คำแนะนำ 12 ขั้นตอนสำหรับการนำระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลไปใช้

การเปิดตัวโปรแกรมจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ทั่วทั้งองค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย WL Gore and Associates ซึ่งเป็นที่รู้จักดีที่สุดจากผ้าและผลิตภัณฑ์ Gore-Tex พบว่าตัวเองต้องทำอย่างนั้น ที่งาน MarTech Conference Rachel Edwards บรรณารักษ์ Enterprise DAM ของบริษัท ได้อธิบายให้เราทราบถึงวิธีการที่พวกเขาทำ เธอยังอธิบายด้วยว่าเหตุใดกลยุทธ์ขั้นต่ำของผลิตภัณฑ์ที่มีศักยภาพ (MVP) ที่พวกเขาเลือกจึงเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการเปิดตัว (มีวิดีโอการพูดคุยของเธออยู่ท้ายบทความนี้)

ปัญหา. กอร์ต้องการเขื่อนเพราะทรัพย์สินมีอยู่ทั่วทุกแห่ง ไดรฟ์ที่แชร์ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ไซต์ SharePoint โฟลเดอร์บนพีซีแต่ละเครื่อง ไม่มีที่เก็บสินทรัพย์แบบรวมศูนย์ ไม่มีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานสำหรับการค้นหาสินทรัพย์ ไม่มีการกำกับดูแลเนื้อหา แต่ละแผนก และแม้แต่ในบางกรณี แผนกย่อยภายในแผนกหลักเหล่านั้น มีวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ ของตนเอง ไม่มีความสม่ำเสมอ สิ่งนี้เป็นเรื่องที่เจ็บปวดมากสำหรับผู้ใช้ที่ทำงานในหลายแผนก

MVP คือ อะไร? "เป็นเวอร์ชันของผลิตภัณฑ์ที่มีคุณสมบัติเพียงพอที่จะดึงดูดและใช้งานได้โดยผู้ใช้กลุ่มแรกๆ" เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “ผู้ใช้กลุ่มแรกๆ เหล่านั้นจะสามารถตรวจสอบผลิตภัณฑ์และให้ข้อเสนอแนะและแนวคิดสำหรับการปรับปรุงและการพัฒนาในอนาคต การใช้แนวทาง MVP เพื่อเปิดใช้ DAM ของคุณมีประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณไม่เคยมี DAM มาก่อน”

1: ค้นหาข้อกำหนด

Edwards กล่าวว่าอย่าถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าต้องการอะไร แต่ให้ถามว่าพวกเขาต้องการอะไร ความจริงก็คือพวกเขาอาจไม่มีความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ “พวกเขาอาจไม่มีบริบทใดๆ ในการกำหนดกรอบคำถาม หากพวกเขาเพิ่งค้นพบว่า DAM คืออะไรและมีเพียงความเข้าใจในระดับสูงเท่านั้นว่าจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาในระยะยาวอย่างไร” เธอกล่าว

เมื่อเป็นกรณีนี้ พวกเขามักจะผิดพลาดในด้านของความต้องการทุกอย่างที่พวกเขาคิดว่าระบบ DAM สามารถทำได้ โดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ เพื่อทำ “สิ่งนี้สามารถนำคุณไปสู่เส้นทางอันตรายของการปรับแต่งที่มากเกินไปได้อย่างรวดเร็ว” เธอกล่าว “การปรับแต่งที่มากเกินไปไม่เพียงส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพเว็บไซต์ของคุณเท่านั้น แต่ยังขัดขวางความสามารถในการอัพเกรดและปรับปรุง DAM ของคุณต่อไปในอนาคต”

2: แยกความต้องการออกจากความต้องการ

เริ่มต้นด้วยการกรองความต้องการลงไปตามความต้องการกับความต้องการ MVP เป็นหน่วยการส่งมอบที่เล็กที่สุดที่ให้คุณค่าแก่ใครบางคน “มุ่งเน้นพลังงานของคุณในการสร้าง DAM ของคุณเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับนักประดิษฐ์และผู้ที่ใช้เทคโนโลยีในยุคแรก ๆ ซึ่งจะเป็นชนกลุ่มน้อยที่ส่งเสียงดังและกลุ่มผู้ใช้ปลายทางของคุณ” เธอกล่าว “กรุณาชนกลุ่มน้อยที่มีเสียงดังของคุณ และปล่อยให้พวกเขาค่อยๆ ดึงคนอื่นๆ ด้วยความกระตือรือร้นเพื่อความสำเร็จของเขื่อน พวกเขาจะเชียร์ลีดเดอร์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณและเป็นหนึ่งในทรัพย์สินด้านการประชาสัมพันธ์ที่ใหญ่ที่สุดของคุณ”

ขั้นต่ำสำหรับ DAM ที่แกนหลัก DAM พื้นฐานคือพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับจัดเก็บเนื้อหาที่มีข้อมูลเมตาแนบอยู่ ข้อมูลเมตานั้นช่วยให้คุณค้นหาเนื้อหาผ่านกลไกการค้นหาเมื่ออยู่ใน DAM ดังนั้นคุณจึงสามารถนำกลับมาใช้ได้เมื่อคุณต้องการใช้ “หากคุณมีฟังก์ชันพื้นฐานสามอย่างนี้ – อัปโหลด ค้นหา และดาวน์โหลด – คุณมี DAM เริ่มต้น” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “คุณยังมีตัวเลือกในการติดตั้งระบบ DAM ที่คุณซื้อมาในเวอร์ชันทันที ดูสิ่งที่ระบบสามารถทำได้ทันทีโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการปรับแต่ง”

ใช้เวลาประมาณหกเดือนในการเลือกผู้จำหน่ายและแพลตฟอร์ม DAM ที่เหมาะสม เวลาส่วนใหญ่ถูกใช้ไปกับการวิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจโดยรวมที่ DAM ต้องปฏิบัติตาม เนื่องจากเป็นความพยายามระดับองค์กร โซลูชันจึงต้องแข็งแกร่งพอที่จะรองรับความต้องการของแผนกต่างๆ ทั้งสี่ของบริษัท ได้แก่ โซลูชั่นผ้า เครื่องแต่งกาย การแพทย์ และประสิทธิภาพ

อ่านต่อไป: 20 คำถามเพื่อถามผู้ขายแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลระหว่างการสาธิต

3: กำหนดบทบาทของผู้มีส่วนได้เสีย

ต่อไป ทีมงานจะกำหนดว่าใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแต่ละแผนก จำเป็นที่พวกเขาเข้าใจบทบาทของตนในโครงการและความมุ่งมั่นด้านเวลาที่เกี่ยวข้อง “เราจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถทำได้และจะยังคงมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ตลอดระยะเวลาของการทำงาน” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณสามารถช่วยหรือทำลายความก้าวหน้าและไทม์ไลน์ของโครงการของคุณได้อย่างมาก ดังนั้นให้ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น และอย่ากลัวที่จะถอดหรือเปลี่ยนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวังของคุณ”

จุดเน้นของการประชุมเปิดตัวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือการประเมินความต้องการเฉพาะของแต่ละแผนก “เรารู้ว่าฐานผู้ใช้ของเราไม่ซับซ้อนเมื่อใช้ระบบ DAM ดังนั้นเราจึงรักษาระดับการสนทนาไว้ค่อนข้างสูง” เธอกล่าว “เรายังใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการอธิบายกระบวนการ MVP และกำหนดความคาดหวัง เราชัดเจนมากว่าผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาจะได้รับในวันแรกไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย”

คุณได้ย้ายจากแอปพลิเคชันรุ่นเก่ามาเป็นโซลูชันเชิงพาณิชย์ (หรือกลับกัน) หรือไม่? แจ้งให้เราทราบ!

ทำแบบสำรวจทดแทน MarTech 2022 วันนี้!

MVP ไม่ใช่สิ่งใหม่เพียงอย่างเดียวที่ถูกทดลองในโครงการนี้ นี่เป็นครั้งแรกของบริษัทที่ใช้วิธีการแบบคล่องตัวในการแบ่งงานออกเป็นช่วงสั้นๆ หลายๆ ช่วง และส่งมอบงานทีละน้อยๆ ทีละน้อยๆ “โครงการ DAM มักได้รับการยกย่องว่าเป็นความสำเร็จครั้งแรกของกอร์” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “ท้ายที่สุดแล้ว มันสนับสนุนให้ทีมโครงการอื่นๆ ในบริษัทนำรูปแบบการทำงานที่คล่องตัวมาใช้”

กุญแจสู่ความสำเร็จ : การสื่อสารที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มการประชุมเป็นปัจจัยสำคัญในความสำเร็จนั้น เอ็ดเวิร์ดกล่าวว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคิดในแง่ของการส่งมอบที่มีขนาดเล็กลง อธิบายว่าเราจะส่งมอบฟังก์ชันที่อัปเดตเร็วขึ้นแต่ในแพ็คเกจที่เล็กกว่า

• เคล็ดลับ : การสร้างแผนการสื่อสารมีความสำคัญ กำหนดวิธีที่คุณจะแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของทั้งความคืบหน้าและตัวบล็อก

4: กำหนดความต้องการทั่วทั้งองค์กร

เมื่อคุณมีข้อกำหนดแล้ว ให้แบ่งออกเป็นสองกลุ่ม โดยแบ่งเป็นกลุ่มเฉพาะสำหรับแผนกเดียวและกลุ่มที่ใช้กับทุกแผนก

ทีม Gore ตัดสินใจเปิดตัวแบบค่อยเป็นค่อยไปโดยเริ่มจากแผนกการแพทย์ มีเหตุผลสองประการสำหรับเรื่องนี้ หนึ่งเป็นเพราะว่า Medical เข้าใจดีที่สุดว่าทรัพย์สินของพวกเขาอยู่ที่ไหน และเริ่มใช้หลักการตั้งชื่อบางอย่างสำหรับพวกเขาแล้ว อีกประการหนึ่งคือพวกเขามีข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับเนื้อหาของพวกเขาซึ่งต้องได้รับการพิจารณาตั้งแต่เริ่มต้น “เราตระหนักดีว่าหากเราพิจารณากรณีการจัดการสิทธิ์ที่เข้มงวดที่สุดตั้งแต่ต้น” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “เราสามารถมั่นใจที่จะก้าวไปข้างหน้าว่าถ้ามันใช้งานได้กับ Medical มันจะใช้ได้กับทุกคน” สิ่งนี้กำหนดเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์พื้นฐานที่หน่วยงานอื่นสามารถใช้และต่อยอดในภายหลัง

5: จัดลำดับความสำคัญของเวลา เงิน หรือผลผลิต

ทีมงานของ Edward ได้กำหนดกรอบเวลา 13 สัปดาห์สำหรับการสร้าง DAM เวอร์ชันแรกนี้ พวกเขาตั้งงบประมาณไว้ 25,000 เหรียญต่อสัปดาห์สำหรับงานแต่ละสัปดาห์ “เมื่อคำนึงถึงเวลา เงิน และผลผลิต เรารู้ว่าเราไม่สามารถใช้ประโยชน์สูงสุดทั้งสามอย่าง” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว ดังนั้น เมื่อตั้งเวลาและงบประมาณแล้ว พวกเขาจึงตัดผลลัพธ์ให้เหลือสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ

• เคล็ดลับ: รับคำแนะนำจากผู้ใช้ในช่วงต้น “จากพนักงาน 10,000 คนของเรา เรามีคนส่วนน้อยที่ส่งเสียงเอะอะ 13 คนซึ่งเป็นกลุ่มแรกเริ่มในแผนกการแพทย์ และเราพึ่งพาพวกเขาในการกำหนดสิ่งที่จำเป็นและสิ่งที่ควรมีสำหรับ MVP”

6: พบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระหว่างการสร้าง

ตลอด 13 สัปดาห์นี้ ทีมงานได้พบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับ ปรับเทียบใหม่ และตกลงในการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญอย่างต่อเนื่อง นั่นหมายถึง:

• การประชุมสแตนด์อัพประจำวันกับทีมโครงการหลักและพันธมิตรด้านการดำเนินการ
• การประชุมสถานะรายสัปดาห์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• มีการสาธิตการแสดงความคืบหน้าและการอัปเดตทุกๆ สองสัปดาห์

เนื่องจากความต้องการ แผนงาน และผลลัพธ์ได้รับการประเมินใหม่บ่อยครั้ง จึงทำให้ทีมสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและตัวบล็อกได้อย่างรวดเร็ว

รับจดหมายข่าวรายวันที่นักการตลาดดิจิทัลไว้วางใจ

กำลังประมวลผล...โปรดรอสักครู่

ติดตาม

ดูเงื่อนไข

7: เริ่มการฝึกทันทีที่คุณเริ่ม

เมื่อพวกเขาเปิดตัว MVP DAM อย่างเป็นทางการ ทีมงานก็เริ่มฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทาง “ในแต่ละเซสชั่นนั้น เราไม่เพียงแต่อธิบายว่า DAM คืออะไรสำหรับผู้ที่อาจไม่เคยสัมผัสมาก่อน แต่เรายังเน้นย้ำถึงข้อเท็จจริงที่ว่านี่คือเวอร์ชัน MVP” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว

8: ทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อรับคำติชมของผู้ใช้

ผู้ใช้จำเป็นต้องเข้าใจว่า DAM อยู่ในระหว่างดำเนินการ ฟังก์ชันการทำงานจะเติบโตและขยายตัวต่อไปตามกาลเวลา ทีมงานยังเน้นย้ำว่าผู้ใช้จะช่วยตัดสินเรื่องนี้ผ่านความคิดเห็นของพวกเขา ทีมงานชี้แจงชัดเจนว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงคำถามและข้อเสนอแนะได้ และจัดเตรียมวิธีการต่างๆ ไว้ให้พวกเขาในการดำเนินการดังกล่าว พวกเขาทำให้ชัดเจนว่าพวกเขาต้องการคำติชมทั้งหมด ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ดีหรือไม่ดี

9: ปล่อยให้มันเคี่ยว

“เมื่อ MVP DAM ของคุณใช้งานได้แล้ว ให้ผู้ใช้อยู่กับมันชั่วขณะหนึ่ง ไม่ใช่เพียงแค่สองสามสัปดาห์” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “ผู้ใช้ต้องใช้เวลาหลายเดือนในการเจาะข้อมูลจริงๆ และสำหรับคุณในการรวบรวมสถิติการใช้งานที่ให้ภาพที่แม่นยำเพียงพอแก่คุณว่า DAM ถูกนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างไร ให้ผู้ใช้ของคุณเห็นว่ามันเข้ากับงานของพวกเขาอย่างไรและตอบสนองความต้องการของพวกเขาอย่างไร จากนั้นพวกเขาสามารถเริ่มคิดว่าจะทำสิ่งเหล่านั้นให้ดีขึ้นได้อย่างไร”

คำถามที่ถามผู้ใช้ ขณะที่พวกเขากำลังใช้ DAM ให้ตรวจสอบกับผู้ใช้ของคุณเป็นประจำ คำถามเริ่มต้นของคุณ:

• ทำงานอะไร
• อะไรไม่ทำงาน?
• คุณลักษณะใดที่คุณอยากได้ที่ไม่มีให้บริการในขณะนี้

10: ค้นหาสิ่งที่ผู้ใช้ ไม่ได้ ทำ

ระบบ DAM ที่ดีจะให้ข้อมูลแก่คุณเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ใช้ทำกับระบบ นอกจากนี้ยังจะบอกคุณว่าพวกเขาไม่ได้ทำอะไรที่พวกเขาอาจเป็นได้ ถามพวกเขาเกี่ยวกับเรื่องนั้น

• เคล็ดลับ: “เมื่อผู้ใช้ของคุณได้รับการสนับสนุนอย่างแข็งขันในการให้ข้อเสนอแนะเมื่อพวกเขารู้ว่ามีการรับฟังความคิดเห็นของพวกเขาและเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการวางแผนการปรับปรุง จะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ใช้และผู้ใช้ที่มีความสุขและมีส่วนร่วม สามารถช่วยดึงดูดผู้ใช้ที่มีความสุขและมีส่วนร่วมมากขึ้น”

11: ค้นหาว่าพวกเขาได้รับทรัพย์สินที่ไหนอีกบ้าง

DAM ของคุณเป็นที่เก็บส่วนกลางสำหรับทรัพย์สินทั้งหมดของบริษัทของคุณ เพื่อให้ประสบความสำเร็จ จะต้องเป็นแหล่งความจริงแห่งเดียวสำหรับเนื้อหาทั้งหมดของคุณ หากผู้ใช้ของคุณไม่ได้รับทรัพย์สินจาก DAM ให้ค้นหาว่าพวกเขาได้มาจากที่ใด ระบบอื่นๆ เหล่านั้นจะรวมเข้ากับ DAM ของคุณได้อย่างไร? DAM สามารถแทนที่ระบบเหล่านั้นได้หรือไม่? หากมีระบบที่พวกเขาใช้เป็น pseudo-DAM มาก่อน ให้ปิดระบบ หากไม่สามารถทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลบสินทรัพย์ทั้งหมดที่อยู่ใน DAM แล้ว

“มีโอกาสมากขึ้นที่ผู้ใช้ได้รับทรัพย์สินมากกว่าที่คุณคิด” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “ถามคำถามต่อไป คำตอบที่พวกเขาให้คุณในวันนี้เกี่ยวกับการที่ DAM ทำงานหรือไม่ได้ผลสำหรับพวกเขา อาจไม่ใช่คำตอบที่พวกเขาให้คุณในสัปดาห์หน้า เดือนหน้า หรือแม้แต่ปีหน้า ที่ Gore ฉันติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราอยู่เสมอ และเรามีการประชุมรายเดือนกับผู้ใช้ระดับสูงของเรา”

12: ให้หน่วยธุรกิจทำการสำรวจ

ในปีหลังจากการเปิดตัว MVP DAM หน่วยงานต่างๆ ได้ส่งแบบสำรวจรายไตรมาสไปยังผู้ใช้ของตน โดยถามพวกเขาว่าพวกเขาชอบและไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับ DAM เมื่อพวกเขาใช้และเมื่อใดที่ไม่ได้ใช้ แต่ควรมี ข้อเสนอแนะดังกล่าวถูกนำมาใช้เพื่อปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานของ DAM และเพื่อช่วยหน่วยงานต่างๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงเนื้อหาและข้อมูลเมตา "เรามีแดชบอร์ดการวิเคราะห์ที่ช่วยให้เราสามารถวัดการใช้สินทรัพย์และประสิทธิภาพ เพื่อให้เราสามารถปรับปรุงกระบวนการผลิตสินทรัพย์ได้อย่างต่อเนื่อง" เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “เราสามารถเห็นสิ่งที่ใช้ได้ผลและกำจัดสิ่งที่ใช้ไม่ได้”

ข้อมูลที่แดชบอร์ดของระบบของคุณควรระบุ :

• ผู้ใช้แต่ละหน่วยธุรกิจค้นหาอย่างไร
• พวกเขาเพียงแค่ใช้ช่องค้นหาข้อความอิสระ เฉพาะตัวกรองการค้นหาที่มีให้ หรือทั้งสองอย่างรวมกันเพื่อค้นหาเนื้อหาของพวกเขา “หากพวกเขาไม่ได้ใช้ตัวกรองการค้นหา เราสามารถพูดคุยถึงวิธีที่เราจะสามารถปรับปรุงพวกเขาได้”
• ดาวน์โหลดตามประเภทเนื้อหาและรายการเนื้อหาที่ดาวน์โหลดบ่อยที่สุดในแต่ละหน่วย
• ข้อความค้นหาที่ผู้ใช้ป้อนกลับไม่มีผลลัพธ์ วิธีนี้ช่วยกำหนดว่าจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนข้อมูลเมตาหรือไม่ หรือมีการสร้างเนื้อหาใหม่เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้หรือไม่

เขื่อนไม่ใช่ระบบกำหนดและลืมมัน ผู้ใช้ใหม่จะนำมาซึ่งคำถามใหม่และความต้องการใหม่ งานของคุณไม่เคยเสร็จ จับตาดูตัวชี้วัดของคุณและมีส่วนร่วมกับผู้ใช้ของคุณอย่างแข็งขันเพื่อให้แน่ใจว่า DAM ของคุณยังคงประสบความสำเร็จในฐานะแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับทรัพย์สินทั้งหมดของบริษัทของคุณในวันนี้ พรุ่งนี้ และต่อๆ ไป

“โครงการเขื่อนกำลังดำเนินอยู่และยั่งยืน” เอ็ดเวิร์ดส์กล่าว “มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงานของผู้คนอยู่เสมอ เนื้อหาใดที่พวกเขาต้องการและวิธีที่พวกเขาได้รับเนื้อหานั้นมีการพัฒนาอยู่เสมอ”