Um guia de 12 etapas para implementar um sistema de gerenciamento de ativos digitais

Lançar um programa de gerenciamento de ativos digitais (DAM) em toda a empresa não é fácil. A WL Gore and Associates, mais conhecida por seus tecidos e produtos Gore-Tex, teve que fazer exatamente isso. Na The MarTech Conference, Rachel Edwards, bibliotecária do Enterprise DAM da empresa, nos explicou como eles fizeram isso. Ela também explicou por que a estratégia de produto mínimo viável (MVP) que eles escolheram foi fundamental para seu lançamento bem-sucedido. (Há um vídeo de sua palestra no final deste artigo.)

O problema. A Gore precisava de um DAM porque seus ativos estavam por toda parte. Unidades compartilhadas, discos rígidos externos, sites do SharePoint, pastas em PCs individuais. Não havia um repositório centralizado de ativos, nenhum processo padronizado para encontrar ativos e nenhuma governança de conteúdo. Cada divisão, e até mesmo em alguns casos, subdivisões menores dentro dessas divisões primárias, tinham sua própria maneira de fazer as coisas. Não havia consistência. Isso foi especialmente doloroso para usuários que trabalhavam em várias divisões.

O que é MVP ? “É a versão de um produto que tem recursos suficientes para atrair e ser usado pelos primeiros usuários”, disse Edwards. “Esses adotantes iniciais podem validar o produto e fornecer feedback e ideias para melhorias e desenvolvimentos futuros. Usar a abordagem MVP para lançar seu DAM traz muitos benefícios, especialmente se sua empresa nunca teve um DAM antes.”

1: Conheça os requisitos

Edwards diz que não pergunte aos stakeholders o que eles querem, pergunte o que eles precisam. O fato é que eles podem não ter nenhuma idéia sobre o que eles querem. “Eles podem não ter nenhum contexto para enquadrar a questão se apenas descobrirem o que é um DAM e tiverem apenas uma compreensão de alto nível de como isso pode beneficiá-los a longo prazo”, disse ela.

Quando esse é o caso, eles geralmente tendem a errar do lado de querer tudo o que eles acham que um sistema DAM pode fazer, independentemente do que eles realmente precisam que ele faça. “Isso pode levá-lo rapidamente ao caminho perigoso da personalização excessiva”, disse ela. “A personalização excessiva pode não apenas afetar negativamente o desempenho do seu site, mas também prejudicar significativamente sua capacidade de atualizar e aprimorar seu DAM mais adiante.”

2: Separe as necessidades dos desejos

Comece filtrando os requisitos até as necessidades versus os desejos. O MVP é essencialmente a menor unidade de entrega que agrega valor a alguém. “Concentre sua energia na criação de seu DAM para agradar os inovadores e os primeiros a adotar a tecnologia que serão sua minoria barulhenta e seu grupo de usuários finais”, disse ela. “Por favor, sua minoria barulhenta e deixe-os gradualmente atrair os outros com seu entusiasmo pelo sucesso do DAM. Eles serão seus maiores líderes de torcida e um dos seus maiores ativos de relações públicas.”

O mínimo para um DAM . Em sua essência, um DAM básico é um repositório para armazenar ativos que possuem metadados anexados a eles. Esses metadados permitem que você encontre os ativos por meio de um mecanismo de pesquisa quando estiverem no DAM, para que você possa recuperá-los quando precisar deles para uso. “Se você tem essas três funções básicas – upload, busca e download – você tem seu DAM inicial”, disse Edwards. “Você também tem a opção de instalar a versão pronta para uso de qualquer sistema DAM que você comprou. Veja o que o sistema pode fazer imediatamente sem se preocupar com personalizações.”

Demorou cerca de seis meses para escolher o fornecedor e a plataforma de DAM certos. Grande parte desse tempo foi gasto analisando as necessidades gerais de negócios que o DAM deve atender. Como esse era um esforço de nível empresarial, a solução precisava ser robusta o suficiente para acomodar os requisitos das quatro divisões diversas da empresa: Fabric, Vestuário, Medical e Performance Solutions.

Leia a seguir: 20 perguntas para fazer aos fornecedores de plataformas de gerenciamento de ativos digitais durante a demonstração

3: Defina o papel das partes interessadas

Em seguida, a equipe determinou quem eram as partes interessadas em cada divisão. Era essencial que eles entendessem seus papéis no projeto e o compromisso de tempo envolvido. “Precisávamos garantir que eles pudessem e permaneceriam totalmente engajados durante o trabalho”, disse Edwards. “A participação de seus stakeholders pode ajudar ou prejudicar significativamente o progresso e o cronograma do seu projeto. Portanto, defina expectativas claras desde o início. E não tenha medo de remover ou substituir as partes interessadas que não atendem às suas expectativas.”

O foco da reunião inicial com os stakeholders foi a avaliação das necessidades específicas de cada divisão. “Sabíamos que nossa base de usuários não era sofisticada quando se tratava de usar sistemas DAM, então mantivemos a conversa em um nível relativamente alto”, disse ela. “Também usamos isso como uma oportunidade para explicar o processo de MVP e definir expectativas. Estávamos muito claros que o produto que eles receberiam no primeiro dia não era o produto final.”

Você mudou de aplicativos legados caseiros para soluções comerciais (ou vice-versa)? Nos informe!

Faça a Pesquisa de Substituição MarTech 2022 hoje mesmo!

MVP não foi a única coisa nova sendo testada neste projeto. Essa também foi a primeira vez que a empresa usou a metodologia ágil de dividir as tarefas em várias fases curtas e entregar o trabalho em incrementos frequentes e menores. “O projeto DAM agora é frequentemente elogiado como o primeiro sucesso ágil da Gore”, disse Edwards. “Em última análise, encorajou outras equipes de projeto da empresa a adotar o estilo ágil de trabalho.”

Chave para o sucesso : A comunicação clara desde a reunião inicial foi um fator importante para esse sucesso. Edwards disse que isso fez com que as partes interessadas pensassem em termos de entregas menores. explicando que estaríamos entregando funcionalidades atualizadas mais rapidamente, mas em pacotes menores.

• DICA : Criar um plano de comunicação é vital. Defina como você informará as partes interessadas sobre o progresso e os bloqueadores.

4: Determine quais necessidades são de toda a empresa

Uma vez que você tenha os requisitos, divida-os em dois grupos, aqueles específicos para uma divisão e aqueles que se aplicam a todas as divisões.

A equipe da Gore decidiu fazer um lançamento em fases começando com a divisão médica. Havia duas razões para isso. Uma era porque a Medical tinha a melhor noção de onde seus ativos estavam localizados e já havia começado a usar algumas convenções de nomenclatura para eles. A outra era que eles tinham requisitos de conformidade legais e regulatórios muito específicos em torno de seu conteúdo que precisavam ser contabilizados desde o início. “Percebemos isso se levarmos em conta o caso mais rigoroso de gerenciamento de direitos desde o início”, disse Edwards. “Podemos estar confiantes de que, se funcionou para a Medical, funcionaria para todos os outros.” Isso determinou a ferramenta de gerenciamento de ativos de linha de base que as outras divisões poderiam usar e desenvolver mais tarde.

5: Priorize tempo, dinheiro ou produção

A equipe de Edward estabeleceu um prazo de 13 semanas para construir esta primeira versão do DAM. Eles orçaram $ 25.000 por semana para o trabalho de cada semana. “Levando em consideração tempo, dinheiro e produção, sabíamos que não poderíamos maximizar todos os três”, disse Edwards. Assim, tendo definido o tempo e o orçamento, eles reduziram a produção para o que eles absolutamente precisavam.

• DICA: Obtenha conselhos de adotantes iniciais. “Dos nossos 10.000 funcionários, tivemos uma minoria barulhenta de 13 adotantes iniciais engajados na divisão médica, e nos apoiamos neles para definir os itens obrigatórios versus agradáveis ​​para o MVP.”

6: Reúna-se com as partes interessadas durante a construção

Ao longo dessas 13 semanas, a equipe se reuniu regularmente com as partes interessadas para ajustar, recalibrar e concordar continuamente com a mudança de prioridades. Isso significou:

• Reuniões diárias com a equipe principal do projeto e o parceiro de implementação.
• Reuniões semanais de status com as partes interessadas.
• Demos exibindo progresso e atualizações foram realizadas a cada duas semanas.

Como os requisitos, planos e resultados eram reavaliados com frequência, isso permitiu que a equipe respondesse rapidamente a mudanças e bloqueios.

Obtenha o boletim informativo diário em que os profissionais de marketing digital confiam.

Processando ... Por favor aguarde.

SE INSCREVER

Consulte os termos.

7: Comece a treinar assim que lançar

Assim que lançaram oficialmente o MVP DAM, a equipe começou o treinamento do usuário final. “Em cada uma dessas sessões, não apenas explicamos o que exatamente é um DAM para aqueles que talvez não tenham sido expostos a um antes, mas também enfatizamos o fato de que esta era a versão MVP”, disse Edwards.

8: Faça todo o possível para obter feedback do usuário

Era essencial que os usuários entendessem que o DAM era um trabalho em andamento. Sua funcionalidade continuaria a crescer e se expandir ao longo do tempo. A equipe também enfatizou que os usuários ajudariam a determinar isso por meio de seu feedback. A equipe deixou claro a quem os usuários poderiam entrar em contato com perguntas e sugestões e forneceu vários métodos para isso. Eles deixaram claro que queriam todo e qualquer feedback, grande ou pequeno, bom ou ruim.

9: Deixe ferver

“Uma vez que seu MVP DAM estiver ativo, faça com que os usuários vivam com ele por um tempo e não apenas por algumas semanas”, disse Edwards. “Leva meses para os usuários realmente se aprofundarem e para você coletar estatísticas de uso que fornecem uma imagem precisa o suficiente de como o DAM está sendo usado para ser útil. Faça com que seus usuários vejam como isso se encaixa em seu trabalho e como atende às suas necessidades e, em seguida, eles podem começar a pensar em como isso poderia melhorar essas coisas.”

Perguntas para fazer aos usuários. Como eles estão usando o DAM, verifique com seus usuários regularmente. Suas perguntas iniciais:

• O que está funcionando?
• O que não está funcionando?
• Quais recursos você gostaria de ter que não estão disponíveis no momento?

10: Descubra o que os usuários não estão fazendo

Um bom sistema DAM fornecerá dados sobre o que seus usuários estão fazendo com ele. Isso também lhe dirá o que eles não estão fazendo e que poderiam estar. Pergunte a eles sobre isso.

• DICA: “Quando seus usuários estão sendo ativamente incentivados a fornecer feedback quando sabem que seu feedback está sendo ouvido e que eles são uma peça valiosa no processo de planejamento de melhoria, isso realmente ajuda a impulsionar o envolvimento do usuário e usuários felizes e engajados pode ajudar a atrair usuários mais felizes e engajados.”

11: Descubra onde mais eles estão obtendo ativos

Seu DAM é seu repositório central para todos os ativos de sua empresa. Para que seja bem-sucedido, ele precisa ser a única fonte de verdade para todo o seu conteúdo. Se seus usuários não estão obtendo seus ativos do DAM, descubra de onde eles estão obtendo. Como esses outros sistemas podem se integrar ao seu DAM? O DAM pode substituir esses sistemas? Se havia um sistema que eles estavam usando como pseudo-DAM antes, desligue-o. Se não for possível desativá-lo, certifique-se de que todos os ativos que estão agora no DAM foram removidos dele.

“Provavelmente há mais lugares por aí onde os usuários estão obtendo ativos do que você imagina”, disse Edwards. “Continue fazendo as perguntas. As respostas que eles dão a você hoje sobre como o DAM está ou não funcionando para eles podem não ser a resposta que eles lhe darão na próxima semana, no próximo mês ou mesmo no próximo ano. Na Gore, mantenho contato regular com nossos stakeholders e fazemos reuniões mensais com nossos superusuários.”

12: Faça com que as unidades de negócios façam pesquisas

No ano seguinte ao lançamento do MVP DAM, as divisões enviaram pesquisas trimestrais para seus usuários, perguntando o que eles gostaram e não gostaram no DAM, quando usaram e quando não usaram, mas deveriam. Esse feedback foi usado para aprimorar a funcionalidade do DAM e ajudar as divisões a simplificar e melhorar seu conteúdo e metadados. “Temos um painel de análise que nos permite medir o uso e a eficácia de ativos para que possamos melhorar continuamente o processo de produção de ativos”, disse Edwards. “Podemos ver o que está funcionando e nos livrar do que não está.”

Informações que o painel do seu sistema deve fornecer :

• Como os usuários de cada unidade de negócios estão pesquisando?
• Eles estão apenas usando a caixa de pesquisa de texto livre, apenas os filtros de pesquisa fornecidos para eles ou uma combinação de ambos para encontrar seus recursos? “Se eles não estiverem utilizando os filtros de pesquisa, podemos discutir como podemos melhorá-los.”
• Downloads por tipo de ativo e uma lista dos ativos baixados com mais frequência em cada unidade.
• Os termos de pesquisa inseridos pelos usuários retornaram zero resultados. Isso ajuda a determinar se os metadados precisam ser ajustados ou se novos ativos podem ser criados para atender às necessidades dos usuários.

Um DAM não é um sistema de configuração e esquecimento. Novos usuários trarão novas questões e novas necessidades. Seu trabalho nunca é feito. Fique de olho em suas métricas e permaneça ativamente engajado com seus usuários para garantir que seu DAM permaneça bem-sucedido como a única fonte de verdade para todos os ativos de sua empresa hoje, amanhã e além.

“O programa DAM é contínuo e sustentado”, disse Edwards. “Há sempre algo que você pode fazer para melhorar a maneira como as pessoas trabalham. Que conteúdo eles precisam e como obtêm esse conteúdo está sempre evoluindo.”