 작업을 여러 개의 짧은 단계로 나누고 자주 더 작은 증분으로 작업을 제공하는 애자일 방법론을 사용한 첫 번째 사례였습니다. “DAM 프로젝트는 이제 Gore의 첫 번째 애자일 성공으로 자주 찬사를 받고 있습니다.”라고 Edwards는 말했습니다. "궁극적으로 회사의 다른 프로젝트 팀이 민첩한 작업 스타일을 채택하도록 장려했습니다."

성공의 열쇠 : 시작 회의부터 명확한 의사 소통이 그 성공의 주요 요인이었습니다. Edwards는 이해 관계자들이 더 작은 결과물에 대해 생각하게 했다고 말했습니다. 업데이트된 기능을 더 빠르지만 더 작은 패키지로 제공할 것이라고 설명했습니다.

TIP : 커뮤니케이션 계획을 세우는 것이 중요합니다. 진행 상황과 방해 요소 모두에 대해 이해 관계자에게 알리는 방법을 정의합니다.

4: 전사적 요구 사항 파악

요구 사항이 있으면 한 부서에만 적용되는 것과 모든 부서에 적용되는 두 그룹으로 나눕니다.

Gore 팀은 의료 부문부터 단계적으로 출시하기로 결정했습니다. 여기에는 두 가지 이유가 있습니다. 하나는 Medical이 자산의 위치를 가장 잘 파악하고 이미 자산에 대한 명명 규칙을 사용하기 시작했기 때문입니다. 다른 하나는 콘텐츠와 관련하여 처음부터 바로 설명해야 하는 매우 구체적인 법률 및 규정 준수 요구 사항이 있다는 것입니다. Edwards는 "처음부터 가장 엄격한 권한 관리 사례를 설명했다면 깨달았습니다."라고 말했습니다. "의료 분야에 효과가 있다면 다른 모든 사람에게도 효과가 있을 것이라고 확신할 수 있습니다." 이것은 다른 부서가 나중에 사용하고 구축할 수 있는 기본 자산 관리 도구를 결정했습니다.

5: 시간, 돈, 산출물을 우선시하라

Edward의 팀은 이 DAM의 첫 번째 버전을 구축하기 위해 13주 기간을 설정했습니다. 그들은 매주 작업에 대해 주당 25,000달러의 예산을 책정했습니다. Edwards는 "시간, 비용 및 산출량을 고려할 때 이 세 가지를 모두 극대화할 수는 없다는 것을 알고 있었습니다."라고 말했습니다. 따라서 시간과 예산을 설정한 다음 절대적으로 필요한 만큼 출력을 줄였습니다.

팁: 얼리 어답터에게 조언을 구하십시오. "10,000명의 직원 중 의료 부서에 참여하는 얼리 어답터가 13명이라는 소란스러운 소수자가 있었고 우리는 MVP를 위한 필수 요소와 좋은 요소를 정의하기 위해 이들에게 의지했습니다."

6: 빌드 중 이해 관계자 만나기

이 13주 동안 팀은 지속적으로 조정, 재조정 및 우선 순위 변경에 동의하기 위해 이해 관계자와 정기적으로 만났습니다. 이는 다음을 의미했습니다.

핵심 프로젝트 팀 및 구현 파트너와의 일일 스탠드업 미팅.
이해 관계자와의 주간 상태 회의.
진행 상황과 업데이트를 보여주는 데모가 약 2주마다 개최되었습니다.

요구 사항, 계획 및 결과를 자주 재평가했기 때문에 팀은 변경 사항과 차단 요소에 신속하게 대응할 수 있었습니다.

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약관을 참조하십시오.

7: 시작하자마자 훈련 시작

MVP DAM을 공식적으로 출시한 후 팀은 최종 사용자 교육을 시작했습니다. "각 세션에서 우리는 이전에 DAM에 노출된 적이 없는 사람들을 위한 DAM이 정확히 무엇인지 설명했을 뿐만 아니라 이것이 MVP 버전이라는 사실도 강조합니다."라고 Edwards가 말했습니다.

8: 사용자 피드백을 얻기 위해 할 수 있는 모든 일을 하십시오

사용자가 DAM이 진행 중인 작업임을 이해하는 것이 필수적이었습니다. 그 기능은 시간이 지남에 따라 계속해서 성장하고 확장될 것입니다. 팀은 또한 사용자가 피드백을 통해 이를 결정하는 데 도움이 될 것이라고 강조했습니다. 팀은 사용자가 질문과 제안을 할 수 있는 사람을 명확히 하고 이를 위한 몇 가지 방법을 제공했습니다. 그들은 크든 작든 좋든 나쁘든 모든 피드백을 원한다는 것을 분명히 했습니다.

9: 끓이다

Edwards는 "MVP DAM이 활성화되면 사용자가 몇 주가 아니라 잠시 동안 함께 살게 하십시오."라고 말했습니다. “사용자가 실제로 파고들고 DAM이 어떻게 유용하게 사용되고 있는지에 대한 정확한 그림을 제공하는 사용 통계를 수집하는 데 몇 달이 걸립니다. 사용자가 자신의 작업에 어떻게 적합하고 요구 사항을 충족하는지 확인한 다음 이러한 작업을 더 잘 수행할 수 있는 방법에 대해 생각할 수 있도록 합니다."

사용자에게 물어볼 질문입니다. DAM을 사용하고 있으므로 정기적으로 사용자를 확인하십시오. 귀하의 초기 질문:

무슨 일이야?
작동하지 않는 것은 무엇입니까?
현재 사용할 수 없는 기능은 무엇입니까?

10: 사용자 가 하지 않는 작업 알아보기

좋은 DAM 시스템은 사용자가 이 시스템으로 무엇을 하는지에 대한 데이터를 제공합니다. 그것은 또한 그들이 할 수 있는 일을 하지 않는 것을 알려줄 것입니다. 그들에게 그것에 대해 물어보십시오.

팁: “사용자가 피드백을 경청하고 있으며 개선 계획 프로세스의 중요한 부분이라는 것을 알 때 피드백을 제공하도록 적극적으로 권장되면 사용자 참여와 행복하고 참여도 높은 사용자를 유도하는 데 정말 도움이 됩니다. 더 행복하고 참여도가 높은 사용자를 유치하는 데 도움이 될 수 있습니다."

11: 자산을 얻는 다른 곳 알아보기

DAM은 회사의 모든 자산에 대한 중앙 저장소입니다. 성공하려면 모든 콘텐츠에 대한 단일 정보 소스가 필요합니다. 사용자가 DAM에서 자산을 가져오지 않는 경우 자산을 가져오는 위치를 찾으십시오. 다른 시스템이 DAM과 어떻게 통합될 수 있습니까? DAM이 이러한 시스템을 대체할 수 있습니까? 이전에 의사 DAM으로 사용하던 시스템이 있는 경우 해당 시스템을 끕니다. 끌 수 없는 경우 현재 DAM에 있는 모든 자산이 DAM에서 제거되었는지 확인하십시오.

Edwards는 "사용자가 자산을 획득하는 곳이 생각보다 많을 것입니다."라고 말했습니다. “계속 질문하세요. DAM이 어떻게 작동하는지 또는 작동하지 않는지에 대해 그들이 오늘 귀하에게 제공하는 답변이 다음 주, 다음 달 또는 심지어 내년에 귀하에게 제공하는 답변이 아닐 수도 있습니다. Gore에서는 이해 관계자와 정기적으로 연락하고 슈퍼 사용자와 월간 회의를 합니다.”

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약관을 참조하십시오.

12: 사업부에서 설문조사를 수행하도록 합니다.

MVP DAM이 출시된 다음 해에 부서에서는 분기별 설문조사를 사용자에게 보내 DAM에 대해 무엇을 좋아하고 좋아하지 않았는지, 언제 사용하고 언제 사용하지 않았는지, 그리고 언제 사용해야 하는지를 묻습니다. 그 피드백은 DAM의 기능을 강화하고 사업부가 콘텐츠와 메타데이터를 간소화 및 개선하도록 지원하는 데 사용되었습니다. Edwards는 "자산 사용 및 효율성을 측정할 수 있는 분석 대시보드가 있어 자산 생산 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있습니다."라고 말했습니다. "우리는 효과가 있는 것을 보고 그렇지 않은 것을 제거할 수 있습니다."

시스템 대시보드가 제공해야 하는 정보 :

각 사업부의 사용자는 어떻게 검색합니까?
그들은 단지 무료 텍스트 검색 상자를 사용하고 있습니까, 제공되는 검색 필터만 사용합니까, 아니면 두 가지를 조합하여 자산을 찾고 있습니까? "검색 필터를 사용하지 않는 경우 개선 방법에 대해 논의할 수 있습니다."
자산 유형별 다운로드 및 각 단위에서 가장 자주 다운로드되는 자산 목록.
사용자가 입력한 검색어가 0개의 결과를 반환했습니다. 이를 통해 메타데이터를 조정해야 하는지 또는 사용자의 요구를 충족하기 위해 새 자산을 생성할 수 있는지 판단하는 데 도움이 됩니다.

DAM은 설정하고 잊어버리는 시스템이 아닙니다. 새로운 사용자는 새로운 질문과 새로운 요구 사항을 가져올 것입니다. 당신의 일은 결코 끝나지 않았습니다. 메트릭을 주시하고 사용자와 적극적으로 참여하여 DAM이 현재, 미래 및 그 이후에 회사의 모든 자산에 대한 단일 정보 소스로 성공할 수 있도록 하십시오.

Edwards는 “DAM 프로그램은 계속 진행 중입니다. “사람들이 일하는 방식을 개선하기 위해 당신이 할 수 있는 일이 항상 있습니다. 그들이 필요로 하는 콘텐츠와 그 콘텐츠를 얻는 방법은 항상 진화하고 있습니다.”