12-шаговое руководство по внедрению системы управления цифровыми активами

Запустить общекорпоративную программу управления цифровыми активами (DAM) непросто. Компания WL Gore and Associates, наиболее известная своими тканями и продуктами Gore-Tex, оказалась вынужденной сделать именно это. На конференции MarTech Рэйчел Эдвардс, библиотекарь Enterprise DAM, рассказала нам, как они это сделали. Она также объяснила, почему выбранная ими стратегия минимально жизнеспособного продукта (MVP) стала ключом к ее успешному запуску. (В конце этой статьи есть видеозапись ее выступления.)

Эта проблема. Gore нуждалась в DAM, потому что ее активы были повсюду. Общие диски, внешние жесткие диски, сайты SharePoint, папки на отдельных ПК. Не было ни централизованного репозитория активов, ни стандартизированного процесса поиска активов, ни управления контентом. Каждое подразделение, а в некоторых случаях даже более мелкие подразделения внутри этих основных подразделений, действовали по-своему. Не было последовательности. Это было особенно болезненно для пользователей, которые работали в нескольких подразделениях.

Что такое МВП ? «Это версия продукта, в которой достаточно функций, чтобы привлечь и использовать первых пользователей», — сказал Эдвардс. «Эти первые пользователи могут затем проверить продукт и предоставить отзывы и идеи для будущих улучшений и развития. Использование подхода MVP для запуска DAM имеет много преимуществ, особенно если в вашей компании никогда раньше не было DAM».

1: Узнайте требования

Эдвардс говорит, что не спрашивайте заинтересованные стороны, чего они хотят, спросите, что им нужно. Дело в том, что они могут не иметь ни малейшего представления о том, чего хотят. «У них может не быть никакого контекста для постановки вопроса, если они только что узнали, что такое DAM, и имеют только общее представление о том, какую пользу это может принести им в долгосрочной перспективе», — сказала она.

В этом случае они часто склонны ошибаться, желая всего, что, по их мнению, может сделать система DAM, независимо от того, что им на самом деле нужно. «Это может быстро привести вас на опасный путь чрезмерной настройки», — сказала она. «Чрезмерная настройка может не только негативно сказаться на производительности вашего сайта, но и существенно затруднить дальнейшую модернизацию и улучшение DAM».

2: Отделяйте потребности от желаний

Начните с фильтрации требований до потребностей и желаний. MVP — это, по сути, наименьшая единица доставки, которая представляет ценность для кого-то. «Сосредоточьте свою энергию при создании DAM на том, чтобы угодить новаторам и первым пользователям технологий, которые будут вашим шумным меньшинством и вашим пулом конечных пользователей», — сказала она. «Порадуйте свое шумное меньшинство, и пусть оно постепенно подтянет остальных своим энтузиазмом по поводу успеха DAM. Они будут вашими самыми большими болельщиками и одним из ваших самых больших PR-активов».

Минимум для DAM . По своей сути базовая DAM представляет собой репозиторий для хранения активов, к которым прикреплены метаданные. Эти метаданные позволяют вам находить активы с помощью механизма поиска, когда они находятся в DAM, поэтому вы можете получить их обратно, когда они вам понадобятся для использования. «Если у вас есть эти три основные функции — загрузка, поиск и загрузка — у вас есть начальная DAM», — сказал Эдвардс. «У вас также есть возможность установить готовую версию любой купленной вами системы DAM. Посмотрите, на что способна система, не беспокоясь о настройке».

На выбор подходящего поставщика и платформы DAM ушло около шести месяцев. Большая часть этого времени была потрачена на анализ общих бизнес-потребностей, которые должен удовлетворить DAM. Поскольку это была работа на уровне предприятия, решение должно было быть достаточно надежным, чтобы соответствовать требованиям четырех различных подразделений компании: Fabric, Clothing, Medical и Performance Solutions.

Читать дальше: 20 вопросов, которые нужно задать поставщикам платформ управления цифровыми активами во время демонстрации

3: Определите роль заинтересованных сторон

Затем команда определила, кто является заинтересованным лицом в каждом подразделении. Было важно, чтобы они понимали свою роль в проекте и связанные с этим временные затраты. «Нам нужно было убедиться, что они могут и будут оставаться полностью занятыми на протяжении всей работы», — сказал Эдвардс. «Участие ваших заинтересованных сторон может значительно помочь или помешать прогрессу и срокам вашего проекта. Поэтому с самого начала установите четкие ожидания. И не бойтесь удалять или заменять стейкхолдеров, которые не соответствуют вашим ожиданиям».

В центре внимания стартовой встречи с заинтересованными сторонами была оценка конкретных потребностей каждого подразделения. «Мы знали, что наша пользовательская база не была искушена в использовании систем DAM, поэтому мы поддерживали разговор на относительно высоком уровне», — сказала она. «Мы также использовали это как возможность объяснить процесс MVP и установить ожидания. Нам было совершенно ясно, что продукт, который они получат в первый же день, не будет конечным продуктом».

Вы перешли от собственных устаревших приложений к коммерческим решениям (или наоборот)? Дайте нам знать!

Примите участие в обзоре замены MarTech 2022 уже сегодня!

MVP был не единственной новой вещью, испробованной в этом проекте. Кроме того, компания впервые использовала гибкую методологию разбиения задач на несколько коротких этапов и выполнения работы небольшими частями. «Сейчас проект DAM часто называют первым успехом Gore в области agile, — сказал Эдвардс. «Это в конечном итоге побудило другие проектные группы в компании принять гибкий стиль работы».

Ключ к успеху : Четкая коммуникация с самого начала встречи стала основным фактором успеха. Эдвардс сказал, что это заставило заинтересованные стороны задуматься о более мелких результатах. объясняя, что мы будем предоставлять обновленную функциональность быстрее, но в меньших пакетах.

• СОВЕТ : Очень важно составить план коммуникации. Определите, как вы будете информировать заинтересованные стороны как о прогрессе, так и о блокировщиках.

4. Определите, какие потребности являются общими для всего предприятия.

Когда у вас есть требования, разделите их на две группы: те, которые относятся к одному подразделению, и те, которые относятся ко всем подразделениям.

Команда Gore решила провести поэтапное развертывание, начиная с медицинского подразделения. Для этого было две причины. Во-первых, потому, что компания Medical лучше всех понимала, где находятся их активы, и уже начала использовать для них некоторые соглашения об именах. Во-вторых, у них были очень специфические юридические и нормативные требования к их контенту, которые нужно было учитывать с самого начала. «Мы поняли, что если бы мы с самого начала учли самые строгие правила управления правами», — сказал Эдвардс. «Мы можем быть уверены, что если это сработает для Medical, то сработает и для всех остальных». Это определило базовый инструмент управления активами, который другие подразделения могли использовать и развивать позже.

5. Расставьте приоритеты во времени, деньгах или результате

Команда Эдварда установила 13-недельный срок для создания этой первой версии DAM. Они заложили в бюджет 25 000 долларов в неделю на каждую неделю работы. «Принимая во внимание время, деньги и производительность, мы знали, что не сможем максимизировать все три фактора, — сказал Эдвардс. Итак, установив время и бюджет, они урезали результат до того, что им было абсолютно необходимо.

• СОВЕТ: Получите совет от первых последователей. «Из наших 10 000 сотрудников у нас было шумное меньшинство из 13 вовлеченных первых последователей в медицинском подразделении, и мы полагались на них в определении того, что необходимо, а что желательно иметь для MVP».

6. Встретьтесь с заинтересованными сторонами во время сборки

В течение этих 13 недель команда регулярно встречалась с заинтересованными сторонами, чтобы постоянно корректировать, перекалибровывать и согласовывать меняющиеся приоритеты. Это значит:

• Ежедневные встречи с основной командой проекта и партнером по реализации.
• Еженедельные статусные встречи с заинтересованными сторонами.
• Демонстрации, отображающие прогресс и обновления, проводились примерно каждые две недели.

Поскольку требования, планы и результаты часто пересматривались, это позволяло команде быстро реагировать на изменения и препятствия.

Получайте ежедневный информационный бюллетень, на который полагаются цифровые маркетологи.

Обработка... Пожалуйста, подождите.

ПОДПИСЫВАТЬСЯ

См. условия.

7: Начните тренироваться сразу после запуска

После официального запуска MVP DAM команда приступила к обучению конечных пользователей. «На каждой из этих сессий мы не только объясняли, что такое DAM для тех, кто, возможно, не сталкивался с ним раньше, но также подчеркивали тот факт, что это была версия MVP», — сказал Эдвардс.

8. Делайте все возможное, чтобы получить отзывы пользователей

Пользователям было важно понять, что работа над DAM еще не завершена. Его функциональность со временем будет расти и расширяться. Команда также подчеркнула, что пользователи помогут определить это с помощью своих отзывов. Команда дала понять, к кому пользователи могут обращаться с вопросами и предложениями, и предоставила им несколько способов сделать это. Они ясно дали понять, что хотят любой обратной связи, большой или маленькой, хорошей или плохой.

9: пусть кипит

«После того, как ваш MVP DAM будет запущен, пусть пользователи поживут с ним какое-то время, а не только несколько недель», — сказал Эдвардс. «Пользователям требуются месяцы, чтобы по-настоящему разобраться, а вам собрать статистику использования, которая даст вам достаточно точную картину того, как DAM используется, чтобы быть полезным. Пусть ваши пользователи увидят, как это вписывается в их работу и как удовлетворяет их потребности, а затем они могут начать думать о том, как это можно сделать лучше».

Вопросы, которые нужно задать пользователям. Поскольку они используют DAM, регулярно связывайтесь со своими пользователями. Ваши первоначальные вопросы:

• Что работает?
• Что не работает?
• Какие функции вы хотели бы иметь, которые в настоящее время недоступны?

10. Узнайте, что пользователи не делают

Хорошая система DAM предоставит вам данные о том, что с ней делают ваши пользователи. Это также скажет вам, что они не делают, что они могли бы быть. Спросите их об этом.

• СОВЕТ: «Когда ваших пользователей активно поощряют оставлять отзывы, когда они знают, что к их отзывам прислушиваются и что они являются ценным элементом в процессе планирования улучшений, это действительно помогает повысить вовлеченность пользователей и сделать их счастливыми и заинтересованными. может помочь привлечь больше счастливых и заинтересованных пользователей».

11: Узнайте, где еще они берут активы

Ваш DAM — это ваш центральный репозиторий для всех активов вашей компании. Чтобы он был успешным, он должен быть единственным источником правды для всего вашего контента. Если ваши пользователи не получают свои активы из DAM, выясните, откуда они их получают. Как эти другие системы могут интегрироваться с вашим DAM? Может ли DAM заменить эти системы? Если ранее они использовали систему как псевдо-DAM, отключите ее. Если отключить его невозможно, убедитесь, что все активы, которые сейчас находятся в DAM, удалены из него.

«Вероятно, существует больше мест, где пользователи получают активы, чем вы думаете», — сказал Эдвардс. «Продолжайте задавать вопросы. Ответы, которые они дают вам сегодня о том, как DAM работает или не работает для них, могут не совпадать с ответами, которые они вам дадут на следующей неделе, в следующем месяце или даже в следующем году. В Gore я поддерживаю регулярные контакты с нашими заинтересованными сторонами, и мы проводим ежемесячные встречи с нашими суперпользователями».

12. Поручите бизнес-подразделениям проводить опросы

В течение года после запуска MVP DAM подразделения ежеквартально рассылали опросы своим пользователям, спрашивая их, что им нравится и не нравится в DAM, когда они ее использовали, а когда нет, но должны были. Эта обратная связь использовалась как для расширения функциональных возможностей DAM, так и для оказания помощи отделам в упорядочении и улучшении их контента и метаданных. «У нас есть аналитическая панель, которая позволяет нам измерять использование и эффективность активов, чтобы мы могли постоянно улучшать процесс производства активов», — сказал Эдвардс. «Мы можем увидеть, что работает, и избавиться от того, что не работает».

Информация, которую должна предоставить панель управления вашей системы :

• Как пользователи каждого бизнес-подразделения осуществляют поиск?
• Используют ли они только поле поиска с произвольным текстом, только предусмотренные для них поисковые фильтры или комбинацию того и другого, чтобы найти свои активы? «Если они не используют поисковые фильтры, мы можем обсудить, как мы могли бы их улучшить».
• Загрузки по типу ресурсов и список наиболее часто загружаемых ресурсов в каждом блоке.
• Поисковые запросы, введенные пользователями, не дали результатов. Это помогает определить, нужно ли корректировать метаданные или можно ли создать новые активы для удовлетворения потребностей пользователей.

DAM — это не система «установи и забудь». Новые пользователи принесут новые вопросы и новые потребности. Ваша работа никогда не делается. Следите за своими показателями и продолжайте активно взаимодействовать со своими пользователями, чтобы ваша DAM оставалась успешной в качестве единственного источника достоверной информации обо всех активах вашей компании сегодня, завтра и в будущем.

«Программа DAM продолжается и поддерживается», — сказал Эдвардс. «Всегда можно что-то сделать, чтобы улучшить работу людей. Какой контент им нужен и как они его получают, постоянно меняется».